كيفية كتابة خطاب توصية يحصل على النتائج

تأكد من أن خطاب التوصية الخاص بك ينقل التأثير المطلوب من خلال هذه النصائح.

sysop1021 عبر Flickr ، CC-BY-SA 2.0 ، تم تعديله بواسطة FlourishAnyway

لقد وافقت على كتابة خطاب توصية ، ولكن ماذا الآن؟

في عالم المنح الدراسية والقبول في الكليات ، غالبًا ما تعاني مواد التقديم من تأثير بحيرة Wobegon. (بحيرة Wobegon هي مكان خيالي حيث "كل النساء أقوياء ، وكل الرجال يتمتعون بحسن المظهر ، وجميع الأطفال فوق المتوسط.")

للمساعدة في تمييز الأفضل عن الباقي ، تعتمد لجان القبول والجوائز على تقييمات موضوعية لقدرات المتقدم وشخصيته. يتم توفير مثل هذه التقييمات من قبل المعلمين والأساتذة وغيرهم ممن هم على دراية بالمرشح. يمكن أن يشمل ذلك المشرفين والمدربين وقادة المجتمع ومنسقي المتطوعين الذين تفاعلوا معه بشكل مكثف. هذا هو المكان الذي تأتي فيه!

تحتاج لجنة الاختيار إلى مساعدتكم في تقييم المرشح. كن دقيقًا وصادقًا ، ثم اترك الرقائق تسقط حيث يمكن.

Betsey Weber عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

لا ضغوط: لكن خطابات التوصية مهمة جدًا

يواجه الموصون مهمة شاقة لأن جميع التوصيات تقريبًا إيجابية. وبالتالي ، إذا كان المرشح الذي تؤيده يمثل مكانة بارزة تمامًا ، فيجب أن تعكس رسالتك ذلك. من الضروري أن تقدم حجة قوية لقبولها.

تجربتي الشخصية هي أنه ، لا سيما مع المواقف التنافسية من الدرجة الأولى ، هناك خطط تسجيل معقدة في اللعب. سواء تم قبول مقدم الطلب أو إدراجه في قائمة الانتظار أو رفضه تمامًا قد ينخفض ​​إلى منزلة عشرية ثالثة (على سبيل المثال ، 00 1). وبالتالي ، يمكن لرسالة توصية واحدة - رسالتك - أن تكون عاملاً فاصلاً في لعبة القبول عالية المخاطر حيث يكون مستقبل الناس على المحك.

كيف هذا للضغط؟ الآن سأساعدك على القيام بعمل جيد.

يمكن أن تكون المنافسة شرسة ، لذا استند إليها. افهم أهداف مقدم الطلب وما الذي يتقدم إليه. في بيئة شديدة التنافسية ، يمكن لخطاب توصية واحد أن يتأرجح في القرار. مهلا ، لا ضغوط.

ديف ويلسون عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

توصيتك تحدث فرقا

خاصة في المواقف التنافسية من الدرجة الأولى ، يمكن أن يكون خطاب توصية واحد - رسالتك - بمثابة عامل فاصل في لعبة القبول عالية المخاطر حيث يكون مستقبل الناس على المحك.

دورك: تقديم تقييم عادل ودقيق

عند تقديم التوصية ، فإنك تضع سمعتك على المحك.

قاوم الرغبة في المبالغة في تقدير نقاط قوة المرشح. في حين أنه قد يساعدهم على الدخول في برنامج ، إلا أنه سيهيئهم للفشل النهائي مع توقعات غير واقعية لا يمكنهم الوفاء بها.

كما أن المبالغة تدمر مصداقيتك. قد تحتاج إلى التوصية بمرشحين في المستقبل لنفس البرنامج أو المنحة الدراسية.

دورك كمرشح هو ببساطة: تزويد لجنة الاختيار بالمعلومات الموضوعية التي تحتاجها لاتخاذ قرار مستنير.

