كيفية تنسيق وكتابة خطاب عمل احترافي

خطاب العمل هو طقس يومي للبعض.

بقلم بيتار ميلوسيفي؟ (عمل خاص) ، CC-BY-SA-3.0 ، عبر Wiki Commons

الاتصالات التجارية هي المفتاح لإدارة شركة مربحة ومحترمة. خطاب العمل هو طقس يومي للعديد من الشركات وموظفيها. يمكن لرسالة العمل أن تُبرم صفقة تجارية أو تنهيها ، ومن الواضح أن الخطاب المكتوب جيدًا هو أكثر قدرة على إبرام الصفقة.

عينة تنسيق خطاب عمل احترافي. تشير الأرقام إلى المكونات الرئيسية لرسالة العمل.

تيريزا كوبينز ، 2012

المكونات الرئيسية لرسالة عمل كبيرة

هناك عشرة مكونات رئيسية لرسالة عمل عظيمة:

1. عنوان المرسل
2. تاريخ
3. عنوان المستلم
4. انطباع أول جيد (تحية)
5. سبب الكتابة (جسم الرسالة)
6. تنتهي بالحرف
7. في اشارة الى الاتصال في المستقبل
8. إقفال الخطاب
9. حاويات
10. طابع بالاحرف الاولى

1. عنوان المرسل

غالبًا ما يتم تضمين هذا المكون في ترويسة الشركة. ومع ذلك ، إذا كنت لا تستخدم الورق ذي الرأسية ، فسيظهر عنوان المرسل مضبوطًا على اليسار بمقدار بوصتين من أعلى الصفحة. قم بتضمين عنوان الشارع والمدينة والرمز البريدي فقط متبوعًا برقم هاتف جهة الاتصال ورقم الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني ، إن أمكن. يجب أن يكون الخط المناسب لرسالتك سهل القراءة ورسميًا. الخط المقبول على نطاق واسع هو Times New Roman ، الحجم 12 وهو خط محافظ.

2. التاريخ

يستخدم هذا المكون للإشارة إلى تاريخ كتابة الرسالة. إذا استغرقت كتابة الرسالة عدة أيام ، فاستخدم التاريخ الذي انتهت فيه الرسالة. عند الكتابة إلى شركات داخل الولايات المتحدة ، استخدم تنسيق التاريخ الأمريكي الذي يضع الشهر السابق لليوم (12 أبريل 2012). يجب ترك خط التاريخ مضبوطًا ويظهر سطرًا واحدًا أسفل عنوان المرسل.

3. عنوان المستلم

اترك سطرًا واحدًا فارغًا بعد عنوان المرسل متبوعًا بعنوان المستلم الذي يجب أيضًا تركه مبررًا. بالنسبة إلى العناوين الدولية ، اكتب اسم البلد بأحرف كبيرة في السطر الأخير. يجب أن تكتب على الإطلاق إلى فرد معين. اتصل بالشركة أو تحدث مع موظفين من الشركة إذا لم يكن لديك اسم الشخص. قم بتضمين عنوان شخصي دقيق مثل السيدة ، أو السيدة ، أو السيد ، أو الدكتورة.

4. الانطباع الأول الجيد (التحية)

سيكون انطباعك الأول على القارئ هو تحية رسالتك. تأكد من أن اسم الشخص والمسمى الوظيفي دقيقان ومكتوبان بشكل صحيح. إذا كان من المستحيل العثور على اسم الشخص ، "سيدي أو سيدتي العزيزة:" إذا كنت غير متأكد من جنس الشخص ، يمكنك استخدام الاسم الكامل في التحية. على سبيل المثال ، قد تكتب عزيزي كريس ويليامز: إذا لم تكن متأكدًا من جنس كريس. يجب أن يكون الاسم الموجود في التحية هو نفس الاسم المستخدم لعنوان المستلم. اترك سطرًا فارغًا بعد التحية.

