جدول المحتويات:
في كل مكتب ، يتم إرسال كمية كبيرة من الاتصالات مثل الرسائل والتعاميم والبرقيات إلى الغرباء أو يتم استلامها منهم. داخل المنظمة ، يتم تبادل المواد المكتوبة بين الإدارات المختلفة. تعتبر المعالجة المخططة والفعالة للبريد ضرورية لنجاح أي مؤسسة تجارية. يوصف بأنه العمود الفقري وجزء لا يتجزأ من المكتب.
تتطلب المعالجة الفعالة للبريد وضع إجراءات محددة تتضمن معالجة البريد خطوة بخطوة. يجب استلام البريد الوارد وتوزيعه بسرعة ودقة. تختلف الطريقة الدقيقة للتعامل مع البريد الوارد من مكتب إلى آخر.
لدينا نظامان مختلفان للبريد في مؤسستنا ، البريد الداخلي والبريد الخارجي.
- خدمات البريد الداخلي المتاحة هي لتوزيع البريد داخل مكاتب وإدارات ____________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) . يتم جمعها وتسليمها على أساس يومي.
- يتم إرسال رسائل البريد الخارجية عبر ______________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) . يتم استخدام خدمات البريد الخارجية ، عندما لا تتمكن رسائل البريد من تغطية معايير خدمات البريد الداخلية أو لا تغطيها. على سبيل المثال ، حيث يتعين تسليم رسائل البريد إلى العملاء أو الشركات الأخرى ، أو ____________ (إزالتها لأغراض السرية) المراسلات. كما يتم تسليمها وجمعها على أساس يومي.
تتكون الرسائل من ثلاثة أنواع رئيسية - داخلية وخارجية وبين الإدارات. تساعد خدمة البريد الشركة على إنشاء والتواصل مع العملاء والجمهور بشكل عام. تم تشكيل قسم بريد مستقل للتعامل مع جميع أنواع البريد في المكتب. تتمثل مزايا خدمات البريد المركزية في التخصص ، والإشراف الأفضل ، والاقتصاد ، والأداء الأفضل ، والاستخدام الأمثل لمعدات غرفة البريد والموظفين المدربين.
يشتمل روتين البريد الوارد على خطوات مثل استلام البريد ، وفرز البريد ، وفتح البريد ، ووضع علامة على البريد ، وتسجيل البريد (التسجيل الوارد) ، وتوزيع البريد.
يتضمن روتين البريد الصادر أيضًا خطوات مختلفة مثل جمع البريد الصادر ، وإدخال البريد الصادر (سجل الإرسال ، ودفتر المراسلة) ، وطي الحروف ، وإعداد المغلفات ، والفرز ، والوزن ، والختم ، والإرسال أخيرًا.
أقوم بجمع البريد يوميًا في الصباح وبعد الظهر ، سواء البريد الداخلي أو الخارجي. أقوم بتوزيع بريد موجه إلى شخص معين إلى هذا الشخص المعين ، ويتم فتح أي بريد عام آخر للقسم بواسطتي. أنا أنظر من خلالهم لمعرفة ما يتعلق بهم وتوزيعهم وفقًا لذلك. عندما يكون مدير المنطقة الخاص بي في إجازة سنوية أو في حالة غياب المرض ، أراقب بريدها أيضًا ، وأتعامل مع أي بريد عاجل ، من خلال الاتصال بمدير الخدمات. أتأكد أيضًا من توزيعها في الوقت المحدد ، بحيث تكتمل المهمة المحددة في البريد في غضون الجدول الزمني المذكور ويتم الوفاء بالموعد النهائي.
نحن نستخدم خدمات البريد الخارجية حيث يكون التسليم خارج المقاطعة وحيث يكون لشركات أو عملاء آخرين. ستكون مناطق لا تندرج ضمن مناطق مكاتب ______________ ( تمت إزالتها لأغراض السرية ). نحن نستخدم البريد الداخلي حيث يلزم إجراء عمليات التسليم إلى المكاتب أو الإدارات التي تندرج تحت ___________________ ( تمت إزالتها لأغراض السرية ). البريد الداخلي يوفر الوقت والمال. لذا فإن أي رسائل بريدية يمكن إرسالها عبر البريد الداخلي يتم إرسالها عبر هذه الوسيلة ويتم إرسال الباقي فقط عبر نظام البريد الخارجي.
