كيف تعطي تغذية راجعة لموظفيك

يعرف القادة والمشرفون الأذكياء كيفية تقديم ملاحظات واضحة.

لقد أتقن قادة مكان العمل الأقوياء فن إعطاء ملاحظات ذات مغزى لموظفيهم. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية مساعدتك على التواصل بشكل فعال مع الموظف أثناء مراجعة الأداء.

فوائد تقديم التغذية الراجعة الفعالة

عندما يكون المشرفون والمديرون ماهرين في تقديم التغذية الراجعة لموظفيهم ، فإن النتائج تكون دائمًا إيجابية بشكل عام لكل من الموظفين وقادة الفريق على حد سواء. الموظفون يحققون أهدافهم. يتعلمون مهارات جديدة على طول الطريق عندما يقدم القادة التوجيه والملاحظات حول ما ينجح وما لا يعمل. تتعزز ثقتهم وتتجدد طاقتهم وحماسهم لمشروعهم في كل مرة يتم فيها تقدير جهودهم.

ما هي ردود الفعل التي يجب أن تركز عليها

لكي تنمو المنظمة وتزدهر ، يجب أن يكون قائدها قادرًا على تقديم الملاحظات بشكل مريح إلى الموظفين. تركز التعليقات الفعالة في مكان العمل بشكل عام على أربعة أشياء رئيسية:

سلوك الموظف : هل يحضر الموظف في الوقت المحدد؟ هل يقوم بواجباته بأمان وضمير؟ هل يتبع التعليمات ويهتم بالتفاصيل؟
الموقف: هل سلوك الموظف إيجابي وحيوي؟ أم أنها سلبية وبطيئة؟ هل يبدو أن الموظف يفخر بعمله؟
العلاقات الشخصية: ما مدى توافق الموظف مع الموظفين الآخرين؟ كيف يعامل الموظف العملاء؟ هل يظهر الموظف حدودا جيدة؟
التقدم نحو هدف محدد: ما مدى جودة أداء الموظف مقارنة بالأهداف والغايات المحددة؟

كيفية تقديم تقييم هادف

عند إعداد التقييم والتحضير له وتقديمه ، باتباع هذه الخطوات الأربع التالية ، يمكن للمديرين إعطاء موظفيهم والمتطوعين ملاحظات مفيدة ومناسبة.

1. تحديد أهداف واضحة

تتمثل إحدى الخطوات الأولى لإعطاء ملاحظات فعالة للموظفين في إعدادهم للنجاح من البداية. وأفضل طريقة للقيام بذلك هي تحديد أهداف وغايات محددة ثم توصيلها بوضوح ودقة قبل تنفيذ المشروع أو المهمة.

2. مراقبة أداء الموظفين دون تحوم أكثر من اللازم

من أجل أن تكون قائداً فعالاً يقدم ملاحظات مفيدة للموظفين ، من المهم أن تكون حاضراً وداعمًا أثناء الإشراف على الموظفين. لا يمكنك تقديم اقتراحات مفيدة للتحسين إذا لم تقضِ وقتًا في مشاهدة موظفيك وهم يؤدون واجباتهم في بيئة عمل "طبيعية" قدر الإمكان.

أثناء مراقبة أداء الموظف ، قم بتدوين ملاحظة دقيقة ومدروسة حول ما يقوم به بشكل جيد وما هي المجالات التي تحتاج إلى تحسين. ستكون الملاحظات التي ستدوينها ذات قيمة عند تقديم ملاحظاتك إلى الموظف.

3. تحقق بشكل منتظم مع موظفيك

دائما تقديم ردود الفعل في الوقت المناسب. أفضل طريقة لضمان فهم تعليقاتك للموظفين والتصرف بناءً عليها هي التأكد من تقديم ملاحظات الأداء في أقرب وقت ممكن من الإجراء أو النشاط في أقرب وقت ممكن. من خلال القيام بذلك ، إذا كان الموظف يسير في الاتجاه الخاطئ ، فيمكنك المساعدة في توجيهه إلى المسار الصحيح في أسرع وقت ممكن.

من المحبط بشكل لا يصدق العمل في المشروع ، على وشك الانتهاء ، وبعد ذلك يخبرك أحد المديرين أنه يعتقد أنك تفعل ذلك بشكل غير صحيح. من المحتمل أن يصرخ الموظف ، "لماذا لم تخبرني بذلك عاجلاً!" في رأسه ، إذا لم يقل ذلك بصوت عالٍ.

4. التعرف على الأداء

يعرف القادة الجيدون أن التقدير والتقدير هما حجر الزاوية في تكوين فريق عمل ديناميكي سليم. تأكد من أنك تجد دائمًا أشياء إيجابية للتعليق عليها عند تقييم الموظف.

لن يؤدي تقديم تعليقات واضحة وذات صلة لموظفيك إلى تحسين الأداء في مكان العمل فحسب ، بل سيزيد أيضًا من الرضا الوظيفي للموظف.

كيف تحافظ على التعليقات مفيدة وداعمة

ضع في اعتبارك دائمًا أنه عندما يتم تقديم التعليقات بشكل فعال ، فإنها دائمًا ما ترفع الناس بدلاً من تمزيقهم. فيما يلي بعض النصائح والاقتراحات حول كيفية الحفاظ على التعليقات مفيدة وداعمة.

1. الاعتراف بالتقدم

يجب أن تتضمن التعليقات الفعالة دائمًا الاعتراف بالتحسينات التي قام بها الموظف خلال فترة المشروع أو التقييم.

