كيف تفعل تخصيص الموارد في Excel

المقدمة

يمكن أن يكون تخطيط الموارد أحد أكثر الجوانب تحديًا في إدارة المشروع ، خاصة إذا كنت تطلب القيام بذلك لفرق متعددة في المشروع عبر مؤسسة بأكملها على مدار فترة زمنية طويلة. إذا كان لديك Microsoft Project Server ، فيمكنك تخصيص الموارد بسهولة إلى حد ما لأن Microsoft Project Server يمكنه البحث في جميع المشاريع في مؤسستك ويخبرك بالمكان المخصص لمورد معين. ومع ذلك ، فإن الإصدار القياسي من Microsoft لا يسمح لك بالقيام بذلك ، وفي هذه المرحلة يكون من الأسهل الرجوع إلى جداول مشروعك في Microsoft Project أو في أي مكان آخر ، وإنشاء وثائق تخصيص الموارد في Excel. ترشدك هذه المقالة إلى كل ما تحتاج إليه للقيام بوثائق الموارد في Microsoft Excel.

قد يبدو العمل على تخصيص الموارد وكأنك تحل لغزًا كبيرًا جدًا.

ينكدين

بناء قائمة

تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء قائمة بجميع الموارد التي ستكون مسؤولاً عن تخصيصها. إذا كان هذا لمشروع واحد أو قسم صغير ، فمن المحتمل أن تقوم بذلك بنفسك ، ولكن إذا كنت تقوم بتخصيص الموارد لقسم كبير حيث يعمل الموظفون في مئات المشاريع ، فقد تحتاج إلى العمل من خلال قسم الدعم للتأكد من أن لديك قائمة كاملة بالأسماء. اطلب من شخص ما مراجعة القائمة. لا تريد أن تبدأ في تحريك الأشخاص وتعديل الجداول الزمنية للمشروع ، فقط لتكتشف أن هناك أشخاصًا آخرين يمكن أن يملأوا بعض الثغرات.

عامل في دعم العمل

في بعض الشركات ، يقوم الموظفون الذين يعملون في المشاريع بقدر لا بأس به من أعمال الدعم. تختلف النسبة المئوية لأعمال الدعم التي يقوم بها الموظفون من شركة إلى أخرى ومن موظف إلى آخر. من المهم أن تفهم النسبة المئوية لعمل الدعم الذي تحتاجه لتحصيل الأرقام لكل موظف خلال متوسط ​​يوم العمل أو أسبوع العمل خلال المدة التي تخصص لها الموارد. وإذا لم تكن الشخص الذي يعرف جيدًا حجم عمل الموظفين ، فتأكد من حصولك على هذه المعلومات من شخص ما. إذا قمت بالتخمين وكان هذا خاطئًا ، فسيؤدي ذلك إلى التخلص من أرقامك بطريقة كبيرة يمكن أن تؤدي إلى الكثير من الألم.

ماذا تفعل عندما يسوء المشروع

تعرف على المدة التي تخصص لها

للتوضيح ، تحقق دائمًا من المدة التي يُطلب منك تخصيص الموارد لها. من الأسهل القيام بالتنبؤ بمكان وجود الأشخاص على المدى القريب ، ولكن كلما تقدمت في الطريق الذي يُطلب منك البحث فيه ، زادت المخاطر التي قد تكون مخطئًا فيها ، وإذا لم يكن عليك وضع رقم هناك ، قد ترغب في التفكير بشدة في عدم القيام بذلك.

