كيفية كتابة بيان صحفي لشركة صغيرة

بصفتك صاحب عمل صغير ، من المهم معرفة كيفية كتابة بيان صحفي.

كانفا

كيفية الحصول على وسائل الإعلام لتغطية قصتك

إذا كان وضعك كمشهور أو تأثيرك لدى الجمهور مرتفعًا جدًا (فكر في كبار المسؤولين الحكوميين ونجوم السينما) ، فقد تسعى وسائل الإعلام إلى مقابلتك وتضمين قصتك في نشراتها أو منشوراتها. لكن لنكن صادقين ، فإن معظم المسوقين ، وخاصة الشركات الصغيرة ، لا يضمنون (أو يريدون!) هذا النوع من الاهتمام. لذا ، لا ، من غير المحتمل أن يبحث محررو وسائل الإعلام أو مراسلو الموظفين عنك ويكتبوا قصة عن عملك أو أحداثك.

ومع ذلك ، تمتلك الشركات من جميع الأحجام أداة تسويق واحدة فعالة من حيث التكلفة لمساعدتها في الحصول على تغطية إعلامية: البيان الصحفي.

ما هو البيان الصحفي؟

البيان الصحفي هو مستند يتم إرساله إلى أعضاء الصحافة - المعروف أكثر باسم وسائل الإعلام هذه الأيام ليشمل الصحف والتلفزيون والراديو ومواقع الأخبار على الإنترنت ، وما إلى ذلك - لتنبيههم بالأخبار أو المعلومات الأخرى التي قد تكون ذات أهمية لقرائهم أو مشاهديهم أو مستمعيهم. ثم يقرر محررو المنفذ الإعلامي ما إذا كانوا سيشملون الخبر في نشرهم أو بثهم… أو تجاهله. إذا تم قبوله للتضمين ، يجوز للمحررين نشر البيان الصحفي كما قدمه المرسل ، أو تحريره للوفاء بإرشادات التحرير الخاصة بهم ، أو حتى تعيينه لموظفيهم من الكتاب والمراسلين لتغطية القصة أو توسيعها.

عندما يتم قبول بيان صحفي ، أو محتوى البيان ، وإدراجه في منشور أو إذاعة ، يكون ذلك بمثابة فوز للشخص أو الشركة التي أرسلت البيان. غالبًا ما تُعتبر هذه وسائل إعلام مكتسبة نظرًا لأنه ، بخلاف تكلفة إعداد الإصدار وإرساله ، لا يتحمل المرسل أي تكلفة لتلقي الحبر أو الصحافة مما يعني امتياز النشر أو البث بواسطة القناة الإعلامية. على النقيض من ذلك ، يعتبر الإعلان وسائط مدفوعة لأن المرسل (المعلن) يدفع مقابل تضمين معلوماته (إعلان أو قصة)

ماذا يجب أن يكون البيان الصحفي؟

بصفتك مسوقًا تجاريًا صغيرًا ، قد تشعر أن أخبارك لن تكون حتى جديرة باهتمام المحرر. ذلك ربما يكون صحيحا… أو ربما لا. في بعض الأحيان يعتمد الأمر على شعور المحرر في ذلك اليوم.

فقط تذكر أن البيان الصحفي الخاص بك يجب أن يكون "أخبارًا" ، بمعنى أنه يشير إلى أن شيئًا ما قد حدث أو سيحدث ، أو أنك تستجيب لشيء حدث لك ولعملك. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون واقعية ولا تنتهك حقوق الطبع والنشر أو العلامات التجارية ، وألا تكون تشهيرية أو تشهيرية ، ولا تنتهك خصوصية أي شخص وبالتأكيد لا تنتهك أي سرية. ثقّف نفسك بشأن قضايا مسؤولية وسائل الإعلام واطلب التوجيه القانوني بشأن ما هو مناسب للنشر لك ولعملك.

هل هو بيان صحفي أم مقال صحفي؟

هل لديك معلومات إرشادية أو نصائح أو معلومات أخرى قد تكون موضع تقدير من قبل جمهور القناة الإعلامية؟ في حين أن هذه العناصر غالبًا ما يتم تنسيقها كبيان صحفي ، إلا أنها ليست كذلك من الناحية الفنية. تعتبر هذه المقالات أو الميزات. راجع الأقسام المختلفة لهيئة التحرير في وسائل الإعلام لتحديد الأشخاص الذين يجب أن يحصلوا على ميزات للنظر فيها ، على عكس الأخبار.

