جدول المحتويات:
- خطة المشروع: ماذا ولماذا؟
- جدول المحتويات
- خطة كاملة تؤتي ثمارها
- الشكل رقم 1: المثلث الحديدي
- أبسط خطة مشروع: النطاق والوقت والتكلفة
- النطاق: ماذا نصنع؟
- الوقت: كم من الوقت سيستغرق؟
- التكلفة: ما هي التكلفة؟
- الشكل رقم 2: المثلث الحديدي مدعوم بـ 6 عوامل معالجة
- العناصر الحاسمة لخطة مشروع عظيمة
- الجودة: ما الذي يجعلها جيدة؟
- المخاطرة: ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث؟ وماذا يمكننا أن نفعل حيال ذلك؟
- الموارد البشرية: من في الفريق ، وماذا سيفعل كل شخص؟
- الاتصالات: كيف سنبقى على اتصال ونبقى على نفس الصفحة؟
- المشتريات: ما الذي نشتريه وكيف نحصل عليه؟
- دمج
- ضع خطة مشروعك التالية
- استخدم خطة مشروعك كل يوم
خطة المشروع: ماذا ولماذا؟
الخطة ضرورية لنجاح أي مشروع. بصراحة ، تفشل معظم المشاريع ، حتى تلك التي لديها خطط جيدة. لكن المشروع بدون خطة ميؤوس منه. من المؤكد أن فريق المشروع سيقدم شيئًا عندما يريد العميل شيئًا آخر ، أو يتأخر ، أو يتجاوز الميزانية. يمكن لخطة مشروع جيدة أن تضعنا في النجاح من خلال تجنب كل هذه المشاكل والعديد من المشاكل الأخرى أيضًا.
تضعنا خطة المشروع لإدارة المشروع. بالضبط ما الذي يعنيه ذلك؟ مع وجود خطة ، سنتمكن من:
- اتبع الخطوات الواردة في الخطة
- تنسيق جهود فريق بمهارات عديدة
- التحلي بالمرونة الكافية للتعامل مع التغيير ، بما في ذلك الأفكار الجديدة الجيدة والتعامل مع المشكلات
- تقديم النتائج المرجوة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية
بصفتي مدير مشروع ، فإن هدفي هو أكثر من مجرد إرضاء العملاء - إنه إرضاء العملاء. وخطة إدارة المشروع هي أهم أداة لدي.
تغطي خطة إدارة المشروع الجيدة كل جانب من جوانب المشروع. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI) ، هناك تسعة مجالات يجب أن نخطط لها ونضعها تحت الإدارة لتحقيق النجاح في المشروع. امش معي ، وسأوضح لك ما هي ، وكيفية وضع خطة إدارة مشروع لمشروعك القادم.
قمت بتدريس أكثر من 4000 مدير مشروع وكتبت أربعة كتب حول إدارة المشاريع. لست بحاجة إلى قراءتها جميعًا. في الواقع ، إذا اتبعت الخطوات الواردة في هذه المقالة ، فستكون متقدمًا على معظم المحترفين الذين قابلتهم!
جدول المحتويات
- الخطة الكاملة تؤتي ثمارها
يتم تنفيذ مشروع بخطة في وقت أقرب بتكلفة أقل.
- أبسط خطة مشروع: النطاق والوقت والتكلفة
خطة ما سوف تقدمه ، ومتى ستنجزه ، ومقدار التكلفة.
- العناصر الحاسمة لخطة مشروع عظيمة
تعرف على كيفية تخطيط عوامل العملية الستة (ع) التي تضمن نجاح المشروع
- ضع خطة مشروعك التالية
باتباع الخطوات الواردة في هذه المقالة ، يمكنك وضع خطة مشروعك التالية.
- استخدم خطة مشروعك كل يوم
خطتك ترشد مشروعك - كل يوم!
خطة كاملة تؤتي ثمارها
عند الانتهاء من قراءة هذه المقالة ، ستعرف كيفية إنشاء خطة كاملة لإدارة المشروع ، تغطي تسع قضايا تحتاج إلى التخطيط والإدارة.
يبدو أن هناك الكثير من العمل - لكن هذا ليس صحيحًا بالضرورة
يمكنني وضع خطة كهذه في حوالي 45 دقيقة لمشروع صغير. وإذا قمت بذلك ، فمن المحتمل أن يستغرق هذا المشروع 5 ساعات ، بدلاً من 8 ، ويسعد العميل ، بدلاً من إحباطه. على نحو فعال ، لقد ضاعفت للتو الدخل من خلال وضع خطة مشروع. أنا أعمل بذكاء - لقد قللت من الإحباط والهدر.