قدم تقييمًا عادلًا ودقيقًا للمرشح الذي تقوم بتقييمه. لا تنغمس في المبالغة. إذا كان المرشح رائعًا حقًا ، فقدم أمثلة ، كن محددًا ولا تكبح مديحك.

كريستينا الكسندرسون عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

التواصل بشكل واضح ومقنع ، وتقديم تقييم عادل ودقيق لمقدم الطلب

• قدرات
• حرف
• الدافع و
• إمكانية النجاح.

إذا كنت تعتقد أن المرشح متميز حقًا ، فستحتاج إلى أن تكون مبدعًا إلى حد ما أيضًا ، حتى يحصل مرشحك على الاهتمام الذي يستحقه. (قد يكون شخص ما قد فعل هذا من أجلك على طول الطريق). أنت فقط تعرف ما هو مناسب هنا ، لذا استخدم حكمك المهني.

سمعتك على المحك. اعرف متى ترفض طلب توصية.

smlp.co.uk عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

ضع في اعتبارك ما يلي قبل الموافقة على كتابة خطاب توصية:

• هل تعرف الشخص جيدا بما فيه الكفاية؟
• هل تشعر بالراحة عند تأييد طلبهم مهنيًا برسالة داعمة؟
• هل لديك الوقت الكافي لتكريس هذه العملية؟

ارفض طلبهم إذا كنت لا تستطيع كتابة خطاب داعم بضمير حي. على سبيل المثال: " أعتقد أنك ستحصل على أفضل خدمة إذا أوصى لك شخص آخر. " إذا كنت لا تعرفهم جيدًا بما يكفي أو لم يكن لديك الوقت الكافي لتكريسها ، ارفض مع توضيح ذلك.

هيا بنا نبدأ. تعرف على المرشح والبرنامج الذي يتقدم له الطالب ومعايير الاختيار.

توماس هيلبيج عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

ما هي المعلومات اللي تريدها؟

إذا قمت بملء نموذج التوصية الذي يوفره لك مقدم الطلب - دون طرح أي أسئلة - فأنت بذلك تسلك الطريق السهل. كما أنها أقل فعالية. سوف تميل إلى القيام بذلك وستنتهي منه ، لكن توقف. توقع المزيد من نفسك ومن المرشح الذي تستثمر في مستقبله.

تعرف على المرشح ومعايير الاختيار وسياق التطبيق

يسعى الطلاب للحصول على موافقات مكتوبة لمجموعة متنوعة من الأغراض:

• للدراسة في الخارج
• لكسب المنح الدراسية أو الزمالات
• لتأمين التدريب والتوظيف و
• للحصول على القبول في الكلية أو الدراسات العليا أو القانون أو كلية الطب.

ستحتاج إلى مقابلة مقدم الطلب لجمع معلومات حول البرنامج أو الجائزة التي يتقدم للحصول عليها ومعرفة المزيد عن أهدافه. من خلال فهم سياق طلب المرشح ، يمكنك تلبية احتياجات كل من لجنة الاختيار ومقدم الطلب بشكل أفضل.

المواد التي يجب طلبها

اطلب من المرشح تقديم المستندات التالية ذات الصلة حتى تتمكن من فهم معايير الاختيار تمامًا وبناء حالة لكيفية ملاءمته لهذه المعايير:

• كتيب البرنامج أو المنحة
• الوصف الوظيفي أو إعلان الوظيفة (على سبيل المثال ، للتدريب)
• قائمة نقطية ("نقاط الحديث") بأهم أصوله أو أصولها ولماذا يعتقد أنه / أنها مؤهل. أخبر مقدم الطلب أنه ليس الوقت المناسب ليكون متواضعًا.
• السيرة الذاتية لمقدم الطلب و / أو نسخة و
• أي مواد إضافية تعتقد أنها قد تكون مفيدة (على سبيل المثال ، بيان مصلحة مقدم الطلب ، مقال الطلب ).

