كيف تنظم رئيسك غير المنظم

إنهم الرؤساء لسبب ما (لكن المهارات التنظيمية ليست كذلك)

تساعد مساعدة رئيسك في التنظيم على التنظيم في تعزيز صورته المهنية. ساعدهم على إنجازها دون أن تكون متفاخرًا.

Maggie عبر Flickr ، CC-BY-SA 2.0 ، تم تعديله بواسطة FlourishAnyway

ساعد رئيسك في الحصول على الأشياء الخاصة به (أو لها) معًا

إنه الرئيس لسبب وجيه ، لكن هذا السبب بالتأكيد ليس مهاراته التنظيمية.

في بعض الأحيان يهمل التفاصيل الأساسية. مكتبه هو جبل من الملفات في غير محلها. عندما لا يجد رئيسك في العمل تلك الوثيقة المهمة ، فإن المواعيد النهائية الوشيكة يمكن أن تجعل المكتب يشعر وكأنه قدر ضغط. تبدو مألوفة؟ إذا كان الأمر كذلك، مساعدة رئيسك إدارة وقته وترتيب أولويات كل حين السماح له أعتقد أنه كان له الفكرة.

عندما يصبح رئيسك أكثر تنظيماً ، فإنه سيعزز صورته المهنية. سيكون أيضًا أكثر وعيًا بما هو مدرج في جدوله وسيطور تحكمًا أكبر في وقته. في المقابل ، يمكنك جني الفوائد المتبقية لضغط أقل وكفاءة أكبر.

فكر في الوقت الإضافي والجهد اللازمين لتنظيمه كاستثمار. من خلال الإدارة ، ستدير تقدمك الوظيفي وصورتك المهنية في نفس الوقت.

على استعداد للبدء؟

لقد حصلت على هذا!

مثالا يحتذى به. أظهر أولاً مهارات تنظيمية قوية بنفسك.

StartUpStockPhotos عبر Pixabay ، مجال مجاني

أولا بناء الثقة

قبل أن تحاول إصلاح أي شيء ، عليك أن تكتسب الحق في القيام بذلك. هذا يعني بناء أساس الثقة.

مثالا يحتذى به

تأكد من إظهار مهاراتك التنظيمية القوية بنفسك من خلال ضبط نظامك للبقاء على المسار الصحيح. حافظ على مساحة العمل الخاصة بك مرتبة. حضور اجتماعات معدة. تلبية جميع المواعيد النهائية. بالإضافة إلى ذلك ، أظهر مدى قدرتك على الحيلة من خلال الاعتماد على المعلومات بشكل متكرر في متناول يدك (على سبيل المثال ، جهات الاتصال الرئيسية والتقارير التي يتم الوصول إليها بشكل متكرر).

اسعَ إلى الفهم

عندما تكتسب ثقة رئيسك في العمل ، استمع أيضًا ، مع إيلاء اهتمام خاص لأي مشاعر يتم التعبير عنها. استمع إلى الإشارات التي تدل على أن المهارات التنظيمية الضعيفة لرئيسك في العمل تسبب له الإحباط أو الصراع أو حتى عواقب في المنظمة. تشمل الأمثلة عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو الاجتماعات ، والأعمال الورقية المفقودة ، والتعليقات من الآخرين.

قم بتقييم الموقف أولاً قبل القفز للمساعدة ، وتجنب بشكل خاص تقديم ملاحظات قد تأتي بنتائج عكسية عليك. (تذكر أنك في وضع جمع المعلومات). قد تكون هناك طريقة لجنونه ، مهما كانت غير فعالة ، تحتاج إلى فهمها.

أيضًا ، بغض النظر عن مدى انزعاجك من إهماله ، لا تتناغم أبدًا مع أي شخص يسيء إليه. قد يعود تنفيسك إليه ، وهذه التعليقات النقدية لا تتفق مع نيتك للمساعدة.

