كيفية استخدام أدوات إدارة العمليات في الأعمال

إذا كنت تعرف كيفية استخدام أدوات إدارة العمليات ، فسوف تصبح أفضل في الأعمال التجارية. انظر ماذا يمكنهم أن يفعلوا من أجلك.

Canva.com

ما هي أدوات إدارة العمليات؟

في سبعينيات القرن الماضي ، اكتشف دبليو إدواردز ديمينغ ، خبير إدارة الجودة الشاملة (TQM) ، أن 94٪ من جميع الأخطاء في الأعمال كانت ناجمة عن الإدارة ، وليس العمال. ويمكن للإدارة القضاء على هذه الأخطاء عن طريق وضع أدوات جيدة لإدارة العمليات. عندما يتم التخلص من هذه الأخطاء ، فإن الشركة ترتكب 1/20 من الأخطاء كما كانت في السابق. تتسبب الأخطاء في حدوث عيوب ، وتخلق عملاء غير سعداء يذهبون إلى مكان آخر ، وتكلف الكثير من الوقت والمال. الشركة ذات الإدارة الفعالة للعمليات تبقى في العمل ؛ شركة دون أن تخسر المنافسة. هذه هي الطريقة التي استحوذت بها صناعة الإلكترونيات اليابانية على صناعات التلفزيون وآلات التصوير في السبعينيات. وتعلمت الصناعات الأمريكية والأوروبية من اليابانيين (الذين تعلموا من ديمينغ) ، حيث حسنت الجودة وطبقت أدوات إدارة العمليات القائمة على الشبكة في الثمانينيات والتسعينيات.

كيف تفهم هذه الأدوات

أسهل طريقة لفهم هذه الأدوات هي تصوير مطعمين. الأول هو مطعم على الطراز القديم ، بدون أدوات إدارة العمليات. النادلة تكتب طلبك وتنشره في نافذة المطبخ. يقرأها الطاهي ويجهز الطلب. إذا استمعت النادلة جيدًا ، وكان بإمكان الطباخ قراءة خط يدها ، وانتبه ، وهي تراقب النافذة أو تسمعه يصيح "اطلب" ، فكل شيء على ما يرام. ولكن في حالة إغفال إحدى هذه الخطوات ، فإن الطلب خاطئ والعميل غير سعيد. يعمل هذا المطعم القديم جيدًا لأن الفريق تعلم العمل معًا. ولكن ماذا لو فازت النادلة العجوز في اليانصيب؟ سيكون هناك الكثير من الأخطاء قبل أن يتعلم النادل الجديد كيفية الحصول على كل تفاصيل الطلب بشكل صحيح ، ويتعلم الطاهي قراءة خط يده.

الآن ، قارن هذا بمطعم القرن الحادي والعشرين باستخدام أدوات العمليات على شبكة الإنترنت. يتم تدريب النوادل والنادلات على كيفية أخذ الطلب وإعادته إلى العميل ، ثم إدخاله في نظام نقاط البيع (POS) الخاص بالمطعم. (هذه أداة عمليات.) يحصل الطباخ على نسخة مطبوعة من الطلب - لا توجد مشاكل في الكتابة اليدوية. هناك إشارة هادئة تشير إلى "طلب" ؛ لا صراخ. في حالة حدوث خطأ في الطلب ، يمكن للنظام إخبار الإدارة بالنادل أو النادلة التي ارتكبت الخطأ. يمكن للنوادل والنادلات تبادل الورديات من أجهزة iPhone الخاصة بهم ، ويمكن للإدارة أن تتأكد من أن عددًا كافيًا من الأشخاص يأتون إلى العمل. يمكن لمطعم مثل هذا أن يحتوي على 70 نادلاً جديدًا في يوم الافتتاح ويقوم بعمل جيد. ويمكنه أن يفرز بسرعة أعضاء الفريق الذين يرغبون في القيام بعمل جيد من أولئك الذين لا يحاولون حقًا التعلم والنجاح.هناك الكثير من المعلومات التي يمكن استخدامها لمساعدة أولئك الذين يريدون التحسن ، وهناك الكثير من الأدلة على الخطأ إذا كان شخص ما لا يعمل.

