كيفية التعامل مع سرقة الموظفين

كيفية التعامل مع سرقة الموظفين

مؤلف

سرقة الموظف: يمكن أن تحدث لك

إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، فإن الوثوق بموظفيك أمر ضروري ومحفوف بالمخاطر. من ناحية ، أنت بحاجة إلى أشخاص يمكنهم مساعدتك في جميع جوانب إدارة الأعمال ، من التفاعل مع العملاء والعملاء ، إلى التعامل مع البائعين ، وتلقي المدفوعات ، ومسك الدفاتر ، وتتبع النفقات ، ورفوف التخزين. ومع ذلك ، حتى بعض الموظفين الذين لديهم سير ذاتية ومراجع مثيرة للإعجاب قد يكونون غير أمناء. عندما يكون هذا الموظف مسؤولاً عن تحصيل المدفوعات ، وشراء العناصر المتعلقة بالعمل ، و / أو موازنة الحسابات ، فقد يكون إغراء الاستغناء عن عملك كبيرًا جدًا. بعض الموظفين بارعون في إخفاء السرقة ، لكن البعض الآخر يتورط في الاحتيال.

الإحصائيات المتعلقة بسرقة الموظفين مفاجئة ، إن لم تكن صادمة.

في عام 2011 ، وجدت دراسة استقصائية أجراها الاتحاد الوطني للبيع بالتجزئة أن الخسائر الناتجة عن سرقة الموظفين ، والسرقة من المتاجر ، وأخطاء الأعمال الورقية ، والاحتيال على الموردين قد أضافت ما يصل إلى 34.5 مليار دولار ، أو 1.41 في المائة من مبيعات التجزئة ، ومن هذا الإجمالي ، تُعزى 43.9 ٪ إلى سرقة الموظفين أكثر بكثير من خسائر السرقة من المتاجر (35.7٪).

في حين يمكن تصنيف بعض سرقات الموظفين على أنها صغيرة نسبيًا (سرقة اللوازم المكتبية ، واستخدام معدات الشركة للاستخدام الشخصي) ، تحدث خسائر أكبر من تزوير سجلات الوقت ، وسرقة المعلومات التجارية الخاصة مثل قوائم العملاء ، وحسابات التلاعب والسجلات لوضع المزيد من الأموال في جيب الموظف.

لسوء الحظ بالنسبة لهذا المؤلف ، اكتشفت أن موظفًا موثوقًا كان يعمل مع مكتب المحاماة الخاص بي منذ اليوم الذي افتتح فيه كان يدفع لنفسه مبالغ زائدة عن طريق كشوف المرتبات ويستخدم بطاقة ائتمان الأعمال في مجموعة متنوعة من عمليات الشراء الشخصية على مدى 5 أشهر في عام 2019 كانت الموظف الوحيد لدي ، وقد عملت معها عندما كنا نعمل في شركة أخرى في العام السابق. كان هذا الموظف مسؤولاً عن قبول العميل ، وكشوف المرتبات (لكلينا) ، والحسابات المستحقة القبض ، وشغلت أيضًا منصب سكرتيرتي وشبه قانوني. كان لديها حق الوصول إلى كل من بطاقة ائتمان الشركة وحسابات التحقق من الشركة. قام الموظف أيضًا ، بناءً على طلبي ، بإعداد خدمات كشوف المرتبات وموقع الويب والإعلان والتسويق. قالت لي مرارًا وتكرارًا ، "أريدك أن تكون قادرًا على التركيز على ممارسة القانون - سأعتني بكل شيء آخر."عادت هذه الكلمات لتطاردني حيث كلفتني سرقة موظفها ما يزيد قليلاً عن 20000 دولار في خمسة أشهر قصيرة.

خمس علامات على سرقة موظف

ماذا تفعل إذا اكتشفت أو اشتبهت في سرقة موظف

1. ما لم تقبض على الموظف متلبسًا بهذا الفعل (انظر رقم 7 أدناه) ، قم على الفور بالإبلاغ عن السرقة المشتبه بها إلى قسم الموارد البشرية لديك ، إذا كان لديك واحد ، وقم بالتنسيق مع القسم ، باتباع أي وجميع إجراءات دليل الموظف المنشورة قد ترغب في مناقشة الأمر مع قسم المحاسبة الخاص بك ، إذا كان لديك قسم أيضًا.
2. إذا كان الموظف لديه حق الوصول إلى بطاقات الائتمان التجارية أو النقدية أو الحسابات المصرفية أو حسابات العملاء أو البضائع ، فقم بتقييد الوصول أو تجميده على الفور. ويشمل ذلك الإبلاغ عن السرقة المشتبه بها للبنوك وإبعاد الموظف كمفوض بالتوقيع أو وكيل على جميع الحسابات. تقييد وصول الموظفين إلى أماكن العمل ، وأي وجميع المواقع التي يتم فيها التعامل مع عملك ، إن أمكن.
3. إذا لم يكن لديك قسم للموارد البشرية و / أو لم يكن لديك دليل موظف منشور ، فترتب لطرف ثالث ليكون حاضرًا في مكالمة هاتفية أو لقاء مع الموظف المشتبه في ارتكابه السرقة.
4. استعد لمكالمة هاتفية أو لقاء مع الموظف ، وسحب الأدلة التي بحوزتك أو تدعم الاشتباه في السرقة.
5. قم بإيقاف أو إنهاء الموظف فورًا ، اعتمادًا على أدلتك وإذا كان هناك دليل موظف ، بعد اتباع السياسات والإجراءات المنشورة. يُقترح أن يكون لديك شخص ثالث حاضر أثناء هذا الاجتماع أو المكالمة الهاتفية.
6. قم بالإبلاغ عن السرقة إلى قسم الشرطة على الفور.
7. إذا قبضت على الموظف متلبسًا بسرقة ، فاتصل بالشرطة على الفور قبل السماح للموظف بالمغادرة.
8. قم بالإبلاغ الفوري عن السرقة للعملاء أو العملاء إذا كان الموظف قد تمكن من الوصول إلى المعلومات الحساسة بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، أرقام الضمان الاجتماعي وأرقام الحسابات المصرفية و / أو أرقام بطاقات الائتمان.
9. إذا كان لدى الموظف جهاز كمبيوتر محمول تم إصداره له أو لها ، أو جهاز محمول آخر يتم تخزين معلومات العميل أو العميل الحساسة عليه ، فقم على الفور بتأمين إعادة هذا الكمبيوتر أو الجهاز (الأجهزة). يجب طلب إرجاع جميع ممتلكات الشركة ، بما في ذلك الهواتف المحمولة وبطاقات العضوية وأي طرق أخرى يمكن من خلالها دفع نفقات الشركة (مثل بطاقات ائتمان الوقود).

