كيف تكتب خطة اتصالات

كلية كلمة الاتصال

catherinecronin عبر Flickr Creative Commons

إذا واجهت مقاومة في مواجهة التغيير في الوظيفة ، يمكن أن تساعد خطة الاتصالات الجيدة في دعم مبادرة إدارة التغيير الخاصة بك. لا يمكن أن تساعد خطة الاتصالات الجيدة فقط في ضمان إبقاء جميع أصحاب المصلحة لديك على اطلاع ، ولكن يمكنها أيضًا أن تساعد مؤسستك في الحصول على الدعم لمشروع أو تغيير تنظيمي

ما هي خطة الاتصالات؟

ستساعدك خطة الاتصالات على تنظيم ما هو مهم لإخبار جميع أصحاب المصلحة لديك ، وما هي الرسالة التي تريد توصيلها ، وكيف تقولها ، ومتى تقولها. يجب أن تغطي خطة الاتصالات الأسئلة الخمسة الكبرى - من؟ ماذا؟ لماذا ا؟ كيف؟ متي؟

ابدأ بعمل مصفوفة بسيطة ، مثل تلك أدناه ، للمساعدة في الحفاظ على خطتك منظمة والتي يمكنك ملؤها أثناء السير في كل خطوة من الخطوات أدناه.

الجمهور	الرسالة (ماذا)	الغرض (لماذا)	الطريقة (كيف)	الهدف (متى)
أصحاب المصلحة الداخليون
أصحاب المصلحة الخارجيين

تحقق من هذه الخطوات السهلة أدناه لمساعدتك على البدء في بناء خطة اتصالات ناجحة لعملك.

الخطوة 1. اعرف جمهورك

أسهل مكان لبدء بناء خطة الاتصالات الخاصة بك هو تحديد جمهورك. إذا كان مشروعك يتطلب منك إبقاء الأشخاص داخل مؤسستك وخارجها على اطلاع دائم ، فابدأ بإعداد قائمة بأصحاب المصلحة الداخليين مقابل أصحاب المصلحة الخارجيين.

بعض الأمثلة على أصحاب المصلحة الداخليين مقابل أصحاب المصلحة الخارجيين

أمثلة لأصحاب المصلحة الداخليين:	أمثلة لأصحاب المصلحة الخارجيين:
القيادة التنفيذية	الرعاة التنفيذيون للمشروع
مدراء الأقسام	أصحاب الأعمال
موظفي الخط الأمامي	عملاء الخط الأمامي

بمجرد حصولك على قائمة بجميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين ، قد يكون من المفيد تدوين ملاحظة تحت كل واحد للإجابة على الأسئلة التالية:

• ماذا يعرفون؟
• ما الذي تحتاج إلى معرفته؟
• ما هي المجموعات التي لها أولوية أعلى من غيرها؟
• هل تتطلب المجموعات المختلفة رسائل مختلفة؟

بمجرد إجابتك على الأسئلة الأساسية حول كل شريحة جمهور ، حان الوقت لتحديد ما يجب توصيله إلى كل شريحة.

يجب أن يكون عمود الجمهور مكتمل الآن في مصفوفة اتصالاتك:

الجمهور	الرسالة (ماذا)	الغرض (لماذا)	الطريقة (كيف)	الهدف (متى)
أصحاب المصلحة الداخليون
القيادة التنفيذية
المديرين
الموظفين
أصحاب المصلحة الخارجيين
الرعاة التنفيذيين
أصحاب
عملاء الخط الأمامي

الخطوة 2. ما هي رسالتك؟

عند التفكير في الرسالة التي تريد توصيلها إلى جمهورك ، فكر ببساطة في الإجابة على السؤال "ماذا؟" سيأتي الغرض من الرسالة وكيف سيتم تسليمها لاحقًا.