بالطبع ، خطة المشروع لمشروع كبير تستغرق وقتًا أطول. لكنها دائما تؤتي ثمارها. الوقت المستغرق في التخطيط ينتهي به الأمر إلى توفير المزيد من الوقت في المشروع أكثر مما يستغرقه - في كل مرة.
في الواقع ، يمكن أن تكون المدخرات ضخمة. تم استدعائي مرة لإنقاذ مشروع بميزانية 10 مليون دولار. لقد كان بالفعل كارثة إجمالية - تم إنفاق 1.5 مليون دولار ، ولم يظهر شيء مقابل ذلك ، وأهدرت أشهر. كان سهم الشركة في طريقه إلى الانخفاض إذا ظهر هذا المنتج في وقت متأخر أيضًا. لقد علمت الفريق كيفية إنشاء خطة مشروع ، ووضعنا الخطة معًا. بعد أقل من شهر ، كان لدينا خطة جديدة تستخدم أفضل المهارات لكل عضو في الفريق وكل استشاري ، وكان من المقرر تسليم المنتج الجديد في الوقت المحدد بموجب خطة المشروع الجديدة.
بالتأكيد ، كلف إنشاء هذه الخطة حوالي 10000 دولار. لكنها وفرت على الشركة 10 ملايين دولار ، وساعدت الشركة على جني نحو مائة مليون دولار في السنوات القليلة المقبلة.
الشكل رقم 1: المثلث الحديدي
المثلث الحديدي: تتطلب زيادة النطاق مزيدًا من الوقت والمزيد من المال.
سيد كيمب
أبسط خطة مشروع: النطاق والوقت والتكلفة
تحتوي أبسط خطة مشروع على ثلاثة عناصر على الأقل: النطاق والوقت والتكلفة. أو بلغة إنجليزية بسيطة:
- النطاق: ماذا نصنع؟
- الوقت: كم من الوقت سيستغرق؟ متى نبدأ ومتى ننتهي؟
- التكلفة: ما هي التكلفة؟
لنفترض أن أحد العملاء استأجر فريقي لبناء موقع ويب لهم. إذا قلت ، "سأحصل على موقع الويب الذي تريد إنجازه في غضون أسبوعين مقابل 1200 دولار" ، فهذا هو ملخص نطاق المشروع ووقته وتكلفته. لكني أحتاج إلى وضع الخطة الكاملة للتأكد من أن موقع الويب الذي نقوم ببنائه هو ما يريده العميل ، وأنه يمكننا حقًا إنجازه في غضون أسبوعين مقابل 1200 دولار.
يُطلق على النطاق والوقت والتكلفة اسم "المثلث الحديدي" ، كما هو موضح في الشكل رقم 1. لماذا ا؟ نظرًا لأن الحديد لا يتمدد ، وبمجرد أن يكون للمثلث جانبان ثابتان ، لا يمكن أن يتغير الجانب الآخر دون كسر المثلث. المثلث الحديدي هو وسيلة لتذكير العملاء بأنهم لا يستطيعون الحصول على أكثر مما دفعوا مقابله. إذا اتفقوا على نطاق معين لفترة معينة وتكلفة معينة ، فلن يتمكنوا من العودة لاحقًا ويقولون ، "أريد المزيد". إذا فعلوا ذلك ، فإننا نعرض عليهم مخطط المثلث الحديدي ونقول ، "لا يمكنك تمديد مثلث حديدي. إذا كنت تريد المزيد من النتائج ، فنحن بحاجة إلى مزيد من الوقت للقيام بهذا العمل ، وسيكلفك ذلك المزيد من المال أيضًا."
دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل عنصر من هذه العناصر الثلاثة.
النطاق: ماذا نصنع؟
قد يبدو الأمر بسيطًا: نحن نقوم بإنشاء موقع على شبكة الإنترنت. لكن قد يفترض العميل أنه سيكون هناك فيديو وست عشرة صفحة وعربة تسوق ، على الرغم من أن عرضك نص بوضوح على أن موقع الويب الذي تبلغ قيمته 1200 دولار يحتوي على ما يصل إلى خمس صور وست صفحات ولا يوجد فيديو ولا عربة تسوق. لذلك ، لعمل بيان النطاق ، وهو القسم الأول من خطة المشروع ، نقوم بتدوين ما سنقدمه.