هيكل الهرم المقلوب للإصدارات الصحفية

لكي تكون البيانات الصحفية جديرة بالمراجعة من قبل محرري وسائل الإعلام المشغولين ، يجب أن تتبع بنية وشكل معياريين.

من حيث الهيكل ، يتبع البيان الصحفي صيغة كتابة هرمية مقلوبة ، مما يعني أن أهم المعلومات - من وماذا ولماذا وأين ومتى وكيف - في القصة يجب أن تكون أقرب ما يكون إلى بداية المستند ، من الناحية المثالية في الفقرة الأولى. ثم تتبع التفاصيل الأقل أهمية.

لماذا اتباع هذا الهيكل مهم؟ غالبًا ما يتعين على المحررين قص القصص لتناسب المساحة أو الوقت المتاح. قطع المحررين من أسفل إلى أعلى. لذلك إذا كانت أهم معلوماتك موجودة في الأسفل ، فقد اختفت.

كيفية تنسيق بيان صحفي

هناك بعض الاصطلاحات التي يجب اتباعها عند كتابة بيان صحفي. يجب تضمين هذه العناصر وتظهر عادةً بهذا الترتيب:

تدوين لـ FORMEDIATE RELEASE أو HOLD FOR RELEASE حتى

هذا يخبر المحرر أو الكاتب أو المراسل عندما يكون من المقبول نشر ما أرسلته. عادة ، يتم وضع هذا في الهامش الأيسر.

العنوان

حرجة جدا! هذه عبارة تلخص قصتك الإخبارية بأكملها. تذكر أن معظم الأشخاص يقومون بمسح العناوين الرئيسية وأن العديد منهم لا يقرأون القصة بأكملها بالفعل. اجعلها ذات صلة بجمهورك حتى يتم جذبهم على الأقل لقراءة الفقرة الأولى المهمة للغاية. يجب أن يروق عنوانك للمحررين أيضًا. إنهم يفهمون رغبات واحتياجات قرائهم ومستمعيهم ومشاهديهم. لذلك إذا كان بإمكانك إظهار فهمك للجمهور المستهدف ، فلديك فرصة أفضل للنظر في النشر.

عادةً ما يكون العنوان في منتصف الصفحة أو الشاشة. حاول إبقاء العنوان في أقل عدد ممكن من الكلمات. تعلم كيفية استخدام Twitter لكتابة عناوين جيدة. نظرًا لأن لديك 140 حرفًا فقط لجذب انتباه شخص ما ، فهي ساحة تدريب جيدة!

العنوان الفرعي (اختياري)

إذا كان العنوان لا يروي قصتك بالكامل ، فقد يكون العنوان الفرعي مفيدًا. ومع ذلك ، فكر بجدية فيما إذا كانت إعادة كتابة العنوان قد يكون لها تأثير أكبر. مثل العنوان الرئيسي ، يتم توسيط العنوان الفرعي على الصفحة أو الشاشة.

كلمة للحكماء: كمحرر ، كانت العناوين الفرعية تدفعني إلى الجنون لأنها بدت محرجة في مخطط تخطيط الأعمدة الخاص بنا. لذلك عادة ما أحذفها.

الموقع وتاريخ القصة

يجب أن يكون هذا واضحًا بذاته. يتم وضعه على الهامش الأيسر أو كما رأيت أحيانًا في بداية الفقرة الأولى.

الجسم

أخبر قصتك في هيكل الهرم المقلوب المذكور أعلاه. اكتب دائمًا بيانك الصحفي بصيغة الغائب. لماذا ا؟ لأن هذه قصة عنك وليست حكايتك. لذا تجنب "أنا" و "نحن" عندما نتحدث عن قصتك ، ما لم تكن مدرجة في الاقتباس. مثال: "نحن فخورون بالإعلان عن هذا الابتكار الجديد ،" قال السيد Small Business. اجعلها قصيرة ومباشرة ، فإن تحديد نص القصة الإجمالي بحوالي 500 كلمة أو أقل هو هدف جيد.