بعد مراجعة ومناقشة هذه المعلومات مع المرشح ، يجب أن يكون لديك إحساس واضح بما يلي:

• ما يريد هو أو هي تحقيقه من خلال طلبه
• نقطتان أو ثلاث نقاط قوة رئيسية لاحظتها بالفعل في المرشح
• معايير القرار (حتى تعرف ما يجب التأكيد عليه أكثر في رسالتك).

قم بمراجعة سجلات المرشح حتى لا تقدم ادعاءات لا تتوافق مع طلبه. ادعم ادعاءاتك بأمثلة تفصيلية عن كيفية إظهار المرشح لنقاط قوته.

ريكاردو ليبيراتو عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

ما يجب تضمينه في خطاب التوصية

من أنت	من هو المرشح	الدعم
وصف موجز لسبب أهليتك لتقييم مقدم الطلب ("بصفتي مدرس كيمياء AP لمدة 12 عامًا ، قمت بتدريس الدورة لأكثر من 600 طالب…")	اسم المرشح ولماذا تكتب خطاب الدعم (على سبيل المثال ، المنحة الدراسية أو الجائزة أو البرنامج الذي يتقدم إليه)	عبر عن ثقتك في نجاح المرشح في المستقبل ، واذكر بثقة سبب اعتقادك بأن هذا صحيح.
نظرة عامة على سياق وطول علاقتك مع مقدم الطلب	اختر صفات عالية التأثير تصف مقدم الطلب بشكل عادل ودقيق.	صف مستوى الدعم الخاص بك. إذا كنت "توصي بشدة" ، استخدم هذا المصطلح.
معلومات الاتصال الخاصة بك ودعوة للتواصل معك بخصوص أي أسئلة	أمثلة سلوكية تصف كيف أظهر المرشح أبرز نقاط قوته	إذا كانت هناك نقاط ضعف ، فقم بمعالجتها بمسؤولية. إن تضمين ضعف خفيف هو الجانب الآخر من القوة يجعل الحرف بأكمله يبدو أكثر منطقية.
اسمك ومنصبك (سطر التوقيع)	حيثما كان ذلك ممكنًا ، حدد إنجازات المرشح وتقييمك لقدراته (على سبيل المثال ، في أعلى x٪ من الطلاب الذين درستهم في سنوات x الماضية)	لا تتراجع عن العاطفة أو الحماس تجاه مقدم الطلب. إذا كان مرشحك يستحق مستوى الدعم ، فابدأ بكل شيء

اجذب انتباههم بسرد قصة. القصص شخصية ومقنعة. يوضحون النقاط المهمة.

1/3

اجعل رسالتك بارزة بين الحشود

ضع رسالتك بعيدًا عن الجمهور باستخدام بعض النصائح والحيل التالية.

أخبر قصة. لكل من نقطتين أو ثلاث نقاط قوة رئيسية ، كن شاملاً ومحددًا في شرح كيف رأيت مقدم الطلب يعرضها. والأفضل من ذلك ، أن تحكي قصة جذابة.

القصص شخصية ومقنعة ويمكن أن تتضمن نقاط قوة متعددة. يجد الناس سهولة في تذكرها والتواصل معها.

صف المواقف الحية التي توضح كيف يجسد المرشح سمة مهمة. ولا تجعل القصة طويلة جدًا.

إليك بعض الاعتبارات التي تجعلك تفكر:

• ما هو الموقف أو المهمة؟
• هل كانت هناك أية حواجز أمام النجاح أعاقت الآخرين وتغلب عليها المرشح؟
• ماذا لاحظت أن المرشح يفعل في هذه الحالة التي جعلته مميزًا؟
• ما هي النتائج التي تم تحقيقها سواء في المهمة أو كيف استجاب الآخرون له / لها؟
• هل هناك عبرة لهذه القصة أو مفتاح سلب؟

لا تذهب "قياسي". هناك طريقة أخرى لجعل خطاب التوصية الخاص بك لا يُنسى حقًا وهو اعتماد مقدمة غير قياسية.