ونكتب أيضًا ما لن ننجزه. يميل العملاء إلى تذكر أنك قلت "نعم" لكل ما يريدون ، حتى عندما قلت "لا". لذلك ، لنفترض أن العميل قد طلب مقطع فيديو ، وقلت ، "سأكون سعيدًا بربط مقطع فيديو إذا قدمت واحدًا. ولكن إنشاء مقطع فيديو لا يتم تغطيته ضمن السعر 1200 دولار ، ولا يمكن تنفيذه في قسمين أسابيع ". إذا حدث ذلك في اجتماع التخطيط ، فتأكد من وجوده في خطة المشروع أيضًا ، في قسم يسمى "الاستثناءات". يمكننا أن نكون مهذبين. لسنا بحاجة لقول "الاستماع: لا فيديو". لكن يمكننا القول: "الخطة الحالية البالغة 1200 دولار لا تتضمن أي إنتاج للفيديو. إذا كنت تريد فيديو على الموقع ، فيمكننا إنتاج فيديو مدته 3 دقائق وإضافته مقابل 350 دولارًا إضافيًا بعد تشغيل الموقع.سيستغرق إنشاء الفيديو أسبوعًا إضافيًا ".
خطأ شائع آخر في بيانات النطاق هو ما إذا كان الدعم متضمنًا. قد يفترض العميل أنه بمجرد تشغيل موقع الويب ، ستقوم بإجراء تغييرات وإضافات مجانًا. يجب أن يتضمن بيان النطاق الخاص بك الدعم الذي ستقدمه ، وأن يستبعد صراحة أي دعم لن تقدمه.
يوضح بيان النطاق الجيد جميع الافتراضات بوضوح ، بحيث يمكنك التأكد من أن كل من يشارك في المشروع لديه نفس الهدف في الاعتبار. مع تقدم المشروع ، سوف تذكر الناس ببيان النطاق لإبقاء الجميع في نفس الصفحة. وعندما تنتهي ، ستقارن مخرجاتك ببيان النطاق الخاص بك. ستقدم كل ما يريده العميل ، وتضمن إرضاء العميل!
الوقت: كم من الوقت سيستغرق؟
قد يبدو من السهل القول ، "يمكنني إنشاء موقع ويب في غضون أسبوعين." ولكن ماذا يعني ذلك حقا؟ التخطيط الجيد لوقت المشروع والتقدير هو أكثر بكثير من مجرد ادعاء من هذا القبيل. فيما يلي بعض المشكلات التي يجب مراعاتها:
- الجهد هو إجمالي عدد الساعات التي سنعملها نحن وفريقنا.
- المدة هي إجمالي الوقت الذي سيستغرقه المشروع ، من البداية إلى النهاية.
- المدة والجهد ليس لهما علاقة بسيطة. على سبيل المثال ، قد نقوم بالتسليم عاجلاً مع المزيد من الأشخاص الذين يعملون في نفس المشروع في نفس الوقت. أو قد نحتاج إلى مزيد من الوقت في انتظار تسليم المعلومات من العميل ، أو لأننا نعمل على عدة مشاريع في وقت واحد.
إذا كنا نقوم بمشروع روتيني للغاية بالنسبة لنا ولفريقنا ، فيمكننا تقدير الوقت من خلال المقارنة مع مشروع سابق مماثل. لكن احرص على عدم وضع افتراضات حول المشروع. تحقق من الاختلافات في النطاق بعناية ، لأن اختلافًا بسيطًا في النطاق يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في الوقت. على سبيل المثال ، إذا تمت استضافة جميع مواقع الويب السابقة على مضيف ويب واحد ، ويريد هذا العميل استخدام مضيف مختلف ، فقد يستغرق الأمر وقتًا أطول.
هناك بعض الفخاخ الزمنية الأخرى أيضًا. ماذا لو لم يسلم العميل النص لموقع الويب في بداية المشروع؟ ماذا لو لم يوافقوا على رسوماتك وصفحاتك بسرعة؟ هذا يمكن أن يضيف إلى مدة المشروع. وما لم تتواصل بوضوح شديد ، لن يعرف العميل أنه هو أو هي من يؤخر مشروعه.