أنقل الوظائف الصادرة إلى مكتب الاستقبال في فترة ما بعد الظهر. أفرز المنشورات وفقًا للأحجام. أترك رسائل البريد الداخلية الصادرة في الصناديق ذات الصلة والتي يتم فرزها وفقًا للمنطقة. كما أنني أقوم بفرز البريد الداخلي الصادر وفقًا للإلحاح والأهمية كدرجة أولى أو درجة ثانية. يجب أيضًا تسوية أي وظائف خارجية.
قبل إرسال الرسائل ، يتم حساب رسوم البريد المناسبة ، اعتمادًا على ما إذا كانت المنشورات من الدرجة الأولى أو الدرجة الثانية أو التسليم المسجل. لتجنب أي تأخير ، أرسل البريد في الوقت المناسب مع طابع البريد الصحيح عليه. يتم التعامل مع الطرود أو البريد المشبوهة بعناية فائقة ، وإذا وجدت مشبوهة ، سيتم إبلاغ مدير المكتب بها ، وتسجيلها في دفتر الحوادث عند الاستقبال.
عند التعامل مع البريد ، يجب علي الالتزام بإجراءات معينة واتباعها.
- أبحث أولاً في البريد لكل قسم ، وأفرزهم حسب الحجم والفصل ، ثم أجد أفضل طريقة لإرسالها - سواء كانت عادية أو مسجلة.
- ثم ألقي نظرة على الأوزان والأحجام وأبحث عن التكاليف. يمكن البحث عن الوزن على الجهاز المستخدم لوزن الأعمدة.
- إذا كان من الضروري لأي سبب من الأسباب وجود عمليات تسليم خاصة عبر شركات النقل ، فسوف أتحدث إلى مديري للحصول على إذن ثم إلى مدير المكتب ، وبعد ذلك سنقوم بترتيبات خروج الأموال من رمز التكلفة لدينا. وبخلاف ذلك ، فإن الخدمات المستخدمة في شركتنا ___________ (تمت إزالتها لأغراض السرية) .
- عندما أرى العناصر التي تشير إلى تسجيل الدرجة الأولى ، أسجل جميع تفاصيل المنشور بما في ذلك عنوان المرسل والمتلقي وأقوم بعمل الملصقات اللازمة للتسليم العاجل والمسجل.
- أي عبوات بريدية أثقل من الوزن الطبيعي وأكبر من الحجم الطبيعي ، أستخدم الآلة المستخدمة لوزن الأعمدة والطرود ، وحساب الطوابع البريدية الصحيحة. بالنسبة لبقية البريد ، لدينا مخطط يحتوي على التكاليف وفقًا لحجم التسليم من الدرجة الأولى والدرجة الثانية.
- يتم تحرير المنشورات وفقًا لذلك لكل قسم. لذا فإن تكاليف كل قسم تذهب إلى مراكز التكلفة ذات الصلة. بالنسبة لعمليات التسليم المسجلة الأخرى ، يتم تسجيل التكاليف في كتاب في مكتب الاستقبال.
- يتم ختم جميع المنشورات وفرزها والاحتفاظ بها جاهزة للإرسال بحلول الساعة 3:45 مساءً كل يوم. لدينا عضو من طاقم _________ (تمت إزالته لأغراض السرية) ، والذي يأتي كل يوم لاستلام البريد من المبنى في مكتب الاستقبال.
يمكن أن تحدث العديد من المشاكل أثناء التعامل مع البريد والطرود.
- يتم ختم جميع الرسائل والحزم الواردة بختم الشركة في الاستقبال. أي رسائل بريدية من عناوين مشبوهة أو أشخاص أو أي طرود لا تبدو طبيعية أو تبدو مشبوهة تُترك جانبًا دون التعامل معها
- يتم الإبلاغ عن الرسائل والطرود المشبوهة إلى مدير المكتب. يقوم مدير المكتب والإداريون في مكتب الاستقبال بتسجيل الأحداث في دفتر الحوادث واتخاذ الإجراءات اللازمة. كما سيتأكدون من إبلاغ ____________ (الذي تمت إزالته لأغراض السرية) بالمشكلات.
أسئلة و أجوبة
سؤال: ما هو البريد غير الهام؟
الإجابة: البريد غير المهم عبارة عن مواد إعلانية غير مرغوب فيها أو غير مرغوب فيها أو مواد ترويجية / دعائية يتم استلامها عبر البريد أو عبر البريد الإلكتروني. وعادة ما يتم إرسالها من قبل شركات التسويق لتقديم منتجات جديدة أو للإبلاغ عن فرص الاستثمار ، وما إلى ذلك. وعندما يتم تلقيها بدون طلب عبر البريد الإلكتروني ، فإنها تسمى أيضًا البريد العشوائي.