جدول المحتويات:
جولي دينين 2012
في عصر الإنترنت ، يبدو أن كتابة المذكرات قد عفا عليها الزمن. من الذي يحتاج إلى إرسال مذكرة عندما يمكنك إرسال رسالة نصية أو إرسال بريد إلكتروني؟ لكن الحقيقة هي أنه لا يزال هناك الكثير من الأسباب لإرسال واحد ، وإذا كنت تريد أن تبدو محترفًا ، فهناك قواعد يجب اتباعها. إليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح.
الحالات التي تتطلب مذكرة ورقية
- إرسال المستندات عبر الفاكس إلى المنظمات التي تتطلب نسخًا ورقية بدلاً من البريد الإلكتروني (الممارسات الطبية ، المكاتب الحكومية ، إلخ)
- إرسال حزمة أو كتاب أو مستند يتطلب ملاحظة تشرح عناصر العمل للمتلقي
- رسالة خاصة ليس من المناسب إرسالها عبر البريد الإلكتروني
- تسليم جماعي للمعلومات إلى العمال الموزعة في علب بريدهم (إذا لم يكن نظام البريد الإلكتروني على مستوى العمل في مكانه بعد)
ضع في اعتبارك أنه حتى إذا كان بإمكانك إرسال معلومات عبر البريد الإلكتروني ، فإن استخدام تنسيق مذكرة غير رسمي في البريد الإلكتروني يعد طريقة احترافية للتواصل.
التوجه
تبدأ جميع المذكرات بكلمة "مذكرة" أو "مذكرة". إذا كنت تستخدم Microsoft Word ، فابحث عن قالب يناسب نمط عملك أو مؤسستك. تستخدم العديد من المكاتب ملفًا رئيسيًا مخصصًا لأعمالهم. ثم تريد تضمين أهم المعلومات في الأعلى حتى يسهل على القارئ.
- لمن هذا
- من من
- التاريخ
- من آخر ربما تلقى المذكرة
- سطر الموضوع
جولي دينين 2012
الجسم
كتابة نص المذكرة أمر بسيط إلى حد ما. قل ما تريد قوله بأقل عدد ممكن من الكلمات. إذا كان بإمكانك استخدام عناوين فرعية وقوائم غامقة ، فابدأ وقم بذلك ، لأن ذلك سيجعل من السهل على القارئ جمع المعلومات المهمة بسرعة. استخدم نفس القواعد والقواعد التي ستستخدمها إذا كنت تكتب مقالة عبر الإنترنت. لا تستخدم كلمات عامية مثل "سوف" أو "أريد". تجنب الاختصارات مثل "LOL" أو "TTL". هذه غير رسمية للغاية حتى لو كانت مذكرة غير رسمية.
استخدم التدقيق الإملائي في برنامج Word وتأكد من خلوك من الأخطاء الإملائية والصياغة المحرجة. استخدم الأحرف الكبيرة في جميع الأسماء والأماكن ، لكن لا تكتب الكلمات في العنوان بأحرف كبيرة (باستثناء الكلمة الأولى).
في نهاية المستند الخاص بك ، قم بتسجيل الخروج كما لو كنت حرفًا. على الرغم من وضع معلومات "من" في العنوان ، فمن الجيد تسجيل الخروج منها. نظرًا لأن معظم المذكرات منسوخة بشكل ثابت ، اترك مساحة للتوقيع عليها. إذا قمت بإرساله في رسالة بريد إلكتروني ، فهذا ليس ضروريًا.
جولي دينين 2012
أنواع المذكرات المختلفة
- التوجيهات: يرشد هذا النوع زملائك في العمل إلى إجراء جديد تريدهم أن يتبعوه.
- الردود: عادة ما تتم كتابة هذا النوع كنتيجة لتغيير عنصر العمل. إذا كانت مذكرة التوجيه الخاصة بك تعلن عن تغيير في وقت الاجتماع الأسبوعي ، فقد تكون مذكرة الرد من زميل في العمل لديه تعارض.
- تقارير الرحلة: يقدم هذا النوع معلومات موجزة عن اجتماع أو رحلة عمل أو مشروع آخر يتطلب من الموظف تقديم تقرير إلى مشرف أو مجموعة أكبر.
- التقارير الميدانية: عادة ما يكون هذا النوع استجابة لعملية فحص.
- المذكرات الائتمانية: هذا النوع هو تنسيق مختلف تمامًا لأنه يصف عادةً المعلومات المالية المتعلقة بالخدمات أو السلع. تحقق من قوالب Microsoft Word للمذكرات الائتمانية لمعرفة التنسيق.
مذكرة خاطئة!
كما هو الحال دائما…
ضع في اعتبارك أن أي معلومات مكتوبة لا يمكن التراجع عنها. تأكد من توخي الحذر في صياغتك لتبدو احترافية وواقعية ، حتى لو كانت مذكرة غير رسمية. مع الممارسة ، ستصبح أيضًا خبيرًا في كتابة المذكرات!