حول المعلومات (اختياري)

لقد رأيت في كثير من الأحيان بيانات صحفية تختتم القصة بفقرة عن المنظمة التي ترسل البيان. يمكن للمحررين تضمينه (وهو فوز للمرسل). ولكن غالبًا ما يتم قطعها بسبب قيود المساحة ويمكن اعتبارها ترويجية بشكل مفرط. القيمة في تضمينها هي أنه إذا لم يكن المحرر على دراية بالمرسل (كما هو الحال مع العديد من الشركات الصغيرة) ، فيمكن أن يساعد المحرر في التحقق من مصداقية المرسل. كما هو الحال مع نص المستند ، يتم كتابة هذا بصيغة الغائب ويتم تضمينه في إجمالي عدد الكلمات للإصدار.

معلومات الاتصال

قد يرغب المحررون والكتاب والمراسلون في توضيح المعلومات قبل نشر إصدارك. لذا قم بتضمين أفضل طريقة للوصول إليك (الهاتف ، البريد الإلكتروني ، إلخ) وقم بتضمين موقع الويب الخاص بك. لكن لا تتفاجأ إذا لم يتصل بك أحد و- مفاجأة! - ستظهر قصتك. احذر من أنك عندما ترسل بيانًا صحفيًا ، فأنت تخبر وسائل الإعلام أنه لا بأس في نشره وأنه يمكن نشره للعامة! احذر من أن ما تكتبه هو ما تريد سماعه في الأخبار المسائية.

تدوين ### أو END

هذا يخبر وسائل الإعلام أنه لا توجد معلومات إضافية للنظر فيها ويتم وضعها في أسفل الإصدار. يقوم بعض الأشخاص أيضًا بتضمين عدد كلمات الإصدار في النهاية (اختياري). كانت هذه الملاحظات تمثل مشكلة في الأيام الخوالي عندما كانت البيانات الصحفية الورقية هي القاعدة وكان على المحررين معرفة ما إذا كان هناك المزيد من القصة على صفحات متعددة. لكن لا يزال الأمر يستحق القيام به مهما حدث.

كملاحظة جانبية ، إذا كان إصدارك الفعلي المطبوع يمتد إلى صفحات متعددة ، فإن وضع علامة "المزيد" في نهاية الصفحة ينبه هيئة التحرير بوجود مزيد من المعلومات التي يجب مراعاتها قبل النهاية.

بعض النصائح المتنوعة الإضافية:

• لا توجد خطوط غير تقليدية أو تنسيق خيالي. سيقوم المنشور بتنسيق المعلومات الخاصة بك للنشر على النحو الذي يراه مناسبًا. استخدام الخطوط القياسية ، مثل Times New Roman أو Helvetica ، يجعل إصدارك أسهل للمحررين للقراءة ويساعد علامتك التجارية كمحترف.
• امتلك مجموعة وسائط. بالإضافة إلى البيان الصحفي الخاص بك ، يوصى بتوفر مجموعة وسائط. في هذه الأيام ، تحظى مجموعة الوسائط الرقمية على أحد مواقع الويب بشعبية نظرًا لأنها منخفضة التكلفة ومن السهل على الوسائط الوصول إليها.

من أين ترسل بيانا صحفيا؟

وغالبا ما يكون المنشورات أكبر عدد من المحررين، كل واحد مخصص لمعين للفوز ، وهذا يعني أنها تغطي شريحة معينة من الصناعة، والموقع الجغرافي، أو نوع من القصة. مرة أخرى ، قم بالرجوع إلى موقع المنفذ الإعلامي لمعرفة من سيكون محرر التحرير المثالي وكيف يرغبون في أن يتم الاتصال بهم.

المفتاح هو أنك سترسله عادةً إلى محرر. بالنسبة لوسائل الإعلام الأصغر ، قد يكون هناك شخص واحد هو الناشر والمحرر والمراسل والكاتب! تحقق من موقع منفذ الوسائط لتحديد جهة الاتصال المناسبة.