ملاحظة: بصفتي مستشار أعمال ، لست من المعجبين تمامًا بأدوات إدارة العمليات ، على الأقل لأنها تُستخدم غالبًا. يمكن استخدامها لإنشاء بيئات استبدادية جامدة ، وخفض التكاليف على حساب القيمة الحقيقية ، والعمل الجماعي ، والولاء ، والمساهمة التي تحقق النجاح الحقيقي. أنا معجب تمامًا بأدوات إدارة العمليات إذا تم استخدامها لبناء فريق رائع ومساعدة الجميع على القيام بعمل رائع.

قبل أن نتعمق في أدوات إدارة العمليات ، نحتاج إلى فهم إجراءات التشغيل القياسية ، والموقف الذي يخلق شركة أو قسمًا ناجحًا موجهًا نحو الفريق.

أداة إدارة العمليات الكلاسيكية

أدوات إدارة العمليات تسبق أجهزة الكمبيوتر بقرون.

سيد كيمب

إجراءات التشغيل القياسية والتحسين المستمر

أدوات إدارة العمليات - سواء على الورق أو على الإنترنت - تجسد طريقة عمل موحدة تمنع الأخطاء. الطريقة القياسية للقيام بمهمة في العمليات تسمى إجراء التشغيل القياسي أو SOP. بشكل عام ، يكره المديرون والعمال الأمريكيون إجراءات التشغيل الموحدة. تم التقاط موقفنا تجاههم في حلقة من البرنامج التلفزيوني ER (غرفة الطوارئ) ، حيث يجب إخلاء غرفة الطوارئ بسبب تسرب سام. ممرضة تسأل رئيس الأطباء "أين دليل الإخلاء؟" ويقول ، "إنه في غلاف أسود في المكتب." تتحول الكاميرا إلى المكتب ، الذي يحتوي على أغلفة سوداء تسقط من كل رف. لم يعثروا على الدليل أبدًا ، وقاموا بالإخلاء بأي طريقة ممكنة.

في الولايات المتحدة ، بشكل عام ، يتم ترك دليل إجراءات التشغيل القياسية على الرف في مكان ما. بحلول الوقت الذي نجده ، سيكون قديمًا بشكل ميؤوس منه. عندما يتم اتباع إجراءات التشغيل الموحدة ، يكون من الصعب مواكبة المعايير.

النهج الياباني مختلف تمامًا. يُطلق على هذا النهج اسم كايزن ، وهو ما يعني "التحسين المستمر". يقول الدكتور ماساكي إيماي ، مؤسس معهد كايزن ، "إن إجراء التشغيل القياسي هو أسوأ طريقة نقوم بها بعمل ما على الإطلاق. نلتقي دائمًا بإجراءات التشغيل القياسية ، وفي كل يوم نحاول تحسينها." الدليل هو وثيقة حية لتحسين الأساليب. كل من يجد أفضل طريقة لفعل أي شيء يحسن الإجراء التشغيلي الموحد لتلك المهمة ، ومن ثم يتعلم منه الجميع ويفعل ذلك بطريقة أحدث وأفضل.

أدوات إدارة العمليات هي أنظمة برامج كمبيوتر تسهل - وإلزامي - اتباع إجراءات التشغيل الموحدة. إذا فعلنا ذلك بموقف كايزن ، والعمل كفريق للتحسين والتفوق - فهذه الأدوات هي وسيلة قوية لتصبح ، وتبقى ، الرائد المتطور في مجال عملك.

