كيفية التفويض

لا تتخلص من عملك فقط ، مندوب

لأي شخص جديد في منصب إداري ، قد يكون من المهم معرفة كيفية تفويض المهام بفعالية. يتيح لك التفويض تطوير الموظفين ، وتحقيق المزيد ، وجعل الأشياء التي تضعها في مكانها أكثر فعالية.

في المراحل الأولى من العملية ، قد يكون التفويض إلى المرؤوس مستهلكًا للوقت أثناء توجيهك له ومراقبته ، ولكن في النهاية ، ستوفر الوقت والإحباط مع اكتساب موظفين أكثر كفاءة واستثمارًا يمكنهم إعفائك من الواجبات التي لا تتطلب خبرتك.

يمكن أيضًا أن تحفز المهام المفوضة بشكل صحيح الموظفين ، وتحبط الملل ، وتنشط الموظفين الذين يعانون من ضعف الأداء. من المؤكد أن الموظفين الذين يتحملون مسؤولية مهمة أو مشروع ما هم أكثر استثمارًا في نتائجه ومن المرجح أن تكون هذه المسؤولية مدفوعة.

ومع ذلك ، فإن التفويض الفعال يتطلب أكثر بكثير من مجرد إلقاء العمل على الآخرين. إنها عملية تتطلب منك:

• حدد بدقة أنواع المهام التي يجب تفويضها
• تحديد من يجب أن يتولى المهمة
• المتابعة بشكل متسق وداعم لضمان نجاحهم

ما هي أنواع الأشياء التي يجب تفويضها؟

في تعلم كيفية تفويض العمل ، فإن الخطوة الأولى هي فهم أنواع الأشياء التي يجب الرجوع إليها للآخرين.

هناك مجموعة متنوعة من المهام والتعيينات التي قد يتم تفويضها بشكل مناسب.

• من المؤكد أن المهام التي لا تتطلب مستوى مهارة المدير أو تلك التي تتطلب خبرة لا يمتلكها المدير هي من بين المهام التي يمكن اعتبارها لإعادة التعيين.
• في الوضع المثالي ، يجب أن تحفزهم الأشياء التي يفوضها المدير للموظفين أو تعلمهم. إن مجرد إعطاء الموظف عملًا إضافيًا للقيام به ، والذي لا يمنحه فرصة للنمو أو التعلم ، لا يمثل تحفيزًا. بالنسبة لبعض الموظفين ، هذا يعني أنهم بحاجة إلى المسؤولية عن مهمة كاملة ، بينما بالنسبة للآخرين الذين يعملون على مستوى مختلف ، فإن تحمل المسؤولية عن جانب واحد من المشروع يكفي.
• تفويض المهام التي تحفز الموظف فقط يمكن أن يكون جيدًا أيضًا ، حيث يمكن أن يكون الملل قوة مدمرة في العمل.
• يعد توفير المهام التي يتم تدريبها عبر التدريب جيدًا لأسباب مماثلة ويمكن أن يساعد في ضمان إدارة مكان العمل بسلاسة.

يجب أن تكون أي مهمة أو مهمة يتم تفويضها إلى شخص آخر محددة في نطاقها وشيئًا يمكن لكل منكما قياسه حتى تعرف وقت اكتمالها ومدى نجاحها. من الناحية المثالية ، سيكون الموظف الذي يتولى المهمة متفقًا مع توليها كمسؤولية.

ملاحظة: لا ينبغي تفويض أي مهمة تتطلب التعامل مع المعلومات السرية أو القرارات التي تقع على عاتق الإدارة ؛ مثل الأمور المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي والإشراف على الميزانية والتوظيف والتقييم.

لمن يجب تفويض المهمة أو التعيين؟

الخطوة التالية في تعلم كيفية التفويض هي فهم الأفراد الذين يجب أن يتلقوا العمل المعين.

• لكي تنجح المهمة أو المهمة ، يجب أن يكون لدى الشخص الذي يقوم بها الوقت المتاح للقيام بها. إن سحق الموظف بتوقع غير معقول سيضمن فشل المشروع وربما يدمر معنويات الموظف.
• بطبيعة الحال ، فإن تحديد موظف يتمتع بالمهارات والمؤهلات المناسبة للوظيفة له نفس القدر من الأهمية. على سبيل المثال ، من المحتمل أن يكون سؤال موظف لديه اتصال ضعيف لقيادة مشروع جماعي اختيارًا سيئًا.
• أثناء اختيار شخص لديه مهارات تتطابق معها أمر مهم ، فإن وجود مهمة تتحدى الموظف لتحقيق المزيد هو أمر جيد أيضًا.
• بشكل عام ، سيتولى الموظف مهمة تفويضه بسهولة إذا شعر أنه قادر على الاستفادة منه من الناحية المهنية من خلال منحه فرصة لعرض مواهبه ، أو اتخاذ خطوة للأمام ، أو تطوير مهارة مطلوبة. يجب أخذ ذلك في الاعتبار عند تحديد اختيارك أيضًا.

التخطيط

بمجرد أن تقرر المهمة أو التعيين الذي ترغب في تفويضه والموظف هو المرشح الأكثر ترجيحًا ، فقد حان الوقت لإجراء محادثة لتحديد أهداف واضحة وإعداد خطة.

