كيفية تعيين العمل المشغول للموظفين

هناك مجموعة كبيرة ومتنوعة من الأعمال المشغولة التي يمكن تعيينها للموظف.

بواسطة geralt ، المجال العام ، عبر Pixabay

بصفتك مشرفًا ، هناك أوقات قد تحتاج فيها إلى تعيين عمل مشغول للموظفين. إذن ما هو بالضبط العمل المزدحم؟ في الأساس ، هو عمل يهدف إلى إبقاء الموظف مشغولاً والذي قد لا يكون له تأثير مباشر على المنظمة. ومع ذلك ، هناك طريقة يمكن أن يثبت بها العمل المزدحم أنه مفيد للموظف والمنظمة ، حتى لو كان المقصود منه ملء الوقت بما يُنظر إليه على أنه عمل لا طائل من ورائه.

تتناول هذه المقالة سبب فائدة العمل المزدحم ، والمخاطر المحتملة ، وأنواع العمل المزدحم. أخوض أيضًا في تجربتي الشخصية مع العمل المزدحم.

إيجابيات العمل المشغول

هناك فوائد متعددة عند تكليف موظف بعمل مشغول:

يمكن أن يحررك لأمور أخرى أكثر أهمية. في الأساس ، إذا كنت بحاجة إلى أن تُترك بمفردك لإنجاز مشروع مهم ، لا يستطيع الموظف مساعدتك حقًا ، فقد يؤدي العمل المزدحم إلى تشتيت انتباهك لإنجاز العمل الذي تحتاجه.
قد يحسن معرفة أو مهارات الموظف. يمكن أن تكون هذه فرصة لتحسين قدرات الموظف ، حتى لو كانت مهارة بدائية. قد يتعلم الموظف شيئًا جديدًا يمكن أن يفيد المنظمة في المستقبل.
قد يتم اكتشاف مشكلة خفية محتملة أو طريقة أفضل لعمل الأشياء. أثناء القيام بالعمل ، يرى الموظف مشكلة ويلفت انتباهك إليها ، أو يجدون أن هناك طريقة أفضل لإنجاز مهمة أخرى.

يمكن أن يكون وجود كمية كبيرة من الملفات لتنظيمها نوعًا رائعًا من العمل المزدحم ، ولكن يمكن أن يكون مملاً أيضًا.

بواسطة myrfa ، المجال العام ، عبر Pixabay

سلبيات العمل المشغول

هناك سلبيات يجب مراعاتها عند تعيين موظف عمل مشغول:

قد يشعر الموظف بأقل من قيمته الحقيقية. إذا كان الموظف عالقًا في القيام بعمل شاق ليس له فائدة حقيقية ، فقد يشعر أنه لا يتم استخدامه إلى أقصى حد من قدراته. قد يفقدون الاهتمام بوظائفهم ، وقد يغادرون بسبب ذلك.
قد يظهر لمؤسستك أنه قد لا تكون هناك حاجة للمنصب. إذا لاحظ كبار المسؤولين أنه يتم تعيين العمل المشغول فقط للموظفين ، فقد يشعرون أن هذه الوظائف غير ضرورية ويسعون إلى نقل أو إلغاء الوظائف.
قد ينتهي العمل المشغول بأنه إجراء قياسي. اعتمادًا على المهمة ، قد ينتهي الأمر بالتحول إلى إجراء قياسي. قد يكون هذا جيدًا إذا ظهر أنه مفيد ، ولكن يمكن أن يكون مجرد مهمة إضافية ليس لها أي فائدة. يستمر الناس في فعل ذلك لأنه "دائمًا ما يتم ذلك بهذه الطريقة".

أنواع العمل المشغول

إذن ما نوع العمل المزدحم الذي تقوم بتعيينه لموظفك؟ حسنًا ، كل هذا يتوقف على نوع الموظف الذي تتعامل معه وما ترغب في تحقيقه ، على الرغم من أنه مجرد عمل لإبقاء الموظف مشغولًا. فيما يلي بعض الأفكار عالية المستوى.

