كيف تكون مدير مشروع عظيم

ستساعدك هذه النصائح والحيل في أن تكون أفضل مدير ممكن.

Canva.com

مدير المشروع الرائع هو الشخص الذي يهتم بشدة بفهم جميع جوانب المشروع قبل أن يبدأ ، ثم يتأكد من أن الجميع في الحلقة ، ويعملون معًا ، وعلى نفس الصفحة طوال دورة حياة إدارة المشروع. يدرك مديرو مشاريع النخبة أنه يمكنك منع الكثير من وجع القلب في المراحل اللاحقة من المشروع من خلال تخصيص الكثير من الوقت خلال المراحل المبكرة. توضح هذه المقالة ما الذي يجعل مدير المشروع رائعًا.

كيف تكون مدير مشروع عظيم

1. ضع خطة واضحة.
2. تعرف على كيفية التواصل مع جميع أصحاب المصلحة.
3. كن صادقا.
4. إدارة النطاق.
5. استمر في دفع الفريق إلى الأمام.
6. معالجة نزاعات الفريق على الفور.

1. لديك خطة واضحة

إن وجود خطة مشروع قوية في بداية مشاريعك لا يضمن أن المشروع سينتهي عن مساره ، ولكنه سيقلل من مخاطر حدوث ذلك بشكل هائل. وإذا خرج المشروع عن مساره ، فإنه يمنحك شيئًا ملموسًا يمكنك إظهاره لرئيسك يوضح أنك فعلت كل ما في وسعك لإبقاء الأمور على المسار الصحيح.

في حين أن خطة المشروع هي إلى حد كبير وثيقة حية ومتنقلة ستستمر في التغيير والتكيف مع انتقال المشاريع عبر مراحل دورة حياة إدارة المشروع ، فمن الضروري أن يتم إدخال العناصر التالية في خطة مشروعك مبكرًا وتحديثها كثيرًا:

ليس من المهم فقط التأكد من أنك قد حددت جميع أصحاب المصلحة ، ولكن عليك أيضًا إدارة الاتصال الذي يتلقاه وتوقعاتهم طوال العملية.

تعلم SimpliLearn

2. تعرف على كيفية التواصل مع جميع أصحاب المصلحة

يحتاج مدير المشروع الرائع إلى الذهاب إلى أبعد من وجود خطة اتصال قوية ، والعمل حقًا لفهم شخصيات أصحاب المصلحة في المشروع وما الذي يجعلهم علامة. قد يقدرك بعض أصحاب المصلحة أن تتوقف عند مكاتبهم من حين لآخر والدردشة شخصيًا حول حالة المشروع ، بينما قد يرغب أصحاب المصلحة الآخرون في الاستماع إليك فقط إذا كان هناك شيء ما في مشكلة. تحتاج أيضًا إلى مراعاة سياسات المكتب التي قد تكون قيد اللعب بين أصحاب المصلحة. تضم معظم فرق المشروع ممثلين من مجموعات وظيفية مختلفة ، وغالبًا ما يكون لهذه المجموعات أجندتها الخاصة التي يعملون على دفعها.

كيفية الحصول على متطلبات المشروع من أصحاب المصلحة في المشروع

3. كن صادقا

قبل كل شيء ، يكون مدير المشروع الرائع دائمًا صادقًا ويعمل على تحديد التوقعات بشكل مناسب ، وإذا كانت الأخبار سيئة ، فإن المسؤولية تقع على عاتقك لتقديمها. ومع ذلك ، يمكنك غالبًا تخفيف الضربة عن طريق تقديم حل. قد لا يكون هذا هو الاتجاه الذي يقرر الفريق اتباعه ، ولكن أصحاب المصلحة دائمًا ما يكونون أكثر تقبلاً إذا قدمت حلاً بدلاً من مجرد إسقاط مشكلة في حضنهم. بالإضافة إلى ذلك ، حدد المشكلة بوضوح وكيف وصلت إلى هناك ، لكن لا تعمل على إلقاء اللوم على الآخرين. نادرًا ما يؤدي إلقاء اللوم على الآخرين إلى أي شيء ، وهو يؤخر فقط بدء العمل على إيجاد حل.

