كيفية تحديد خريطة العملية المناسبة لك

تعرف على أنواع خرائط العملية ولما يتم استخدام كل نوع.

كانفا

ما هو مخطط العملية وكيف يمكن أن يساعدك في اتخاذ قرارات عمل جيدة؟ كيف تعرف من أين تبدأ؟ ما هي الخرائط المناسبة لك؟ الجواب القصير هو أن يتوقف.

ما هي خرائط العمليات؟

تُستخدم خرائط العمليات لتوثيق العمليات والإجراءات التي تحدد كيفية إنجاز العمل داخل الكيان. يسمح رسم الخرائط لقادة الأعمال بإلقاء نظرة على ما يحدث الآن لتحديد أين يمكن للتغييرات أن تمنع التكرار ، وتوفر المال ، وتحسن سير العمل. الخريطة هي في الأساس صورة لكيفية حدوث الأشياء. بينما يستغرق تخطيط العمليات وقتًا وجهدًا ، فإن المكافأة في تحسين الجودة تؤدي دائمًا إلى عائد إيجابي على الاستثمار (ROI).

أنواع مختلفة من خرائط العمليات

1. بسيط (مستوى منخفض)
2. من أعلى إلى أسفل
3. متعدد الوظائف (ممرات السباحة)
4. مفصلة
5. سير العمل بالصور
6. تدفقات العملية المقدمة
7. مستوى النظام

خريطة بسيطة (منخفضة المستوى).

1. بسيط (مستوى منخفض)

يمكن عرض معظم عمليات الأعمال الأساسية باستخدام خرائط بسيطة للغاية. تُستخدم هذه الخرائط لإظهار الإجراءات اليومية التي تحافظ على عمل الشركة. عدد الرموز قليل جدًا حتى يتمكن أي شخص من القيام بها.

• تميل الأسهم إلى التدفق في اتجاه واحد.
• يتم عرض العمليات من خلال رمز تدفق عملية مربع.
• يتم تحديد نقاط القرار بوضوح بواسطة الماس في هذه التدفقات.

يمكن ربط الخرائط مع الموصلات بحيث يمكن للقراء رؤية كيفية تدفق مجموعة من العمليات إلى أخرى. عندما يتم توثيق العمل بشكل جيد ، يجب أن يتصل كل تدفق عملية بواحد أو أكثر من تدفقات العملية لأنه لا ينبغي لأي إجراء عمل مستقل.

خريطة من أعلى إلى أسفل.

2. من أعلى إلى أسفل

تستخدم الخرائط من أعلى لأسفل رمزًا واحدًا فقط لتوثيق العملية والخطوات التي تدعمها. لا يتم تضمين نقاط القرار. العمليات الموثقة بشكل أفضل مع هذا التدفق بسيطة للغاية وتتحرك في اتجاه واحد فقط. قوة هذه التدفقات هي القدرة على ربط الخطوات المقابلة بكل عملية. يمكن للقراء استخدام هذه التدفقات لتحديد طرق إنشاء الكفاءات في عمليات العمل القياسية من خلال مراجعة خطوات الجهود المكررة والخطوات غير الضرورية.

خريطة ممر السباحة.

3. متعدد الوظائف (ممرات السباحة)

تسمى الخرائط متعددة الوظائف ممرات السباحة بسبب الخطوط الأفقية المستخدمة لفصل المناطق الوظيفية التي تشبه ممرات السباحة في حوض السباحة. غالبًا ما تُستخدم هذه الخرائط لإظهار العمليات التي تمثل العمل والقرارات والبيانات حيث تنتقل كل عملية من منطقة وظيفية إلى أخرى. قد تكون هذه الخرائط بسيطة أو مفصلة.

غالبًا ما تستخدم تدفقات عملية Swim Lane للمساعدة في الكشف عن أعناق الزجاجات وحواجز الطرق. باستخدام هذه الخرائط ، من الأسهل توضيح الطرق التي يمكن أن يساعد بها التدفق الأفضل للمعلومات والبيانات الشركة على العمل بشكل أكثر كفاءة وفعالية. تحظى هذه الخرائط بشعبية كبيرة للحصول على شهادة ISO.

خريطة مفصلة.

4. مفصلة

مثل خرائط العمليات البسيطة ، تستخدم خريطة العملية المفصلة رموزًا لإظهار العمليات الأكثر تعقيدًا بمزيد من التفصيل. تستخدم هذه الخرائط رموزًا متعددة للفصل البصري للعمليات والعمليات الفرعية والوثائق والبيانات وما إلى ذلك.

مرة أخرى ، يمكن تجميع الخرائط مع الموصلات لإظهار كيفية تدفق كل عملية إلى أخرى. غالبًا ما تستخدم الأساطير لمساعدة القارئ على متابعة الخريطة بشكل أفضل. استخدم هذه التدفقات لتوثيق عمليات التصنيع والتوزيع والهندسة والتقنية والعملية الأكثر تعقيدًا. هذه الخرائط ممتازة للحصول على شهادات ISO 9000.

خريطة سير العمل بالصور.

5. سير العمل بالصور

تتخلى مخططات سير العمل عن رموز الخرائط القياسية للصور الأكثر صداقة. غالبًا ما يتم استخدامها لإظهار العمليات لجمهور غير معتاد على تقنيات تدفق العملية. يجب استخدام الرموز باستمرار. الحفاظ على أسطورة يساعد. كثيرا ما تستخدم هذه الخرائط في الدورات التدريبية.

6. تدفقات العملية المقدمة

تخطو الخرائط المعروضة خطوة أبعد من الرسوم البيانية لسير العمل لجعل الخريطة صديقة عن طريق إضافة الألوان وفصل المعلومات إلى مناطق محددة. غالبًا ما يتم توثيق تدفقات العمليات المتعددة على نفس الخريطة.

يمكن أن تكون هذه الخرائط معقدة للغاية. يتم توثيق كل تدفق بلون مختلف للمساعدة في تسهيل متابعة القارئ لكل تدفق. تساعد الأساطير القراء على تحديد معنى الرموز. غالبًا ما يتم استخدامها لتخطيط تدفق البيانات لأنها تدعم عمليات الأعمال داخل المؤسسة.

خريطة على مستوى النظام.

7. مستوى النظام

تُظهر الخرائط على مستوى النظام أعلى مستوى من عمليات الأعمال في المؤسسة. تستخدم هذه الخرائط لتوضيح دورات الأعمال. يمكن عرض دورات مثل التدفق النقدي ، وأمر التنفيذ ، والإنتاج ، وتطوير النظام وما إلى ذلك باستخدام هذا النوع من الخرائط. تُظهر الرموز والأسهم المتعددة تدفق النشاط وترتيب العمليات جنبًا إلى جنب مع التسلسل عالي المستوى والتفاعلات بين مجالات العمل. غالبًا ما يتم تجميع خرائط العمليات الأخرى في خرائط عالية المستوى.

تستخدم فرق الإدارة هذه الخرائط لفهم التنظيم والتفاعل بين القسم أو الشركة بأكملها بشكل أفضل. غالبًا ما تكون خرائط النظام مطلوبة للحصول على شهادة ISO 9001.