كيفية إدارة بريدك الإلكتروني بشكل أكثر فعالية في العمل

ألن يكون من الجيد أن تبدو علبة الوارد الخاصة بك مثل كومة الورق الموجودة على اليمين ، وليس تلك الموجودة على اليسار؟ فيما يلي كيفية بدء الفرز عبر بريدك الإلكتروني.

كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني بشكل فعال في العمل

هل تشعر أنك تحصل على الكثير من البريد الإلكتروني في العمل؟ هل تغمض عينيك وتتنهد عندما تفتح حساب بريدك الإلكتروني وتجد مئات الرسائل في انتظار فتحها أو مسحها ضوئيًا أو حذفها أو التعامل معها؟

في بعض الأيام ، يبدو أن حضور مهام البريد الإلكتروني يستغرق وقتًا أطول من الوقت الذي تستغرقه في إنجاز أي عمل. لم يكن الغرض من البريد الإلكتروني هو جعل أيام العمل لدينا أكثر انشغالاً. تم تطوير البريد الإلكتروني كوسيلة لتسريع تسليم الرسائل المهمة وتقليل النفايات الورقية الزائدة. لكن الحقيقة هي أن تقنية البريد الإلكتروني ليست حلاً سحريًا لتحسين كفاءة اتصالات عملك. لماذا ا؟ لأنه مثل جميع التقنيات ، يعتمد البريد الإلكتروني كليًا على كيفية اختيار استخدامه لتلبية احتياجاتك. ينطبق القول المأثور "إدخال ، قمامة" على كيفية استخدام (أو إساءة استخدام) حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

في كتابها إدارة بريدك الإلكتروني: التفكير خارج البريد الوارد ، تقدم خبيرة الاتصالات كريستينا كافانا نصائح حول كيفية:

تحكم بشكل فعال في ما ينتهي به الأمر في علبة الوارد وتصفيتها

تحديد وإدارة الرسائل التافهة وذات القيمة المنخفضة التي تخلق فوضى في علبة الوارد الخاصة بك

فهم وإدارة المشاكل التي تسببها مجموعات البريد الإلكتروني وقوائم التوزيع

يقدم الكتاب أيضًا نصائح واقتراحات مفيدة حول كيفية تجنب المشكلات القانونية الناجمة عن الاستخدام غير المناسب للبريد الإلكتروني في مكان العمل. إليك بعض التذكيرات البسيطة لمساعدتك على الابتعاد عن مخاطر البريد الإلكتروني الشائعة.

1. تذكر دائمًا أن رسائل البريد الإلكتروني هي سجلات دائمة.

لا يوجد شيء مثل البريد الإلكتروني المحذوف. على الرغم من أنه قد يبدو أن البريد الإلكتروني قد تمت إزالته من نظامك ، فلا يمكنك معرفة ما إذا كان المستلم قد حذف رسالتك. في الواقع ، بمجرد إرسال بريد إلكتروني ، لا توجد طريقة لمعرفة ما سيحدث له. يمكن إعادة توجيهها أو نسخها أو حفظها على أنها لقطة شاشة. استخدم البريد الإلكتروني الخاص بالعمل فقط للرسائل الاحترافية والشرعية. تجنب دائمًا تضمين أي معلومات في رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل والتي لا تريد أن يتم الكشف عنها علنًا أو فحصها من قبل المشرفين لديك.

2. لا تترك البريد الإلكتروني الخاص بك دون رقابة.

احمِ دائمًا حساب بريدك الإلكتروني بكلمات مرور وتأكد من عدم ترك برامج البريد الإلكتروني مفتوحة على الكمبيوتر المحمول أو كمبيوتر سطح المكتب. يلاحظ كافانا أنه إذا قام شخص آخر بالوصول إلى حساب بريدك الإلكتروني لإرسال معلومات مسيئة أو غير قانونية أو ضارة نيابة عنك ، فقد يكون من الصعب جدًا إثبات أنك لم تكن مؤلف هذه الرسالة.

3. تحلى بالشفافية بشأن سياسات مؤسستك فيما يتعلق باستخدام البريد الإلكتروني والتخزين والمراقبة في مكان العمل.

استخدم اللافتات الموجودة في نهاية رسائل البريد الإلكتروني لإعلام المستخدمين (المرسلون والمستقبلون) بحقوقهم ومسؤولياتهم القانونية فيما يتعلق بعمليات إرسال البريد الإلكتروني. يمكن استخدام اللافتات لإعلام مستخدمي البريد الإلكتروني إذا وكيف سيتم مراقبة عمليات إرسال بريدهم الإلكتروني. يوفر مقتطف من إدارة بريدك الإلكتروني نموذجًا لصياغة لافتة تُعلم مستخدمي شبكة البريد الإلكتروني الحكومية بحدود الخصوصية:

في المرة التالية التي ترسل فيها أو تتلقى بريدًا إلكترونيًا من شركة أو هيئة حكومية ، انظر عن كثب ولاحظ ما إذا كانوا يستخدمون لافتة إفصاح في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.