التكلفة: ما هي التكلفة؟
إن أبسط خطة تكلفة هي الوقت والمواد: ساعات العمل مضروبة في سعر الخدمات ، بالإضافة إلى تكلفة أي عناصر تشتريها للعميل. في كثير من الأحيان ، هذا يكفي. ولكن يجب عليك أيضًا تضمين شروط الفوترة وبيان بكيفية معالجة تجاوزات التكلفة.
عندما تتضمن خطة مشروعك النطاق والوقت والتكلفة ، تكون قد حصلت على الأساسيات. هل انتهت الخطة؟ بعيد عنه! النطاق والوقت والتكاليف هي نتائج العمل الجيد ، وعدم ارتكاب الأخطاء ، والاهتمام بالمشكلات بمجرد حدوثها. لذلك نحن بحاجة إلى التخطيط لتلك العوامل العملية أيضًا.
الشكل رقم 2: المثلث الحديدي مدعوم بـ 6 عوامل معالجة
يمكننا تقديم النطاق في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية فقط إذا قمنا بإدارة ستة مجالات عملية أخرى أيضًا.
سيد كيمب
العناصر الحاسمة لخطة مشروع عظيمة
تخطيط المثلث الحديدي لا يكفي. إذا قمنا فقط بتخطيط وإدارة النطاق والوقت والتكلفة ، فسوف تسوء الأمور قبل أن نعرفها. سوف نفشل ، أو نتأخر في التسليم ، أو نتجاوز الميزانية. في الواقع ، كانت آخر مرة اعتقد فيها أي شخص أن خطة المشروع الموضوعة مع النطاق والوقت والتكلفة قد اكتملت منذ حوالي 50 عامًا.
يوضح الشكل رقم 2 أعلاه كيف يعتمد المثلث الحديدي ، عوامل النتائج الثلاثة (r) ، على ستة عوامل أخرى (p). نحن نضمن تسليم النتائج بنجاح في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية من خلال إدارة جميع العوامل التسعة ، والعوامل الثلاثة (ص) الموضحة أعلاه ، وهذه العوامل الستة (ع) ، أيضًا:
- الجودة: ما الذي يجعلها جيدة؟
- المخاطرة: ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث ، وماذا سنفعل حيال ذلك؟
- الموارد البشرية: من سيقوم بالعمل ومن سيقوم بأي عمل؟
- الاتصالات: كيف سنبقى على اتصال ونبقى على نفس الصفحة؟
- المشتريات: ما الذي نشتريه وكيف نحصل عليه؟
- التكامل: كيف سنحافظ على كل هذه المجالات التسعة معًا ، وكيف سندير التغيير؟
الآن ، قد لا تحتاج إلى وضع خطة لكل من هذه المجالات التسعة. لكن عليك أن تسأل عما إذا كنت بحاجة إلى وضع خطة لكل منطقة. أي منطقة تحتاج إلى خطة ولا تحصل على واحدة مبنية على التخمين والافتراضات. من المرجح أن تنجح مثل طائرة مثبتة مع سلك إنقاذ وعلكة. إذن ، إليك دليل سريع لمجالات العملية الستة (p) لخطة إدارة المشروع الموضوعة جيدًا.
الجودة: ما الذي يجعلها جيدة؟
الأسئلة الرئيسية: ما هي الأجزاء الأكثر أهمية في التسليم بالنسبة للعميل؟ ما الذي سيسعدهم؟ كيف نتأكد من قيامنا بعمل رائع في هذه العناصر المحددة؟
المخاطرة: ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث؟ وماذا يمكننا أن نفعل حيال ذلك؟
إن أبسط طريقة لإنشاء خطة مخاطر هي أن تسأل: ما الخطأ الذي حدث في المرات الخمس الماضية التي قمنا فيها بمشروع مثل هذا؟ قد نحصل على قائمة مثل:
- تأخرنا في التسليم لأن شخصًا ما مرض.
- استغرق العميل ثلاثة أيام لتسليم الموافقة على الرسومات ، وحصلنا عليها يوم الجمعة ، وكان علينا العمل طوال عطلة نهاية الأسبوع حتى النهاية.
- لم يخبرنا العميل بكلمة المرور الخاصة بالموقع ، وبدأنا نتأخر ثلاثة أيام.
- أحب العميل موقع الويب ، لكنه لم يدفع فاتورته أبدًا.
