كيف تكتب اقتراح تطوير البرمجيات

كيف تكتب اقتراح تطوير برمجيات ناجح.

كيفن لانغدوك

الغرض من اقتراح تطوير البرمجيات هو تقديم حل يقرأه رجال الأعمال ، لذا اجعله بسيطًا ومباشرًا ؛ الابتعاد عن المصطلحات الفنية قدر الإمكان. يمكن استخدام المخطط التفصيلي التالي كما هو لإعداد اقتراح تطوير برمجيات ناجح. من المهم أن تضع في اعتبارك أن الأشخاص الذين ستقدمهم الاقتراح ليس لديهم الكثير من الوقت لقراءة مستند طويل. يمكنك أن تأخذها مني ، لقد كتبت مئات المقترحات على مدار 20 عامًا في مجال تكنولوجيا المعلومات: يريد رجال الأعمال فقط معلومات كافية للسماح لهم باتخاذ قرار مستنير.

إذا كنت تستجيب لطلب تقديم عرض (RFP) ويجب أن تحترم نطاق صفحات معين ، لأن الصفحات مطبوعة مسبقًا أو أن متطلبات المحتوى تجبرك على تقديم عرض طويل للغاية ، ففكر في استخدام ملخص تنفيذي. لقد أضفت قسمًا يوضح كيفية إعداد واحد أدناه.

طول الاقتراح

لقد رأيت قوالب ومناقشات تدعم المقترحات التي تعمل على 50 أو صفحة. صدقني ، ستفقد اهتمام مدير الأعمال بعد الصفحة الخامسة. بمجرد قبول الاقتراح ، ستكون وثائق التصميم بطبيعة الحال أكثر تفصيلاً حيث سيتم توجيهها لفريق المشروع وستكون مخططات العمل للنظام. سينطبق هذا على معظم العملاء ولكن (نعم هناك دائمًا ولكن) إذا كان الاقتراح استجابة لطلب تقديم عرض (RFP) ، فيجب عليك الالتزام بطلب تقديم العروض. أيضًا ، من المحتمل أن يكون لدى وكالة حكومية أو عسكرية إرشادات صارمة حول كيفية إعداد مقترح تطوير البرامج وقد تتضمن عدة صفحات (10 ، 20 ، 30 ، 50 أو أكثر) اعتمادًا على مدى تعقيد النظام.لا تزال هذه القاعدة سارية على المنظمات الكبيرة التي قد يكون لديها عملية اقتراح رسمية خاصة إذا كانت شركة عامة ويجب أن تلتزم بأي لوائح أو معايير Sarbannes-Oxley أو ISO.

ملخص تنفيذي

إذا كان الاقتراح يتكون من أكثر من 20 صفحة ، فيمكنك التفكير في تقديم ملخص تنفيذي وهو عبارة عن صفحة واحدة من أقسام العرض. يمكنك حتى تقديم ملخص تنفيذي بتنسيق PowerPoint. إذا كنت تخطط لاستخدام ملخص تنفيذي في العرض التقديمي لمقترح تطوير البرامج ، فقم بتقديم الاقتراح باستخدام الملخص التنفيذي ويمكن للمدير التنفيذي قراءة الاقتراح في وقت لاحق ، مثل أثناء رحلة عمل.

القالب

المخطط التفصيلي التالي هو في الواقع نموذج جيد يمكنك استخدامه لإعداد اقتراح تطوير البرمجيات الخاص بك. دائمًا ما أضع في اعتباري قاعدة خطاب المصعد عند إعداد عرض ما ، ويجب عليك ذلك أيضًا. تنص خطة Elevator Pitch بشكل أساسي على ألا يكون عرضك أطول كثيرًا من الوقت الذي يستغرقه استخدام المصعد من الطابق الأرضي إلى الطابق العلوي من المبنى في طريقك لتقديم اقتراح.

عنوان المشروع

مع عنوان فرعي أو معلومات موجزة عن العرض

يجب أن يحتوي الاقتراح على عنوان وقسم فرعي يلخصان سياق اقتراح البرمجيات. يمكنك أيضًا تضمين اسم القسم أو الخدمة أو القسم أو المنظمة التي يقصد بها المشروع.

إذا كنت ترد على RFP (طلب تقديم عرض) ، فقم بتضمين أي معلومات مطلوبة أو مدرجة على أنها إلزامية في طلب تقديم العروض. لقد رأيت أيضًا طلبات تقديم العروض التي تطلب منك وضع توقيعات الموافقة بالإضافة إلى العنوان في الصفحة الأولى ، لكن في هذا المثال ، أضع التوقيعات على الصفحة مع قسم التغييرات.

