كيفية عقد اجتماعات فعالة في العمل

كيفية منع الاجتماعات من أن تكون مضيعة للوقت

الاجتماعات هي إحدى الطرق الأكثر شيوعًا للتواصل بين الأشخاص في العمل. عند القيام بالاجتماعات بشكل صحيح ، يمكن أن تقلل من سوء الفهم ، وتولد أفكارًا جديدة ، وتعزز أهداف الفريق المشتركة ، وتحل المشكلات. في معظم المنظمات ، تعتبر الاجتماعات جزءًا مهمًا من عملية صنع القرار. لكن القائد الذكي يعرف أيضًا أنه في كل مرة يدعو فيها إلى اجتماع ، يتم إبعاد موظفيه عن العمل الذي تم تعيينهم للقيام به. عندما لا يتم التخطيط لها وتنفيذها بشكل صحيح ، يمكن أن تترك الاجتماعات الناس محبطين ، ويُعتبر أمرًا مفروغًا منه ، ويعملون فوق طاقتهم.

يجب أن يغادر المشاركون الاجتماعات وهم يشعرون بالقوة والإلهام ، وليس بالارتباك وخيبة الأمل. فيما يلي بعض النصائح والاقتراحات لمساعدتك على قيادة اجتماعات فعالة وممتعة في مكان العمل. عند التخطيط بعناية ، تنتهي الاجتماعات بشعور الجميع وكأن شيئًا ذا مغزى قد تحقق.

يبدأ عقد اجتماعات فعالة باختيار المكان المناسب للتجمع. تأكد من حجز غرفة الاجتماعات الخاصة بك مسبقًا بحيث تكون متاحة عند الحاجة إليها.

9 طرق لعقد اجتماع عمل فعال ومنتج

1. اختر المكان المناسب للاجتماع.

اختر موقع الاجتماع الصحيح وتأكد من أنك حجزته بفترة زمنية معقولة قبل الاجتماع وبعده حتى تتمكن من إعداد الغرفة والترحيب بالضيوف والإجابة على أسئلتهم بعد ذلك. من خلال توفير مساحة قبل الجزء الرئيسي من الاجتماع وبعده ، ستتجنب تلك المواقف المحرجة حيث يظهر الأشخاص قبل أن تكون جاهزًا أو يتم تشغيل الاجتماع لوقت إضافي وعليك الإسراع بالخروج من الغرفة حتى تتمكن المجموعة من تحديد موعد بعد ذلك ابدأ في الوقت المحدد.

2. افهم نوع الاجتماع الذي ستعقده (وتابع هذا الهدف).

هل سيكون اجتماعًا تعاونيًا حيث يُتوقع من الجميع المشاركة في المناقشة ، أم سيكون اجتماعًا حيث تجري معظم الحديث؟ بشكل عام ، هناك ثلاثة أنواع رئيسية من الاجتماعات تعتمد على تدفق المعلومات.

اجتماعات نشر المعلومات: يقدم القائد الحقائق ، ويشرح توجهًا سياسيًا جديدًا ، أو يوضح عملية أو إجراء. قد يكون هناك وقت للمشاركين لطرح الأسئلة بعد العرض الرئيسي ولكن في الغالب ، تتدفق المعلومات من أعلى إلى أسفل.
اجتماعات جمع المعلومات: يسعى القائد إلى الحصول على مدخلات وردود الفعل من المشاركين. على سبيل المثال ، قد يُطلب من رؤساء اللجان الفرعية تقديم نتائج مجموعاتهم. أو ربما يحتاج قائد الاجتماع إلى أفكار للمساعدة في تحسين التصنيع أو العمليات الإدارية ويريد إعطاء الموظفين فرصة لتقديم أفكارهم. في هذا النوع من الاجتماعات ، يكون تدفق المعلومات من المشاركين في المجموعة حتى القائد.
الاجتماعات التعاونية: جلسات العصف الذهني وورش العمل التفاعلية والتخطيط الاستراتيجي والاجتماعات التي تهدف إلى توليد أفكار لحل مشكلة أو تطوير خطة للمضي قدمًا. في هذه الأنواع من الجلسات ، غالبًا ما يعمل قائد الاجتماع كميسر يحافظ على سير الأمور بسلاسة ويوجه الطاقة الإبداعية للمجموعة إلى حلول مفيدة تخدم المنظمة بأكملها.

3. توزيع جدول الأعمال مقدما.

من خلال إرسال جدول أعمال لجميع الحاضرين في الاجتماع في وقت مبكر ، يمكن للأشخاص الاستعداد بشكل صحيح لدورهم. سيعرفون ما هي القضايا التي تتم مناقشتها ، والأقسام التي من المتوقع أن يتحدثوا عنها وأي شخص آخر سيكون في الاجتماع. إنه ببساطة غير مهني وغير فعال توقع ظهور الأشخاص في اجتماع لا يمكنهم الاستعداد له. أنت تنظم اجتماع عمل ، وليس حفلة مفاجئة ، لذا تأكد من تقديم معلومات واضحة.

4. دعوة الأشخاص المناسبين.