بدلاً من ذلك ، يفضل بعض الأشخاص توزيع بياناتهم الصحفية بمساعدة البيانات الصحفية وخدمات العلاقات العامة. من الأمثلة على ذلك PRWeb. يمكن لهذه الخدمات أن تبث إصدارك لمئات ، بل آلاف ، من وسائل الإعلام. يمكن أن يكون ذلك فعالاً ، ولكنه قد يكون مكلفًا أيضًا لأن هذه الخدمات عادةً ما تفرض رسومًا إما لكل بيان صحفي أو رسم اشتراك شهري. ضع في اعتبارك أيضًا أنه إذا كانت قصتك لها اهتمام محلي فقط ، فقد يؤدي التوزيع الواسع إلى نتائج عكسية ومكلفة.

يمكن أيضًا النظر في خدمات توزيع البيانات الصحفية المجانية ، ولكن قد لا يكون لديهم مدى الوصول الذي توفره الخدمات المدفوعة ، وقد يرسل بيانك إلى وسائط غير ذات صلة. ضع في اعتبارك إمكانات وتكاليف كل خدمة بعناية قبل السير في هذا المسار.

من المفيد تطوير العلاقات مع وسائل الإعلام الرئيسية لمجال عملك وجمهورك. ثم عندما يتلقى محرر أو مراسل إخلاء السبيل الخاص بك ، فقد يكونون أكثر استعدادًا للنظر في قصتك لتضمينها. كذلك ، فإن توزيع إصدارك على وسائل الإعلام ليس الطريقة الوحيدة لنشر الخبر عن قصتك. يمكن أن يكون إرسال بيانك الصحفي إلى العملاء والبث عبر وسائل التواصل الاجتماعي فعالاً للغاية ومنخفض التكلفة أيضًا.

هل يمكنك إرسال بيان صحفي بالبريد الإلكتروني؟

النشرات الصحفية عبر البريد الإلكتروني شائعة جدًا ، بل إنها مفضلة ، هذه الأيام. ومع ذلك ، فإن كل منفذ وسائط مختلف. تحقق من القناة أو موقع النشر للحصول على تعليمات التقديم.

كيف يجب أن تتابع مع المحررين بيانك الصحفي؟

عندما كنت أقوم بالعلاقات العامة لصناعة المعارض التجارية ، أتذكر أنني اتصلت بالمحررين وأثارت جنونهم من خلال مكالمات متابعة. مرحبًا ، كنت أقوم بعملي للتو. ولكن بعد ذلك عندما كنت في الطرف الآخر كمحرر ، كان تلقي مكالمات المتابعة يدفعني إلى الجنون!

ما لم تكن قد أنشأت علاقة مع محرر أو مراسل يرحب بمكالمتك ، فاحذر عند متابعة بيان صحفي أرسلته. الشيء الوحيد الذي لا تريد تأسيسه هو السمعة لكونك آفة. استخدم دائمًا آداب العمل المناسبة عند المتابعة عبر الهاتف.

إذا لم يلتقطوا إصدارك للنشر أو اتصلوا بك للحصول على مزيد من المعلومات ، فهذه علامة على عدم اهتمامك بأي شيء… على الأقل ليس اليوم. لا تثبط عزيمتك. استمر في إرسال قصص شيقة وذات صلة إلى وسائل الإعلام الأكثر قيمة لك ولجمهورك. لا يسمونها "الإعلام المكتسب" من أجل لا شيء!

من مكتب المحرر: كيف قررت إصدار النشرات الصحفية

بصفتي محررًا لصحيفة تجارية لأكثر من 15 عامًا ، إليك بعض الأسئلة التي قد تدور في ذهني عندما فكرت في أكوام من البيانات الصحفية لاستخدامها:

1. هل لها أهمية محلية؟ بما أن المنشور الذي قمت بتحريره كان محليًا ، جاءت الأخبار المحلية أولاً.
2. هل هناك موعد نهائي أو تاريخ إعلان مهم يجب أن يعرفه الجمهور؟
3. هي الأخبار ذات الصلة و أهمية للجمهور أو صناعة يخدم نشر؟
4. هل هذه أخبار حقاً؟ أم يجب أن يؤخذ في الاعتبار للميزات أو مواد الحشو؟
5. هل المصدر موثوق؟

© 2016 هايدي ثورن