بناء شراكة ثقة هو مفتاح النجاح

أظهر مهارات تنظيمية قوية بنفسك من خلال الحضور للاجتماعات معدة والحفاظ على مساحة العمل الخاصة بك مرتبة. استمع إلى الإحساس بالمشاعر أو العواقب التي ترتبط بها المهارات التنظيمية السيئة للرئيس.

rdubois مقابل Flickr، CC-BY-SA 2.0

تقديم الدعم الاستراتيجي

تأكد من أن كلاً من دورك وسلوكك يدعمان أفضل أداء لرئيسك عن طريق تقليل المشتتات وتعزيز كفاءته.

محاذاة الأهداف

تعرف على أهداف رئيسك وكيف يتم قياسه في الشركة. تأكد من أن أهداف أدائك مرتبطة به. إذا شعرت بانفصال في الاتصال ، فأخبره أنك ترغب في الحصول على توضيح حول كيف يمكن لأهدافك أن تدعم بشكل كامل أهدافه وأهداف المنظمة.

تقليل الانقطاعات

اسأله عن الطريقة التي يفضل بها تلقي المعلومات ، سواء من حيث قناته (على سبيل المثال ، الإلكترونية ، شخصيًا ، الهاتف) وتفضيلات التوقيت. بعض الناس "أشخاص صباحيون" ويستمتعون بالغوص في يومهم ، بينما يتباطأ البعض الآخر في الإحماء.

افهمي أيضًا كيف يريد التعامل مع المقاطعات ، وساعده على تجنب تلك غير الضرورية. تشير الأبحاث إلى أن موظفي المكتب تتم مقاطعتهم بمعدل مرة كل ثلاث دقائق. ¹ نظرًا لأن الأمر قد يستغرق ما يصل إلى 23 دقيقة للعودة إلى المهمة الأصلية ، فلا عجب أن يتمكن أي شخص من إنهاء ما بدأه.

بدلاً من الانطلاق لطرح هذا السؤال السريع - الذي غالبًا لا يكون بهذه السرعة ، أليس كذلك؟ - جرب هذه التقنية. قم بتجميع عدة عناصر أقل أهمية معًا ، ثم قم بحجز 15 دقيقة في تقويم رئيسك للعناية بها جميعًا في جلسة واحدة. بعد استخدام هذه التقنية عدة مرات ، اشرح له أن الأساس المنطقي هو الكفاءة وتقليل الاضطرابات. ناقش كيف يعمل لكليكما. قد تجد أن هذه بداية محادثة رائعة بخصوص الكفاءة.

اجعل زعيمًا جيدًا منظمًا

كن مقتضبًا في الاتصالات وساعد مديرك على تجنب الانحرافات.

ernestoeslava عبر Pixabay ، المجال المجاني

استطلاع القارئ

تواصل بوضوح

كن موجز

لأن الوقت ثمين للغاية ، حافظ على التواصل الشفهي والكتابي مقتضبًا. إذا كان نص بريدك الإلكتروني أطول من فقرتين ، ففكر في اختصاره أو استخدام طريقة اتصال أخرى.

استخدم "الرد على الكل" باعتدال

يمكن أن تصبح سلاسل البريد الإلكتروني مربكة عندما تتنقل قوائم الموظفين الطويلة ذهابًا وإيابًا باستخدام "الرد على الكل". ساعد رئيسك في إدارة صندوق الوارد الخاص به عن طريق مطالبتك بتحديد الظروف التي يريد أن يتم تضمينها في رسائل البريد الإلكتروني في ظلها. إذا رأيت الكثير من الردود ذهابًا وإيابًا ، فإن الاجتماع أو المكالمة الجماعية أو استخدام أزرار التصويت بالبريد الإلكتروني هي أماكن أكثر ملاءمة لمناقشة المشكلة.

قد تتطوع أيضًا لتكون مسؤول الاتصال الرئيسي لمشروع ما حتى يتمكن رئيسك من تفويض الاستفسارات إليك. هذا يزيد من ظهورك داخل المنظمة وفي نفس الوقت يساعد رئيسك في إدارة أولوياته.