منع سرقة الموظفين في عملك

الخطوات التي يمكنك اتخاذها لمنع أو تقليل سرقة الموظفين

يعد تعيين الموظفين ممارسة دقيقة. قد ترغب في استشارة محامي التوظيف للتأكد من أن ممارسات التوظيف الخاصة بك ليست تمييزية. يمكن للمحامي أيضًا مساعدتك في تطوير دليل الموظف الذي يعالج مواقف مثل سرقة الموظف. قد يكون من المستحسن أيضًا اتفاقية عدم المنافسة لحماية الأسرار التجارية وقوائم العملاء.

كن استباقيًا في منع الخسارة من البداية. هذا ، إلى جانب ممارسات فحص الموظفين القانونية الدقيقة ، يمكن أن يوفر بعض التأمين لمالك الأعمال الصغيرة.

فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لمنع أو تقليل سرقة الموظفين:

• اطلب واتصل بما لا يقل عن ثلاثة مراجع مهنية مدرجة من قبل موظف محتمل قبل التوظيف
• إذا كان الموظف سيتمكن من الوصول إلى النقد و / أو الحسابات ، فقم بإجراء عمليات تدقيق منتظمة وموازنة الدفاتر بشكل متكرر (ليس أقل من مرة واحدة في الشهر)
• اشرح واطلب من الموظف التوقيع على سياسات وإجراءات التوظيف فيما يتعلق بالاستخدام المصرح به لبطاقات ائتمان الشركة والدفع بأموال الشركة لأي مشتريات متعلقة بالعمل
• اشرح واطلب من الموظف التوقيع على سياسات وإجراءات التوظيف التي تحظر استخدام بطاقات ائتمان الشركة والدفع بأموال الشركة لأي مصاريف شخصية
• النظر في طلب محامٍ لصياغة اتفاقية غير تنافسية قابلة للتنفيذ لحماية قوائم العملاء المملوكة واستراتيجيات التسويق للشركة
• ضع في اعتبارك طلب الإذن المسبق بأي نفقات لعملية شراء متعلقة بالأعمال تتجاوز مائة دولار في أي معاملة واحدة ، ولأي حالة تتجاوز فيها المعاملات المتعددة المتعلقة بالعمل ثلاثة في أي أسبوع معين
• ضع في اعتبارك مطالبة كل موظف (وليس على مدار الساعة) بحساب الساعات التي يقضيها على أساس يومي في مهام العمل مع وصف لكل مهمة
• إذا كنت توافق على دفع تكاليف التأمين الصحي أو مصاريف أخرى (مثل خدمة الهاتف الخلوي) ، ففكر في الترتيب للدفع المباشر لمقدم الخدمة ، بدلاً من تعويض الموظف مباشرةً

اعرف حقوقك إذا سرق منك موظف

مؤلف

سرقة الموظف: الاستغناء

كانت الدروس التي تعلمتها نتيجة لسرقة الموظفين صعبة. اعتبارًا من تاريخ كتابة هذا التقرير ، كان الأمر قيد النظر في إجراءات العدالة الجنائية. لم أحدد بعد ما إذا كنت سأتابع موظفي السابق في إجراءات المحكمة المدنية.

قد لا يعوض صاحب العمل الصغير هذا الخسائر التي عانيت منها. بالتأكيد لن أستعيد الساعات التي لا تعد ولا تحصى التي أمضيتها في تقديم التقارير إلى الشرطة ومكتب التحقيقات الفيدرالي ، والاجتماع مع المؤسسات المصرفية وبطاقات الائتمان ، والمتابعة مع العملاء لتنبيههم بالسرقة والتعامل مع التسوية المحتملة لمعلومات العملاء الحساسة. هذه المرة والتكلفة العاطفية التي نتجت عن ذلك تتجاوز بكثير المبلغ الفعلي للأموال المسروقة من عملي الصغير.

منذ اكتشاف سرقة الموظف ، علمت أن العديد من الأصدقاء والزملاء واجهوا مواقف مماثلة. بينما أعتقد أن الوقاية الكاملة يصعب تحقيقها ، يمكن للشركات الصغيرة بالتأكيد اتخاذ خطوات معينة لتقليل مخاطر الخسارة.

ما مدى شيوع سرقة الموظف؟

التحدث إلى الغرباء: ما يجب أن نعرفه عن الأشخاص الذين لا نعرفهم

قد يكون الإجراء القانوني ضروريًا في حالة سرقة الموظف

مؤلف

© 2020 ستيفاني مارشال