هل هذا الكتاب الإلكتروني المجاني الذي حصلت عليه للتسجيل في رسالة إخبارية إلكترونية يستحق حقًا الفوضى الإضافية في صندوق الوارد الخاص بك؟

4. توقف عن الاشتراك في اشتراكات البريد الإلكتروني التي لن تقرأها أبدًا.

ذات مرة كان لدي حساب بريد إلكتروني إضافي يشبه هذا الحساب تمامًا. ظللت أؤجل التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني ولذا فقد استمروا في التراكم. قررت في النهاية إغلاق الحساب بالكامل. لقد قمت بإعداده لقراءة الرسائل الإخبارية الإلكترونية والموجزات والاشتراكات المجانية الأخرى ، لكن لم يكن لدي الوقت لقراءة جميع الرسائل الإلكترونية المجانية التي قمت بالتسجيل فيها.

5. قلل من استخدام البريد الإلكتروني.

يساعد التحكم في عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تنشئها في التحكم في مقدار البريد الإلكتروني الذي تحصل عليه في المقابل.

إذا كنت ترغب في تقليص كمية البريد الإلكتروني غير الهام والمعلومات غير المفيدة التي تتلقاها ، فضع في اعتبارك مقدار البريد الإلكتروني الذي ترسله إلى أشخاص آخرين. يلاحظ كافانا أن أكثر ما نحبه في البريد الإلكتروني هو أيضًا أكثر ما نكرهه فيه أيضًا. تقول ، "نحن نحبها لأننا نستطيع إرسال نفس الرسالة إلى العديد من الأشخاص بضغطة زر واحدة ؛ نحن نكرهها لأننا نتلقى الكثير من هذه الرسائل."

من استخدام ميزة "الرد على الكل" بدلاً من قضاء الوقت في اختيار المستلمين المناسبين ، إلى إعادة توجيه رسائل متسلسلة "ملهمة أو مضحكة" ، انخرط معظمنا في ممارسات بريد إلكتروني سيئة تبطئ عملنا وتباطؤ زملائنا في العمل. حاول تبني بعض عادات البريد الإلكتروني الجيدة مثل هذه:

اجعل رسائلك قصيرة ومباشرة.

حافظ على تحديث قوائم التوزيع الخاصة بك وقم بإزالة مستلمي البريد الإلكتروني الذين لم يعودوا جزءًا من قسم أو مشاركين بنشاط في مشروع مشترك.

لا تستخدم قوائم التوزيع الخاصة بمؤسستك للترويج لمشاريع شخصية أو حملة جمع التبرعات التالية لطفلك. شارك هذه الأنواع من الإشعارات في غرفة الطعام أو في لوحة تثبيت مشتركة.

ماذا تعتقد؟ ما هي أكثر ما يزعجك بشأن إدارة بريدك الإلكتروني؟ مشاركة أفكارك في التعليقات.

تذكير: لا تعتمد كثيرًا على البريد الإلكتروني!

بغض النظر عن مدى فعاليتك في إدارة بريدك الإلكتروني ومنعه من الاستيلاء على يوم عملك ، أحيانًا تكون المكالمة الهاتفية الشخصية هي أفضل طريقة للتعامل مع الموقف. ولكن إذا كان التفكير في التقاط الهاتف والتحدث إلى إنسان حقيقي يجعلك متوترًا ، فاسترخي ، فأنت في صحبة جيدة. يفضل العديد من الأشخاص إرسال رسالة نصية أو بريد إلكتروني بدلاً من التحدث عبر الهاتف. يقدم مقال عبر الإنترنت في The Science of Us بعض النصائح والأفكار من علماء النفس حول سبب خوف البعض منا من إجراء مكالمات هاتفية وما يمكننا فعله للتغلب على هذا الخوف.

يشرح علماء النفس قلق الهاتف الخاص بك وكيفية التغلب عليه

نصيحة إضافية للبريد الإلكتروني: إذا كان أحد الأشياء التي تدفعك للجنون بشأن استخدام البريد الإلكتروني هو حقيقة أن الناس يستغرقون وقتًا طويلاً للرد على رسائلك ، فربما حان الوقت لفحص نهاية رسالتك. هل تنتهي من رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك برسالة محددة وواضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أم أن تسجيلك غير مرغوب فيه؟

بدلاً من إغلاق رسالة طويلة بـ "ما رأيك في هذه الخطة؟" حاول طرح سؤال أكثر تحديدًا. يمكنك محاولة طرح السؤال ، "أي من النقاط الخمس التي ذكرتها تعتقد أنه يجب علينا تنفيذها على الفور؟" أنت تطرح سؤالاً محددًا يتعلق بالنقاط التي ذكرتها في بريدك الإلكتروني ، وأنت تخلق شعورًا بالإلحاح من خلال طرح العناصر التي تحتاج إلى أكبر قدر من الاهتمام الآن