كيفية تصميم مجموعة وسائط

هايدي ثورن (مؤلف) عبر Canva

هل تعتقد أنك لا تستحق الصحافة؟ الحقيقة هي ، ربما تكون كذلك. المفتاح هو معرفة كيفية تقديم نفسك وعملك إلى وسائل الإعلام بحيث يمكن النظر في نشر قصتك أنت وقصتك في الصحف والمجلات والبرامج التلفزيونية والمواقع الإلكترونية والمزيد.

مجموعة الوسائط الخاصة بك هي "كتيب مبيعات" للعلاقات العامة. ستتعلم في هذه المقالة كيفية تصميم مجموعة وسائط تعرض للمحررين والمراسلين المحتملين ما لديك لتقدمه لهم ولجماهيرهم.

ما هي مجموعة الوسائط؟

بادئ ذي بدء ، دعنا نتحدث عن ماهية مجموعة الوسائط. في الواقع ، هناك نوعان من مجموعات الوسائط: أحدهما لجذب اهتمام وسائل الإعلام المحتمل والآخر لجذب المعلنين المحتملين للنشر أو المدونة أو العرض. الشيء الذي سنناقشه في هذه المقالة هو جذب وسائل الإعلام.

بكل بساطة ، إنها أداة علاقات عامة عبارة عن مجموعة من المستندات ، عادةً ما تكون مغلفة بشكل جذاب في مجلد أو مظروف ، يتم توزيعها على أعضاء الصحافة والأطراف المهتمة الأخرى حتى يتمكنوا من معرفة المزيد عنك بسهولة. على عكس مجموعة أدوات المبيعات التي قد تقدمها للعملاء ، فإنها تبيعك أنت وشركتك كمواضيع محتملة ليتم عرضها في مختلف المنشورات والبث والأحداث.

فيما يلي قائمة بالعناصر الشائعة التي قد تدرجها في مجموعة الوسائط:

• ورقة معلومات الاتصال و / أو بطاقة العمل.
• أحدث كتيب الشركة.
• نسخ من البيانات الصحفية الأخيرة و / أو ذات الصلة.
• قائمة أو نسخ من الإشارات أو المقالات الأخيرة المنشورة عنك وعن عملك.
• صور عالية الجودة (نقطة بيع كبيرة) ومقاطع فيديو و / أو مقاطع صوتية تسلط الضوء عليك وعلى شركتك ومنتجاتك وخدماتك التي تم جمعها في قائمة توضح مكان تنزيلها على الويب. يمكنك أيضًا تضمين قرص مضغوط / قرص فيديو رقمي (CD / DVD) ، ولكن عادةً لا يستحق ذلك المصاريف.
• أوراق بيضاء أو تقارير أخرى ربما تكون قد نشرتها.
• خطاب ترويجي من ورقة واحدة (إذا كان يتابع ارتباطات محادثة).

(بعد ذلك بقليل ، سنتحدث عن مجموعات الوسائط الرقمية التي ، في كثير من الحالات ، تحل محل المجموعات المادية.)

قد يأخذ المحررون والمراسلون بياناتك الصحفية وصورك مباشرة من مجموعتك ويدرجونها تلقائيًا في العدد أو البث القادم. يمكنهم أيضًا الاتصال بك للحصول على مزيد من المعلومات إذا كانوا يعتقدون أن قصتك لها ميزة وتتناسب مع التقويمات التحريرية الخاصة بهم أو غيرها من مشاريع النشر الجارية لديهم. أو قد لا يتصلون بك أبدًا. (آسف ، هذا يحدث.) ولكن الحزمة المصممة جيدًا يمكن أن تساعد في فتح المزيد من الأبواب لفرص العلاقات العامة الفعالة من حيث التكلفة.

نصائح لتوفير المال

سأفترض أنه نظرًا لأنك تبحث على الإنترنت للحصول على نصائح حول مجموعات الوسائط ، فأنت لا تعمل في وكالة إعلان أو علاقات عامة كبرى. إذا كنت كذلك ، فلن تسأل. سأفترض أيضًا أنك لم تقم بتعيين مثل هذه الوكالة لإعداد حزمة وسائط العلاقات العامة الخاصة بك. إذا قمت بذلك ، فسوف يتعاملون مع كل هذا من أجلك.