هل سبق لك أن جلست في اجتماع وتساءلت عن سبب وجودك هناك؟ لا تؤثر القضايا التي تتم مناقشتها على قسمك ، أو ليس لديك الخبرة أو المعرفة المتخصصة اللازمة للمساهمة في المناقشة أو لديك موعد نهائي ضيق لمشروع إداري خاص بك وليس لديك وقت لتجنيبه. نعم ، للأسف ، يخطط بعض المديرين للاجتماعات بعقلية "الأكثر مرحًا" وبدلاً من دعوة الأشخاص الأكثر احتياجًا لمناقشة القضايا المدرجة على جدول الأعمال ، يتم إرسال دعوة شاملة ويتم إرسال الأشخاص من جميع أنحاء المنظمة من المتوقع أن يحضر.

إذا كنت ترغب في التخطيط لاجتماع فعال ، فكن انتقائيًا عند صياغة قائمة المشاركين. إحدى الطرق لتحديد ما إذا كان يجب على شخص ما حضور الاجتماع هي أن تسأل نفسك ما إذا كان سيتعين على الشخص تنفيذ أي من القرارات التي يتم اتخاذها في الاجتماع أم لا. إذا كانت الإجابة بنعم ، فقم بتضمين ذلك الشخص في قائمة المدعوين.

أكثر مخططي الاجتماعات فاعلية هم أولئك الذين يقدرون وقت المشاركين بقدر ما يقدرون وقتهم.

5. ضبط النغمة في البداية.

قم بالوصول مبكرًا وقم بتنظيم المواد الخاصة بك قبل بدء الاجتماع. قم بإعداد واختبار جهاز AV الخاص بك قبل بدء وصول المشاركين. بحلول الوقت الذي يمشون فيه عبر أبواب غرفة الاجتماعات ، كان من المفترض أن يكون لديك وقت لإجراء فحص سريع للعناية بهم ثم تكون مستعدًا للترحيب بهم بابتسامة ودية وتحية لطيفة. اجعل المشاركين في الاجتماع يشعرون بالراحة وتأكد من أنهم يعرفون أن حضورهم محل تقدير - عندما يبدأ الاجتماع ، سيكونون أكثر عرضة للانتباه والتفاعل مع ما يحدث.

6. اختر تكوين الغرفة المناسب للاجتماع.

سيساعدك نوع الاجتماع الذي تعقده (تقديم المعلومات أو أخذ المعلومات أو حل المشكلات) في تحديد كيفية إعداد الطاولات والكراسي. على سبيل المثال ، في اجتماع تقديم المعلومات حيث يقوم شخص واحد بأداء معظم المتحدثين - إن لم يكن كلهم - ، سيكون ترتيب الطاولات والكراسي بأسلوب الفصل الدراسي مع المشاركين في مواجهة المقدمة مناسبًا. في الاجتماع الذي يكون أكثر تفاعلية ، مثل اجتماع حل المشكلات حيث تريد أن يتمكن الأشخاص من التحدث والاستماع إلى بعضهم البعض ، فإن إعداد حدوة الحصان (مربع أو مستطيل به مقاعد وكراسي على ثلاثة من الجوانب الأربعة) كن لائق.

7. تأكد من أنك مرتاح بشكل صحيح ومليء بالطاقة.

بصفتك قائد الاجتماع ، فأنت تحدد النغمة لكيفية إدارة الاجتماع. إذا كنت تخنق التثاؤب أو تتجول في أرجاء الغرفة كما لو أن بطارياتك تحتضر ، فلا يمكنك أن تتوقع أن يظل الآخرون في الغرفة منشغلين ومهتمين بما تقوله.

8. تقديم المرطبات المناسبة.

إذا كان لديك اجتماع طويل سيستغرق معظم ساعات الصباح أو بعد الظهر ، فمن الجيد كلما أمكن ذلك تقديم نوع من المرطبات الخفيفة مثل الشاي والقهوة والفواكه وبسكويت الشاي لمساعدة الناس على الانطلاق. على أقل تقدير ، وفر الماء. إذا لم تتمكن من تقديم المرطبات ، فتأكد من أخذ قسط من الراحة أثناء الاجتماع حتى يتمكن الأشخاص من تناول وجباتهم الخفيفة أو الحصول على شيء من كشك القهوة.

9. احصل على تدريب إضافي حول كيفية إدارة اجتماعات فعالة من خلال أخذ الدورات والبرامج التدريبية.

النصائح والاقتراحات الواردة في هذه المقالة حول كيفية إدارة اجتماع فعال مستوحاة من منظمة كانت تدرس مهارات التحدث والقيادة لما يقرب من 100 عام: Toastmasters International. في اجتماع Toastmasters ، لا تتعلم فقط كيفية تهدئة مخاوفك من التحدث إلى الجمهور ، بل تتعلم أيضًا كيفية التخطيط للاجتماع وترؤسه ، وإدارة الوقت بفعالية ، والتعامل مع الانحرافات وتقديم ملاحظات مفيدة ودعم لأقرانك. حتى أنك تتعلم كيف تحافظ على هدوئك وتفكر مليًا عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط لها.

من خلال تطوير مهاراتك في التخطيط للاجتماعات والفعاليات كجزء من التزامك المستمر بالتطوير المهني ، ستعد نفسك للنجاح بينما تمضي قدمًا في حياتك المهنية. من منا لا يحب الموظف الذي يمكنه ببراعة عقد اجتماع ممتع ومثمر معًا؟