أداة إدارة عمليات القرن الحادي والعشرين

تعد أجهزة قراءة بطاقات الائتمان جزءًا من أنظمة نقاط البيع (POS) ، والتي يتم دمجها في أدوات إدارة العمليات لإدارة الشؤون المالية والمخزون وعلاقات العملاء (CRM).

سيد كيمب

وفر المال وقلل المخاطر باستخدام أدوات إدارة العمليات

إذا حددنا إجراءات عمل فعالة ، ثم أنشأنا نظام كمبيوتر يجعل هذه الإجراءات سهلة التعلم والمتابعة ، يمكننا توفير المال وتقليل المخاطر في أعمالنا. دعنا نوضح ذلك بمثال المطعمين أعلاه:

• يحسب نظام نقاط البيع المحوسب شيك العميل تلقائيًا: لا توجد أخطاء في إضافة الفواتير.
• يتم تقليل الأخطاء في قراءة التذاكر المكتوبة بخط اليد ، مما يقلل من إهدار الطعام.
• يتم تتبع الأخطاء في تلقي الطلبات تلقائيًا ، لذلك يمكن تدريب النوادل والنادلات ليكونوا أكثر دقة.
• إذا غادر نادل أو نادلة ، يمكن تدريب بديل بسرعة ، مما يقلل من مخاطر الأخطاء المكلفة أثناء تدريب الموظفين الجدد.
• إن النظام الآلي الذي يسمح لموظفي الانتظار بالاتصال بالإنترنت لتأكيد أوقات الدوام والبدائل يقلل من خطر نقص الموظفين في المطعم إذا لم يتمكن أحدهم من العمل أو رفضه.

يرجى ملاحظة أنه يمكن استخدام هذه الأدوات بشكل سيء ، وفي هذه الحالة تأتي بنتائج عكسية. إذا تم إعداد النظام دون التوافق الصحيح مع ممارسات العمل ، فإنه يخلق متاعب للأشخاص الذين يحاولون القيام بعمل جيد. ربما ذهبنا جميعًا إلى المطاعم التي لم تستطع التعامل مع طلب خاص ، أو حاولنا شراء عنصر بسعر بيع اثنين بسعر واحد ، وسمعنا نادلة أو صرافًا محبطًا يقول ، "لن يسمح لي النظام بذلك. " أخرج من المتاجر التي بها هذه المشكلة ، ولا أعود أبدًا. النظام الذي يتم تنفيذه بشكل سيئ أو سوء الصيانة يفقدنا عملاء. فيما يتعلق بالموظفين ، إذا تم استخدام المعلومات في النظام بطرق عقابية ، بدلاً من أغراض التدريب ، يصبح أعضاء الفريق مقاومين ويبطئون العمل ، أو حتى يستقيلوا. وغالبًا ما تكون تكلفة هذا التغيير - معدل دوران الموظفين المرتفع - كافية لإيقاف الشركة عن العمل.

بينما نمضي قدمًا وننظر في تصميم وتنفيذ أدوات إدارة العمليات المؤتمتة ، دعونا نضع في اعتبارنا الممارسات التجارية الفعالة وبناء الفريق الفعال وإدارة الفريق.

علامة على أنك بحاجة إلى نظام أفضل لإدارة العمليات

عندما لا يعمل النظام مع شخص ما ، سيصنع الشخص نظامه الخاص لإنجاز عمله.

سيد كيمب

أدوات إدارة عمليات قائمة على الويب وقابلة للتخصيص

تتيح أدوات إدارة العمليات للعاملين تلقي التعليمات والعمل وإدخال البيانات بكفاءة عالية. يوجه تدفق المعلومات تدفق المنتجات والخدمات للعملاء. هذا يقلل من تكلفة خدمة العميل مع تقليل الخطأ. ينتج عن ذلك نتائج عالية الجودة بتكلفة أقل ، وهي ميزة تنافسية.

