مساعدة! كتب لي مديري للتو! ماذا بإمكاني أن أفعل؟

كوين دومبروفسكي عبر Flickr (CC BY-SA 2.0)

غذاء للفكر حول المديرين

لدي هذه المحادثة المستمرة مع ابني الذي يعمل حاليًا في تجارة التجزئة ، وأنا أنصح الكثير من الأشخاص الذين تم كتابتهم أو إنهاء خدمتهم. يشعر معظم الأشخاص الذين تم إنهاء خدماتهم بأن هناك ظلمًا قد وقع. بصفتي مدير موارد بشرية لأكثر من 18 عامًا ، أتفهم الإحباط الناجم عن إنهاء وإنهاء عمل شخص ما.

عندما اضطررت إلى تنفيذ سياسة أدت إلى إنهاء توظيف شخص ما ، نظرت إليها بشكل مختلف عن معظم متخصصي الموارد البشرية. كما ترى ، عندما تتولى وظيفة شخص ما ، فإنك تأخذ مدفوعات منزله ، أو رعاية الأطفال ، أو مدفوعات السيارة ، أو فاتورة الكهرباء ، أو البقالة من الطاولة. لم أستخف بهذا أبدًا ولأنني فعلت ذلك ، بذلت جهدًا كبيرًا للتأكد من أنه قبل أن ينهي أحدهم عمله ، كان يعلم ما كان يحدث قبل أن يمر عبر عتبة مكتبي. لم أتطرق فقط إلى الادعاء ضد هذا الموظف ، ولكن كيف قام المدير بعمله ، وما إذا كانت هناك قضايا شخصية تساهم في أي مشكلة ، وما إذا كان هناك أي شيء آخر يحدث مع هذا الشخص في وظيفته إلى جانب هذا فقط انتهاك سياسة واحدة أو فرصة عمل.

أنا لا أفصل الوثائق عن موظف. لقد غطيت دائمًا كل شيء في وقت واحد حتى يكون لديهم صورة كبيرة وواضحة جدًا عن شكل أدائهم الوظيفي والطريق الذي كانوا يسيرون فيه دون تغيير فوري في السلوك أو الظروف. يعد تفكيك الإجراء التصحيحي أو التوثيق التأديبي أمرًا رائعًا. من الواضح جدًا للموظف أنك لا تهتم بما إذا كان ناجحًا أم لا. أنت فقط تريدهم خارج الباب حتى تتمكن من ملء وظيفتهم بشخص آخر. بالنسبة لهم ، لقد شطبتهم بالفعل كسبب للخسارة.

لماذا الخوض في الكثير من المشاكل؟ لأنني أؤمن أن الجميع يستحق الفرصة لتغيير سلوكهم. إذا كنت تفعل شيئًا خاطئًا باستمرار ولم يكلف أحد عناء الإشارة إليه حتى يريد طردك ، فما نوع المدير أنت حقًا؟ سأخبرك. أنت مدير لديه فرصه الخاصة في التحسين. لأن المديرين الحقيقيين يعرفون أن فصل الموظفين يجب أن يكون دائمًا الملاذ الأخير. إنك تنفق المزيد من المال على التوظيف والتدريب أكثر مما تنفقه في أي جزء آخر من توظيف شخص ما. تفقد عددًا لا يحصى من ساعات الرجل عندما لا تهتم بتطوير شخص ما وتسمح له بالفشل مقابل التطور وتساعد في إنجاحه.

التعليق الأخير الذي سأدلي به حول هذا الجانب من هذه المقالة هو هذا. إذا كنت مديرًا أو مديرًا حقيقيًا ، فستعرف أنك " جيد فقط مثل الأشخاص الذين تحيط بهم ". بعبارة أخرى ، إذا كان موظفوك يفشلون ، وهذا يحدث كثيرًا ، فقد تحتاج إلى إلقاء نظرة جيدة في مرآة مهنية ذات اتجاهين. لأن الناس لا يفشلون كثيرًا كما يخيب المديرون لموظفيهم!