4. إدارة النطاق

بعد أن تعمل مع جميع أصحاب المصلحة الضروريين لجمع المتطلبات حول العمل الذي سيتم إنجازه ، والحصول على الموافقة على تلك المتطلبات ، وإنشاء تقديرات ، وتجميع الموارد بناءً على تلك المتطلبات ، من المهم إدارة هذا النطاق لمنع زحف النطاق. زحف النطاق هو المدمر النهائي للمشاريع ، ويحدث عندما يواصل صاحب المصلحة إضافة متطلبات إلى المشروع بعد أن يتم تأمين التمويل والموارد بالفعل بناءً على التقديرات الأولية. عندما يحدث ذلك ، يمكنك أن تجد نفسك سريعًا في موقف تحاول فيه إنجاز المزيد من العمل بنفس المبلغ من المال ونفس العدد من الموارد على مدار نفس المدة ، مما يؤدي غالبًا إلى إنجاز العمل بشكل سيئ. إذا وقع الجميع على المتطلبات الموضحة في خطة المشروع ،عندئذٍ يكون لدى مدير المشروع بعض اللجوء للعودة إلى أصحاب المصلحة الذين يطلبون تضمين متطلبات إضافية ويقولون إنهم إذا كانوا يريدون تضمين هذه المتطلبات ، فسيحتاجون إلى المزيد من الموارد والمزيد من الوقت. في هذه المرحلة ، يتم وضع الكرة في ملعب أصحاب المصلحة ، وإذا كانوا يريدون المضي قدمًا في تضمين تلك المتطلبات ، فإن المسؤولية تقع على عاتقهم لتجميع التمويل وبيع بقية فريق المشروع على زيادة الجدول الزمني للمشروع. يجب ألا تخاف أبدًا من الدفع. إذا لم تتراجع وحاولت إضافة المزيد من المتطلبات دون إضافة الموارد والوقت ، فإن اللوم على هذا القرار يقع على عاتقك.ثم سيحتاجون إلى المزيد من الموارد والمزيد من الوقت. في هذه المرحلة ، يتم وضع الكرة في ملعب أصحاب المصلحة ، وإذا كانوا يريدون المضي قدمًا في تضمين تلك المتطلبات ، فإن المسؤولية تقع على عاتقهم لتجميع التمويل وبيع بقية فريق المشروع على زيادة الجدول الزمني للمشروع. يجب ألا تخاف أبدًا من الدفع. إذا لم تتراجع وحاولت إضافة المزيد من المتطلبات دون إضافة الموارد والوقت ، فسيقع اللوم عن هذا القرار على عاتقك.عندها سيحتاجون إلى المزيد من الموارد والمزيد من الوقت. في هذه المرحلة ، يتم وضع الكرة في ملعب أصحاب المصلحة ، وإذا كانوا يريدون المضي قدمًا في تضمين تلك المتطلبات ، فإن المسؤولية تقع على عاتقهم لتجميع التمويل وبيع بقية فريق المشروع على زيادة الجدول الزمني للمشروع. يجب ألا تخاف أبدًا من الدفع. إذا لم تتراجع وحاولت إضافة المزيد من المتطلبات دون إضافة الموارد والوقت ، فإن اللوم على هذا القرار يقع على عاتقك.لن تتراجع وتحاول إضافة المزيد من المتطلبات دون إضافة الموارد والوقت ، ثم يقع اللوم على هذا القرار عليك.لن تتراجع وتحاول إضافة المزيد من المتطلبات دون إضافة الموارد والوقت ، ثم يقع اللوم على هذا القرار عليك.

كيف يمكن لمديري المشاريع استخدام Microsoft OneNote

5. استمر في دفع الفريق إلى الأمام

يمكن أن تتوقف المشاريع إذا لم يكن أعضاء فريق المشروع واضحين بشأن الأهداف التي يجب أن يعملوا عليها. يمكن لمدير المشروع الرائع منع ذلك من خلال ضمان وجود أهداف أكبر قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى للمشروع ، وأن يكون جميع الأفراد واضحين فيما يعملون على تحقيقه على المدى القصير والمتوسط ​​والطويل. يمكن أن يكون وجود نقاط اتصال منتظمة وسريعة مع أعضاء الفريق طريقة رائعة لضمان استمرار الأشخاص في العمل. بدلاً من ذلك ، فإن جعل أعضاء الفريق يقضون خمس دقائق في نهاية اليوم ويكتبون ملخصًا سريعًا وعالي المستوى لما فعلوه في ذلك اليوم وما لديهم على سطح السفينة ليوم غد هو طريقة رائعة أخرى لضمان تقدم الجميع.

6. معالجة منازعات الفريق على الفور

يمكن أن تكون الخلافات والنقاشات بين أعضاء الفريق مفيدة جدًا للمشروع. إنه يوضح شغف الناس بما يعملون عليه ، وغالبًا ما يؤدي إلى استكشاف عميق حول أفضل طريق للمضي قدمًا. ومع ذلك ، يمكن أن تذهب المواجهات أحيانًا بعيدًا ، ويمكن أن تؤدي إلى دماء حقيقية بين أعضاء الفريق. سيعمل مدير المشروع الرائع على كبح جماح المناقشة إذا بدا أنها قد تصبح ساخنة للغاية. ومع ذلك ، إذا أدى ذلك إلى سوء نية بين زملائه في الفريق ، فسيعمل مدير المشروع الرائع على إدارة هذا الصراع بشكل مناسب ، سواء كان ذلك يعني جذب هؤلاء الأفراد إلى غرفة للتحدث عن مشاكلهم ، وإجراء محادثات فردية معهم حول إصدار أو العمل من خلال مديريهم لإنهاء النزاع.أسوأ شيء يمكن أن يفعله مدير المشروع في هذه الحالة هو تجاهل المشكلة وترك النزاع يزداد سوءًا ، حيث يمكن أن يبدأ ذلك في إسقاط المشروع.

الأسئلة الأولى التي يجب على مدير المشروع طرحها عند بدء مشروع جديد

© 2016 ماكس دالتون