تدريب. تتمثل إحدى أفضل الطرق لملء وقت الموظف في مشاركته في بعض التدريب. يمكن أن يكون التدريب عبر الإنترنت ، مثل من خلال LinkedIn Learning ، رائعًا. يمكن استخدام هذا للبناء على المهارات الموجودة ، أو المهارات الجديدة إذا كان الموظف يرغب في التطور إلى منصب آخر. العيب في هذا هو أن الموظف قد يعاني من الإرهاق ، لذلك قم بتوزيع جلسات التدريب التي يقومون بها.
الاجتماعات. اجعل الفرد يحضر الاجتماعات التي لا يحضرها عادة ، حتى لو لم يكن لديه أي ملاحظات على الإطلاق. يمكنهم تدوين الملاحظات والإبلاغ عما تعلموه. قد يكون لديهم بعض التعليقات التي لم يأخذها الآخرون في الاعتبار.
ابحاث. اطلب من الموظف أن يبحث عن شيء قد يفيد المنظمة في المستقبل ، أو ابحث عن مشروع فاشل لمعرفة سبب فشله.
تنظم. لا يهم ما إذا كانت المواد الموجودة في المستودع أو خزانة الملفات أو الملفات الموجودة في قاعدة البيانات. هناك دائمًا منظمة يجب القيام بها ، والتي يمكن القيام بها كعمل مزدحم.
اسألهم عن أفكار. يمكنك إعادة هذا إلى الموظف. اسألهم عن المهام التي يرغبون في القيام بها في أوقات فراغهم ، بغض النظر عن مدى وجودها خارج الصندوق. يمكن أن تكون طريقة رائعة لتحقيق ما يريدون مع منحهم شيئًا ما للقيام به في نفس الوقت.

يقدم الجدول أدناه أنواعًا أكثر تحديدًا من الأعمال المشغولة التي يمكن للموظف القيام بها ، إذا كنت بحاجة إلى أفكار أكثر تحديدًا.

أنواع مختلفة من العمل المشغول

هذه ليست سوى بعض أنواع الأعمال المشغولة التي يمكن تعيينها للموظف. عندما أفكر في المزيد ، سأضيفهم إلى القائمة.

مسح المستندات	المستندات المدققة	تحويل ملفات PDF إلى مستندات قابلة للتحرير
ابحث عن الأحداث الجارية التي تنطبق على المنظمة	تنظيم اللوازم المكتبية	مراقبة حضور وسائل الإعلام الاجتماعية للمنظمة
اتصل بالعملاء لتسجيل الوصول	تحقق من معلومات الاتصال	ظل الموظفين الآخرين
حضور الندوات عبر الإنترنت	حضور اجتماعات في أقسام أخرى	المكالمات الباردة
نظف المكتب	خذ دورة جامعية في وقت الشركة	تدريب الموظفين الآخرين

تجارب العمل المشغول

لقد مررت بالعديد من التجارب في العمل المزدحم ، سواء كان جيدًا أو سيئًا ، والتي قمت بمشاركتها أدناه.

أثناء تفشي مرض كوفيد -19 ، تم توجيه جميع الموظفين للعمل من المنزل. لم يكن لموظفيي واجبات كثيرة لأداءها من المنزل ، ومع ذلك ، فقد كانت فرصة رائعة للموظف لأخذ بعض التدريب عبر الإنترنت في مجال كان مهتمًا به. لقد تحدثنا عن تطلعاتهم قبل أسابيع فقط ، لذلك كان هذا فرصة مثالية للتدريب في هذا المجال حتى لو لم تنطبق على موقعهم الحالي.
لم يعد بإمكان الموظف أداء الدور الذي تم تعيينه له ، لذلك تم تعيينه في منطقة أخرى بواجب أساسي يتمثل في مسح المستندات ضوئيًا. على الرغم من أن ذلك لم يكن أولوية عالية وكان من الواضح أنه عمل مشغول ، إلا أن الموظف كان بحاجة إلى التدريب عليه وكان لديه بعض الصعوبة في القيام بذلك. ومع ذلك ، كان ذلك ضمن واجباتهم الوظيفية وفي الوقت المناسب ، أثبتوا أنهم ينمون إلى هذا الدور. لقد أعطتهم العمل للقيام به وكانت هناك فائدة للمنظمة في النهاية.
عندما جئت كمشرف في منطقة عملت فيها سابقًا ، كان بعض العمل الذي يتم إنجازه عملية قياسية ثابتة ، على الرغم من أنها لم تكن آخر مرة عملت فيها هناك. ومع ذلك ، من الواضح أنه تم القيام به كعمل مزدحم لمجرد القول إن شيئًا ما تم إنجازه. في اليوم الأول ، توقفت عن العملية ، على الرغم من غضب الموظفين الذين أشاروا ضمنيًا إلى أن هذه هي الطريقة التي يتم بها دائمًا. ومع ذلك ، فإن التوقف عن العمل المزدحم لم يكن له تأثير سلبي على المنظمة.

في النهاية ، تأكد من عدم إثقال كاهل الموظفين بالكثير من العمل المشغول بحيث لا يمكنهم القيام بواجباتهم المعتادة.

بواسطة mrkaushikkashish ، المجال العام ، عبر Pixabay

أود أن أسمع أنواع العمل المشغول الذي تقوم بتعيينه لموظفيك حتى أتمكن من تضمينهم في طاولتي. لذا يرجى المشاركة في التعليقات أدناه.