جدول المحتويات:
- كيفية استخدام هذه المادة
- 1.1 شرح فوائد معرفة الغرض من الاتصال
- 1.2 شرح أسباب معرفة الجمهور لمن يتم تقديم الاتصال
- 1.3 شرح الغرض من معرفة النتائج المرجوة من الاتصالات
- 1.4 وصف طرق مختلفة للاتصال ومتى يتم استخدامها
- شفهي
- غير اللفظية
- الاتصال الرسمي
- 2.1 تحديد مصادر المعلومات ذات الصلة التي يمكن استخدامها عند إعداد اتصال مكتوب
- مصدر ابتدائي
- مصدر ثانوي
- 2.2 وصف مبادئ الاتصال لاستخدام الأشكال الإلكترونية للاتصال الكتابي في بيئة الأعمال
- 2.3 شرح الأنماط والنغمات المختلفة للغة والمواقف عند استخدامها في الاتصالات الكتابية
- 2.4 شرح أسباب اختيار واستخدام اللغة التي تناسب الغرض من الاتصال الكتابي
- 2.5 وصف طرق تنظيم وهيكلة وتقديم المعلومات المكتوبة بحيث تلبي احتياجات الجماهير المختلفة
- 2.6 وصف طرق التحقق من دقة المحتوى في المعلومات المكتوبة
- تحقق من النقاط للتأكد من دقتها
- تحقق من التدقيق الإملائي والنحوي
- استخدم قالبًا
- 2.7 شرح الغرض من الاستخدام الدقيق للقواعد وعلامات الترقيم والهجاء
- 2.8 اشرح ما تعنيه اللغة الإنجليزية البسيطة ولماذا يتم استخدامها
- 2.9 اشرح الغرض من التدقيق اللغوي وفحص العمل الكتابي
- 2.10 اشرح الغرض من الاعتراف بالعمل المهم والعمل العاجل
تغطي هذه الوحدة الاتصالات المناسبة في بيئة الأعمال.
الصورة عن طريق الهوائي على Unsplash
التواصل في بيئة الأعمال عبارة عن وحدة إلزامية من المجموعة أ ، مكونة من ثلاث وحدات معتمدة للحصول على دبلومة التأهيل المهني الوطنية من المستوى 3 في الأعمال والإدارة ، والمقدمة في إنجلترا وويلز وأيرلندا الشمالية. تساعد هذه الوحدة المرشح على تحقيق فهم شامل لغرض الاتصال. يتعلم المرشحون أيضًا كيفية التواصل شفهيًا وكتابيًا ، وكيفية طلب التعليقات واستخدامها (وأهميتها) وكيفية تطوير مهارات الاتصال للمستويات التالية.
تتناول هذه المقالة كل نتيجة من نتائج الوحدة ، وتشرح ما تعنيه ، وتناقش كيفية تحقيقها. سيساعدك ذلك على فهم ما يُتوقع من المرشحين كتابته بشكل عام. اعتمادًا على وظيفتك المحددة ، سيتعين عليك تعديل ما هو مكتوب هنا لعملك ومؤسستك عند إعداد محفظتك الخاصة.
كيفية استخدام هذه المادة
تغطي هذه المقالة المخرجات 1 و 2 من الوحدة 304 لدبلوم NVQ المستوى 3 في الأعمال والإدارة ، والتي تغطي عناصر الاتصال في بيئة مكان العمل.
إنها إعلامية بحتة وتهدف إلى إرشادك خلال عملية تجميع محفظتك الخاصة. لا تقم بنسخ أي شيء هنا مباشرةً لملفك ، حيث يجب أن يكون ملفك مُخصصًا لتفاصيل وظيفتك ومؤسستك. إن نسخ اللغة من هذه المقالة مباشرة ليس فقط خادعًا ولكنه سيضعف ملفك أيضًا.
النتيجة 1: فهم الغرض من تخطيط الاتصالات
1.1 شرح فوائد معرفة الغرض من الاتصال
يشير الاتصال إلى نقل الأفكار أو المحتوى بين الأفراد أو الجماعات أو الأفراد والجماعات. يتكون الاتصال من:
- المصدر: الشخص أو الأشخاص الذين قاموا بإنشاء الرسالة.
- الرسالة: مضمون الاتصال.
- الوسيط: كيف يتم نقل الاتصال (البريد الإلكتروني ، الهاتف ، شخصيًا ، إلخ).
- المتلقي : الجمهور أو الشخص الذي يتم الاتصال به. تشمل مهارات الاستلام الاستماع والقراءة بفعالية.
في بيئة الأعمال ، نتواصل من خلال الاستماع إلى مشاكل بعضنا البعض وحل المشكلات اليومية معًا.