يمكن للشركات الكبيرة ، بالطبع ، تنفيذ أنظمة الكمبيوتر المخصصة بالكامل الخاصة بها. لكن حتى هذا نادر هذه الأيام. تعتمد معظم الشركات على برامج قابلة للتخصيص ، مثل PeopleSoft أو SAP. تستخدم الشركات المتوسطة الحجم هذه أيضًا ، وغالبًا ما تجد الشركات الصغيرة قوة المبيعات مفيدة بطرق مماثلة.

وبالطبع ، هناك أيضًا أدوات خاصة بالصناعة ، مثل أنظمة عمليات المطاعم أو أنظمة نقاط البيع في السوبر ماركت ، أو الأدوات الهندسية التي تحول رسومات CAD إلى برامج تحكم تقوم بتشغيل المعدات الآلية.

مشكلة العشرة مليارات دولار

كان المراقب المالي (كبير المسؤولين الماليين) لولاية كبيرة جدًا في الولايات المتحدة يعمل على تطبيق أداة مخصصة ومتكاملة لإدارة العمليات المالية. تطلب الأمر شراء ودمج ثلاث أدوات برمجية مختلفة - واجهة أمامية لإدخال البيانات ، وأداة معالجة وحساب ، وأداة لإعداد التقارير. لقد وضعوا النظام معًا وبدأوا في الاختبار. سارت الأمور على ما يرام حتى جربوا مجموعة من المعاملات التي بلغ مجموعها أكثر من 9،999،999،999.99 دولارًا. عندما فعلوا ذلك ، جاءت كل الأرقام خاطئة.

استغرق الأمر بعض الوقت لاكتشاف المشكلة. اتضح أن الجزء الأوسط من البرنامج لم يكن مصممًا للعمل مع أرقام تزيد عن 12 رقمًا مهمًا - أي أن الحسابات فشلت عند علامة 10 مليار دولار. إذا كانت الدولة تستخدم أداة واحدة فقط ، لكان من الممكن اكتشاف هذه المشكلة مبكرًا. ولكن نظرًا لأن الأدوات الثلاث كانت مرتبطة ببعضها البعض ، فإن البيانات الواردة تبدو جيدة ، والبيانات الصادرة تبدو سيئة ، واستغرق الأمر الكثير من العمل للعثور على المشكلة.

هذا هو نوع المشكلة التي تواجهها الشركات الكبيرة والحكومات عند بناء حلول متكاملة لإنشاء أدوات إدارة العمليات.

مشاكل التنفيذ: كبيرة ومتوسطة وصغيرة

تتطلب أدوات إدارة العمليات التنفيذ الفعال. بدونها ، غالبًا ما تقلل من الكفاءة التشغيلية ، أو تزيد التكلفة ، أو تزيد من التأخير ، أو تحبس الشركة في نظام يعمل بشكل سيء. تختلف المشاكل الناتجة عن أدوات إدارة العمليات التي يتم تنفيذها بشكل سيء بالنسبة للشركات الكبيرة والمتوسطة والصغيرة. خلال الخمسة عشر عامًا التي أمضيتها في التشاور مع الشركات والمؤسسات الحكومية والمؤسسات غير الربحية من جميع الأحجام - بدءًا من Fortune 500 وصولاً إلى الشركات الفردية - رأيت كل شيء يمكن أن يحدث بشكل خاطئ.

مشاكل التنفيذ في الشركات الكبيرة

ربما تعمل شركة كبيرة بالفعل إما باستخدام أداة عامة لإدارة العمليات ، أو أداة خاصة بالصناعة (السوق الرأسي) ، أو مزيج من الاثنين معًا. ومن المحتمل أن يكون النظام مبنيًا على مزيج من منصات تكنولوجيا المعلومات: الأنظمة الداخلية والإنترانت وخدمات الإنترنت الآمنة. بالنسبة لهذه الشركات ، القضايا الرئيسية هي:

• دمج أدوات مختلفة حتى تتحرك البيانات بسلاسة. انظر الشريط الجانبي ، "مشكلة العشرة مليارات دولار".
• تحسين العمليات من خلال التقنيات المتقدمة مثل Six Sigma والمقارنة المعيارية وتطوير أفضل الممارسات.
• تكامل الأنظمة بعد عمليات الدمج والاستحواذ - الأمر الذي قد يستغرق سنوات.

