جدول المحتويات:
- ما الذي يجب تقديمه؟ ما الذي يجب أن يقذف؟
- قم بإعداد نظام الملفات
- المستندات التي يجب تخزينها في مكان آمن
- في حالة الطوارئ
- قم بالالتزام
- فيديو مفيد حول كيفية تنظيم أعمالك الورقية
عامًا بعد عام ، كنت أعيش مع ضغط أكوام الورق غير المنظمة المنتشرة في جميع أنحاء المنزل. كانت هناك أكوام صغيرة هنا وهناك ، عند المدخل ، في المطبخ وعلى مكتبي. كان لدي نظام بريد وارد / صندوق صادر ، لكنه لم يعمل بشكل فعال. كانت الفواتير تضيع ، ونادراً ما تدخل البيانات في ملفاتهم ولا يمكنني العثور على ما أحتاجه عندما كنت في حاجة إليه. في أبسط الطرق ، لم تكن أموالي منظمة بشكل صحيح.
تتطلب إدارة أموالك بشكل فعال نظامًا لتتبع جميع فواتيرك وبياناتك المالية وبوالص التأمين وغيرها من الأعمال الورقية المهمة. لا يتطلب منك حفظ كل قصاصة ورق أو إيصال أو فاتورة تمر بين يديك. يوجد أدناه دليل لمساعدتك في تحديد ما تحتاج إلى التمسك به وما يمكنك تمزيقه. بمجرد أن تكون واضحًا بشأن هذه المتطلبات ، يمكنك تنظيف ملفاتك القديمة وأكوام الأوراق وإنشاء نظام سريع وسهل لمواكبة كل يوم.
نظام الملفات المنزلية
ما الذي يجب تقديمه؟ ما الذي يجب أن يقذف؟
يوفر معظمنا الكثير من الأعمال الورقية ، والتي تصبح عبئًا على الإدارة. ليس من الضروري حفظ كل إيصال صراف آلي أو فاتورة برقية. كم مرة كنت في حاجة إليها كمرجع؟ اعتد على تصفح كل البريد كل يوم والتخلص من أي شيء لا تحتاجه. ابق دائمًا على قمة تدفق الورق إلى المنزل ، من خلال مكتبك ، أو مكدسًا على مكتبك.
بمجرد إنشاء نظام عمل ، سيستغرق الأمر بضع دقائق فقط كل يوم للحفاظ عليه بالترتيب.
فيما يلي نظرة سريعة على بعض الأوراق المالية التي تحتاج إلى التمسك بها وحفظها ، والأوراق التي يمكنك التخلص منها. ضع في اعتبارك عند "القذف" أن التقطيع وإعادة التدوير هي الطريقة الأكثر مسؤولية ، لحماية هويتك وكوكب الأرض.
- كعب الراتب: بمجرد التحقق من كعب رواتبك للتأكد من دقتها ، لن تكون هناك حاجة إليها. يمكنك الاحتفاظ بأحدث واحد ، في حالة احتياجك إليه لإثبات التوظيف عند التقدم للحصول على قرض.
- كشوف الحسابات البنكية ، الشيكات الملغاة: حفظ وتقديم كشوف الحسابات البنكية لمدة ثلاث سنوات ضريبية كاملة. ستكون هناك حاجة إليها إذا تم تدقيقك ويمكن أن تكون بمثابة إيصال لإثبات الفواتير المدفوعة. يجب حفظ الشيكات الملغاة لمدة عام على الأقل. عندما تصبح البيانات والشيكات غير ذات صلة ، قم بحرقها أو تمزيقها.
- فواتير المياه والكهرباء : ليست هناك حاجة لحفظ فواتير الخدمات لشهور أو سنوات. عندما تأتي الفاتورة ، تحقق للتأكد من أنه قد تم إيداع الدفعة الأخيرة ، ثم تخلص من الفاتورة القديمة أو مزقها. حفظ فقط الأحدث.
- كشوفات بطاقة الائتمان: كما هو الحال مع فواتير الخدمات العامة ، تحقق لتتأكد من أنه تم إضافة آخر دفعة لك واحتفظ بالبيان الأحدث فقط. لا داعي لإغلاق ملفاتك ببيانات بطاقة الائتمان القديمة ما لم يتم استخدام هذه البطاقات لتغطية نفقات معفاة من الضرائب.
- بوالص وفواتير التأمين: احفظها في الوقت الذي تكون فيه سارية المفعول. يمكن رمي السياسات الملغاة والبيانات ذات الصلة.
- قسائم الإيداع وإيصالات بطاقة الخصم وقسائم الصراف الآلي: احفظها فقط حتى يصل كشف حسابك المصرفي التالي حتى تتمكن من التحقق منها والتحقق من المبالغ. طالما أنها لا تمثل نفقات معفاة من الضرائب ولن تكون هناك حاجة إليها كدليل لمطالبة ضمان ، يمكنك التخلص منها.
- سجلات الممتلكات: يجب الاحتفاظ بسجلات العقارات طوال مدة التملك. إذا كان هناك احتمال أن تكون السجلات مطلوبة للأغراض الضريبية ، فاحفظها بعد نقل الملكية أو البيع.
