المكتب العجاف: مكتب 5s

مكتب 5S ، المكتب العجاف

يمكن أن يؤدي تطبيق 5S Office أو Lean Office إلى تحقيق فوائد هائلة لعملك. 5S قابلة للتطبيق في المكتب كما هي في أرض المصنع.

تنظيم مكان العمل مهم مهما كان مكان العمل.

يعتقد الكثير من الناس أن أدوات Lean Manufacturing مثل 5S مخصصة فقط لعملية الإنتاج الخاصة بك ، ولكنها قابلة للتطبيق على أي عملية ومكتبك هو مجرد عملية أخرى. يأخذ المكتب المعلومات ويعمل عليها ويحولها إلى شكل آخر من المعلومات ، وهذا لا يختلف عن أي شكل آخر من أشكال التصنيع. يمكن أن تؤدي هذه العملية البسيطة لمكتبك إلى تحسينات في مهل العمل والعديد من المجالات الأخرى.

ستجد غالبًا أن المزيد من التأخيرات والمشاكل تنشأ من عمليات مكتبك أكثر من عمليات أرضية متجرك. كم مرة يشتكي العاملون في الإنتاج من أنهم يتلقون إشعارًا ببضعة أيام فقط من مهلة الستة أسابيع التي أعطاها العميل؟

5S للمكتب

خطوات مكتب 5S هي:

• صعيري / الفرز
• Seiton / بالترتيب
• Seiso / تألق وفحص
• Seiketsu / توحيد
• شيتسوكي / سستين

تهدف مفهوم 5S إلى جعل مكان العمل أكثر كفاءة عن طريق إزالة جميع الفوضى غير الضرورية ، ووضع العناصر المتبقية بطريقة مريحة وآمنة والحفاظ على هذه التغييرات وتحسينها باستمرار.

5S يزيل نفايات المكتب

5S مكتب العجاف الفعال

العجاف

5S لإزالة نفايات المكاتب

العجاف

5S في المكتب الهزيل

ستصف الأقسام التالية كل خطوة من خطوات 5S للمكاتب وكيف يمكن تطبيقها في بيئة المكتب. من الأفضل القيام بذلك بمساعدة أحد الخبراء لتقديم تدريب 5S لموظفيك وتحفيزهم وتدريبهم في هذه العملية.

قد تكون فوائد التصنيع الخالي من الهدر وخاصة مفهوم 5S مفاجئة ، فليس من غير المعتاد تحقيق تحسينات في الكفاءة تصل إلى 30٪ من خلال تنفيذ 5S كجزء من التصنيع الهزيل. الهدف الرئيسي لأي تطبيق 5S هو إزالة النفايات من عملياتك ، وهذه النفايات هي النفايات السبع للتصنيع الخالي من الهدر.

5S مكتب فرز

5S Seiri في المكتب

العجاف

5S Seiri / الترتيب في المكتب العجاف

إن الخطوة الأولى من مفهوم 5S قابلة للتطبيق إن لم يكن أكثر مما رأيته داخل المكتب. غالبًا ما توجد مستندات قديمة وملفات وكتالوجات وقطع من المعدات وعينات قديمة ومجموعة من الفوضى الأخرى التي تجلس على مكاتب ، مخبأة في الخزائن وخلفها وتشغل مساحة بشكل عام وتعترض طريقنا.

كن حازمًا مع ما تزيله ؛ إذا لم يكن هناك حاجة غير المرغوب فيه. يحتفظ الكثير من الناس بالأشياء ، ويخزنون الكتالوجات القديمة لمجرد أنها قد تكون مفيدة في يوم من الأيام ، ولكن كم مرة يفعلون ذلك؟ ليس غالبا!

اتبع نفس العملية المتبعة مع أي تطبيق 5S آخر في عمليات الإنتاج الخاصة بك. تخلص من القمامة الواضحة ، ضع أشياء غير معروفة في منطقة الحجر الصحي ، ضع علامة حمراء على أي عناصر لا يمكن إزالتها بسهولة إذا لم تكن مطلوبة أو لا تعمل. (نعم ، يمكنك الاحتفاظ بالنباتات المحفوظة في أصيص مع إبعادها عن تدفق العمل!)

بمجرد إزالة الفوضى الواضحة ، قم بمراجعة العناصر المعزولة والاتفاق على التخلص منها كفريق ، وإذا كان هناك شيء مطلوب ضعه في المكان المطلوب ، وإذا كان من الممكن أرشفته ، فقم بذلك ، وهكذا لكل عنصر.

مكتب 5S أخطأ

5S Seiton / مجموعة بالترتيب لمكتب العجاف

هذه هي النقطة التي يفشل فيها الكثير من الناس ويذهبون بعيدًا في بعض الحالات. نحن لا نتطلع إلى تسمية كل ثقب ودباسة ولدينا مربعات صغيرة مسجلة على المكاتب لتحديد المكان الذي تنتمي إليه لكل عضو من موظفي المكتب ، على الرغم من أن هذا قد يكون خطوة معقولة للمكتب بجانب آلة التصوير إذا كان الناس يبحثون دائمًا عن دباسة هنا!