مشاكل التنفيذ في الشركات المتوسطة الحجم

تواجه الشركات المتوسطة الحجم مجموعة مختلفة من المشكلات:

• الاختيار بين أدوات صناعة السوق الرأسية والأدوات العامة
• تنفيذ هذه الأدوات بشكل فعال وبتكلفة منخفضة

كمثال على النقطة الثانية ، الخطأ الكبير الذي رأيته عدة مرات في الخمسة عشر عامًا الماضية هو أن شركة متوسطة الحجم قررت تنفيذ PeopleSoft أو SAP أو حتى SalesForce الأقل تكلفة ، ومحاولة تخطي التخصيص المكلف لـ النظام. يؤدي هذا حتمًا إلى كارثة ، تليها إعادة بناء كاملة للنظام - وإنجازه بشكل صحيح في المرة الثانية بتكلفة عشرات أو مئات الآلاف من الدولارات. أو - وقد رأيت هذا - تموت الشركة من الخطأ ، غير قادرة على تحمل القيام بذلك بشكل صحيح ، بعد خسارة المال من عدم القيام بذلك بشكل صحيح في المرة الأولى.

مشاكل تنفيذ الأعمال الصغيرة

تتجنب الشركات الصغيرة الأتمتة لفترة طويلة جدًا ، أو تتعجل دون تخصيص جيد. ثم يتم حبسهم في نظام يقلل الكفاءة أو يمنع النمو. أعرف العديد من الشركات الصغيرة التي تنفق المزيد من الوقت والمال في العيش مع نظام كمبيوتر سيئ أكثر مما تنفقه في القيام بعمل جيد حقيقي لعملائها. في بعض الأحيان ، يمكننا حل هذه المشاكل وإنقاذ الشركة. انظر الشريط الجانبي ، "المعلومات المهمة في مكان آخر" للحصول على مثال.

المعلومات المهمة موجودة في مكان آخر

ذات مرة ، تمكنت من ترحيل البيانات من جهاز كمبيوتر محتضر إلى أداة جديدة لإدارة عمليات السوق الرأسي على شبكة الإنترنت لشركة التصوير الفوتوغرافي. كان النظام القديم يعاني من عدد من المشاكل: كان على نظام تشغيل ألماني ، رغم أن لا أحد في الشركة يتحدث الألمانية ؛ كان القرص الصلب يحطم البيانات ويدمرها ؛ وكما اكتشفت ذات يوم ، فإن المعلومات المهمة لم تكن موجودة حتى على الكمبيوتر.

بينما كنت أقوم بتحليل البيانات مع صاحب العمل الصغير ، رأيت بعض الأرقام المكتوبة بخط اليد على أوراق المبيعات المحاطة بدائرة. سألت ما هم. أجاب المالك ، "أوه ، هذه هي أهم المعلومات على الإطلاق. هذه رموز تتعقب نوع الشركة التي قدمت الطلب والصناعة التي تعمل فيها. نقوم بجمع كل هذه الأرقام كل شهر ، و يوضح لنا أين تنمو المبيعات ، وأين نركز إعلاناتنا ".

"باليد؟"

"باستخدام الآلة الحاسبة. لا يوجد مكان على نظام الكمبيوتر لوضع المعلومات."

حسنًا ، كان هناك مكان لوضع المعلومات في النظام الجديد. لقد تحدثت إلى بائع برنامج إدارة عمليات السوق العمودي لتصوير الأوراق المالية الذي كانوا يشترونه ، وأظهر لي مكان وضع البيانات. قمت بتسمية الحقول المخصصة وتكوينها ، وإدخال الرموز الخاصة بالشركة ، وإعداد التقارير.