استخدم قائمة التحقق التالية للمساعدة في تحديد ما يحتاج جمهورك إلى معرفته:

• ماذا يعرف جمهورك المستهدف حاليا؟ (حدد هذا في قائمة كل شريحة جمهور قمت بإنشائها في الخطوة 1).
• ما الذي تحتاج إلى معرفته؟
• ما الذي لا يحتاجون إلى معرفته؟
• ما هي نبرة الصوت التي يجب أن تأخذها مع كل جمهور؟ (يمكنك اتباع نهج احترافي ومباشر مع الاتصالات التنفيذية بينما قد تحتاج اتصالاتك مباشرة إلى العملاء إلى أن تكون أكثر نشاطًا وملموسة)
• ما هي اهتمامات جمهورك؟ تأكد من أن رسائلك لكل جمهور تتناول أسئلتهم واهتماماتهم الفريدة والفردية. تذكر أن أسئلة الموظف الداخلي حول مشروع أو تغيير قد تكون مختلفة تمامًا عن تلك التي يهتم بها الراعي التنفيذي.

بمجرد إجابتك على هذه الأسئلة ، املأ العمود ^الثاني من المصفوفة:

الجمهور	الرسالة (ماذا)	الغرض (لماذا)	الطريقة (كيف)	الهدف (متى)
أصحاب المصلحة الداخليون
القيادة التنفيذية	القيمة التجارية للتغيير.
المديرين	ما يحتاج فريقك إلى معرفته عن التغيير.
الموظفين	كيف سيؤثر التغيير على وظيفتك اليومية.
أصحاب المصلحة الخارجيين
الرعاة التنفيذيين	فوائد التغيير للمنظمة.
أصحاب	كيف سيؤثر التغيير على أرباحك النهائية.
عملاء الخط الأمامي	كيف سيؤثر التغيير على وظيفتك اليومية.

الخطوة 3. ما هو الغرض من رسالتك؟

خلال هذه الخطوة ، أجب عن السؤال "لماذا؟" لماذا من الضروري توصيل كل رسالة (ماذا) لكل من جمهورك؟ ستساعدك الإجابة على هذا السؤال على فهم سبب أهمية توصيل كل جزء من المعلومات إلى موظفيك وعملائك والقيمة التي سيجلبها توصيل هذه المعلومات لعملك وقيمة عميلك.

بعض الأسباب الشائعة لإيصال الرسائل الرئيسية إلى أصحاب المصلحة:

• لزيادة الفهم حول التغيير والمشروع
• لتسليط الضوء على فوائد المشروع أو التغيير
• لاستدعاء التأثيرات الإيجابية على المحصلة النهائية للمنظمة
• للسماح للجمهور بمعرفة أي مهارات أو معلومات سيحتاجون إلى تعلمها أثناء التحضير
• لمساعدة جمهورك على فهم كيف سيؤثر عليهم

تذكر ، حاول الإجابة "ماذا يوجد في هذا بالنسبة لي؟" عند تحديد الغرض من كل اتصال للتأكد من إعلام جميع جمهورك جيدًا.

بمجرد أن تعرف "ماذا يوجد فيه" لكل من أصحاب المصلحة ، املأ العمود ^الثالث من المصفوفة الخاصة بك:

الجمهور	الرسالة (ماذا)	الغرض (لماذا)	الطريقة (كيف)	الهدف (متى)
أصحاب المصلحة الداخليون
القيادة التنفيذية	القيمة التجارية للتغيير.	للإبلاغ عن القيمة المالية والعميل.
المديرين	ما يحتاج فريقك إلى معرفته عن التغيير.	لإعداد الفرق للتغيير قبل حدوثه.
الموظفين	كيف سيؤثر التغيير على وظيفتك اليومية.	للسماح للموظفين بتعلم المهارات وإجراء تغييرات يومية قبل حدوث التغيير.
أصحاب المصلحة الخارجيين
الرعاة التنفيذيين	فوائد التغيير للمنظمة.	للإبلاغ عن وفورات التكاليف والفوائد.
أصحاب	كيف سيؤثر التغيير على أرباحك النهائية.	لكسب الدعم للتغيير من خلال تسليط الضوء على التأثير على المحصلة النهائية.
عملاء الخط الأمامي	كيف سيؤثر التغيير على وظيفتك اليومية.	لإعداد العملاء للتغييرات ؛ تسليط الضوء على الفوائد.

