جدول المحتويات:
عندما يأتي الزوار إلى بيئة الأعمال ، ينبغي الترحيب بهم والترحيب بهم بأدب.
تصوير هيلينا لوبيز على Unsplash
عند مقابلة وتحية الزائرين / العملاء في بيئة الأعمال ، لديك تلك الثواني القليلة الأولى لخلق انطباع جيد سيكون له تأثير طويل الأمد.
يأتي الزوار إلى بيئة الأعمال لأسباب مختلفة ؛ يمكن أن يكونوا عملاء (حاليين أو جدد) ، وممثلين ، وموردين ، وشركاء أعمال ، وأشخاص من أقسام / مناطق / مؤسسات مختلفة ، وما إلى ذلك.
تعتمد نقطة الاتصال الأولى مع الزائر على هيكل المنظمة. من المحتمل أن يكون لبيئة المكتب أو البيئة الصناعية منطقة استقبال ، حيث سيكون الموظف الإداري للاستقبال هو نقطة الاتصال الأولى ، بينما في بيئة البيع بالتجزئة ، يمكن أن يكون أي موظف هو نقطة الاتصال الأولى.
هناك العديد من الأشياء التي يجب على المرء أن يأخذها في الاعتبار أثناء مقابلة العملاء وتحيةهم. إذا كنت على دراية ولديك معرفة جيدة بممارسات الأعمال والسياسات واللوائح والتشريعات والأهم من ذلك مهارات التعامل مع الآخرين والتواصل ، فستكون قادرًا على خلق أفضل انطباع أول.
تستند المحتويات هنا إلى وحدة المستوى 2 من NVQ في الأعمال والإدارة وهذه الوحدة لها قيمة ائتمانية تبلغ 3. سنناقش الإجراءات المختلفة التي يجب اتباعها والضيافة التي من المتوقع أن يقدمها الشخص عند الاجتماع والترحيب و الترحيب بالزوار في بيئة الأعمال.
هناك جزأين لهذه الوحدة. سيتم تقييم الجزء الأول بناءً على معرفة وفهم المرشح بشأن إجراءات مقابلة الزائرين والترحيب بهم ، وسيتم تقييم الجزء الثاني بناءً على أداء المرشح ؛ هذا من خلال الملاحظة والبيانات الشخصية وشهادات الشهود وما إلى ذلك. يمكن أيضًا تقييم كلا الجزأين من خلال الاستجواب والمناقشات المهنية.
1. فهم إجراءات لقاء الزوار والترحيب بهم
1.1. وصف الأسباب المختلفة للأشخاص الذين يزورون نشاطًا تجاريًا ومتطلباتهم وكيف يمكن تلبية احتياجاتهم
بالنظر إلى بيئة العمل ونوع العمل ، يمكن للمرء أن يتوقع زوارًا لأسباب متنوعة يزورون أماكن العمل. تقع على عاتق المنظمة مسؤولية جعل الزوار يشعرون بالترحيب وتلبية متطلباتهم واحتياجاتهم وتزويدهم بالمعلومات والخدمات المتعلقة بالزيارة.
الأسباب المختلفة التي يمكن للأشخاص من خلالها زيارة مقر العمل هي:
- استفسارات بخصوص المنتجات والخدمات
- تحدث إلى أحد الموظفين حول الخدمات الحالية
- شكاوي
- تسويق
- اجتماعات مختلفة ، بما في ذلك اجتماعات مجلس الإدارة / اللجان ، واجتماعات المخاوف الجادة ، ومناقشات المجموعة ، إلخ
- عمليات التحصيل والتسليم
- الإصلاحات والصيانة
- المراجعات
يمكن أن تكون المتطلبات المختلفة للزوار الذين يزورون الأعمال:
- أدخل العنوان الصحيح بما في ذلك الرموز البريدية وأيضًا المعالم إن وجدت.
- مرافق وقوف السيارات - تأكد من وجود مساحات كافية لوقوف السيارات ضمن مسافة معقولة وأيضًا أن هناك أماكن انتظار مخصصة للمعاقين
- قد يكون لبعض العملاء احتياجات خاصة ، ومن ثم التسهيلات المتعلقة بنوع العملاء أو الزوار الذين تتوقع المنظمة أن يكونوا في مكانهم.