كوّن شراكة قوية مع رئيسك في العمل من خلال مساعدتها في تنظيم عملها.

ساشا كويستر سيميون عبر Flickr ، CC-BY-SA 2.0 ، تم تعديله بواسطة FlourishAnyway

توظيف العلامات المتسقة

اتفق على وضع العلامات المتسقة في سطر حالة البريد الإلكتروني للعناصر السرية التي تتطلب اتخاذ إجراء وما شابه ذلك. على سبيل المثال ، لفت الانتباه في سطر الحالة إلى العناصر التي تحتاج إلى معالجة خاصة (الإجراء المطلوب حسب التاريخ) أو العناصر السرية. ضع في اعتبارك استخدام تذكيرات نظام البريد الإلكتروني المدمجة للمساعدة في المواعيد النهائية. للحصول على أفضل النتائج ، اطلب تضمين الفريق بأكمله في المحادثة بحيث يكون الجميع على متنها مع هيكل وضع العلامات. ثم قم بتطبيقه في جميع أنحاء القسم.

ساعد رئيسك في مشاركة المعلومات

في اجتماعات الموظفين أو الأماكن المناسبة الأخرى ، اطلب من رئيسك مشاركة ما يحدث في مكان آخر في الشركة بمجرد سؤاله. وإلا فقد ينسى. ستبدو حريصًا ومهتمًا بالشركة أثناء مساعدته في القيام بعمله. هذا فوز / فوز!

الحلول الحالية وليس المشاكل

عندما تعرض مشكلة لمديرك ، تجنب ببساطة "إغراقها" على أمل أن يقوم بإصلاحها. بدلاً من ذلك ، اعرض المشكلة مع ثلاثة حلول. (ومع ذلك ، فإن أكثر من ثلاثة حلول ساحقة).

يجب أن يكون أحد الحلول عادةً هو عدم القيام بأي شيء لأننا نواجه الأمر: الاستمرار في الدورة هو خيار سهل. يمكن أن يكون الحل الثاني هو الحل المثالي أو المكلف. الثالث هو حل وسط أو حل أكثر منطقية. يجب أن يكون هذا هو الشخص الذي تدافع عنه. كن مستعدًا لمناقشة المزايا والعيوب والأمور المالية المرتبطة بكل حل تقدمه.

قم بإدارة وقتك وساعد رئيسك في إدارة أعماله

استخدم إشعارات الاجتماعات التلقائية لتذكير رئيسك بالاجتماعات.

anlebed91 عبر Pixabay ، المجال المجاني

إدارة الوقت

ساعد رئيسك في إدارة الوقت باستخدام النصائح التالية:

إنشاء ومشاركة التقويم

ساعد رئيسك في إنشاء تقويم يمكنه مشاركته مع الفريق. قم بتحديثه والرجوع إليه كثيرًا كمشاريع وتواريخ استحقاق أخرى. اطرح أسئلة تشير إلى التقويم (على سبيل المثال ، "أرى أن تقرير الرئيس يحين موعده الأسبوع المقبل. هل تريد مني أن أسحب الأرقام لك حتى نتمكن من البدء في العمل عليها؟") يجب أن يكون لديه أيضًا حق الوصول إلى التقويمات الخاصة به يجب ربط المرؤوسين والتقويمات. يمكن القيام بذلك بسهولة إلكترونيًا.

عندما تجري مناقشات مهمة مع مديرك ، قم بدمج تواريخ الاستحقاق وتواريخ عمليات التحقق من الحالة ومعالم التقدم لإبقائكما على المسار الصحيح. ابق منظمًا عن طريق الاحتفاظ بجميع ملاحظات الاجتماعات التي لديك مع رئيسك في دفتر ملاحظات واحد.

تابع أي مناقشات رئيسية مع التحقق عبر البريد الإلكتروني من الاتفاقيات التي تعقدها معه. احترم أي التزامات محددة زمنيًا ، وحاسب رئيسك على نهايته أيضًا.