وسائل التواصل الاجتماعي المتنقلة

jasonahowie عبر Flickr Creative Commons

الخطوة 4. ما هي طريقة التسليم؟

الآن بعد أن عرفت من تتواصل معه ، وماذا ستقوله ، ولماذا ستقوله ، عليك تحديد أفضل طريقة لإيصال الرسالة. اعتمادًا على مؤسستك ، قد يكون من المفيد الاحتفاظ بـ "ورقة الغش" لجميع قنوات الاتصال المختلفة المتاحة.

قد تشمل بعض قنوات الاتصال الشائعة ما يلي:

• اتصالات البريد الإلكتروني
• تسليم الاتصالات الكتابية عبر البريد
• تذكير الرسائل النصية
• رسائل وسائل التواصل الاجتماعي
• اجتماعات مجلس المدينة
• وسائل اعلام مختلطة
• تصريحات صحفيه
• النشرات أو الملصقات

تلميح

بينما قد يكون الاتصال عبر البريد الإلكتروني مناسبًا ، لا تتردد في نشر نفس الرسالة باستخدام قنوات متعددة. لا ضرر في إرسال تذكير ودي. الكثير من الاتصالات أفضل من عدم كفاية.

الآن ، يمكنك ملء العمود ^الرابع من المصفوفة الخاصة بك:

الجمهور	الرسالة (ماذا)	الغرض (لماذا)	الطريقة (كيف)
أصحاب المصلحة الداخليون
· القيادة التنفيذية	القيمة التجارية للتغيير.	للإبلاغ عن القيمة المالية والعميل.	التواصل عبر البريد الإلكتروني
· المدراء	ما يحتاج فريقك إلى معرفته عن التغيير.	لإعداد الفرق للتغيير قبل حدوثه.	التواصل عبر البريد الإلكتروني
الموظفين	كيف سيؤثر التغيير على وظيفتك اليومية.	للسماح للموظفين بتعلم المهارات وإجراء تغييرات يومية قبل حدوث التغيير.	التواصل عبر البريد الإلكتروني والملصقات والنشرات وقاعات المدينة
أصحاب المصلحة الخارجيين
· الرعاة التنفيذيون	فوائد التغيير للمنظمة.	للإبلاغ عن وفورات التكاليف والفوائد.	التواصل عبر البريد الإلكتروني
· أصحاب	كيف سيؤثر التغيير على أرباحك النهائية.	لكسب الدعم للتغيير من خلال تسليط الضوء على التأثير على المحصلة النهائية.	رسالة مكتوبة بالبريد
· عملاء الخط الأمامي	كيف سيؤثر التغيير على وظيفتك اليومية.	لإعداد العملاء للتغييرات ؛ تسليط الضوء على الفوائد.	رسالة مكتوبة ، بالبريد ، تذكير بالبريد الإلكتروني

ملحوظة

قم دائمًا بتعيين "مالك" خلف كل عنصر تقوم بإدراجه في عمود "الطريقة" كلما أمكن ذلك لضمان المساءلة عن تسليم الرسائل في الوقت المحدد وبدقة.

الخطوة 5. ما هو أفضل وقت للتواصل؟

خطة الاتصالات الخاصة بك على وشك الاكتمال! لقد حددت جمهورك والرسالة التي تريد توصيلها والغرض من كل رسالة وكيف ستقوم بإيصالها ؛ أنت الآن بحاجة إلى معرفة أفضل توقيت لإيصال هذه الرسائل إلى كل جمهور من جمهورك. فيما يلي بعض الأسئلة التي قد ترغب في التفكير فيها لمساعدتك في تحديد أفضل توقيت لكل رسالة.

