جدول المحتويات:
- مقدمة عن هذه الوحدة
- 1.1 ما هو الغرض من استخدام نظام اليوميات؟
- 1.2 وصف الأنواع المختلفة لأنظمة اليوميات.
- الأنظمة اليدوية
- الأنظمة الإلكترونية
- 1.3 لماذا يجب عليك الحصول على المعلومات ذات الصلة حول إدخالات اليوميات والتغييرات المطلوبة؟
- 2.1 ما هي المعلومات اللازمة لعمل إدخالات اليوميات؟
- 2.2 / 3 لماذا يجب تحديد أولويات الطلبات وكيف تفعل ذلك؟
- 2.4 لماذا يجب أن تحاول الموازنة بين احتياجات جميع المعنيين؟
- 2.5 لماذا ينبغي إبلاغ التغييرات إلى المتضررين؟
- 2.6 لماذا يجب عليك تحديث نظام اليوميات؟
- 2.7 وصف الأنواع المختلفة من المشاكل التي قد تحدث عند تقديم طلبات جديدة وإيجاد حلول لهذه المشاكل.
- حلول
- تقاسم التقويم الخاص بك
- 2.8 شرح الغرض من اتباع إجراءات الأمن والسرية عند استخدام نظام اليوميات.
- حظا موفقا في دراستك
راجع استخدام أنظمة اليوميات في إدارة الأعمال ، بما في ذلك أنواع اليوميات المتاحة والمعلومات التي ينبغي تضمينها وكيفية تخزين الإدخالات بشكل آمن.
تصوير فيكتور تالاشوك على Unsplash
مقدمة عن هذه الوحدة
هذه وحدة اختيارية من المجموعة "ب" في المستوى 2 بإجمالي 3 ساعات معتمدة. عند الانتهاء من هذه الوحدة ، سيكون لدى المرشح معرفة جيدة بالغرض من أنظمة اليوميات وكيفية استخدامها وسبب استخدامها. سيعرفون ما هي المعلومات المطلوبة للاحتفاظ بمذكرات ولماذا ، وسيعرفون كيفية عمل مدخلات اليوميات بوضوح ودقة ولماذا.
سيعرف المرشحون الغرض من التغييرات وكيفية تحديد الأولويات والتواصل معها ، إلى جانب فهم الحاجة إلى توصيلها. سيعرف المرشحون أيضًا كيفية الإبلاغ عن أي مشكلات في إدخالات اليوميات وحلها وكيفية تخزينها بشكل آمن ، حيث يمكن أن تحتوي على معلومات حساسة وسرية. تتم أيضًا تغطية مشاركة اليوميات ، بما في ذلك مستويات المشاركة ، وما هي الحقوق التي يمتلكها كل شخص في اليوميات وكيفية الاحتفاظ بالمواعيد السرية والخاصة بعيدًا عن جميع المستخدمين.
لقد قمت أيضًا بتضمين بيان شخصي.
1.1 ما هو الغرض من استخدام نظام اليوميات؟
الوقت مهم للغاية ويمكن استخدامه بطريقة فعالة للغاية من خلال الحفاظ على نظام اليوميات. لذلك ، يعد التخطيط والتنظيم الفعال لوقتك وللآخرين أحد أهم الأنشطة التي يمكنك المشاركة فيها.
اليوميات هي أحد الموارد الرئيسية داخل المكتب ، والتي بدونها ، لن يعرف أي منا أين يجب أن نكون أو ما يجب أن نفعله في أي وقت.
يمكن الاحتفاظ بالمفكرة يدويًا أو إلكترونيًا.
1.2 وصف الأنواع المختلفة لأنظمة اليوميات.
يمكن تقسيم أنظمة اليوميات أساسًا إلى نوعين:
الأنظمة اليدوية
النوع الأكثر شيوعًا من أنظمة اليوميات اليدوية المستخدمة في المكاتب
هو الكتاب الذي تم تجليده حيث يتم تسجيل المواعيد.
قد تكون هذه:
- يوم واحد لكل صفحة
- يومان لكل صفحة
- أسبوع واحد للعرض
- أسبوعين للعرض
عند اختيار أنسب أنواع المذكرات اليدوية لاستخدامها ، سوف تحتاج إلى التفكير في عدد الإدخالات التي من المحتمل أن تقوم بها في أي يوم واحد.