إدارة الاجتماعات

إذا كان رئيسك يتأخر كثيرًا عن الاجتماعات ، فاعرض إعداد جدول أعمال. أرسل لها النقاط النقطية بالبريد الإلكتروني قبل عدة ساعات من الاجتماع وذكّره كيف ستكون هناك حاجة إليه في الاجتماع. استخدم تذكيرات إشعار الاجتماع التلقائية في نظام البريد الإلكتروني لمساعدة الحضور في الوقت المناسب.

قهروا الفوضى معًا

قم بإجراء تغييرات بزيادات صغيرة واحصل على موافقة رئيسك حتى تتمكن من النجاح.

Rawpixel عبر Pixabay ، المجال المجاني

فرق تسد

قسّم وتغلب على فوضى رئيسك باستخدام المؤشرات التالية.

التسمية والملف والتخزين

الأشخاص المنظمون جيدًا لديهم شعار: "مكان لكل شيء وكل شيء في مكانه". قم بتطوير نظام من المجلدات أو الصناديق أو أدراج الملفات التي تناسب عملك. على سبيل المثال ، استخدم الترميز اللوني بناءً على نوع المشروع أو الموضوع. حيثما كان ذلك مناسبًا ، قم بتضمين التاريخ بشكل بارز لمساعدتك في مسح الملفات القديمة لاحقًا.

قم أولاً بتنظيم ملفاتك الخاصة ، ثم اطلب الإذن بمعالجة بعض الملفات الشائعة (ربما بمساعدة زملائك في الفريق). بعد أن تتلقى مجاملات على جهودك ، اعرض مساعدة رئيسك في العمل ببعض ملفاته.

اعتماد قاعدة "اللمسة الواحدة"

عند وصول عناصر جديدة عبر مكتبك أو صندوق بريدك الإلكتروني ، قرر لمسها مرة واحدة بدلاً من السماح لها بالتراكم. إما أن تقرأ العنصر أو ترد عليه أو تخلص منه أو توجهه إلى ملف مناسب. مع نجاحك في هذه التقنية ، عقد العزم على مشاركة ما تعلمته مع رئيسك في العمل.

نعم ، التغيير ممكن

عندما تشعر أنك منظم ، فإنك تشعر بتحكم أكبر في التقويم الخاص بك وعالمك.

جيل كلاردي عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

البيع الناعم

التغييرات الصغيرة والشراء

إن إجراء تغييرات بزيادات صغيرة والحصول على تأييدها مع تقدمك سيعمل على العجائب. قد تجد أنه يطلب من زملائك في العمل تبني تقنيات الكفاءة الجديدة الخاصة بك.

لا تكن على علم بكل شيء

بدلًا من إخباره بكيفية التنظيم ، حاول أن تسأله عما إذا كان بإمكانك مساعدته أو تقترح "أننا" نجرب شيئًا جديدًا. لا أحد يريد أن يتعلم من خلال سراويل قصيرة ، إذا كان هذا الشخص على حق. جرب هذه الإرشادات عند اقتراح شيء جديد:

• "ماذا لو ساعدتك…"
• "أراهن أننا نستطيع معرفة كيفية…"
• "تعلمت…"
• "شيء واحد وجدته هو…"
• "ما رأيك إذا…؟"
• "هل تجده مفيدًا…؟"

التشجيع

نظرًا لأن رئيسك في العمل ليس منظمًا بشكل طبيعي ، فسيحتاج إلى تشجيعك. لا تتوقع التغيير بين عشية وضحاها. شجعه واحتفل بالنجاحات الصغيرة واستمر في العمل عليها.

المصادر

¹ صحيفة وول ستريت جورنال. "المشتتات في مكان العمل: إليك سبب عدم إنهاء هذه المقالة." آخر تعديل في 11 كانون الأول (ديسمبر) 2012.

© 2013 فلورش على أي حال