مع النظام الجديد ، لم يعودوا بحاجة إلى آلة حاسبة. لقد أنشأ تقارير دخل المبيعات حسب الفئة ، وسرّع حملاتهم التسويقية بشكل كبير. نمت الشركة بينما كان المنافسون يخسرون الأرض ويخرجون من العمل.

اختر: سوق عمودي أم عام؟

لنفترض أنك مسؤول عن شركة صغيرة أو قسم يريد التشغيل الآلي. السؤال الرئيسي هو: هل شركتك في وضع أفضل باستخدام أداة السوق الرأسية المصممة لمجالك ، أو باستخدام أداة عامة لإدارة العمليات ، مثل SalesForce.

ملاحظة: تم تصميم SalesForce بشكل أساسي لإدارة المبيعات. ولكنه مرن للغاية بحيث يمكنه إدارة خدمات العملاء والوفاء بها ، أي العمليات أيضًا.

فيما يلي بعض الأسئلة الرئيسية التي ستوجه قرارك:

• هل أنت في صناعة راسخة لديها على الأقل خيار واحد - وأفضل ، خياران أو ثلاثة - للبرامج الخاصة بالصناعة؟ (المطاعم والعقارات أمثلة جيدة.)
• هل تتعامل مع الإنتاج المادي لعناصر متخصصة ، أو إنتاج صور متخصصة ، مثل الصور عالية الدقة أو الموسيقى أو إنتاج الفيديو؟ (يعد التصميم الهندسي مع التصنيع والتصوير الفوتوغرافي من الأمثلة الجيدة.)

إذا كانت الإجابة "نعم" على أي من هذه الأسئلة ، فقم بإلقاء نظرة على برنامج السوق الرأسي الخاص بك.

من ناحية أخرى ، إذا كنت تعمل في شركة تتعامل مع الأعمال الورقية والمعلومات ، وكانت صناعة جديدة تتغير بسرعة ، فمن المحتمل أن تكون أفضل حالًا باستخدام البرامج العامة التي يمكنك تخصيصها لتنمو مع التغييرات في اعمال.

بناء أداة بسيطة لإدارة العمليات

لنفترض أنك تريد إنشاء أداة بسيطة لإدارة العمليات. لقد اخترت منصة قائمة على الويب قابلة للتخصيص. ماذا بعد؟

المفتاح الأول هو تصميم العمليات التجارية التي تعكس في الواقع ما يفعله الموظفون بالفعل. هذا يستغرق وقتًا ، لكنه يستحق العناء تمامًا. يمكن أن يؤدي في الواقع إلى تحسين العمليات التجارية: انظر الشريط الجانبي ، "الكمبيوتر الذي لم يتم شراؤه" كمثال. وإذا لم يتم ذلك ، فهناك تراجع حتمي. في أغلب الأحيان ، بالكاد يستخدم العمال النظام ، والمعلومات التي تهم الشركة حقًا يتم تتبعها في الملاحظات اللاصقة التي يتم لصقها على شاشات ومكاتب الأشخاص. هذا ما حدث قبل وصولي إلى مكان الحادث لإنشاء المشكلة التي وجدتها وحلت ، كما قيل في الشريط الجانبي السابق ، "المعلومات المهمة موجودة في مكان آخر".

تأكد أيضًا من تعيين محلل أنظمة مختص ، وليس مبرمجًا يعتقد أنه يعرف ما يفعله ، لكنه لا يفهم البيانات. إذا لم يتم تنظيم البيانات بشكل صحيح في هياكل علائقية تمثل المعلومات الحقيقية التي تعمل بها ، فإن شركتك محكوم عليها بالفشل. في وقت لاحق سوف تكتشف أن:

• من المستحيل إنشاء تقارير عمل مفيدة وبسيطة من بياناتك الخاصة.
• من المستحيل إجراء تغييرات على نظامك تتوافق مع التحسينات والتغييرات في عملك.
• إن نمو الأعمال أمر مستحيل دون إلغاء نظام الكمبيوتر بالكامل والبدء من نقطة الصفر.