لذلك أنت ، بصفتك صاحب عمل صغير أو رائد أعمال ، من المحتمل أن تفعل ذلك بنفسك. ومع الميزانيات المحدودة عادة في الشركات الصغيرة ، فأنت تريد العثور على نصائح لتوفير المال لتبدو احترافية دون الحاجة إلى توظيف شخص يقوم بذلك نيابة عنك.

في الواقع ، إنها عملية مباشرة جدًا. عادة ما يقضي كبار رجال الأعمال في عالم الشركات في الحصول على مجلدات وإدراج مطبوعة ومصممة خصيصًا. لكن هذا ليس ضروريًا في العادة.

لذلك دعونا نلقي نظرة سريعة على القطع من قائمة محتويات المجموعة أعلاه. هل يحتاج أي من هؤلاء ، باستثناء كتيب المبيعات الخاص بك ، إلى الطباعة التجارية؟ لا! مع خدمات التصوير اليوم (مثل FedEx و UPS ومتاجر اللوازم المكتبية ومحلات الطباعة السريعة) ، يمكنك غالبًا الطباعة مباشرة من ملفك الرقمي لإنشاء نسخ واضحة ونظيفة من إدخالاتك. أرخص بكثير من طباعتها تجاريًا ، خاصة إذا كنت تحتاج فقط إلى مجموعات قليلة ، قل أقل من 100.

بالنسبة لمجلدك ، يمكنك شراء بعض المجلدات ذات الجيبين الورقية عالية الجودة ، وعادةً ما يكون مقابل أقل من بضعة دولارات لكل منها (أحيانًا أقل بكثير) عبر الإنترنت أو من متاجر المستلزمات المكتبية. تمنحك المجلدات اللامعة مظهرًا أنيقًا.

لتخصيص المجلد لشركتك ، ضع ملصقًا أكبر يحتوي على اسم شركتك وشعارها وشعارها (أو وصف كلمتين لشركتك) وموقع الويب في مقدمة المجلد. إذا كنت تخطط للطباعة باستخدام طابعة ضخ الحبر ، فاستخدم ملصقات عالية الجودة يمكنك العثور عليها.

مجموعة الوسائط الرقمية

من السهل حقًا - ورخيص - إنشاء مجموعة وسائط رقمية. في هذه الأيام ، يفضل العديد من المحررين والصحفيين المواد الرقمية الخاصة بك أكثر من مجلد مليء بالورق.

أولاً ، تحتاج إلى إعداد صفحة "اضغط" على موقع الويب أو المدونة الخاصة بك. قم بتحميل جميع مستندات مجموعة الوسائط الخاصة بك إلى موقع الويب الخاص بك. في صفحة "الصحافة" المنشأة حديثًا ، قم بإنشاء فقرة مقدمة قصيرة تعطي أعضاء الإعلام نظرة عامة سريعة عنك وعن شركتك. ثم اتبع ذلك بقائمة من الروابط لكل من مستندات مجموعة الوسائط الخاصة بك.

سهل ، شماسي ، انتهى!

ماذا أفعل بمجموعة الوسائط الخاصة بي؟

لديك مجموعة الوسائط الخاصة بك جاهزة للعمل. ماذا الآن؟

مرة أخرى ، على عكس مجموعة المبيعات ، لن ترسل طردك الصحفي كقطعة بريد مباشرة. فيما يلي طرق لتوزيع مجموعات الوسائط عادةً:

• أرسل إلى جهات الاتصال الإعلامية ذات الصلة عند الطلب.
• أرسل مع قصص القصة إلى المحررين.
• اجعلها متوفرة في غرف الصحافة أو الصالات في المعارض التجارية والمعارض. عادةً ما يُمنح امتياز التوزيع هذا فقط لتلك الشركات التي تشارك رسميًا في هذه الأحداث. مجرد تنبيه: عندما كنت أعمل في مجال المعارض التجارية ، اعتدنا على التخلص من جميع مجموعات الوسائط التي تسللها غير العارضين إلى منطقة الصحافة.
• اجعلهم متاحين في كشك المعرض التجاري الخاص بك لجهات الاتصال الإعلامية التي قد تتوقف.
• قم بنشر مجموعة الوسائط الرقمية الخاصة بك على صفحة الصحافة في موقع الويب الخاص بك ليتمكن أعضاء وسائل الإعلام من الوصول إليها 24/7/365.
• أرسل إلى منظمي الأحداث الذين قد يرغبون في تعيينك للمشاركة في التحدث.

© 2013 هايدي ثورن