بديل للكتاب المُجلد هو نظام الأوراق السائبة ، المعروف غالبًا باسم مدير الوقت. هذا له ميزة أن قسم اليوميات مستمر. تتم إضافة صفحات جديدة ببساطة مع مرور السنين ، لذلك ليست هناك حاجة للحصول على يوميات جديدة في نهاية كل عام.
نظام يدوي آخر مختلف تمامًا هو مخطط الجدار. عادة ما تكون هذه الرسوم البيانية مغلفة والتي لها مساحة في اليوم تغطي العام بأكمله.
الأنظمة الإلكترونية
يمكن الاحتفاظ بالمذكرات الإلكترونية على جهاز كمبيوتر شخصي أو كمبيوتر محمول أو كف اليد أو منظم إلكتروني. لديهم عدد من المزايا على الأنظمة اليدوية:
- إبراز التضارب المحتمل بين المواعيد
- دخول الأحداث العادية مرة واحدة فقط
- يتم استخدام ورق أقل.
- حماية كلمة المرور.
- الوصول المتعدد متاح.
- على الشاشة تذكير بالمواعيد.
- توافق قاعدة البيانات.
- الاتصال الإلكتروني.
من المهم التحقق من تأثيرات التغييرات التي تم إجراؤها على الإدخالات.
123rf.com
1.3 لماذا يجب عليك الحصول على المعلومات ذات الصلة حول إدخالات اليوميات والتغييرات المطلوبة؟
قد تبدو طلبات التغييرات بسيطة نسبيًا ، ولكن قد يكون لها تأثير غير مباشر قد يكون له آثار كبيرة. قد يؤدي تأخير الموعد إلى تأخر الشخص الذي يحضر الاجتماع عن اجتماعات أخرى يتم الترتيب لها في وقت لاحق من اليوم أو حتى عدم قدرته على الحضور. لذلك ، من المهم التحقق من التأثيرات التي سيحدثها التغيير المطلوب قبل الموافقة عليه.
يجب الحصول على جميع المعلومات ذات الصلة لأنه يتعين عليك التأكد من أن كل شخص يحضر الاجتماع أو أي موعد يتمتع بالراحة ويتم تزويده بجميع التفاصيل ، بحيث لا يكون هناك خطأ في أي نهاية في أي وقت.
2.1 ما هي المعلومات اللازمة لعمل إدخالات اليوميات؟
يُطلب من المعلومات مثل الوقت والمدة والتاريخ والمكان والحضور والكرسي والزائرين إدخال مذكرات.
2.2 / 3 لماذا يجب تحديد أولويات الطلبات وكيف تفعل ذلك؟
من الضروري أن تحدد أولويات الإجراءات التي يتعين عليك اتخاذها في حالة تلقي عدد من الطلبات أو التغييرات على الترتيبات في نفس الوقت. من الواضح أنه من الأفضل التعامل مع التغييرات بترتيب زمني. يجب أيضًا الاتصال بجميع المشاركين في الاجتماع والتأكد من أنه ملائم للجميع قبل تأكيد الطلبات أو التغييرات. التغييرات التي تؤثر على المواعيد في اليوم الذي تتلقى فيه التغييرات ، ستحتاج إلى التعامل معها ، قبل التغييرات على المواعيد أو الاجتماعات في المستقبل.
مثال على برنامج اليوميات.
2.4 لماذا يجب أن تحاول الموازنة بين احتياجات جميع المعنيين؟
يجب أن يُمنح كل شخص مشارك في الموعد أو الاجتماع وقتًا كافيًا للتخطيط والسفر وللاحتياجات الأخرى حتى يسير الاجتماع بسلاسة دون أي مشاكل لأي شخص. لكي ينجح الاجتماع ، يجب أن يكون جميع المشاركين حاضرين وأن يُمنحوا وقتًا كافيًا للتحضير.