بدلاً من البدء بالمقدمة القياسية لمن أنت ومن هو الطالب ، فكر في إطلاق رسالتك بثلاثة وصفات جريئة للمرشح. على سبيل المثال ، " حالم. حدسي. غير محبب. لا توجد ثلاث كلمات تصف John Doe أفضل من هذه…. " أو ، إذا كنت واثقًا بما يكفي في مرشح للتنبؤ بمستقبله ، فأعلن ذلك في البداية جملة او حكم على. ثم قم بعمل نسخة احتياطية من البيانات الداعمة.

لا تكبح حماسك أو عواطفك في التوصية بمرشح رائع.

جوناثان كوس-ريد عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

لا تحجم عن حماسك أو مشاعرك. طابق مستوى الدعم الذي تشعر به لمقدم الطلب بنبرة رسالتك. الكلمات لها درجات متفاوتة من "درجة الحرارة" العاطفية التي يمكن أن تعبر

• دعم حذر
• دعم ، أو
• الصراخ في الجزء العلوي من رئتيك دعم القفز لأعلى ولأسفل.

اختر كلماتك بعناية لتعكس وجهة نظرك. إذا كان مقدم الطلب يستحق التأييد ، فلا تكبح حماسك أو عاطفتك. استخدم كلمات مثل "غير عادي" أو "لا يمكن إيقافه" إذا كانت دقيقة. عبر عن ثقتك في مستقبله. استند حقًا إلى توصياتك عندما يكون هناك ما يبرر ذلك.

تتطلب كتابة خطاب توصية منك أن تضع في اعتبارك التهجئة واختيار الكلمات والتنسيق والمواعيد النهائية والاعتبارات الرئيسية الأخرى.

ماري بيث جريفو ريجبي عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

لا تنس التفاصيل

احصل على الميكانيكا بشكل صحيح: لا تتعثر بالنقاط الثانوية. قد يؤدي تجاهل ما يلي إلى الانتقاص بشكل كبير من التأثير العام للحرف:

• حدد "سري" في الجزء العلوي من الخطاب إذا اختار الطالب التنازل عن الوصول
• تختلف في هيكل وطول الجمل
• تحقق من التهجئة واختيار الكلمات
• تجنب كثرة استخدام الكليشيهات
• التزم بمتطلبات التنسيق أو عدد الكلمات ، إن وجدت
• استخدم الورق ذي الرأسية ، وقم بتسجيل الدخول بالحبر الأزرق أو الأسود باستخدام المسمى الوظيفي والدرجة (الشهادات)
• خصص كل حرف لمقدم طلب معين ، أو منحة دراسية ، أو كلية ، وما إلى ذلك - خاصة إذا كنت تكتب عدة أحرف لمرشح واحد
• احترام المواعيد النهائية.

إذا كان المرشح الذي تقيمه رائعًا حقًا ، فهذا ليس الوقت المناسب لكبح الحماس أو العاطفة. اعتمد على توصياتك. استخدم كلمات مثل "الهائل" إذا كانت تمثل تمثيلاً دقيقًا لقدرة المرشح.

tmib_seattle عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

تعرف على العلامات الحمراء لخطابات التوصية

* FERPA هو قانون فيدرالي أمريكي يحمي خصوصية سجلات تعليم الطلاب لجميع المدارس التي تتلقى تمويلًا من وزارة التعليم الأمريكية. يجب أن يكون عمر الطلاب 18 عامًا أو ما بعد المدرسة الثانوية. سجلات الطالب متاحة للمراجعة ما لم تكن الحقوق أ