ومع ذلك ، يمكن لمحلل أنظمة جيد يعمل بشكل وثيق مع العمال الفعليين أن يصنع العجائب. يمكنه بناء أداة لإدارة العمليات تجعل مهمة الجميع أسهل. ويمكنه أن يوضح لك وللمديرين الآخرين كيفية الدخول إلى النظام وإنشاء تقارير مخصصة توضح لك بالضبط ما تحتاج إلى معرفته لتنمية أعمالك.

المفتاح هو أن أنظمة إدارة العمليات الجيدة تضع ذكاء الأعمال المهم في نظام المعلومات الذي يستخدمه الناس كل يوم. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل القوائم المنسدلة الصحيحة والشاشات المنبثقة سهلة الاستخدام. انها بسيطة عندما يتم ذلك. لكن الأمر يتطلب الكثير من الوقت والاهتمام للحصول عليه بالشكل الصحيح في المرة الأولى.

نظام الكمبيوتر الذي لم يتم شراؤه مطلقًا

هذه قصة قديمة من الستينيات ، عندما كانت الشركات تقوم بتركيب أجهزة الكمبيوتر المركزية. تم تعيين مستشار ذكي للغاية لتسريع معالجة المطالبات في شركة تأمين من خلال وضع نظام كمبيوتر. قبل أن يبدأ ، قام بتعليم مالكي الشركة قاعدة GIGO: Garbage In ، Garbage Out. وأصر على مراجعة كافة استماراتهم وحساباتهم وبياناتهم وتنظيفها قبل وضعها على الكمبيوتر. كانوا يتأوهون ويشتكون من التكلفة ، لكنهم فعلوا ما قاله. بعد كل شيء ، كان الخبير المكلف.

كما طلب منهم المقاييس. كم عدد المطالبات التي يمكنهم معالجتها الآن ، وما مقدار التحسن الذي توقعوه من استثمارهم البالغ 500000 دولار؟ كم عدد الأخطاء وعدد الأخطاء التي يمكن أن تكون مقبولة من النظام الجديد. عملوا على الأرقام.

عمل مع المحللين والآلات الحاسبة لتنظيف العملية الورقية. عندما انتهى - بدون جهاز كمبيوتر - أظهر للشركة أنهم وصلوا بالفعل إلى هدفهم. من خلال تنظيف العمليات التجارية الخاصة بهم - دون الحصول على جهاز كمبيوتر على الإطلاق - يمكنهم معالجة العديد من المطالبات يوميًا ، مع عدد أقل من الأخطاء.

وفر للشركة تكلفة جهاز كمبيوتر وتقاضى أتعابه.

الدرس المستفاد: أجهزة الكمبيوتر لا تجعل الأعمال التجارية أفضل ؛ تحسين العمليات التجارية يجعل الأعمال التجارية أفضل.

الأتمتة وقابلية التوسع

إذا كنت قد أنشأت - أو كنت محظوظًا بما يكفي لترث - نظامًا لإدارة العمليات مصممًا جيدًا وقائم على قاعدة البيانات ، فأنت على استعداد للتحسين والنمو المستمر.

يعتمد التحسين المستمر على القدرة على طرح أسئلة جديدة لبياناتك الحالية. هذا هو مجال إنشاء التقارير المخصصة ، وتحليل البيانات ، وفي النهاية ، إدارة المعرفة واستخراج البيانات. كما أنه يعتمد على النظام الذي يتم تخصيصه بشكل متكرر. مع تطوير أساليب أفضل ، يمكن تنفيذها عن طريق تغيير القوائم المنسدلة وإضافة الشاشات وتحسين التعليمات عبر الإنترنت. بهذه الطريقة ، تصبح كل فكرة جيدة يتم اكتشافها في أسبوع واحد طريقة أفضل للعمل للجميع في الشركة الأسبوع المقبل.