5. سبب كتابة خطاب العمل (نص الرسالة)

يمكن كتابة خطابات العمل لأسباب عديدة ، مثل:

• استفسار (لطلب معلومات)
• طلب (أن تطلب من شخص ما القيام بشيء ما)
• اعتذار (لقول آسف)
• شكوى (للشكوى من مشكلة)

عند كتابة خطاب استفسار أو طلب ، يمكنك أن تبدأ رسالتك بالقول: "هل يمكنك…" أو "سأكون ممتنًا لو سمحت…" عند تقديم أخبار سيئة أو الاعتذار ، يجب أن تكون لبقًا ومهذبًا ، مع إعطاء السبب للمشكلة. "للأسف ، لن نتمكن من معالجة طلبك في الوقت المحدد بسبب…" أو "للأسف لن نتمكن من مقابلتك في هذا الوقت بسبب الالتزامات السابقة الهائلة."

استخدم تنسيق كتلة عند كتابة رسالتك. لا تضع مسافة بادئة للفقرات ولكن ضع مسافة واحدة. اترك مسافة فارغة واحدة بين الفقرات. من المهم جدًا عند كتابة خطاب عمل أن تتذكر أن الإيجاز هو المفتاح. في الفقرة الأولى ، افتحها بطريقة ودية ثم حدد هدفك كتابةً. يجب أن تقدم الفقرة التالية تفاصيل تبرر سبب الكتابة. قد توفر فقرة ثالثة معلومات أساسية وتفاصيل داعمة.

6. إنهاء خطاب العمل

يجب أن تعيد الفقرة الختامية تحديد الغرض من الرسالة ، وإذا لزم الأمر ، اطلب نوعًا من الإجراء. "يرجى الاتصال بنا إذا كان لديك أي أسئلة أخرى." "أود أن ألتقي بك في الوقت الذي يناسبك لمناقشة هذا الأمر بشكل أكبر." كذلك ، إذا كان سيتم إرفاق المستندات ، فيجب الإشارة إلى ذلك في الفقرة الختامية. "الرجاء ايجاد الحل…"

7. السماح للاتصال في المستقبل

يجب أن تشير الفقرة الختامية أيضًا إلى الاتصال المستقبلي ، مثل ، "أتطلع إلى لقائك يوم الأربعاء المقبل."

8. إقفال الرسالة

يعتمد إغلاق رسالتك على علاقتك بالمتلقي. "المخلص لك" ، هو أكثر رسمية من "لك بصدق". إذا كان القارئ معروفًا لك ، فيمكن استخدام "مع أطيب التحيات". بعد الإغلاق المناسب متبوعًا بفاصلة ، اترك أربعة أسطر لتوقيعك ثم اكتب اسمك وموقعك.

9. المرفقات

إذا تم تضمين المرفقات مع الخطاب ، فيجب الإشارة إلى ذلك بكتابة "Enc." سطر واحد تحت الختام. إذا تم تضمين عدد من المستندات ، فمن المناسب تسمية كل مستند.

10. طابع الأحرف الأولى

إذا قمت بتأليف الحرف ولكن قام شخص آخر بكتابته أو قمت بكتابة الحرف لشخص آخر ، فستظهر الأحرف الأولى من اسم الطابعة بعد المرفقات. إذا كنت المرسل وكتبت الحرف بنفسك ، فتجاهل الأحرف الأولى من اسم الطابعة.

خذ وقتك!

تتبع خطابات العمل المهنية مخططًا رسميًا يمنحها مظهرًا مصقولًا. ومع ذلك ، فإن المحتوى هو أهم ميزة من شأنها أن تضمن نتيجة إيجابية لغرض رسالتك. من الضروري أن يكون تهجئتك وقواعدك نقية. لذلك ، راجع عملك مرتين أو ثلاث مرات قبل الإرسال. تأكد من أن عباراتك مهذبة ولباقة ومباشرة. المسؤولون التنفيذيون لديهم قيود زمنية وليس من المرجح أن يقضوا الوقت في قراءة نثر يتجول ويستغرق وقتًا طويلاً للوصول إلى النقطة. خذ الوقت الكافي لاتباع الإرشادات الواردة في هذه المقالة وقم بتحرير المحتوى المختصر الخاص بك بعناية ، وستكون النتيجة رسالة احترافية.