خطاب توصية العلم الأحمر	ما يحتمل أن يقول
توصية "نموذج إلكتروني" تفتقر إلى التفاصيل والأمثلة	لم يستحق المرشح وقت ومجهود التوصية للحصول على خطاب توصية مفصل. لا يعرف المُوصي المرشح جيدًا. المرشح ليس قاضيًا جيدًا على كيفية نظر الآخرين إليه (وإلا لكان قد اختار مقترحًا آخر).
خطاب موجز ، غالبًا بجمل قصيرة ومتقطعة. يبدو غير ملهم وغير مكتوب بشكل جيد.	المُوصي يحجز المعلومات السلبية. أو أن المرشح أصدر حكماً سيئاً عندما طلب من شخص لديه مهارات كتابة سيئة أن يؤيده.
المجاملات أو الأوصاف المخادعة والمقارنات الضعيفة (على سبيل المثال ، "هي من بين النصف الأعلى من الطلاب الذين أدرسهم.")	يجب أن يكون المُوصي قد رفض طلب الطالب ولكنه ربما شعر بأنه مضطر لكتابة التوصية.
المرشح المتميز الذي هو أفضل من أن يكون صحيحًا - خاصة إذا كانت أوراق اعتماده لا تدعم الادعاءات.	من كتب هذه الرسالة؟ يجب مراعاة مصداقية الموصي عند استبعاد تأييده المتوهج للمرشح.
يشترك المُوصي والمرشح في نفس الاسم الأخير.	إنه أمر غير مقبول عندما يكتب الآباء أو أفراد الأسرة الآخرون خطابات توصية لمقدم الطلب. إنه يدعو للتشكيك في المهارات الاجتماعية لكلا الطرفين. فقط لا تفعل ذلك. إذا كان الاسم الأخير من قبيل الصدفة أشر إلى "لا علاقة".
صاحب التوصية منخفض في الحالة المهنية (على سبيل المثال ، طالب دراسات عليا وليس رئيس قسم).	قد لا يكون المرشح قد أثار إعجاب الأشخاص الأكثر رسوخًا في مجالهم. فكر في خطاب موقع مشترك مع أحد أعضاء هيئة التدريس.
لا يتنازل الطالب عن حقه في الوصول إلى الخطاب بموجب قانون الخصوصية والحقوق التعليمية للأسرة (FERPA). *	قد لا تعبر الرسالة غير السرية عن رأي الموصي الحقيقي والصادق.
التوصية من موظف عام لا يعرف المرشح (على سبيل المثال ، عضو مجلس الشيوخ).	الطالب ليس مرشحًا قويًا ويجب عليه محاولة "اجتياز السلام عليك يا مريم" بإسقاط الأسماء.

سوف يتنافس المرشح ضد طلاب آخرين من الدرجة الأولى. ضع في اعتبارك ما يجعل مقدم الطلب غير عادي حقًا كمفكر أو قائد أو عالم أو رياضي أو كاتب أو موسيقي أو إنساني أو زميل بشري. كيف هي فريدة من نوعها؟

UGL_UIUC عبر Flickr، CC-BY-SA 2.0

بحاجة الى مساعدة في وصف المرشح؟ هنا 86 سمة إيجابية

مسؤول ، قابل للتكيف ، طموح ، تحليلي ، واضح ، يقظ ، متوازن ، واسع الأفق ، تعاوني ، واضح التفكير ، آمر ، ضمير ، مراعي ، مبدع ، فضولي ، شجاع ، حاسم ، مكرس ، يمكن الاعتماد عليه ، مصمم ، مكرس ، مجتهد ، دبلوماسي ، مدفوع ، ديناميكي ، جاد ، متعاطف ، مغامر ، ريادي ، متحمس ، جاد ، نشيط ، معتدل المزاج ، مرن ، مركز ، كريمة ، شجاع ، مجتهد ، مبدع ، لا يعرف الكلل ، مؤثر ، ثاقب ، ملهم ، حدسي ، قائد ، مفتوح- عقلاني ، منظم ، عاطفي ، صبور ، مستمر ، رائد ، صانع سلام ، مدرك ، مقنع ، خيري ، متزن ، دقيق ، استباقي ، حكيم ، دقيق ، استجواب ، سريع البديهة ، عقلاني ، متقبل ، موثوق ، مرن ، واسع الحيلة ، متجاوب ، ذاتي مطمئن ، منضبط ذاتيًا ، موجه ذاتيًا ، معتمدًا على نفسه ، مكتفيًا ذاتيًا ،محسوس ، ذكي ، مباشر ، ثابت ، عنيد ، شامل ، جدير بالثقة ، لا يتزعزع ، لا يمكن إيقافه ، متعدد الاستخدامات ، ذو رؤية ، يعمل بشكل جيد تحت الضغط