جدول المحتويات

في الصفحة التالية ، يجب عليك تضمين جدول محتويات يسرد الأقسام الرئيسية للاقتراح. يمكنك تضمين أرقام الصفحات اختياريًا إذا تجاوز العرض خمس صفحات أو إذا كان طلب تقديم العروض مطلوبًا.

الموافقات

هذا القسم بالغ الأهمية للعملية ، سواء أكان استجابة لطلب تقديم العروض أو من هذا النموذج أو من مصدر آخر. يوثق هذا القسم التأكيدات على أن المشروع جاهز ويقدم اتفاقية ملزمة بين مختلف أعضاء المشروع. يجب ألا تبدأ مشروعًا أبدًا حتى تحصل على جميع التوقيعات اللازمة ويكون لديك التزام من بطل المشروع وأصحاب المصلحة لبدء المشروع. خلاف ذلك ، قد تجد نفسك في مأزق إذا تم إلغاء المشروع أو إذا تغير نطاق المشروع أو إذا تم تسليمه.

مع وجود الموافقات في مكانها الصحيح ، من الصعب إجراء تغييرات في النطاق والمخرجات ، وإذا كانت هناك نزاعات ، فإن توقيع الموافقات سيوفر فهمًا واضحًا (إيه) لما تم الاتفاق عليه. بالطبع ، هناك دائما مسألة تفسير.

يجب أن تتضمن الموافقات اسم الشخص ، ولقبه ، متبوعًا بتوقيعه وأخيراً تاريخ توقيع المستند.



اسم	الدور الأساسي في المسرحية	التوقيع	تاريخ

التغييرات

يوفر قسم التغييرات سجلاً لجميع التغييرات التي تم إجراؤها أو سيتم إجراؤها على مستند اقتراح تطوير البرامج. لا يوثق أي تغييرات في نطاق المشروع نفسه أو أي جانب آخر من جوانب المشروع. يجب أن يتضمن قسم التغييرات كحد أدنى اسم الشخص الذي يقوم بإجراء التغيير وتاريخ التغيير وتعليق أو وصف التغيير.



مؤلف	تاريخ التغيير	الوصف أو التعليق

المسرد والمختصرات

قائمة بأي مصطلحات أو اختصارات وتعريفاتها. لا تفترض أن الجميع يعرف معنى المصطلحات أو الاختصارات ، خاصة إذا كنت تخطط لاستخدام مستشارين خارجيين وكانت المصطلحات داخلية ، ومضمنة في ثقافة شركتك ولغتها. كل منظمة لها لغتها الخاصة ومختصراتها. لا بأس من استخدامها في الاقتراح طالما أنها موثقة بشكل صحيح.

وأيضًا إذا تم استخدام أي اختصارات خاصة بالصناعة ، فيجب توثيقها أيضًا حتى يكون لدى الجميع فهم واضح لمعنى المصطلحات والاختصارات وصياغة تفسيرات أفضل.

الاختصارات التالية مأخوذة من النموذج الحالي. يتم توفيرها كمثال.

RFP: طلب تقديم العروض
ROI: العائد على الاستثمار
CAGR: معدل النمو السنوي المركب
تكنولوجيا المعلومات: تكنولوجيا المعلومات
CAPEX: النفقات الرأسمالية
UoM: وحدة القياس

نطاق

يجب أن يحدد نطاق الاقتراح على مستوى عالٍ التفاصيل الإجمالية للمشروع ، ما يتم تضمينه واستبعاده. يجب أن يوفر النطاق وصفًا شاملاً وطول المشروع والأهداف الرئيسية. ما الذي تحاول تحقيقه بهذا الاستثمار في مشروع تطوير البرمجيات المقترح.

الجدول الزمني

سيتضمن هذا القسم تواريخ البدء والانتهاء (المقدرة). تأكد من بناء مخزن مؤقت والتخطيط للطوارئ. تتمثل إحدى قواعد الإبهام الجيدة في إضافة مخزن مؤقت بنسبة 75٪ إلى مخططك الزمني.

أعضاء المشروع

يجب أن يشمل أعضاء المشروع بطل المشروع وأصحاب المصلحة. عادة ما يكون البطل مسؤول تنفيذي يقود المشروع العام والميزانية. عادة ما يكون صاحب المصلحة مروجًا داخليًا أو راعيًا. يمكن أن يكونوا أيضًا البطل اعتمادًا على نطاق المشروع و / أو نوع المنظمة التي تطلب اقتراح تطوير البرمجيات. تحتوي القائمة المتبقية على الأدوار النموذجية التي يؤديها الأشخاص في المشروع.