2.5 لماذا ينبغي إبلاغ التغييرات إلى المتضررين؟
يجب إرسال التغييرات في الوقت المحدد ، وإذا كنت مسؤولاً عن يوميات الأشخاص الآخرين ، فمن الضروري أن تقوم بإبلاغهم بأي تغييرات في الوقت المناسب لتمكينهم من الاستعداد لأي اجتماعات أو سفر. من المهم أيضًا ترك وقت كافٍ في اليوم للتعامل مع الأمور الروتينية ووقت السفر الكافي بين المواعيد إذا لزم الأمر.
الآخرين الذين تأثروا بالتغييرات سيكون لديهم أيضًا مواعيد أخرى في يومياتهم. من المهم ألا تعطيهم انطباعًا بأن التغييرات يتم إجراؤها إما بشكل طفيف أو ، على العكس من ذلك ، بسبب ظهور شيء أكثر أهمية.
قد تقوم أنظمة المذكرات الإلكترونية تلقائيًا بتوصيل التغييرات إلى المشاركين الذين تتصل أنظمتهم بأنظمتك ، ولكنك ستحتاج إلى الاتصال بأي شخص آخر متأثر. اعتمادًا على الجداول الزمنية المعنية ، يمكن القيام بذلك عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الفاكس أو الخطاب أو الشفهي.
مثال على يوميات يدوية.
getentrepreneurial.com
2.6 لماذا يجب عليك تحديث نظام اليوميات؟
يعد تحديث اليوميات عند الموافقة على التغييرات أمرًا في غاية الأهمية. يجب عليك التأكد من أنك قد حذفت أي مواعيد ملغاة. إنه أمر مزعج ومحرج في نفس الوقت أن تأتي لموعد ليخبرك أنه قد تم إلغاؤه ، فضلاً عن كونه مضيعة للوقت.
اليوميات التي لا يتم تحديثها بالكامل ستشتمل على كل أنواع الالتباس. سيجعل الناس يفقدون الثقة ويصبح مضيعة للوقت.
قد تكون هناك مسائل تتعلق بالأمن والسرية متضمنة عند إبلاغ التعديلات على الترتيبات. قد تكون هناك مفاوضات جارية يمكن أن تؤثر على مستقبل المنظمة. إذا كنت على علم بهذه الأمور نتيجة لترتيب الاجتماعات ، فمن المهم ألا تجعل هذه المعلومات متاحة.
يمكن القول أن كفاءة المنظمة بأكملها تعتمد على الصيانة الصحيحة لأنظمة اليوميات المستخدمة. على الرغم من أنه قد يبدو ، في ظاهر الأمر ، دورًا ثانويًا للغاية ، إلا أنه سيكون من الصعب جدًا إذا كان على كل موظف أن يتذكر المواعيد التي لديه وأين كان من المفترض أن يكون في أي وقت.
2.7 وصف الأنواع المختلفة من المشاكل التي قد تحدث عند تقديم طلبات جديدة وإيجاد حلول لهذه المشاكل.
يمكن تقديم طلبات جديدة على نظام اليوميات لاجتماع أو موعد أو لحجز غرفة أو لتغيير حجز موجود. تعتمد الطلبات على الأدوار التي يشارك فيها صاحب اليوميات. عند تقديم الطلبات ، قد يكون مقدم الطلب قد بحث أو لم يبحث في نظام اليوميات عن المواعيد المتاحة أو أوقات الفراغ ، وقد يكون هذا بسبب عدم تمكنهم من الوصول إلى المعلومات الضرورية. عند تقديم طلب جديد ، يمكن أن تحدث المشكلات التالية
- الآثار المترتبة على الطلبات الحالية - يمكن أن تستند هذه إلى العوامل التالية مثل التداخل والازدواجية
- تداخل الطلبات المتعددة - يجب توخي الحذر بحيث لا تتداخل الطلبات لأنها يمكن أن تخلق الفوضى وتمنع الأشخاص من حضور الاجتماعات أو المواعيد.