نفس هذا النظام المصمم جيدًا والقائم على قاعدة البيانات قابل للتطوير. وهذا يعني أنه يمكن تكبيرها أو تصغيرها حسب الحاجة. يمكن نسخ نظام الكمبيوتر الذي يدير متجرًا واحدًا ، وفجأة أصبح المتجر حقًا امتيازًا. أو يتم تنفيذ النظام الذي يتعامل مع 100 عميل في وقت واحد في مركز اتصال كبير ويتعامل مع 10000 عميل يوميًا. أو أن المصنع الصغير عالي التقنية هو نموذج أولي لعملاق صناعي جديد.

المفهوم الكامن وراء الأتمتة وقابلية التوسع هو: معلومات عملك وعملياتك أصول. تريد أن تكون قادرًا على استخدامها وتكرارها ونقلها وتنميتها. إذا كانت معلوماتك وعملياتك التجارية عالقة في نظام كمبيوتر عفا عليه الزمن ومربك وسيئ التوثيق ، فأنت في مشكلة. إذا كنت ترغب في الاستمرار في العمل ، فدفع التكلفة مقدمًا: قم بتحليل بياناتك ونقلها إلى أداة فعالة لإدارة العمليات على الإنترنت في أسرع وقت ممكن.

العمليات في عملك

أين سينتهي عملك التجاري…

احذر! قد تؤدي الترقية السيئة التخطيط لأداة إدارة العمليات إلى تدمير عملك.

سيد كيمب

خطواتك التالية

الآن بعد أن تعلمت كيفية استخدام أدوات إدارة العمليات وتحسينها في مجال الأعمال ، احصل على لوحة - أو جهاز iPad - وأجب عن هذه الأسئلة. ستحدد المشكلات التي تريد معالجتها لتحسين عملياتك وتقديم أدوات أفضل.

• هل لدى شركتك أو قسمك إجراءات تشغيل قياسية. أم أن كل شخص يقوم بالأشياء بطريقته الخاصة؟
• هل يحب الناس نظام الكمبيوتر أم يستاءون ويتجنبونه؟
• هل تستطيع الحصول على التقارير التي تحتاجها من نظامك الخاص؟
• هل يمكنك إجراء تحسينات على نظامك عندما تريد ذلك؟
• هل النظام يعمل بتقنية حالية موثوقة؟

كن صادقا. إذا كانت إجابتك "لا أعرف" ، فلا بأس بذلك. وقد حان الوقت لإجراء بعض البحث والتعلم. اكتشف كيف يعمل فريقك وأين توجد أصول المعلومات الخاصة بك.

يجب أن تؤدي أي إجابة بـ "لا" إلى السؤال: هل ستسير عملي بشكل أفضل - أخطاء أقل أم تكلفة أقل - إذا أصلحت هذه المشكلة؟ وأي إجابة بـ "نعم" هنا تشير إلى مشروعك التالي: تحسين أو ترقية النظام إلى أداة فعالة لإدارة العمليات على الإنترنت تجعل شركتك رائدة في مجال الأعمال.

خلاصة القول هي أن أداة إدارة العمليات التي يتم اختيارها بشكل سيئ أو سيئة التصميم يمكن أن تشل شركتك. ستفعل الأداة المختارة جيدًا والمصممة جيدًا لشركتك ما فعلته الأجهزة الإلكترونية للطيار التجريبي السابق في The Six Million Dollar Man: "يمكننا أن نجعله أفضل مما كان أفضل وأقوى وأسرع." وفي هذه الأيام ، هذا ما يتطلبه الأمر للبقاء في العمل.