- إشارات مرئية لتوجيه الزوار إلى المنطقة الصحيحة دون أي لبس. يجب أن تكون العلامات احترافية أيضًا. تأكد من أن المداخل واضحة ونظيفة ومرحبة وتعكس طبيعة العمل.
- تأكد من وجود شخص ما لتحية الزائر والترحيب به في منطقة الاستقبال ، وأن هناك مرافق جلوس كافية ، ومراحيض ، وكتيبات ، ومجلات ، ومجلات ، إلخ.
الطرق المختلفة التي يمكن من خلالها تلبية احتياجات الزوار الذين يزورون الأعمال التجارية هي:
- حافظ دائمًا على سهولة الوصول إلى مناطق الاستقبال باستخدام اللافتات والمعلومات الأخرى حيثما كان ذلك ضروريًا.
- يجب أن يكون المدخل أنيقًا ونظيفًا لأنه يعكس التنظيم.
- يجب توفير جميع الضروريات والمرافق الأساسية - وقوف السيارات ، والجلوس ، ومرافق المرحاض ، والصحف / المجلات في منطقة الانتظار ، ومياه الشرب.
- كن مستعدًا للإجابة على أي استفسارات تتعلق بالعمل ، حيثما أمكن ، قدم منشورات / كتيبات أو موارد معلومات أخرى.
- تحتاج المناطق التي يمكن الوصول إليها للزوار إلى اتباع معايير الصحة والسلامة.
1.2 اشرح الغرض من التعامل مع الزائرين بشكل سريع ولطيف
عندما يأتي الزوار إلى بيئة الأعمال ، ينبغي الترحيب بهم والترحيب بهم بأدب. إذا كانت المنظمة تقدم شيئًا للأكل أو الشراب ، فاسألهم عما إذا كانوا يرغبون في الحصول على شيء ما ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك أن تسأل عما إذا كانوا يرغبون في الحصول على بعض الماء. تعامل مع كل زائر بأسرع ما يمكن والرد على استفساراتهم على الفور وبأدب.
قد تكون هناك أوقات تكون فيها منطقة الاستقبال مشغولة حيث يضطر الزوار إلى الانتظار لبعض الوقت. احرص على الاعتذار عن التأخير وشكرهم على الانتظار.
الغرض من التعامل مع الزوار بشكل سريع ولطيف هو:
- سيعرف الزوار أنهم محترمون ، ومنحهم الأهمية ، وتعتبر الشركة أيضًا أنهم مهمون.
- سيحافظ الزوار في المقابل على سلوك وسلوك مهني.
- سوف يثق الزوار في الشركة ، وسيكون لديهم أيضًا ملاحظة وانطباع جيد عن المنظمة.
- سيكون كل موظف وسلوكه انعكاسًا للمنظمة ، وبالتالي فإن الاستجابة السريعة واللطيفة ستترك صورة جيدة للمؤسسة.
- سيوصي الزوار بالمنظمة للآخرين وينشرون الكلمة الطيبة وسيستخدمون هذه المنظمة أيضًا في المستقبل.
1.3 شرح الغرض من تقديم صورة إيجابية عن الذات والمؤسسة
عندما يزور الزائرون بيئة عمل ، ستكون نقطة اتصالهم الأولى هي الشخص في الاستقبال (معظم المنظمات لديها واحد) ، أو على الأقل الشخص الذي يلتقي ويحيي. كما نعلم جميعًا ، فإن الانطباع الأول دائمًا ما يحدث فرقًا ، وبالتالي فإن تقديم صورة إيجابية عنك وعن المنظمة أمر مهم للغاية. البس وقدم نفسك بأناقة. التزم بقواعد اللباس الخاصة بالمنظمة. ابتسم ، وحافظ على التواصل البصري ، واستمع ، وكن إيجابيًا وابذل قصارى جهدك لمساعدتهم في استفساراتهم.