هل أي من هذه يبدو مألوفا؟ حسنًا ، اصنع قائمتك الخاصة مثل هذه ، ثم اكتب كيف يمكنك منع المشكلة ، وتقليل فرص حدوثها ، أو التعامل معها بشكل جيد إذا حدثت . فيما يلي حلول إدارة لكل من هذه المخاطر:
- قم بتدريب شخصين في الفريق للقيام بكل مهمة ، أو استعن بمستشار تحت الطلب لملء الفراغ في الفريق
- قم بتثقيف العميل قبل بدء المشروع ، وإخباره بمدى السرعة التي نتوقع بها الموافقات أو طلبات التغيير ، وأن هذا التأخير من قبل العميل يؤخر تاريخ تسليم المشروع.
- قم بعمل قائمة مرجعية لكل ما نحتاجه من العميل ، وقم بتسليمها إلى العميل ، ولا تبدأ المشروع حتى يكون لدينا كل شيء في متناول اليد.
- تتطلب دفعة أولى. للعملاء الذين ليس لديهم سجل دفع مؤكد ، اطلب الضمان.
يمكن أن تكون خطة المخاطر أكثر تعقيدًا من ذلك. في الواقع ، يخطط مديرو المشاريع الشاقة للمخاطر باستخدام الإحصائيات! ولكن إذا قمت بإعداد قائمة بالمخاطر ، وخططت لكيفية منع كل منها أو التعامل معها ، فأنت تعمل فوق المتوسط.
الموارد البشرية: من في الفريق ، وماذا سيفعل كل شخص؟
أهم شيء هنا هو التأكد من أن لدينا فريقًا يتمتع بجميع المهارات اللازمة للقيام بالمهمة. ولكن في المشاريع الكبيرة والمعقدة ، يمكن أن يتضمن تخطيط الموارد البشرية للمشروع أشياء مثل التوظيف والاحتفاظ بالعمل الإضافي وجداول الإجازات وقواعد الاتحاد.
الاتصالات: كيف سنبقى على اتصال ونبقى على نفس الصفحة؟
تتأخر معظم المشاريع لأن القرارات الحاسمة لا تُتخذ في الوقت المحدد ، ويتوقف العمل. هناك مشهد في فيلم Aviator ، حول Howard Hughes ، حيث بدأ بالجنون ، ومئات العمال خاملين ، ينتظرون التعليمات ، بينما يحاول Hughes تحديد الشكل المناسب لعصا التحكم. لسوء الحظ ، هذا المشهد مألوف للغاية بالنسبة لنا مديري المشاريع ، حتى عندما لا يصاب أحد بالجنون!
لقد رأيت أيضًا فشل المشروع لأن أعضاء الفريق المختلفين حصلوا على إصدارات مختلفة من الخطة. في إحدى المرات ، قررنا إسقاط وحدة معينة من أحد المنتجات ، ووافق العميل. لكن لم يخبر أحد المبرمج ، وظل حرفيًا مستيقظًا طوال الليل في محاولة لإنجاحه. لا أحتاج أن أخبرك كيف شعر المبرمج في صباح اليوم التالي ، عندما أخبرناه أنه بقي مستيقظًا طوال الليل بدون سبب. دعنا نقول فقط أن أخطاء الاتصالات من هذا القبيل لا تبني الولاء! في ظل ضعف الاتصالات ، يعتقد نصف الفريق أننا نصنع حصانًا ، ويعتقد النصف الآخر أننا نصنع حمارًا. عند الانتهاء من المشروع ، لدينا شيء برأس حصان وذيل حمار ، وهذا يجعل مدير المشروع يبدو وكأنه مؤخرة حصان!
لذا ، الاتصالات هي المفتاح. وهذا صحيح أكثر هذه الأيام ، عندما يتم تنفيذ العديد من المشاريع عن طريق الويب والبريد الإلكتروني والهاتف. غالبًا ما نعمل مع أعضاء الفريق الذين يعيشون في مناطق زمنية مختلفة ويتحدثون لغات مختلفة. في هذه الحالات ، تعتبر خطة الاتصالات مفتاح النجاح. ببساطة اسأل كل شخص عن موعد وكيفية الاتصال به ، واكتب إرشادات للاجتماعات والمحادثات والموافقة أو طلبات التغيير.
المشتريات: ما الذي نشتريه وكيف نحصل عليه؟
بعض المشاريع ليس لديها احتياجات الشراء. إذا لم نقم بشراء أو تأجير أو تأجير أي شيء ، ولا نحتفظ بخدمات مقاول من الباطن ، فيمكننا تخطي هذا القسم. ولكن إذا كنا نقوم بأي من هذه الأشياء ، فنحن بحاجة إلى تنسيق العقود وخطابات الاتفاق والتأمين والالتزام باللوائح وما إلى ذلك مع خطة المشروع. هذه هي الطريقة التي نضع بها خطة مشتريات المشروع.