توفر خطابات التوصية نظرة ثاقبة على شخصية مقدم الطلب وشخصيته.

(ج) تزدهر على أي حال

خطابات التوصية: أمثلة على المتطلبات

هل تساءلت يومًا عن متطلبات خطابات التوصية لمختلف المنظمات؟ فيما يلي بعض الأمثلة المثيرة للاهتمام:

يتطلب برنامج البكالوريوس في جامعة ييل توصيتين من معلمي المدارس الثانوية ، ويفضل أن يكون ذلك من أولئك الذين قاموا بتدريس المتقدم في الدراسات الأكاديمية خلال سنته الأولى أو الثانوية. توصية واحدة إضافية مسموح بها ولكن لا يتم تشجيعها.

يجب أن يقدم متطوعو فيلق السلام رسالتين من التوصيات كجزء من عملية الاختيار الخاصة بهم. يمكن أن تكون الأحرف من:

• مشرف العمل الحالي أو السابق
• مشرف عمل تطوعي حالي أو سابق
• صديق مقرب لمدة عامين أو أكثر (ليس أحد أفراد العائلة أو مصلحة عاطفية).

يتطلب القبول في West Point عادةً ترشيحًا من

• نائب الرئيس
• مقدم الطلب في مجلس الشيوخ أو ممثل الولايات المتحدة أو
• سكرتير الجيش.

تتطلب كلية الطب بجامعة ستانفورد ما لا يقل عن ثلاثة أحرف ولكن ليس أكثر من ستة خطابات توصية.

للتقدم بطلب للحصول على منحة رودس الأمريكية ، يلزم تقديم خمسة إلى ثمانية خطابات توصية. يجب أن تكون أربعة خطابات من أشخاص يمكنهم تقييم القدرة الأكاديمية للمرشح ، ويجب أن يتحدث حرف واحد على الأقل عن شخصيته.

نقاط الملخص

• بصفتك مقترحًا ، يتمثل دورك في تزويد لجنة الاختيار بتقييم عادل ودقيق لقدرات المتقدم وشخصيته. من خلال القيام بذلك ، يمكنك مساعدة اللجنة في اتخاذ قرار مستنير.
• مقابلة مقدم الطلب لفهم معايير الاختيار بدقة.
• بناء حالة لكيفية ملاءمة مقدم الطلب لتلك المعايير.
• لا تسرد فقط الصفات ونقاط القوة الرئيسية. تجاوز المحتوى الذي تجده في السيرة الذاتية لمقدم الطلب. اشرح كيف رأيت شخصيًا مقدم الطلب يُظهر نقاط قوته.
• استخدم أمثلة دقيقة ومحددة ، ورواية القصص ، ومقدمات الرسائل غير القياسية ، والحماس كتقنيات لمساعدتك على نقل تفرد المرشح.

حتى الطلاب الفقراء وأولئك الذين لا يبرزون قد يحتاجون إلى خطابات توصية. تعرف على كيفية الرد عندما لا تكون مرتاحًا لقول "نعم" للطلبات.

Éole Wind عبر Flickr ، CC-BY-SA 2.0

© 2014 فلورش على أي حال