- الحجوزات المكررة أو المزدوجة - خطأ شائع يحدث عندما يتم التعامل مع اليوميات من قبل عدة أشخاص ويكون الاتصال ضعيفًا
- عدم توصيل الطلبات أو تغيير الطلبات - ضعف الاتصال يفشل النظام بأكمله
- عدم تأكيد الطلبات - يجب تأكيد الطلبات ، وإلا فلن يكون المرء متأكدًا من استمرار الطلب. يؤدي هذا أحيانًا إلى بقاء الخانات الزمنية شاغرة ، مما يؤدي إلى انتظار الأشخاص المحتاجين
- عدم تسجيل الطلبات - سيظهر هذا على أنه شاغر عندما يكون هناك طلب بالفعل
- ترتيب الطلبات حسب الأولوية - طلب إعادة جدولة الطلبات عند ورود بعض الطلبات ذات الأولوية العالية / الطوارئ / الاستعجال
- تحديث الطلبات - لتجنب سوء التواصل والمعلومات الخاطئة
- حماية البيانات
- الأمان
حلول
حلول هذه المشاكل هي:
- امتلاك معرفة شاملة بأنظمة اليوميات وكيفية استخدامها وكيفية تخطيط وتنسيق الطلبات وتجنب الازدواجية والتداخل
- المعرفة حول الحصول على المعلومات ذات الصلة بالطلب وأنواع المعلومات المطلوبة
- ترتيب الطلبات حسب الأولوية والإلحاح وتسجيلها بالشكل الصحيح وإتاحة الوصول إلى الموظفين المطلوبين
- يعد الاتصال جانبًا مهمًا آخر ، والذي إذا لم يتم استخدامه سيفشل في تشغيل المنظمة
- التحديث يتجنب خيبات الأمل والأخطاء بعدة طرق
- اتباع سياسات وإجراءات المنظمات المتعلقة بحماية البيانات وأمنها.
- استخدام نظام الملفات المسجل ، بحيث لا يمكن لأي شخص الوصول إلى الملفات دون تسجيل الدخول إلى النظام
تقاسم التقويم الخاص بك
2.8 شرح الغرض من اتباع إجراءات الأمن والسرية عند استخدام نظام اليوميات.
يمكن استخدام اليوميات لأغراض مختلفة. يقوم أحدهم بتسجيل المواعيد الشخصية أو السرية والمواعيد للاجتماعات والمناقشات وغيرها من المعلومات في يومياتهم. يمكن أن تكون هناك أيضًا إدخالات متعلقة بالمعلومات السرية لأشخاص آخرين والتي تكون حساسة وشخصية. لذلك يجب أن يحتوي كل إدخال في اليوميات على إعدادات مثل "خاص" للمعلومات الخاصة ، والتأكد من أن الأشخاص المناسبين فقط هم من يرون أي إدخالات ، وإلا فسيكون هناك خرق للسرية. لا نريد أن يرى أحد المعلومات السرية الخاصة بنا أو أي شخص آخر. ومن الأمثلة على ذلك موعد الصحة المهنية ، أو المراجعة الرسمية ، أو الاجتماع التأديبي ، أو اجتماع إعادة التأهيل أو الحماية ، إلخ… لذا يجب الحفاظ على وصول الأشخاص إلى المعلومات ومراقبته.
عندما يتعلق الأمر بقضايا الأمان ، إذا لم يكن التقويم أو اليوميات محميين ، فسيتمكن أي شخص من الوصول إلى المعلومات الموجودة في اليوميات ، ويمكنه حتى تحرير المعلومات المهمة أو حذفها. عندما يتم منح الأشخاص حق الوصول إلى التقويمات ، يتم منحهم مستويات معينة من الأذونات عند التفكير في حقوق الوصول وحقوق التحرير. كما يجب أن تكون المذكرات مفتوحة فقط للأشخاص الذين يحتاجون إلى تلك المعلومات المعينة وأن تكون مغلقة من أي شخص آخر.
لذلك لكي تعمل المنظمة أو القسم ويعملان بشكل صحيح ، يجب اتباع إجراءات السرية والإجراءات الأمنية.
حظا موفقا في دراستك
آمل أن يكون هذا مفيدًا لك. من فضلك لا تتردد في ترك تعليقاتك أو ملاحظاتك. إذا كان لديك أي استفسارات أو كنت بحاجة إلى المساعدة والمشورة ، فلا تتردد في الاتصال بي. شكرا جزيلا.