اجمع جداول المشروع

يصبح التنبؤ الذي تقوم به كجزء من تخصيص الموارد أكثر دقة إذا كان لديك جداول كاملة للمشروع كمدخل. حتى إذا لم يبدأ المشروع رسميًا بعد ، يجب أن تكون قادرًا على تجميع جدول مشروع رفيع المستوى يستدعي جميع المهام المعروفة التي يجب القيام بها. ومع ذلك ، في هذه المرحلة ، من المحتمل أن تكون أعمال التطوير مجرد جزء كبير من الوقت بدون تفاصيل ، لأن هيكل تقسيم العمل الذي يفصل جميع المهام لن يتم بناؤه بعد. ولكن يجب أن تظل قادرًا على جمع أسماء الأفراد الذين يقومون بأعمال التطوير ، بالإضافة إلى أسماء الأفراد المرتبطين بجميع المهام الأخرى. بعد مراجعة دراسة الجدوى والمحادثة مع الكيان التجاري الذي طلب المشروع ، فإنكستشعر بمستوى عالٍ جدًا من تعقيد المشروع وستكون قادرًا على التنبؤ بالمدد لكل مهمة من المهام من ذلك. إذا كان المشروع في حالة طيران بالفعل وهناك هيكل لتقسيم العمل يستدعي جميع المهام المرتبطة بأعمال التطوير ، فستحصل على معلومات أكثر تفصيلاً حول من سيعمل على ماذا ومتى.

تعد تسوية الموارد خطوة أخيرة مهمة في العمل على تخصيص الموارد ، حيث تساعد الشركات على فهم متى يتم توسيع نطاق قوتها العاملة لأعلى ولأسفل ، كما تساعد مديري المشاريع على إعداد جداول واقعية للمشروع.

أبطال القيادة وإدارة المشاريع

أنشئ جدول بيانات تخصيص الموارد

فيما يلي خطوات تحويل جميع المعلومات التي جمعتها في جدول بيانات تخصيص الموارد في Excel:

1. افتح مصنفًا جديدًا في Excel وأنشئ أوراقًا جديدة لكل مورد ستحتاج إلى إجراء التنبؤ له.
2. في الورقة الأولى التي تبدأ بحفنة من الصفوف لأسفل ، ابدأ في إدخال أسماء المشاريع التي سيعمل عليها الفرد في العمود الأول ، بحيث يكون كل مشروع في صفه الخاص.
3. في الصف الفارغ الموجود أعلى المكان الذي أدخلت فيه مشروعك الأول مباشرةً ، انتقل إلى الخلية الثانية في الصف وابدأ في إدخال نطاقات الأيام الفردية أو نطاقات الأسبوع الواحد للمدة التي تريد تخصيص الموارد لها عبر هذا الصف. في النهاية ، يعتمد هذا على مدى رغبتك أنت أو رئيسك في الحصول عليها.
4. افتح جدول المشروع لأول مشروع في قائمتك ، وقم بالتصفية إلى المهام التي شارك فيها المورد الذي تبحث عنه فقط. ابحث عن مدة المهمة الأولى التي شارك فيها المورد ، وقم بالتركيز على جدول بيانات تخصيص الموارد الذي تقوم بإنشائه. انتقل إلى الخلايا الموجودة في صف المشروع هذا والتي تتوافق مع ذلك اليوم أو نطاق الأسبوع الواحد ، ثم أدخل عدد الساعات التي يعرضها هذا المورد خلال هذا الإطار الزمني. كرر هذه الخطوة لجميع المهام عبر جميع المشاريع لجميع الموظفين.
5. أدخل صيغة في الجزء السفلي من كل يوم أو عمود النطاق الزمني لمدة أسبوع واحد والذي يلخص العدد الإجمالي لنا في هذا العمود والذي يشمل أيضًا عمل الدعم الضروري لهذا المورد.
6. راجع المجاميع. إذا استخدمت أيام عمل فردية قياسية ، أكثر من أي يوم يبدو أن الموظف سيضع فيه أكثر من ثماني ساعات هو علامة حمراء ويجب النظر إليها. من الطبيعي جدًا أن تحصل على هذا عندما تذهب لتلخيص الأرقام ، وهو يسلط الضوء حقًا على الكيفية التي تفرط بها معظم المؤسسات في تخصيص مواردها ولا تدرك ذلك حتى يمروا بتمرين كهذا.
7. صقل مواردك. هذا هو المكان الذي تمر فيه بممارسة نقل العمل لأشخاص آخرين أو تمديد فترات المهام بحيث يتم تخصيص كل شخص بشكل مناسب.

© 2017 ماكس دالتون