1.2 شرح أسباب معرفة الجمهور لمن يتم تقديم الاتصال
إذا فهمت جمهورك ، يمكنك التواصل معهم وإقناعهم بشكل أكثر فعالية.
لضمان استقبال رسالتك بشكل جيد ، تحتاج إلى معرفة ما يتوقعه جمهورك ، وما الحالة المزاجية التي يتواجدون فيها ، والأسئلة التي قد يريدون منك الإجابة عليها.
1.3 شرح الغرض من معرفة النتائج المرجوة من الاتصالات
إن فهم "النتيجة المقصودة" للتواصل يعني فهم كل من رسالتك وكيف يمكن للجمهور أن يتلقاها.
يمكن أن يكون الجمهور:
- زميل عمل واحد
- عدد من الناس في الاجتماع
- غرفة مليئة بالناس
عندما تتواصل ، يجب أن تعرف ما إذا كنت تحاول:
- نقل المعلومات
- اقناع
- ترفيه
تعتمد فعالية اتصالاتك على مدى فهمك جيدًا لكيفية تداخل غرضك مع موقف وتوقعات جمهورك.
1.4 وصف طرق مختلفة للاتصال ومتى يتم استخدامها
يمكن تصنيف الاتصال على أنه: لفظي أو غير لفظي ، رسمي أو غير رسمي.
شفهي
- الاتصال اللفظي هو أهم أنواع الاتصال وأكثرها شيوعًا وفعالية. يساعدنا التحدث والاستماع مباشرة على فهم الاحتياجات العاطفية لبعضنا البعض.
- يرتبط التواصل اللفظي الفعال بمدى حسن استماعك للآخرين بقدر ما يتعلق بكيفية التحدث معهم.
غير اللفظية
- يعني الاتصال غير اللفظي الكتابة ، ولكنه يشير أيضًا إلى لغة الإشارة وتعبيرات الوجه والإيماءات. التواصل غير اللفظي أقل فاعلية من الاتصال اللفظي - من الأفضل دائمًا أن تكون مباشرًا - ولكن لا يزال من المهم بالنسبة لك التقاط الإشارات غير اللفظية.
- التواصل غير اللفظي يمكن أن يعزز التواصل اللفظي. عادة ما تكون لغة الجسد وتعبيرات الوجه صادقة ، ويمكن أن تساعد في نقل الصدق.
- يستخدم بعض الأشخاص - بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر أولئك الذين يعانون من ضعف السمع - التواصل غير اللفظي في شكل لغة الإشارة والإيماءات وتعبيرات الوجه.
- الاتصالات غير الرسمية هي تفاعلات وجهًا لوجه تحدث بشكل عرضي على مدار اليوم. يمكن أن تكون مرتبطة بالعمل أم لا ، لفظية أو غير لفظية.
- بعض الأمثلة هي: محادثة حول شيء لا يتعلق بالعمل في غرفة الغداء ، أو رسالة بريد إلكتروني سريعة تسأل عن حالة مشروع ، أو ملاحظة لاصقة تطلب اجتماعًا مرتجلًا ، على سبيل المثال لا الحصر.
الاتصال الرسمي
- تتوافق بعض أنواع الاتصالات مع التوقعات أو البروتوكول الرسمي ، أو يتم تسجيلها بطريقة ما ، أو يتم التخطيط لها والتدرب عليها مسبقًا.
- مثال على الاتصال اللفظي الرسمي سيكون عرض تقديمي مكتوب. يشمل الاتصال الرسمي غير اللفظي بنودًا مكتوبة مثل التقارير السنوية وشروط التوظيف والعقود.
النتيجة 2: فهم كيفية التواصل في الكتابة
2.1 تحديد مصادر المعلومات ذات الصلة التي يمكن استخدامها عند إعداد اتصال مكتوب
يمكن تصنيف مصادر المعلومات على أنها أساسية أو ثانوية.
مصدر ابتدائي
- يتم إنتاج مصدر أساسي أثناء الحدث. يتم جمع هذا النوع من المعلومات من قبل شخص على اتصال مباشر بالحادث أو الحدث.
- يمكن أن تكون هذه المصادر مذكرات ورسائل وصحف وسجلات محكمة ومقابلات واستطلاعات وما إلى ذلك.
- عادة ما تكون المصادر الأولية نقية ، وهي الأقرب إلى الأحداث نفسها.
مصدر ثانوي
- يتم تصفية هذا النوع من المعلومات من خلال شخص تمت إزالته من الحدث الأساسي.
- يمكن تفسير هذه المصادر أو تحليلها للأدب الخاص بالمصدر الأساسي ، وتشمل الكتب والوثائق التفسيرية أو رواية خارجية عن حدث ما.