عليك أن تكون قدوة يحتذى بها ، تذكر أنه إذا كانت لديك تجارب سيئة عندما صعدت إلى الرتب ، فلا يجب عليك أبدًا تكرار هذه الأخطاء لشعبك. لماذا ا؟ لأنهم سيخرجون من الغضب والمرارة مثلك تمامًا وسيكرههم شعبهم ، ولن يحترمهم أبدًا ولن يريدوا العمل معهم ، تمامًا كما فعلت أنت. هذا صحيح أيها الرؤساء. لا تنسى من أين أتيت . لسوء الحظ ، هذا هو بالضبط ما يحدث في كثير من الأحيان.

والآن بعد أن كتبت ، ماذا يمكنك أن تفعل؟

أولاً ، يجب ألا تكون رد الفعل. إن رد الفعل تجاه موقف متوتر بالفعل لن يجعلك تبدو أفضل ، وعلى الأرجح سيثبت للمديرين نقطة لا تريد القيام بها. لا تبدأ في تقديم الأعذار أو إنكار المزاعم أو القيام بأي شيء حتى تحصل على كل المعلومات التي يرغبون في إعطائها لك حول سبب جلوسك. إذا كنت لا تستطيع أن تكون محترفًا ، فلا تتحدث. فقط اعترف بهدوء أنك تفهم ما يقال لك. هذا هو ، إذا كنت تفعل. إذا كنت لا تفهم مصطلحًا أو شيءًا ما في الوثائق ، فقم بتدوين ملاحظة حتى تتمكن من العودة إليها بعد استعادة السيطرة على عواطفك.

لماذا تفعل هذا؟ سببان:

• لذا يمكنك توضيح ما سمعته والحصول على مزيد من المعلومات إذا كنت في حاجة إليها.
• لذلك يمكنك الاستمرار في التركيز على ما يحدث في تلك اللحظة والحفاظ على بعض السيطرة على الاتجاه الذي تسير فيه المحادثة.

لا أحد يتوقع حقًا أن يشارك الموظف بنشاط في نظامه. يؤدي ذلك إلى إبعاد المديرين عن لعبتهم عند استخدام هذا الأسلوب. جربها وسترى أنك قد أزعجتهم بقدر ما أزعجوك من خلال إعادتك للتحدث معك. حتى ميدان اللعب الخاص بك سيسمح لكما ببعض الشعور بالملكية في هذا الاجتماع.

يوجد بالفعل ثلاثة أنواع من الموظفين:

1. المقاتل المناسب. هذا الموظف يمثل حوالي 80٪ من رد فعل القوى العاملة. يجلس الموظفون هناك متحمرين ، ساخطين لأن المديرين يجرؤون على عقد اجتماع إنهم يرفضون أن يكون لهم دورهم في المشكلة. إنهم ينكرون كل التصرفات الخاطئة ، ويلقون باللوم على الإدارة السيئة ، أو إدارة الوقت ، أو أي زميل آخر مروع في عملهم ، "لكن أراهن أنك لم توثقهم".

لا يأخذ هؤلاء الموظفون المعلومات المقدمة بشكل بناء ونادرًا ما يستمرون في القوة العاملة بسبب إحساسهم الخاص بالاستحقاق.

2. ملكة الدراما / الملك: انفجر هذا الموظف في البكاء ، وإما أن يستقيل على الفور لأنه "لا يمكنه التعامل مع كل هذا الضغط" ، أو أنه يبكي بلا حسيب ولا رقيب لمحاولة جعل المدير يشعر بالأسف تجاههم ، أو على أمل إدانتهم بعدم استكمال الوثائق. للتسجيل ، لم أحتفظ أبدًا بمنديل في مكتبي. شعرت إذا كنت بهذا الشكل الدرامي ، فمن الواضح أنك بحاجة إلى خصوصيتك إما للذهاب إلى الحمام وتكوين نفسك ، أو كنت بحاجة إلى المغادرة وإحضار بعض الأنسجة وإعطائك الوقت لتكوين نفسك.

