كيفية تفويض المهام للمرؤوسين

يوضح تفويض المسؤوليات إيمان المشرف بأفراده الفرعيين.

مؤلف

فن التفويض

مع الميزانيات الصغيرة وعدد أقل من الموظفين للقيام بنفس القدر من العمل ، كان على أصحاب العمل أن يتعلموا العمل مع أقل. الحقيقة هي أن التحديات الاقتصادية خلال السنوات القليلة الماضية تتطلب تغييرات في كيفية إدارة أصحاب العمل للأعمال. كان على المديرين تفويض المهام إلى المرؤوسين وإعادة تعيين العمل بسبب أعباء العمل الثقيلة التي لم يعد بإمكان شخص واحد التعامل معها. مكان العمل ليس كما كان عليه من قبل. لقد تعلم أرباب العمل طريقة جديدة للقيام بأعمال قديمة مع الاستمرار في النمو. فن التفويض هو أداة استخدمها المدراء بشكل متكرر على مر السنين لأنهم يعرفون أنهم لا يستطيعون القيام بكل شيء. عندما يتم تفويض العمل بشكل مناسب ، يمكن للمديرين تحقيق أهداف المنظمة بطريقة تتسم بالكفاءة والفعالية. بعد ذلك،يستفيد الموظفون من القدرة على التألق أثناء نموهم وتطورهم مهنيًا من التجربة.

ما هو تعريف التفويض؟

"التفويض" ، كما هو محدد في قاموس ميريام وبستر المجاني ، هو "فعل تمكين للعمل لحساب شخص آخر".

ما هي المهام التي قد تفوضها للمرؤوسين؟

في مكان العمل ، غالبًا ما يفوض المشرفون المسؤوليات أو المهام أو الواجبات المحددة للموظف. يسمح تفويض مثل هذه المهام لهذا الموظف باتخاذ قرارات معينة لا يتخذها عادة. إن تمكين الموظف من تنفيذ مهمة أو تولي مسؤولية هو مورد رائع لأي مؤسسة لأنه يسمح للموظفين باكتساب خبرة عمل قيمة. يمكن أن تكون الخبرة العملية التي تكتسب من خلال القيام بالعمل فعليًا ، مقابل مشاهدة الآخرين يقومون به ، مجزية.

في بعض المنظمات ، يحجم المشرفون عن تفويض المسؤوليات. بالنسبة لهؤلاء المشرفين ، هناك حاجة للسيطرة الكاملة على كل شيء تحت سلطتهم. يأخذ آخرون هذه الفلسفة المسيطرة إلى أبعد من ذلك بافتراض أن الطريقة الوحيدة لإنجاز شيء ما بشكل صحيح هي أن تفعله بنفسك. إن الاعتقاد بأن المرء يستطيع أن يفعل كل شيء بمفرده هو حماقة لأنه يتطلب جهد الفريق بأكمله ليكون ناجحًا حقًا. تختلف أسباب تفويض المشرفين للمسؤوليات إلى المرؤوسين. ومع ذلك ، يمكن أن تكون النتيجة النهائية مجزية للموظف والمشرف ومكان العمل.

لماذا يفوض المشرفون؟

يختار المشرفون تفويض المهام إلى المرؤوسين لأسباب متنوعة. الأسباب الشائعة للتفويض هي:

• فرصة للنمو المهني - يتم منح الموظفين الذين تم تفويضهم بمسؤوليات جديدة فرصة للتفوق في مهمة تم تكليفهم برعايتهم وتوجيههم. يقوم المشرفون المفوضون بمهام معينة باختيار شخص يمكنه أداء العمل بطريقة تؤدي إلى نتيجة ناجحة.
• التدريب المتقاطع - يعرف المشرفون الأذكياء أن المنظمة الفعالة تتضمن طاقم عمل جيد الإدارة يمكنهم التدخل للتغطية عندما يكون المشرف في الخارج بسبب المرض أو الإجازة. تفويض المهام يسمح لهذه الفرصة.
• مشاريع ومهام جديدة لصاحب العمل - إذا تم تكليف المنظمة بمسؤولية جديدة ، فقد يجد المشرفون المهمة الجديدة فرصة عظيمة لتفويض المسؤوليات الجديدة. نظرًا لأن المهمة المفوضة يجب أن تكون مهمة يقوم بها المشرف ، فقد تكون المهمة الجديدة شيئًا جديدًا للمؤسسة قد يتطلب اجتهاد المرؤوس في إشراف المشرف. في حين أن المشرف لا ينبغي أن يكون متعجرفًا أو يدقق في كل خطوة ، يجب على المشرف أن يجعله متاحًا إذا احتاج المرؤوس بالمهمة المفوضة الجديدة إلى بعض المساعدة أو التوجيه.
• قلة عدد الموظفين في المنظمة - يتطلب تقليل عدد الموظفين من قيود الميزانية على المنظمات إعادة تعيين المهام من وقت لآخر. غالبًا ما يقوم المشرفون بتقييم موظفيهم لنقاط القوة والضعف لديهم لتحديد أفضل شخص لأداء المهمة المفوضة. نظرًا لأن المشرفين سيتم إجهادهم للاستمرار في "التدريب العملي" في الكثير من العمل ، غالبًا ما يصبح من الضروري تفويض بعض المسؤوليات إلى المرؤوسين.
• الحاجة إلى إظهار الدعم للفريق - يوضح تفويض المسؤوليات الثقة التي يتمتع بها المشرف لمرؤوسيه تحت إشرافهم لتولي المسؤولية.