يتم تقديم ما يلي فقط كمثال على نوع الأدوار التي قد يكون للمشاركين في المشروع. قد يكون لبعض الناس أكثر من دور واحد. اعتمادًا على نطاق المشروع ، يمكن أن تكون قائمة أعضاء المشروع طويلة جدًا أو قد يتولى نفس الشخص أدوارًا مختلفة.

يجب أن تحتوي القائمة على أي معلومات تحدد هوية الشخص بشكل صحيح ودوره في المشروع وكيفية الوصول إليه وما هي مسؤولياته. يمكنك تضمين معلومات أخرى بناءً على طلب تقديم العروض أو نوع المنظمة التي ستعمل معها وسياساتها الداخلية.



أعضاء الفريق	وظيفة	معلومات الاتصال	المسؤوليات
	بطل
	أصحاب المصلحة
	مدير المشروع
	مهندس معماري
	المحلل
	مطور

فرصة عمل

تعرّف معظم القوالب المتوفرة هذا القسم على أنه "مشكلة في العمل" أو "بيان المشكلة" ولكنني غالبًا ما واجهت قادة أعمال يتعاملون مع حقيقة أن لديهم مشكلة في وحدة الأعمال أو العملية الخاصة بهم. أتذكر أن إحدى المخرجات طردتني من مكتبها حرفيًا لأنني ذكرت أننا نصلح عملية ما وأخبرتني أنه لن يكون شخصًا من تكنولوجيا المعلومات (تكنولوجيا المعلومات) هو الذي سيحدد ما إذا كانت لديها مشكلة مع عملياتها أم لا.

لذا كن حذرا مع الصياغة. أستخدم دائمًا مصطلح "فرصة تجارية" لأنه في النهاية يكون الاقتراح استجابة لفرصة عمل لتحسين عملية أو دعم عملية أو أتمتة عملية



بيان الأعمال	كيف سيلبي النظام المتطلبات
العملية التجارية المتأثرة ، الوضع ، المشكلة	كيف سيؤدي الحل المقترح إلى تحسين منطقة العمل المستهدفة
ما يتم تلبية الحاجة	كيف سيتعامل المشروع الحالي معها

حل نظرة عامة

في قسم نظرة عامة على الحل ، يمكنك تقديم نظرة عامة عالية المستوى على النظام. يمكن أن تتضمن هذه النظرة العامة خريطة تنقل إذا كان الاقتراح لموقع ويب أو تطبيق ويب. يمكنك أيضًا تضمين مخطط انسيابي لتدفق العملية. أيضًا ، يمكنك تضمين رسم تخطيطي للمكونات الرئيسية للنظام.

الهدف هنا هو إعطاء الشخص الذي يتخذ القرار معلومات كافية حتى يفهم ماهية النظام ، وكيف سيعمل ، وما هي اللبنات الأساسية. بالطبع ، هذه مجرد إرشادات لأن المنظمة قد يكون لها شكل رسمي يحدد ما ستحتاج إلى تقديمه في الاقتراح ، خاصة إذا كنت تتعامل مع وكالة حكومية أو وزارة الدفاع.

الميزات والتسليمات

يوفر هذا القسم آلية لتعيين سمة من سمات النظام المقترح إلى منتج ملموس. لقد رأيت أيضًا هذا القسم يحتوي على تقدير للوقت لإكمال التسليم ، لكني لا أحب استخدام هذا لأنه مقيد للغاية ويخلق رابطًا. عند العمل في المشروع ، قد لا تتطابق المخرجات تمامًا كما هو مكتوب ، لذلك إذا كنت قد التزمت على الورق بإنهاء منتج في وقت معين ، فإنه يزيل أو يقلل أي مرونة لاحقًا عندما تقوم بالفعل بتنفيذ المشروع

عمود آخر يمكن إضافته هو الإصدار الذي ينتمي إليه التسليم. يكون هذا مفيدًا إذا كان سيتم تسليم المشروع على مدى فترة زمنية أطول وسيكون هناك عدة إصدارات. يمكن أن ينطبق هذا أيضًا على مشروع يستند إلى Agile أو Lean حيث تنتمي كل ميزة أو قصة مستخدم إلى إصدار.

المفهوم بسيط. لكل ميزة في النظام ، قم بتوفير اسم الميزة ، ووصفًا موجزًا وأي منتج سيلبي متطلبات الميزة.



خاصية	وصف	التسليم

الميزانية والعائد على الاستثمار

ربما تكون الميزانية والعائد على الاستثمار أهم جزء بالنسبة لبعض المديرين التنفيذيين. إنهم جميعًا حريصون على معرفة مقدار تكلفة النظام عليهم أو مدى تأثير هذا المشروع على ميزانية القسم. هذا صحيح بشكل خاص إذا لم يتم تضمين المشروع في النفقات الرأسمالية في بداية السنة المالية.

