كيفية إدارة وتوجيه المتدرب الصيفي بفعالية

ابدأ أول يوم إجازة للمتدرب بشكل صحيح بتقديم نفسك

MSecond.net

المتدربون الفعالون

من المحتمل أن يكون برنامج التدريب الداخلي بأي حجم من الأصول الضخمة للشركة. تحصل على عمالة رخيصة أو مجانية ، ويدخل موظفك الجديد إلى أبواب منزلك منفتح الذهن ومتلهفًا لإثبات نفسه. فلماذا يشعر معظم المتدربين بأنهم غير مستغلين ، ولماذا يفيد العديد من المديرين بعدم حصولهم على قيمة كبيرة من المتدربين الذين يعملون لديهم؟ ينبع معظم هذا من الممارسات غير الفعالة من قبل الإدارة والتي لا تمكن المتدربين من القيام بعمل رائع.

فعالية من اليوم الأول

هل تتذكر يومك الأول كمتدرب؟ إذا كنت قد حصلت على فترة تدريب ، فربما تكون متوترًا جدًا في اليوم الأول وليس لديك أي فكرة عما تتوقعه. بصفتك معلمًا أو مديرًا للمتدرب ، يجب أن تكون مستعدًا قبل يومه الأول بوقت طويل ، لأنك تعرف ما يمكن توقعه. أنت تعرف ما تحتاج أن يقوم به المتدرب الخاص بك وتعرف الثقافة والمواقف التي تريد منهم الالتزام بها من أجل تحقيق النجاح. ستضعك الخطوات التالية في وضع يسمح لكما بتحقيق ذلك.

1. عرّف عن نفسك وعن الشركة

يجب أن يكون هذا واضحًا ولكن عليك تخصيص وقت صباح وصول المتدرب لمقابلتهم. لا شيء يبدأ من فترة تدريب أسوأ من الجلوس على مكتب (أو أسوأ من ذلك ، عدم معرفة مكان الجلوس أو حتى عدم وجود مكتب بعد!) في انتظار شخص ما ليخبرك بما يجب عليك فعله.

اعثر عليهم على الفور واجعلهم يعرفون من أنت. امنحهم نبذة عن الشركة والفريق الذي سيعملون عليه. ربما يعرفون بالفعل بعضًا من هذا ولكنه يمنحكما مكانًا للبدء بالأشياء السهلة.

2. تعرف عليها

خلال يومهم الأول وربما الأسبوعين الأولين ، سيستمع المتدربون في الغالب. حدد نقطة في وقت مبكر من فترة تدريبهم لمنحهم الوقت للحديث عن شيء غير متعلق بالعمل. إلى أين يذهبون إلى المدرسة؟ هل هذا التدريب خارج الولاية بالنسبة لهم ، أم أنهم يقيمون في المنزل؟ هذا الشخص لديه وقت محدود لأداء المهام نيابة عنك قبل عودته إلى المدرسة ؛ سيتعين عليك بذل بعض الجهد لتسريع عملية بناء العلاقات.

3. تعرف على مهاراتهم وأهدافهم

قبل أن تتمكن من تحريرهم ، اقض بعض الوقت معهم لفهم المهارات التي يمكنك الاستفادة منها خارج سيرتهم الذاتية. راجع المهارات المدرجة في سيرتهم الذاتية واطلب منهم التوسع فيها. كلاكما قادر على بدء الحديث.

كيف تتحدث مع المتدربين

تحدث بشكل أساسي إلى المتدربين مثلك مع نظرائك ، مع بعض الاعتبارات الإضافية. معظم المتدربين هم مزيج من الثقة وعدم الأمان. إنهم حريصون على إثبات أنفسهم ولكنهم لا يعرفون كيف. قم بتنفيذ بعض الاستراتيجيات والعبارات أدناه عندما تساعد المتدرب في شركتك خلال عملهم الصيفي.

"ربما تعرف هذا بالفعل ، لكن…"

هذه طريقة رائعة لبدء أي جملة للمتدرب إذا لم تكن متأكدًا من كيفية المضي قدمًا في الموقف. هذا مفيد إذا كنت تفكر: "بالتأكيد أخبره شخص ما بهذا بالفعل لذا سأتخطاه." أو "هل سأسيء إليها بافتراض أنها لا تعرف هذا بالفعل؟" أو "يجب أن يكون هذا واضحًا جدًا ولا يحتاج أحد إلى إخباره ، أليس كذلك؟" يمكنك التخلص من الضغط عن الطالب من خلال البدء في إظهار ثقتك بهم ولكن لا يزال بإمكانك توصيل معلومات مهمة لإبقائهم يتحركون في الاتجاه الصحيح.

اشرح الأمر وكأنني في الخامسة

حسنًا ، ربما ليس خمسة. ولكن تأكد من أنك تشرح الأمر كما لو كانوا 18-22. من المحتمل أن يكون لديهم خبرة محدودة في المكتب ، في مشروع كبير ، أمام العميل ، والتحدث باختصارات. هذا ليس خطأهم ، ولهذا السبب هم هناك يتعلمون الآن. إن وظيفتك هي تسهيل انتقال الكلية إلى شركتك حتى يتمكن المتدرب من التركيز على تحقيق نتائج رائعة.