- عادة ، تفسر المصادر الثانوية حدثًا وقد يتم إنتاجه بعده.
2.2 وصف مبادئ الاتصال لاستخدام الأشكال الإلكترونية للاتصال الكتابي في بيئة الأعمال
يشير الاتصال الإلكتروني إلى البريد الإلكتروني أو الفاكسات أو أي اتصال مكتوب يتم نقله وتخزينه إلكترونيًا.
- ينطوي الاتصال الإلكتروني الفعال على درجة معينة من الإتقان التقني. يجب أن تكون ماهرًا بما يكفي لنقل المعلومات عبر تقنيات الاتصالات ومعرفة كيفية استخدام البرامج المطلوبة.
- عند اختيار الاتصالات الإلكترونية لتبادل المعلومات ، يجب أن تفكر مليًا وأن تقرر الطريقة الأفضل والأكثر فاعلية للاتصال.
- في بيئة المكتب ، يجب أن تكون قادرًا على تفسير المعلومات من المصادر الإلكترونية وأن تتمتع بمهارات جيدة في إعادة الصياغة.
2.3 شرح الأنماط والنغمات المختلفة للغة والمواقف عند استخدامها في الاتصالات الكتابية
الكتابة العامية وغير الرسمية والكتابة الرسمية هي أساليب مختلفة لها توقعات ونتائج خاصة بها. يعتمد أسلوب الكتابة الذي تستخدمه على نواياك ووسيطك وجمهورك.
- اللغة العادية هي لغة محادثة وغير رسمية. إنها الطريقة التي تكتب بها الرسائل النصية أو الدردشات الودية. من المحتمل أنك تستخدم اللغة العادية فقط بحكمة في العمل ، خاصة مع رؤسائك. اللغة العادية هي الطريقة التي تتحدث بها مع زملائك.
- تتشابه اللغة العامية ، وتشير إلى اللغة التي نستخدمها للتواصل مع العائلة والأصدقاء المقربين. تشمل اللغة العامية العامية واللهجة.
- تُستخدم اللغة الرسمية في الاتصالات التجارية ، وتُستخدم عندما تريد الظهور كمحترف وموثوق. كما أنه يعتمد على الكلمات والنبرة التي تستخدمها. في الكتابة الرسمية ، يجب أن تحتوي لغتك على النحو الصحيح والمفردات والقواعد.
2.4 شرح أسباب اختيار واستخدام اللغة التي تناسب الغرض من الاتصال الكتابي
الاتصال هو عملية تبادل المعلومات والأفكار والأفكار والمشاعر والعواطف من خلال الكلام أو الإشارات أو الكتابة أو السلوك. يجب أن تكون اللغة التي نستخدمها سهلة الفهم ودقيقة ولباقة.
كل نوع من أنواع الرسائل - الشكاوى والمحاضر والمظالم ، على سبيل المثال لا الحصر - يتطلب مستويات مختلفة من اللباقة.
- عند كتابة شيء نقدي على وجه الخصوص ، حاول دائمًا مخاطبة المنظمة أو المجموعة بشكل عام بدلاً من جعلها شخصية.
- ابدأ بالنقاط الإيجابية قبل النقاط السلبية ، حتى لا يتم وضع المتلقي في موقف دفاعي على الفور.
- اشرح الحقائق بشكل مباشر ، بدلاً من استخدام لغة غامضة أو غير مباشرة.
- أثناء الكتابة ، تجنب استخدام الأحرف الكبيرة أو الكبيرة. يأتي هذا على أنه عدائي في الاتصال الكتابي.
2.5 وصف طرق تنظيم وهيكلة وتقديم المعلومات المكتوبة بحيث تلبي احتياجات الجماهير المختلفة
عند تنظيم المعلومات المكتوبة وتنظيمها وتقديمها ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- عند تقديم عرض تقديمي ، قم بإعداد جميع المستندات اللازمة مسبقًا. قد يشمل ذلك عروض PowerPoint التقديمية (أو برامج عرض شرائح مماثلة) أو نشرات أو نصوص لنفسك.
- احتفظ بالمستندات بالترتيب الصحيح ، بحيث يتدفق الاتصال دون ارتباك أو خطأ. تحقق مرة أخرى من الطلب مقدمًا.
- أثناء التقديم ، كن واضحًا بشأن أهدافك. قدم مقدمة حول ما ستقدمه ، ودوافعك في تقديمه ، وسبب وجود الحاضرين وسبب أهمية الموضوع.
- قدم عملك خطوة بخطوة ، بوضوح باستخدام المراجع المناسبة عند الحاجة.
- في النهاية ، اختتم بشرح كيفية تحقيق جميع أهدافك.
- خذ وقتك للإجابة على الأسئلة.