- سجلات الاستثمار: يجب حفظ جميع سجلات الاستثمار والبيانات المصرفية المتعلقة بالاستثمارات. إذا كانت بياناتك تراكمية ، فيمكنك الاحتفاظ بأحدثها فقط وتمزيق الأوراق القديمة.
خذ الوقت الكافي لتصفح جميع أوراقك - بما في ذلك الملفات القديمة - لمسح أي شيء لم تعد هناك حاجة إليه. هذا سيجعل مهمة تنظيم سجلاتك المالية أسهل وأقل تشوشًا. في النهاية ، سيكون لديك نظام حفظ منظم يسمح لك بالعثور على ما تحتاجه في أي لحظة.
The Bill Payer ، مجموعة تنظيم الشؤون المالية للمنزل.
قم بإعداد نظام الملفات
هناك عدة أنواع مختلفة من أنظمة الملفات التي يجب مراعاتها. اعتمادًا على احتياجاتك ، قد تكون هناك حاجة لأي شيء بدءًا من ملف أكورديون محمول إلى خزانة ملفات صغيرة. بمجرد مسح جميع الأوراق المالية الزائدة ، قم بتقييم مقدار المساحة التي ستحتاجها لتخزين باقي ملفاتك. انتقل إلى مساحة أكبر قليلاً مما تحتاجه حاليًا ، لذلك لا داعي للقلق بشأن الانتقال إلى نظام أكبر لاحقًا ويمكنك حفظ الأوراق بسرعة وسهولة.
أستخدم نظام ملفات تقليديًا بسيطًا مع علامات تبويب لكل فئة (انظر القسم أعلاه للتعرف على الفئات العامة). بالإضافة إلى ذلك ، لدي ملفات منفصلة لتخزين الأوراق المهمة لكل من أطفالي والفواتير الطبية والتأمين. كل بوليصة تأمين وبيان متعلق بها لها ملف خاص بها أيضًا.
قم بإعداد محطة دفع الفواتير. يمكن أن يكون هذا صندوق تخزين صغيرًا بسيطًا يحتوي على كل ما تحتاجه لدفع فواتيرك ، أو منظم ملفات سطح المكتب أو منتج تنظيم قائم على التقويم مصمم خصيصًا لهذه المهمة. حتى إذا كنت تدفع معظم فواتيرك عبر الإنترنت ، فستظل حتماً بحاجة إلى دفع فواتير فردية بالطريقة "القديمة" وتطلب دفتر الشيكات والطوابع وما إلى ذلك في مكان مناسب. بدلاً من ملف واحد "يتم دفعه" ، أستخدم نظامًا قائمًا على التقويم. يساعد دفع أكبر عدد ممكن من الفواتير عبر الإنترنت في الحفاظ على الورق عند الحد الأدنى ويمكنني تحديد التقويم الخاص بي لتلك المدفوعات المستحقة أيضًا.
المستندات التي يجب تخزينها في مكان آمن
لتكون في الجانب الآمن ، ضع في اعتبارك تخزين المستندات المهمة التالية والتي لا يمكن تعويضها في كثير من الأحيان في صندوق ودائع مستأجر أو في خزنة مقاومة للحريق في منزلك.
- شهادات الميلاد والوفاة والزواج
- أوراق التسوية والحضانة والطلاق
- أوراق التبني أو الجنسية
- سندات الملكية وسندات السيارات
- الأسهم وسندات الادخار الأمريكية
- عقود الرهن والأراضي ، أو أي اتفاقيات ملزمة قانونًا
- أوراق عسكرية
- براءات الاختراع وحقوق التأليف والنشر
- قائمة مخزون منزلك بما في ذلك الصور والإيصالات.
في حالة الطوارئ
هل أنت الوحيد في عائلتك الذي يتولى دفع الفواتير والإيداع المالي؟ هل ستتمكن زوجتك أو أحد أفراد أسرتك من العثور على الأوراق المطلوبة في غيابك؟
خذ الوقت الكافي لإعداد ملف "في حالة الطوارئ" الذي يشرح نظامك ، ويوضح أين يتم تخزين المعلومات القانونية والتأمينية المهمة ، وإرشادات حول كيفية العثور على ما قد يكون مطلوبًا في حالة الطوارئ. قم بتضمين أرقام الهواتف المهمة ، مثل تلك الخاصة بالمحاسب والمحامي ووسيط الاستثمار. حدد الملف بوضوح حتى يمكن العثور عليه بسهولة في غيابك. ابقها محدثة على أساس منتظم.
قم بالالتزام
المفتاح لجعل أي نظام ملفات يعمل والحفاظ على تنظيم سجلاتك المالية جيدًا هو الالتزام بمواكبة ذلك يوميًا. بمجرد أن يصبح النظام الخاص بك في مكانه الصحيح ، خذ بضع دقائق كل يوم لفرز البريد وكشوفات الملفات والبقاء على اطلاع دائم بفواتيرك.
قريباً ، سوف تكون قد أسست عادة ضرورية لصحتك المالية على المدى الطويل وستقلل بعض الضغط الناتج عن إدارة أموالك.