المحصلة النهائية لمعظم المشرفين أنهم لا يستطيعون فعل كل شيء بأنفسهم. أي مشرف يعتقد أنه بإمكانه هو أحمق لأنه يتطلب مساهمة كل فرد في الفريق لكي تنجح المنظمة. يجب أن يتذكر المشرفون أنه عندما يتألق موظفوهم ، يفعلون ذلك أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال تكليف مسؤوليات معينة للموظفين ، يظهر المشرف ثقته وإيمانه بالفريق. كل موظف في مؤسسة ما لديه مساهمة في نجاح المنظمة. إن الاعتقاد بأن أي أهداف تم الوصول إليها أو أي نجاح يتم تجربته لا يرجع إلى الموظفين الذين يساعدون في الوصول إلى تلك الأهداف هو قصر نظر المشرف. القيادة العظيمة ضرورية لغرض القيادة ووضع أمثلة جيدة للفريق. ومع ذلك،يتطلب الأمر جهود الفريق بأكمله لتحقيق النجاح. إن تفويض المهام للموظفين المناسبين سيساعد المشرف على توجيه الآخرين إلى تطويرهم المهني.

اختيار الشخص المناسب للوظيفة

بمجرد أن يقرر المشرف الحاجة إلى تفويض المسؤولية ، فإن الخطوة التالية ستكون اختيار أفضل شخص للمهمة. يجب أن يتم تفويض المهام للموظفين بطريقة تضمن تجربة ناجحة للموظف المكلف بالفرصة الجديدة. في حين أن هناك بالتأكيد العديد من مستويات المسؤوليات وأهمية المهام المعاد تخصيصها ، إلا أن هناك بعض الأشياء المماثلة التي يجب مراعاتها من جانب المشرف. بعض الأشياء المفيدة التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار تفويض المسؤوليات هي:

1. لا تفوض أبدًا مهمة إلى مرؤوس في حالة غضب. دع الرؤساء الأكثر برودة يسودون من خلال فحص طبيعة العمل حقًا ، ومن يمتلك في الفريق القدرة على النجاح في أدائه. تفويض مهمة لا ينبغي أن يتم في الغضب أو كعقاب.
2. حدد الشخص ذو الخبرة والتدريب المناسبين. من أجل اختيار أفضل شخص للمهمة ، يجب على المشرفين إلقاء نظرة على الخبرة والتعليم والتدريب التي يتمتع بها أعضاء الفريق الفردي. نظرًا لأن المشرف يريد أن يكون الموظف ناجحًا ، فسيكون من المهم اختيار الموظف الذي لديه القدرة على أداء المهام المفوضة.
3. لا تأخذ "لا" كإجابة. نظرًا لأن فرصة تولي المسؤولية قد تكون شاقة إلى حد ما بالنسبة للموظف المختار ، فسيكون من الضروري تقديم المهمة بطريقة داعمة لإعلام الموظف بأنه لن يتم "إلقاؤه على الذئاب". بدلاً من ذلك ، يجب أن يكون المشرف على اتصال دائم لإظهار الدعم لهذا الموظف وإيمانه بإنجاز المهمة.
4. كافئ الأداء الجيد. يعتبر تفويض مهمة ما فرصة لمكافأة الأداء الجيد وتقديم مناسبة جديدة لرؤية الموظف يتألق وينمو مهنيًا.
5. لا تدع التحيزات الشخصية هي العامل الحاسم في اختيار الموظف. يجب على المشرفين دائمًا اختيار الموظف بطريقة تكون لأسباب تتعلق بالعمل فقط. يعد ترك جميع التحيزات خارج اختيار الموظف أمرًا بالغ الأهمية لأن هذه المهمة يمكن اعتبارها ميزة. لا ينبغي أن يكون التفويض مناسبة لعرض المحسوبية.

التواصل أمر بالغ الأهمية

بمجرد اتخاذ قرار التفويض ، واختيار المرؤوس ، سيكون من المهم للمشرفين أن يقوموا بمراجعة الموظف بشكل دوري لتقديم أي دعم أو توجيه مطلوب. يصبح التواصل مع هذا الموظف أمرًا حاسمًا لأنه يوفر فرصة أخرى لإظهار الثقة التي عهدت للموظف بالمسؤولية المفوضة إليه. قد يختار المشرفون مطالبة هؤلاء الموظفين بتقديم تحديثات منتظمة حول تقدم المهمة. بالإضافة إلى ذلك ، خلال الاجتماعات المنتظمة واجتماع تقييم الأداء السنوي ، قد يقدم المشرفون بعض الملاحظات الهامة حول كيفية تقدم المسؤولية المفوضة. سيقدر الموظفون الفرصة لتقديم ملاحظات للمشرف.

التفويض يمكن أن يقوي مكان العمل

كما ذكر أعلاه ، كل موظف في مكان العمل لديه مساهمة قيمة في الوصول إلى أهداف مكان العمل. ستكون الروابط المعززة التي ستوجد بين المشرفين والموظفين نتيجة مباشرة للتجربة التي يكتسبها الموظف من خلال تكليفه بمهمة مفوضة. سيتم تلبية حاجة الموظف والمشرف إلى العمل مع بعضهما البعض للتواصل مع أي مشكلات تحدث عندما يجتمع كل من الموظف والمشرف بانتظام لمناقشة العمل الجاري. يمكن بالتأكيد تحسين علاقة العمل حيث يتم إنشاء الثقة بانتظام بين المشرف والمرؤوس. أرباب العمل الذين يستخدمون التفويض لأسباب مناسبة وللأفراد الذين يمكنهم التعامل مع المسؤولية سيكونون أكثر نجاحًا بسبب الأداء الموحد للمشرفين والمرؤوسين.