من الواضح أن المشرف يجب أن يناقش:

• بالضبط ما يطلبونه من الموظف ،
• ما هو نطاق المهمة ،
• لماذا المهمة حرجة
• ما سيكسبه الموظف من خلال تولي هذا العمل ؛ هل سيكون ذلك لتطوير مهارات جديدة ، أو المزيد من الأجور ، أو لمجرد تلبية اهتمامهم في مجال معين؟

لضمان إتمام المشروع بنجاح بما يرضيك ، من المهم أن:

• تحديد بالضبط ما يجب تحقيقه
• ما الذي سيشكل النجاح
• الجدول الزمني العام للإنجاز: إذا كان الموظف على استعداد لتولي المهمة ، فسيكون التخطيط هو المرحلة التالية في العملية.

التفويض الفعال من هذه النقطة فصاعدًا سيركز على مرحلة التخطيط التالية. ستضمن الخطة الجيدة والمدروسة أن الموظف يعرف:

• توقعاتهم
• ضيق الوقت
• نطاق مسؤوليتهم
• دورك في المهمة

يجب على كلاكما وضع خطة تحدد:

• أي موارد ضرورية (الأشخاص والمعدات والمواد وما إلى ذلك) اللازمة للمهمة
• مواعيد نهائية محددة للانتهاء من مختلف مراحل المشروع
• كيف سيتم مراقبة التقدم من قبلك ، المشرف.

يعد تحديد كيفية مراقبة التقدم أمرًا بالغ الأهمية في هذه المرحلة للتأكد من أن دورك غير مزعج ومتوقع. قد تتكون من:

• جدول منتظم للتقارير المكتوبة
• اجتماعات موجزة مع تحديثات شفهية
• الملاحظات
• أو مزيج من كل منهما

من المهم أيضًا التأكد من أن الموظف الذي يتحمل مسؤولية العمل لديه صوت نشط في التخطيط. قد لا يفعلون الأشياء بالطريقة التي ستفعلها بها ، لكنهم بحاجة إلى بعض التحكم في كيفية إنجاز الأشياء حيث سيكونون الشخص المسؤول جزئياً على الأقل عن النتيجة. مرة أخرى ، إنهم لا يقبلون فقط العمل الإضافي ، بل يقبلون المسؤولية.

جزء مهم آخر من تحمل المسؤولية هو منح السلطة اللازمة. على سبيل المثال ، إذا تولى موظف مسؤولية قيادة مجموعة في مهمة ما ، فيجب توعية المجموعة وأي موظف آخر ذي صلة بالدور القيادي الجديد. يجب أن يُطلب من أي مديرين مشاركين آخرين دعمهم والاعتراف بسلطتهم في الأمور ذات الصلة.

وبالمثل ، يحتاج الموظف إلى فهم حدود سلطته على المشروع مقدمًا ، خلال مرحلة التخطيط. على سبيل المثال ، إذا كانت هناك حاجة لشراء المواد ، فهم بحاجة إلى معرفة ما إذا كان يجب أن تمر جميع الطلبات من خلال المدير أو إذا كان حكمهم سيكون الكلمة الأخيرة.

الشروع في العمل

إن المدير الذي يعرف حقًا كيفية التفويض يفهم أنه بمجرد وضع الخطة ، فإن واجبه بعيد عن الانتهاء. إنه لخطأ جسيم أن تفقد الموظف ، أو يفشل في المراقبة بانتظام ، أو يقدم التوجيه حسب الحاجة. في النهاية ، لا يزال النجاح مسؤولية المدير المشرف على الرغم من أن العمل اليومي يقع على عاتق الموظف المعين.

مع وجود الخطة في مكانها الصحيح ، يجب أن تحدث التقارير والتحديثات بشكل روتيني وبدون أي انقطاع. يمكن للمدير التدقيق من خلال التفاعلات المخطط لها.

اعتمادًا على المهمة والموظف ، يمكن للمدير توفير:

• تشجيع
• ردود الفعل
• التوجيه العام
• المساعدة في حل المشكلات حسب الحاجة

ومع ذلك ، يجب توجيه الموظف المعين نحو التفكير في المشكلات والحلول بدلاً من نقلها مرة أخرى إلى المدير. يجب على المدير أن يتدخل فقط عندما يكون دوره ضروريًا للحصول على التعاون ، والعمل على حل القضايا ذات الطبيعة الأوسع ، وما إلى ذلك. بشكل عام ، يجب على المدير أن يعمل كمدرب وموجه.

تغليف

في ختام المهمة ، من المهم التعرف على الحدث. إذا لم ينجح المشروع ، فسيتعين على المدير تحمل المسؤولية. إذا كان التعيين ناجحًا ، وهو عادة ما يكون كذلك ، فيجب أن يكون هناك اعتراف عام بالعمل المنجز.

يمكن تحديد مجالات التطوير بغض النظر عن النتيجة الإجمالية. هذه يمكن أن توجه المهام المستقبلية.

كما ذكرنا سابقًا ، يمكن أن يساعد التفويض في إنجاز المزيد من العمل ولكن في النهاية يجب أن يساعد أيضًا في تطوير الموظفين وتحفيزهم. الأمر متروك للمدير للقيام بما يلي:

• قم بعمل المهام المناسبة
• التخطيط بعناية
• مراقبة بانتظام
• أؤكد نجاح المهمة للحصول على تجربة إيجابية

© 2009 كريستين مولبيري