• من الذي يجب أن يعلم أولاً؟
• متى يتم التغيير؟
• متى يحتاج الجميع في وقت مبكر إلى إبلاغه؟
• هل هناك مواعيد نهائية يجب أن تكون على دراية بها؟
• هل سيكون أي من أصحاب المصلحة في جمهورك غير متاح أم أن لديهم تواريخ تحتاج إلى حلها؟
• هل توصل رسالتك باستخدام أكثر من طريقة لكل جمهور؟ ما الذي يجب أن يحدث أولاً ، ثانيًا ، ثالثًا ، إلخ؟

من خلال الإجابة على هذه الأسئلة ، يجب أن تكون قادرًا بسهولة على إكمال العمود الأخير من المصفوفة بتواريخ البدء والانتهاء للتأكد من أنك مسؤول عن الجدول الزمني الخاص بك:

الجمهور	الرسالة (ماذا)	الغرض (لماذا)	الطريقة (كيف)	الهدف (متى)
أصحاب المصلحة الداخليون
القيادة التنفيذية	القيمة التجارية للتغيير.	للإبلاغ عن القيمة المالية والعميل.	التواصل عبر البريد الإلكتروني	البداية: mmddyyyy النهاية: mmddyyyy
المديرين	ما يحتاج فريقك إلى معرفته عن التغيير..	لإعداد الفرق للتغيير قبل حدوثه.	التواصل عبر البريد الإلكتروني	البداية: mmddyyyy النهاية: mmddyyyy
الموظفين	كيف سيؤثر التغيير على وظيفتك اليومية	للسماح للموظفين بتعلم المهارات وإجراء تغييرات يومية قبل حدوث التغيير.	التواصل عبر البريد الإلكتروني والملصقات والنشرات واجتماعات قاعة المدينة	البداية: mmddyyyy النهاية: mmddyyyy
أصحاب المصلحة الخارجيين
الرعاة التنفيذيين	فوائد التغيير للمنظمة.	للإبلاغ عن وفورات التكاليف والفوائد.	التواصل عبر البريد الإلكتروني	البداية: mmddyyyy النهاية: mmddyyyy
أصحاب	كيف سيؤثر التغيير على أرباحك النهائية.	لكسب الدعم للتغيير من خلال تسليط الضوء على التأثير على المحصلة النهائية.	رسالة مكتوبة بالبريد	البداية: mmddyyyy النهاية: mmddyyyy
عملاء الخط الأمامي	كيف سيؤثر التغيير على وظيفتك اليومية.	لإعداد العملاء للتغييرات ؛ تسليط الضوء على الفوائد.	خطاب مكتوب بالبريد ؛ تذكير البريد الإلكتروني	البداية: mmddyyyy النهاية: mmddyyyy

الخطوة 6. تسليم خطتك!

تهانينا! لقد أكملت خطة الاتصالات الخاصة بك بنجاح. بمجرد مشاركة خطتك مع أصحاب المصلحة في المشروع ، يمكنك الآن العمل على إنشاء رسائلك ، ووضع اللمسات الأخيرة على شكل وأسلوب المواد الخاصة بك ، وتسليم رسائلك إلى أصحاب المصلحة وفقًا لجدولك الزمني.

مع القليل من التخطيط المتقدم باستخدام قالب مصفوفة ، سيسمح لك إنشاء خطط اتصالات لمشاريعك بإبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطلاع ، وتجنب الارتباك وسوء الفهم وحشد الدعم لمشروعك. قد يكون التغيير غير مريح لكثير من الناس في مكان العمل. يمكن أن يساعد اقتطاع الوقت لوضع خطة اتصالات جيدة حتى أولئك الذين لا يرتاحون في مواجهة المجهول بثقة وتفهم.