دمج
عند وضع خطة المشروع ، يكون للتكامل معنيان. الأول هو هذا: نحتاج إلى التأكد من أن جميع أجزاء الخطة مرتبطة ببعضها البعض. لنفترض أن العميل يطلب صفحات إضافية على موقع الويب ، ونحن نوافق على ذلك. ثم نضيف عشر ساعات من العمل. لكن هل قمنا بتحديث التكلفة لتعكس التغييرات في النطاق والوقت؟ ماذا لو احتسبت هذه الساعات العشر على أنها ساعات عمل إضافية ، ووفقًا لقواعد الموارد البشرية ، يتعين علينا دفع وقت ونصف؟ جميع المجالات التسع مرتبطة ببعضها البعض ، وعندما نضع خطة المشروع ، يتعين علينا التحقق من كل شيء.
حتى لو تحققنا من كل شيء ، فهذا لا يكفي. تغيير المشاريع في الوسط ، إلى. لذلك يأتي الجزء الثاني من التكامل بعد التخطيط - فهو يدير التحكم في التغيير أثناء المشروع لإبقاء كل شيء على المسار الصحيح.
ضع خطة مشروعك التالية
باتباع الخطوات الواردة في هذه المقالة ، يمكنك وضع خطة مشروعك التالية. إذا كنت قد خططت لمشروع من قبل ، فمن المحتمل أن تجعل هذا المشروع أفضل بكثير ، فقط من خلال التأكد من الانتباه إلى المجالات التسعة.
يطلق معهد إدارة المشاريع على هذه المجالات التسعة للمعرفة في إدارة المشاريع. لكنني أشجعك على إبقائها بسيطة. الفطرة السليمة أكثر أهمية في إدارة المشاريع من المعرفة. خذ الوقت الكافي للتفكير في الأمور من حيث هذه المجالات التسعة التي ستحتاج إلى إدارة ، وسيكون ما توصلت إليه رائعًا.
بالطبع ، بعض خطط المشاريع أسهل بكثير من غيرها. يعد تفرد المشروع عاملاً رئيسيًا: فكلما كان المشروع أكثر روتينية ، كان التخطيط أسهل. وبالطبع ، فإن الحجم والتعقيد والضغط لتقليل التكلفة أو التسليم السريع جميعها تتطلب متطلبات التخطيط أيضًا. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة ، يمكنك إلقاء نظرة على كتابي Project Management Made Easy ، أو الاطلاع على الموارد المتاحة من PMI.
استخدم خطة مشروعك كل يوم
أكبر سبب لفشل المشروع هو عدم وجود خطة جيدة. تهانينا! لقد تجاوزت هذه المشكلة. الآن ، أنت على استعداد لارتكاب ثاني أكبر خطأ ، وهو إلقاء الخطة في الدرج ، والبدء في العمل ، وعدم الاستفادة من العمل الذي قمت به.
عندما تقود سيارتك في مكان لم تكن فيه من قبل ، هل تقوم بضبط نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في سيارتك ، ثم تجاهله ، وما عليك سوى القيادة حتى تضيع تمامًا. بالطبع لا!
ومع ذلك ، هذا ما يفعله الكثير من مديري المشاريع. استخدام خطة مشروعك كل يوم وكل أسبوع يشبه الاستماع إلى GPS الخاص بك. كل يوم ، دع خطتك تخبرك بما يلي:
- ما العمل اليوم
- ما العمل التالي
- ماذا تقول لفريقك أن يفعل
- متى تتصل بعميلك وماذا تقول
- ما هي المخاطر التي يجب الانتباه إليها ومنعها أو إدارتها
كل أسبوع ، تحقق من العمل الذي أكملته مقابل خطتك وقم بحل أي مشاكل تطرأ. إذا قمت فقط بتتبع الوقت والتكلفة مقابل النتائج ، فسوف تكتشف فقط أنك متأخر وتجاوزت ميزانيتك. ولكن إذا راقبت عوامل العملية الستة أيضًا ، فستواجه مشكلات قبل أن تنفجر ميزانيتك ، وتؤدي إلى تأخيرات كبيرة ، وتعميق مشروعك. مع وجود خطة جيدة ، أنت في طريقك إلى النجاح.