لكن في كلتا الحالتين ، ما زلنا ننهي المحادثة. أنا لا أشعر بالعاطفة ولا أعتقد حقًا أنه يجب على المحترفين. هذا يشملك بقدر ما يشملني.

غالبًا ما يظهر هؤلاء الموظفون ضعيفًا ومثيرًا للمديرين. لا أحد يحب الدراما. أنت تعطي المدير إشارات تدل على أنك تفتقر إلى مهارات الاتصال. لديك أيضًا القليل من ضبط النفس أو القدرة على قيادة الناس إذا كنت لا تستطيع التعامل مع النقد البناء.

3. المتعلم: هذا الموظف منزعج قليلاً من خلال التوثيق لأنه عادة ما يكون موظفًا جيدًا وعاملًا مجتهدًا وفوق كل شخص لديه وظيفة واعدة. لقد ارتكبوا خطأ. في بعض الأحيان يشعرون أن المدير كان يجب أن يوقفهم للتحدث معهم. لكن معظمهم يعلم أنهم إذا انتهكوا سياسة ما ، فإن الطريقة الوحيدة لإظهار العدالة والاتساق هي أن يفعلوا نفس الشيء الذي ينبغي أن يفعلوه مع أي شخص آخر. إنهم يأخذون الملاحظات. في معظم الأحيان يمتلكون دورهم في انتهاك السياسة. يشكرون المدير على توضيح ذلك ، ويطمئنهم أنهم لن يرتكبوا نفس الانتهاك ، ويتصافحون ويخرجون من الباب بخيار العودة في وقت لاحق لمناقشة أي مخاوف أو أسئلة قد تطرأ بعد الانتهاء من الاجتماع. سيطلب هذا الموظف نسخة من الوثائق وانتهاك السياسة. يطلبون ذلك حتى يتمكنوا من أخذ الوقت الكافي لمراجعته في وقت لاحق من ذلك المساء عندما يكون لديهم الوقت لإعادة النظر فيه وإخراج أي أسئلة أو تعليقات قد يرغبون في تقديمها بالإضافة إلى الوثائق الفعلية.

مع ذلك ، يجب أن تكون دائمًا المتعلم. إليكم السبب. لا تريد أبدًا أن تظهر ضعيفًا أو غير قادر على التحكم في عواطفك. غالبًا ما يقول الأشخاص الذين يتفاعلون مع رد الفعل أشياء أو يفعلون أشياء يرغبون في استعادتها بعد التفكير فيما قد تكون أفعالهم قد فعلته للتو في رأيهم في نظر مديريهم ، أو الأسوأ من ذلك ، أنهم يستقيلون ويدركون أنه ليس من السهل الحصول على شيء آخر العمل ودفع الفواتير في الوقت المحدد كما اعتقدوا.

يتمتع المتعلم بميزة لأنه يثبت على الفور أنه / أنها محترف ولديه سيطرة قوية على عواطفه. إنهم يفصلون أنفسهم على الفور عن الآخرين بقبول أن ما يقال لهم هو حقيقة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأنت تقوم بتدوين الملاحظات للعودة والحصول على مزيد من التوضيح. إنه يدل على أنك فكرت من خلال أفعالك وأنك تستحق نفس الاحترام في اجتماع مماثل إذا لزم الأمر. بالإضافة إلى ذلك ، فأنت تُظهر لهم أنك قادر على اتباع السياسة بقبولها عندما تنتهك سياسة مفادها أن الآخرين لديهم وظيفة للقيام بها.

من المهم أن يكون لديك نسخة من الوثائق والسياسة التي انتهكتها. تحتاج إلى الاحتفاظ بهذا في حالة عدم قيام المديرين بعملهم ولم يكونوا عادلين ومتسقين. تحتاج إلى الاحتفاظ بأوراقك معًا ، وإذا شعرت أنهم ارتكبوا خطأ ، فلديك ما تحتاجه للدفاع عن أفعالك إذا احتجت إلى طلب مراجعتها على مستوى أعلى. هذا يجعلهم أيضًا يرغبون في تحديد نقاطي الخاصة بهم وتجاوز حرف T الخاص بهم عندما يتعاملون معك ، لأنهم يعرفون أنك مسيطر عليه ومهني ويتوقع منهم أن يعرضوا عليك فقط انتهاكات حقيقية للسياسة. لن يختاروا أو يقدموا لك وثائق ضعيفة في المستقبل ، لأنهم يعرفون أنهم سيخضعون لمعايير أعلى. هذه هي ميزتك وتحتاج إلى الاحتفاظ بها.