الغرض من القيام بذلك هو:
- في هذا الوقت المحدد ، أنت تمثل المنظمة للزائر. لذا فإن سلوكك ونهجك سينعكسان على المنظمة ككل. سيتم الحكم عليك وعلى المؤسسة أو تقييمهما بناءً على نهجك وخدمتك.
- يخلق شعوراً بالثقة لدى الزائر.
- يحصل الزوار على انطباع إيجابي عن المنظمة.
- يساعد على بناء الثقة بين المنظمة وعملائها وموظفيها.
- إنه يجذب عملاء يتمتعون بالجودة مما يؤدي إلى تحسين الأعمال التجارية للمؤسسة وبالتالي زيادة أرباح المنظمة.
1.4 شرح الغرض من اتباع إجراءات الصحة والسلامة والأمن عند التعامل مع الزوار ، بما في ذلك المسؤوليات الخاصة
توجد إجراءات مختلفة للصحة والسلامة / الأمن في كل مؤسسة. يجب اتباع هذه الإجراءات بمسؤولية من قبل الموظفين في جميع الأوقات والتي تشمل التعامل مع الزوار أيضًا.
nioh.ac.za
الغرض من اتباع هذه الإجراءات هو:
- للحفاظ على المنظمة وبيئتها مكانًا أكثر أمانًا للزيارة والعمل
- الحصول على جميع مرافق الإسعافات الأولية المطلوبة والمتطلبات الكافية.
- لمنع المخاطر الصحية للموظفين والزوار.
- للتأكد من أن الآلات وأي أجهزة أو معدات تعمل في مباني المنظمة آمنة للاستخدام.
- للمساعدة في اتخاذ تدابير وقائية أو وضع خطط الطوارئ عند الاقتضاء.
- لتسجيل الحوادث والإصابات وأي قضايا أخرى تتعلق بالصحة والسلامة والإبلاغ عنها.
- للتأكد من أن ممارسات العمل آمنة وأنه تم تنفيذ تدابير الصحة والسلامة واتباعها.
- يجب أن تكون الأرضيات والسلالم والمناطق الأخرى آمنة للاستخدام
- للتأكد من أنه إذا تم تخزين المواد الخطرة ، إن وجدت ، بطريقة آمنة ، في مكان آمن وأنه يتم التعامل معها واستخدامها بطريقة آمنة لأنها يمكن أن تسبب ضررًا بعدة طرق
- التأكد من وجود تهوية مناسبة في المناطق التي يمكن للزوار الوصول إليها وحيث يعمل الموظفون
- للحفاظ على درجة حرارة مناطق العمل والزيارة عند المستويات المناسبة وأيضًا أن مرافق المراحيض والغسيل ودورات المياه في حالة جيدة بحيث يمكن للزوار استخدامها دون مشاكل
- يجب أن تكون مناطق الزيارة والعمل خالية من المواد القابلة للاشتعال والمواد المتفجرة وغيرها من المواد المشعة الضارة.
- يجب إبقاء الآلات والمعدات الضخمة بعيدًا عن زيارة المناطق لتجنب الحوادث
- يجب وضع علامات التحذير في المناطق المطلوبة.
- تأكد من عدم وجود أسلاك زائدة واحرص على تجنب أي مخاطر تتعلق بالصحة والسلامة
- احصل على التدريب المناسب في حالة استخدام أي معدات في مكان العمل والامتثال لسياسات وإجراءات الصحة والسلامة الخاصة بالمنظمات.
- تأكد من تسجيلك للزائرين وفقًا لإجراءات المنظمة لضمان الأمن.
أتمنى أن تكون قد وجدت المعلومات هنا مفيدة وممتعة. من فضلك لا تتردد في التعليقات ومشاركة أفكارك وخبراتك.
شكرا لزيارتكم.
ليفينجستا.
ملاحظة لطيفة لمرشحي NVQ: هذا للإشارة فقط ويرجى عدم إعادة الإنتاج. أيضًا ، يرجى الارتباط ببيئة عملك والوصف الوظيفي أثناء تدوين الوحدات الخاصة بك. أتمنى لك كل خير!