في بعض الأحيان ، حتى إذا كان المشروع مدرجًا في الميزانية ، فقد يكون لمشروع آخر الأسبقية على الاقتراح الحالي ويمكن تحويل الأموال من مصدرها المقصود. غالبًا ما يكون هناك القليل من الجدل السياسي على المستوى التنفيذي والإداري لإنجاز مشروع ما ، وغالبًا ما تكون هناك ظروف غير متوقعة قد تكون لها الأسبقية على المشاريع المخطط لها.

لذا كن مستعدًا للعمل مع أصحاب المصلحة للمساعدة في المفاوضات أو كن مرنًا واستباقيًا لتقديم حل عملي إذا كانت حالة الميزانية تسير بشكل جانبي. من الأفضل تكييف المشروع مع واقع الميزانية ، حتى نشر مخرجات النظام على فترة زمنية أطول أو حتى الابتعاد عن المشروع. إن الابتعاد أفضل بكثير من العمل في مشروع وعدم الحصول على أجر والاضطرار إلى اللجوء إلى التقاضي في المستقبل.

الجدول التالي مخصص للأغراض التوضيحية فقط لإعطائك فكرة عن كيفية إعداد الميزانية. بطبيعة الحال ، سوف تحتاج إلى إضافة العناصر الخاصة بك لتناسب مشروعك. ثم تقوم بملء الكمية وسعر الوحدة ووحدة القياس وإجمالي البند. ثم قم بحساب إجماليات البنود في الأسفل.

سيوفر هذا صورة جيدة للاستثمار المطلوب للقيام بمشروع البرنامج. يرغب معظم المديرين التنفيذيين الذين عملت معهم في معرفة معدل العائد أو كم سيكلف هذا المشروع بمرور الوقت ، لذلك أقوم أيضًا بتضمين قيمة عائد استثمار بسيطة ومعدل نمو سنوي مركب ، إما باستخدام تقديراتي وافتراضاتي الخاصة (والتي يجب أن تكون موضحة) في العرض أو باستخدام التقديرات والافتراضات المقدمة.



عنصر المشروع	كمية	سعر الوحدة	UoM	مجموع
ترخيص البرنامج
آلة (ق)
ترخيص الخادم
ترخيص قاعدة البيانات
مستشار تنمية
ادارة مشروع
التدريب (الوقت + المواد)

العائد على الاستثمار

(ROI) حساب عائد الاستثمار سهل للغاية. الصيغة الأساسية هي المكاسب - التكلفة مقسومة على التكلفة. يتم توفير الصيغة أدناه:

الجانب السلبي الوحيد هو أن الحساب لا يأخذ الوقت في الاعتبار ، لذا فإن عائد الاستثمار جيد للمشاريع قصيرة الأجل ولكن بالنسبة للمشروع طويل الأجل ، أقوم عمومًا بتضمين معدل النمو السنوي المركب (CAGR) حساب معدل النمو السنوي المركب هو معدل العائد على أساس سنوي للحظة معينة من الزمن.

معدل نمو سنوي مركب

صيغة CAGR هي:

الجزء الأول هو قسمة القيمة النهائية على قيمة البداية. يتم رفع النتيجة إلى قوة 1 خلال عدد السنوات المستثمرة. يتم طرح القيمة الناتجة بمقدار 1.

فوائد

في هذا القسم ، تقوم بإدراج الفوائد التجارية التي سيوفرها مشروع البرنامج. يمكن إدراجها في شكل نقطي طالما أنها مرتبطة بالأهداف العامة. يجب أن يوضحوا كيف سيعزز البرنامج أو النظام قيمة العمل.

باختصار ، كيف سيساعد الحل المقترح الشركة على أن تكون أكثر نجاحًا وتحقيق أهدافها المعلنة؟ استخدم كلمات وجمل إيجابية.

القيود

يجب أن يسرد قسم القيود أي قيود ملموسة وغير ملموسة يمكنك توقعها. يمكن أن يتعلق هذا بالمعدات ، وبعض العوامل الموسمية مثل مصنع الإنتاج الذي يتم إغلاقه والذي تقوم به معظم المصانع مرة واحدة على الأقل في السنة كمثال.

حاول التقليل من أهمية القيود أو رسمها على أنها صغيرة. لا تسرد أي جوانب سلبية للبرنامج أو النظام أو إذا كان عليك ذلك ، فقدم حلولاً بديلة.