2.6 وصف طرق التحقق من دقة المحتوى في المعلومات المكتوبة
يجب أن يكون أي اتصال مكتوب دقيقًا ومنسقًا بشكل احترافي وخاليًا من الأخطاء الإملائية أو النحوية. تحقق مما يلي قبل إنهاء المستند لإرساله إلى مستلميه.
تحقق من النقاط للتأكد من دقتها
- يمكن أن تضر الأخطاء في سمعتك وسمعة مؤسستك. اعتمادًا على المشكلة ، يمكن أن تتراوح الآثار من محرجة إلى كارثية.
- تشمل التفاصيل التي يجب التحقق منها مرتين: التواريخ والأسماء والإحصاءات والأحداث والاقتباسات.
- إذا لم تكن متأكدًا من أي شيء ، فتأكد من مراجعة شخص على دراية أو خبرة.
تحقق من التدقيق الإملائي والنحوي
- تحتوي معظم معالجات الكلمات وأنظمة البريد الإلكتروني على مدقق إملائي مدمج. استخدم حكمك على الرغم من أنها ليست دقيقة دائمًا ، لا سيما عندما يتعلق الأمر بأسماء الأشخاص أو المصطلحات الخاصة بالصناعة.
- اقرأ دائمًا المستند مرتين بنفسك قبل الانتهاء.
- اطلب من شخص آخر قراءة المستند وتعديله نيابة عنك. زوج جديد من العيون ستلاحظ الأخطاء التي فاتتك.
استخدم قالبًا
- تمتلك العديد من المنظمات أنماطًا داخلية لمستندات مختلفة. ستكون جميعها متاحة كقوالب يمكنك إدخال المعلومات فيها بسهولة.
- إذا لم يكن للاتصال نموذجًا محددًا ، فيجب عليك البحث عن النمط الصحيح وفقًا لاحتياجات مؤسستك أو قسمك. اسأل زملائك أو حدد موقع مستندات مماثلة للتعرف على الأسلوب المناسب.
2.7 شرح الغرض من الاستخدام الدقيق للقواعد وعلامات الترقيم والهجاء
- تضمن القواعد النحوية وعلامات الترقيم والهجاء الصحيحة للقارئ وقتًا سهلاً في قراءة اتصالاتك ، مما يجعل التواصل أكثر كفاءة.
- عندما يحتوي المستند على أخطاء واقعية ، يميل القراء إلى عدم الثقة في الأمر برمته. يمكن أن يكون لعدم الموثوقية المتصور تأثير سلبي على سمعتك ، وبالتالي على مكانتك داخل مؤسستك.
2.8 اشرح ما تعنيه اللغة الإنجليزية البسيطة ولماذا يتم استخدامها
اللغة الإنجليزية البسيطة هي اللغة التي تؤكد على الوضوح وتتجنب اللغة الفنية أو المصطلحات. إنه مهم بشكل خاص عند التحدث إلى أشخاص خارج مهنتك ، والذين يحتاجون إلى لغة تقنية مترجمة إلى شيء يسهل فهمه.
الإنجليزية البسيطة:
- يمكن استخدامها للتواصل مع أي شخص ، بغض النظر عن مهارات القراءة أو المعرفة.
- واضح ومباشر ، مع عدم إخفاء أي شيء ، وخالي من الكلمات أو الأفكار غير الضرورية.
- خالية من المصطلحات الفنية أو العامية.
2.9 اشرح الغرض من التدقيق اللغوي وفحص العمل الكتابي
يجب عليك تصحيح جميع الأعمال المكتوبة. هناك عدة أسباب لذلك:
- تنعكس الكتابة الصحيحة نحويًا جيدًا على احترافك ودراستك ، بالإضافة إلى احتراف مؤسستك. سيحكم عليك الآخرون بناءً على مدى صقل عملك المكتوب.
- النثر المكتوب جيدًا يستغرق وقتًا أقل للقارئ مقارنة بالنص المليء بالأخطاء ، مما يجعل الاتصال الكتابي أكثر كفاءة.
يجب مراجعة جميع الأعمال المكتوبة ، من البريد الإلكتروني إلى محاضر الاجتماعات إلى التقارير الرسمية ، بحثًا عن الأخطاء.
2.10 اشرح الغرض من الاعتراف بالعمل المهم والعمل العاجل
في عملنا اليومي ، لدينا مزيج من المهام ، بعضها مهم وبعضها عاجل وبعضها ذو أولوية منخفضة. جميع المهام لها مواعيد نهائية يجب الوفاء بها. ومع ذلك ، فإن الأهمية والإلحاح شيئان مختلفان. قد تكون بعض المهام على حد سواء ، ولكن التعرف على المهام