الهدف داخل المكتب هو النظر في العملية والتدفق من خلال المكتب ، وليس القطع النموذجية الثابتة التي يمتلكها كل شخص. ضع في اعتبارك المعلومات التي تدخل المكتب وأين. هل لديك صواني داخلية منظمة على كل مكتب؟ هل يتم توزيع العمل في نظام حفرة الحمام؟ مهما كانت الأشياء منظمة ، فكر في كيفية تدفقها إلى الشخص الذي يحتاج إليها. تذكر أننا نريد تقريب الأشياء إلى حيث تكون مطلوبة.

ضع في اعتبارك موقع المعدات المكتبية. هل آلة التصوير عالقة في الزاوية البعيدة حيث يتعين على الجميع السير إليها؟ هي ورقة للجهاز في الزاوية المقابلة بسبب نقص المساحة. هل مسحوق الحبر مُخزن في المخزن لأنه باهظ الثمن بحيث لا يمكن تركه في الجوار؟ من سيأخذها للمنزل؟ أحضره إلى أفضل مكان لمن يحتاجون إليه.

انظر إلى الطابعات المكتبية: هل يمتلك الجميع واحدة ، أم أنك مثل معظم المكاتب الحديثة التي تحتوي على عدد قليل من الطابعات المتصلة بالشبكة؟ هل هم في المكان المناسب وهل المواد الاستهلاكية بالنسبة لهم قريبة من اليد لقطع المشي للأشياء؟

تأكد من أن خزائن الملفات منظمة بشكل صحيح وموقعها عند الحاجة ، وليس كلها مخزنة في صف واحد على الجانب الآخر من المكتب. حدد الكتيبات والكتالوجات التي يستخدمها الأشخاص ، وليس في مكتبة يتعين عليهم السير إليها.

ملفات رمز اللون وما شابه ذلك لمجالات محددة من العمل ، مثل جعل جميع ملفات طلبات العملاء باللون الأحمر ، وملفات الموردين باللون الأزرق ، وما إلى ذلك. وهذا سيجعل الأمر واضحًا على الفور ما هو وأين تنتمي.

فكر في المكتب الافتراضي و "خزائن الملفات" هناك. كم عدد الأشخاص الذين يعرفون حقًا كيفية تنظيم مستنداتهم على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم؟ كم مرة طلبت شيئًا ما ثم انتظرت شخصًا ما للبحث في أدلةهم بحثًا عن المستند غير متأكد من المكان الذي وضعوه فيه؟ كم مرة فعلت ذلك بنفسك؟

5S مكتب الفيديو

5S Seiso / تألق وتحقق في مكتب العجاف

كما هو الحال في منطقة الإنتاج ، قم بتنظيف المكان تمامًا واحتفظ به بهذه الطريقة ، وحدد المسؤوليات وحدد بالضبط ما يجب القيام به.

فيديو المكتب الهزيل

5S Seiketsu / توحيد المعايير في المكتب الخالي من الهدر

اختلاف بسيط هنا عن أرضية المحل: صمم وقم بإجراء عمليات التدقيق ، سواء على مستوى المكتب أو المستوى الفردي. قم بإجراء المسابقات أيضًا ، بنفس الطريقة التي تقوم بها لمناطق الإنتاج. استخدم الصور وما إلى ذلك. لقد تلقيت دائمًا صورة لمكتبي بعد عمليات التدقيق هذه لأنني كنت دائمًا غير مرتبة! ربما يجب أن أحاول ممارسة ما أعظ به.

مكتب 5S

5S Shitsuke / ساستين في مكتب العجاف

غالبًا ما يكون الجزء الأصعب في المكتب ، كما هو الحال داخل المصنع ، هو الحفاظ على تحسينات مفهوم 5S التي أجريناها وجعلها جزءًا من روتيننا اليومي. كثيرًا ما نفشل في هذه الخطوة وتبدأ التغييرات التي أجريناها والتحسينات التي تم إنشاؤها ببطء في الاختفاء حتى نفقد الفوائد التي اكتسبناها.

من المهم جدًا تكرار جميع الخطوات السابقة والمحافظة عليها لضمان عدم فقد فوائد العمل الذي قمت به. تأكد من تدريب الموظفين الجدد على مبادئ التصنيع الخالي من الهدر ومبادئ مفهوم 5S وفهمهم الكامل لكيفية المساهمة في عمل الشركة ككل.

تدريب لمكتب 5S

إلى حد كبير بالطريقة التي ستنفذ بها مفهوم 5S في أرض المصنع ، ستحتاج إلى إحضار مستشار أو مدرب لمساعدتك في تنفيذ أداة التصنيع الخالي من الهدر. سيضمن جلب المساعدة الخارجية أن يتم أخذ المشروع على محمل الجد وأن المدربين الخارجيين يتمتعون بخبرة قيمة فيما يتعلق بما يمكن القيام به لجعل تخطيطات مكتبك أكثر كفاءة وممتعة لموظفيك للعمل فيها.

إن اختيار مدرب وتوظيفه لتنفيذ مكتب 5S هو إلى حد كبير نفس العملية التي تمر بها لتوظيف مدرب لمناطق الإنتاج الخاصة بك.

هل تحتاج 5S في مكتبك؟

© 2010 توني