عندما تطرح الأسئلة

لا يكفي إنهاء التعليمات الطويلة حول كيفية إنجاز مهمة باستخدام ، "هل لديك أسئلة؟ لا؟ حسنًا ، أراك في الاجتماع الأسبوعي مع الانتهاء." بالطبع لن يكون لديهم أسئلة ذكية في ذلك الوقت ؛ لم يدخلوا في جوهر العمل بعد. ما يحتاجون إلى معرفته هو ما يجب فعله لاحقًا عندما يواجهون مشكلة. هل يجب عليهم تسليط الضوء عليه والمضي قدمًا؟ اسأل جوجل؟ اسأل المدير؟ أنت؟ من المهارات المهمة التي يجب على كل موظف تطويرها هي حل المشكلات بشكل مستقل ، ولكنك تحتاج إلى وضع الخطوط العريضة المقبولة في شركتك.

مشاريع تدريب الجودة

قد يكون العمل على المتدربين صعبًا. نميل إلى إلقاء المهام الوضيعة عليهم لتجنب قضاء الوقت الذي نحتاجه لشرح كيفية القيام بمهام أكثر تعقيدًا. لا بأس في القيام به في بعض الأحيان عندما يحتاج العمل إلى القيام به ولكن حاول دمج الأنواع الثلاثة التالية من المهام في عبء العمل الخاص بهم.

1. المشروع الجاري

يجب أن يكون لدى كل متدرب من المتدربين لديك مشروع طويل ذو أولوية منخفضة في خلفية عبء العمل. هذا مشروع قد يستغرق بعض الوقت لتعلم كيفية القيام به وليس بالضرورة أن يدفع حدود ما يمكنهم فعله أو تطوير مهارة. في الواقع ، الهدف هو أن يكون هذا المشروع شيئًا يمكنهم القيام به في الغالب بشكل مستقل. يعد هذا المشروع ضروريًا لكل متدرب لأنه سيكون دائمًا في فترة توقف بين المشاريع ذات الأولوية الأعلى. أو سيكونون عالقين في مشروع ذي أولوية عالية عندما لا يتوفر أحد لمساعدتهم.

فكر في الأمر: من المحتمل أن يكون لديك الكثير من المهام ذات الأولوية المنخفضة إلى حد ما التي تذهب إليها عندما تكون عالقًا في شيء أكثر أهمية ، أو عندما تحتاج إلى شيء مخدر بعد صباح شيق للغاية. يمكن لهيكل المهام المماثل أن يجعل المتدربين أكثر إنتاجية.

2. مشروع السيرة الذاتية المستحقة

قد تعمل متدربتك مقابل أجر هائل ، وتجلب القهوة للجميع ، وتكتب مذكرات عرجاء كل يوم ، لأن هذا ما تريد أن تفعله لبقية حياتها. إذا كان الأمر كذلك ، فبكل الوسائل استمر في منحها مهام مثل هذه ، بحيث عندما تنتهي كل ما يمكنها وضعه في سيرتها الذاتية هو "إدخال البيانات" و "إدارة الملفات" على الأرجح ، حصلت على هذا التدريب لمواجهة التحدي واكتساب الخبرة. يجب أن تُترجم هذه التجربة إلى إنجازات بالأبيض والأسود يمكنها تقديمها في طلبات العمل في المستقبل.

أنت تعرف مجال عملك وما يريد مديرو التوظيف رؤيته. أنت في مكان رائع لمساعدة المتدربين تحت إشارتك على تطوير مهاراتهم ليتم تعيينهم لاحقًا: ربما في شركتك إذا كانت مناسبة جيدًا ، أو ربما في مكان آخر. ابحث عن مشروع لديهم المهارات الأولية للتعامل معه ، والذي يمكن اختتامه قبل مغادرتهم ، وسيكون له نتائج فعلية يمكنهم تسجيلها في السيرة الذاتية والتحدث عنها في مقابلات العمل المستقبلية. امنحهم شيئًا لامتلاكه.

3. مشروع Get-out-There

يختلف الشكل الدقيق الذي يتخذه هذا المشروع على نطاق واسع بناءً على الصناعة. ولكن إذا كان بإمكانك محاولة العثور على مشروع ينقل المتدربين من مكاتبهم ويتحدثون إلى الناس أو يرون الأشياء. على الأقل ، يجب أن يكون مشروعًا يتطلب منهم التفاعل مع أشخاص إلى جانب معلمهم ، ونأمل أن يكون ذلك خارج فريقهم. إذا لم تتمكن حقًا من العثور على شيء ما ، فقد يكون مجرد حضور اجتماعات مع العميل ومراقبته فقط.

في نهاية فترة التدريب

خطاب توصية

غالبًا ما يتطلب التقديم على وظائف أو كلية الدراسات العليا خطاب توصية من صاحب عمل سابق. يمكن أن يبدو هذا جيدًا حقًا من شخص يعمل معه متدرب ويعرفه.

مستقبلهم في شركتك

ما لم تكن تجربة بائسة تمامًا بالنسبة لهم ، سيكون معظم المتدربين لديك متلهفين لمعرفة ما إذا كنت ترغب في عودتهم في الصيف المقبل أو ما إذا كان من المحتمل أن يكون هناك عرض عمل بدوام كامل على الطاولة بعد التخرج. قبل اليوم الأخير للمتدرب ، قم بدعوتهم لإجراء مناقشة حول المكان الذي يرون فيه مستقبلهم وما إذا كانت الشركة لديها أي أدوار مفتوحة من شأنها أن تكون مناسبة. قد لا يكون هناك شيء متاح على الفور ، ولكن ساعدهم على فهم الخطوات التالية لمتابعة العمل في الشركة.