2. استخدم الاعتراف كأداة لإلهام الآخرين

عندما يتم تسليمها بطريقة عادلة ومحترمة ، فإن مشاركة إنجازات عضو الفريق ونجاحه مع الموظفين الآخرين يمكن أن تساعد في إلهامهم لمواصلة ذلك. لا ينبغي أبدًا أن يتم التعرف على أحد الموظفين أمام الموظفين الآخرين بهدف التشهير بالأداء الضعيف. من المحتمل أن يؤدي ذلك إلى الشعور بالاستياء حيث سيُنظر إلى بعض الموظفين على أنهم أفضل من الموظفين الآخرين.

3. أعط أمثلة محددة لما فعله الموظف بشكل جيد

بهذه الطريقة سيكون من الأسهل عليهم الاستمرار في القيام بهذه المهمة المحددة بشكل جيد. إذا كنت تستخدم عبارات وعبارات واسعة مثل "كان هذا عرضًا تقديميًا رائعًا قدمته للمساهمين الأسبوع الماضي ، فأنت ببساطة تعطي الثناء وليس التعليقات التي يمكن استخدامها لمساعدة الموظف على الاستمرار في الاتجاه الصحيح.

بدلاً من ذلك ، حاول أن تقول شيئًا محددًا مثل "يمكنني أن أرى من الرسوم البيانية التي صممتها أن لديك حقًا فهم قوي لهيكل إدارة سلسلة التوريد. اعتقدت أن الشرائح الخاصة بك معدة جيدًا وسهلة الفهم ومكتوبة بلغة يمكن للجمهور فهمها. لم تستخدم الكثير من المصطلحات وأعتقد أن هذا يساعد الناس على استيعاب المعلومات بسهولة أكبر ".

4. التعبير عن الامتنان

اشكر جهود موظفك. أعطهم مثالاً أو مثالين عن كيفية تأثير عملهم الجيد بشكل إيجابي على المنظمة.

5. "اغسل. اشطف. كرر."

تأكد من تشجيع موظفيك على الاستمرار في القيام بالمزيد من نفس العمل الجيد.

يمكن أن يكون للطريقة التي تتحدث بها مع موظفك أثناء التقييم تأثير كبير على ما إذا كان الموظف قادرًا على دمج التعليقات بنجاح في عمله أم لا.

نصائح لتقديم الملاحظات

إنه ليس فقط ما تقوله ، ولكن كيف تقوله.

ضع في اعتبارك العبارات التي تبدو حكمية. الإدلاء بعبارات شاملة مثل "القادة الجيدون لا…" أو "إذا كنت قد فعلت هذا للتو بدلاً من…".
تذكر من تتحدث عنه: نفسك. أنت لا تقيم الموظف نيابة عن العالم. استخدم عبارات ضمير المتكلم "أنا" مثل "أعتقد…" أو "في تجربتي…" حتى لو كنت الرئيس التنفيذي الأول لأكبر شركة في العالم ، فلا يزال بإمكانك التحدث عن نفسك فقط.
لا تفصل في نقاطك. عند تقديم ملاحظات إلى أحد الموظفين ، حافظ على تركيزك ولا تكرر عنصرًا سبق لك مناقشته في المحادثة. قد يبدو القيام بذلك وكأن الموظف يتعرض للتوبيخ. هدفك هو التعبير عن مخاوفك ، وليس القيثارة على النقاط السلبية مرارًا وتكرارًا.
لا تستخدم المطلقات في تقييمك. تتضمن العبارات التي تستخدم المطلقات "أنت أبدًا" أو "أنت دائمًا". من النادر أن يتصرف الناس بنفس الطريقة مرارًا وتكرارًا. كن واقعيًا بشأن تقييماتك. إن تصنيف وتوظيف المطلق ، سواء كان إيجابيًا من سلبي ، يضع قدرًا مستحيلًا من ضغط الأداء على الفرد. على سبيل المثال ، إذا سمع الموظف أنك تعتقد أنه متأخر دائمًا ، فيبدو أنك قد أصدرت بالفعل حكمًا بشأن الموظف ، فأين هو الحافز لتصحيح السلوك.

احترم كرامة موظفك. إذا كنت بحاجة إلى تقديم ملاحظات صارمة بشأن أداء الموظف ، فافعل ذلك على انفراد. ليست هناك حاجة للصراخ في وجه الموظف أو إحراجه أو إذلاله أمام الآخرين. لن يؤدي التعامل مع الموظف بشكل غير محترم أمام الآخرين فقط إلى الإضرار بثقة الفرد ودوافعه ، بل سيتأثر الآخرون الذين يشهدون تسميتك وفضحك. وظيفتك كقائد هي خلق جو محترم وآمن وصحي في مكان العمل.

من دليل التقييم الفعال: نصائح وتقنيات لتقديم تقييمات مفيدة نشرته Toastmasters International.

يجب أن يشعر الموظف بالتمكين والدافع لبذل قصارى جهده في نهاية التقييم.

تساعد التقييمات الموظفين والمديرين على تحقيق أهدافهم

إن أخذ الوقت الكافي لإعداد وتقديم تقييم ذي مغزى لأداء الموظف الوظيفي لن يؤدي فقط إلى تعزيز وتحسين قدرة الموظف على أداء وظيفته ، بل سيساعدك كمدير أو مشرف على تحقيق الأهداف التي حددتها مؤسستك لك!