إذا كنت لا توافق على المعلومات الواردة في الأوراق:

تحتاج إلى كتابة شكوى حول الإجراء التصحيحي. كن واقعيًا. رأيك لا يحتسب. بقدر ما يحب الناس أن يقولوا أن هناك منطقة رمادية ، فإن الحقيقة هي أنه لا توجد منطقة رمادية. استخدم طريقة KISS. K eep I t S imple / S olid. إما أنك انتهكت السياسة أو لم تفعلها. إذا لم تقم بذلك ، فأنت بحاجة إلى استخدام السياسة والإشارة إلى أن الإجراء الذي وثقوك من أجله لم يكن انتهاكًا للسياسة التي قدموها لك. كن دقيقا.

مثال

لنفترض أنك مدخن. تم توثيقك لأنك شوهدت تدخن في موقف السيارات. تنص السياسة على أنه كموظف ، لا يمكنك التدخين في أي مكان في موقف السيارات أو المبنى. هذا بسيط بما فيه الكفاية. ولكن ، ماذا لو تم تسجيل خروجك وتناول الغداء؟ هل مازلت موظف الجواب لا. لم تعد موظفًا. في هذا الوقت ، أنت الآن عميل كان يدخن إما في طريقه / طريقها إلى السيارة أو في طريقه إلى المتجر. في كلتا الحالتين ، ما زلت خارج الساعة ولم تعد شخصًا يمكن اعتباره مخالفًا للسياسة. لذلك ، قد تطلب سحب بطاقة الوقت الخاصة بك ومقارنتها بالوقت الذي حدث فيه الحادث المزعوم. ستشير بعد ذلك في نسخة البوليصة إلى أنك لم تكن موظفًا خلال وقت الادعاء. لذلك ، من الناحية القانونية لم تنتهك سياستهم.ستطلب بعد ذلك بكل احترام إزالة الوثائق من ملفك. يجب أن تكون حاضرًا عند إتلاف تلك الوثائق.

هذه هي الطريقة التي تدافع بها عن نفسك عندما يتم توثيقك. اجعل الأمر بسيطًا واحتفظ به دائمًا ضمن نفس السياسة التي كانوا يستخدمونها ضدك. إذا تمكنت من الاعتراض على سياستهم بإثبات قوي ، فستحصل على الحق في إلغاء الإجراء ، وسيظهر لهم أيضًا أنك كنت محترفًا في الطريقة التي تدير بها نفسك. لقد احترمت أنهم كانوا يحاولون تنفيذ السياسة ، ولكن ، للأسف ، لم يتم تطبيقها خلال تلك الحادثة المحددة.

في بعض الأحيان ، لا يتم نقل جميع المعلومات إلى المدير أثناء التوثيق. من المهم أن تضع ذلك في اعتبارك قبل أن تصبح دراميًا ، وغاضبًا ، إلخ… يجب أن تكون مسيطرًا. يمنحك التحكم في النفس احترامًا لذاتك ويظهر أنك شخص لن يتسامح مع التحقيقات دون المستوى.

معارضة كتابة ما لا تجعلك مسببًا للمشاكل. يجعلك شخصًا يقوم بواجبه المنزلي. لا تعتذر أبدًا عن الدفاع عن نفسك بشكل قانوني. لا يوجد مدير أو مدير موارد بشرية مثالي أو فوق الشبهات. إذا كانوا يفعلون الشيء الخطأ باستمرار ، فيجب على شخص ما إبلاغ مكتب الشركة. لا تقبل الوثائق الرديئة. لديك حقوق. استخدمهم.