نصائح لحفظ السجلات لموسم الضرائب

ستساعدك هذه النصائح على اجتياز موسم الضرائب دون الشعور بالألم المعتاد.

أولغا دي لورانس

نهاية العام مزدحمة ومرهقة في كثير من الأحيان. بعد كل شيء ، لدينا عطلتان متتاليتان تتطلبان الوقت والمال والتحضير. علاوة على ذلك ، بحلول ^الحادي والثلاثين من كانون الأول (ديسمبر) ، سيخرج مع القديم والجديد. أوه ، أنا لا أتحدث عن تنظيف خزاناتك أو السقيفة. لا ، أنا أتحدث عن السجلات المالية والملفات والإيصالات والحصول على بطك على التوالي لتقديمه إلى العم سام.

مخيفة ، أليس كذلك؟

حسنًا ، لا يجب أن يكون الأمر كذلك. اتبع هذه النصائح وسيصبح التنظيف في نهاية العام في غاية السهولة. لذلك يتم جمع سجلاتك استعدادًا لتقديم الإقرار الضريبي السنوي الخاص بك.

تهدف هذه النصائح إلى جعل الحياة أسهل بالنسبة لأولئك منا الذين يعملون من المنزل كرواد أعمال أو رواد أعمال فرديين. يعلم الرب أننا مشغولون بما فيه الكفاية ، فلماذا لا تنظم سجلاتك؟ سيوفر الوقت وأطنانًا من التوتر. صدقني!

احتفظ بملفات السنة الحالية في متناول اليد

تصوير شونا إل بولينج

تنظيم الملفات المادية الخاصة بك

لا يزال الكثير منا يفضل استلام فواتيرنا بالبريد والدفع بشيك. خصص درجًا في مكتبك أو نظام ملفات محمولًا لإيواء إيصالات العام الحالي. قم بإنشاء مجلد لكل دائن وقم بتسميته بالسنة الحالية في علامة التبويب. من الجيد أيضًا أن يكون لديك مجلد للنفقات الطبية ، حيث سيُطلب منك هذه المعلومات في إقرارك الضريبي.

أيضًا ، قم بإنشاء مجلد السنة الحالية لمصاريف عملك ، إن أمكن. قم بإسقاط جميع الإيصالات الخاصة بك في المجلد بعد تسجيل المصاريف. إذا تطابق إيصالاتك مع كشف حساب بنكي أو بطاقة ائتمان ، فقم بعمل نسخة لإسقاطها في مجلد عملك. (المزيد عن تسجيل المصاريف المتعلقة بالعمل لاحقًا في هذا المنشور).

إذا كان لديك نظام إيداع للأوراق مثل شهادات الزواج ، وبوالص التأمين ، والضمانات ، وألقاب المركبات ، والإقرارات الضريبية ، وما إلى ذلك ، (ويجب عليك!) نهاية العام هو الوقت المناسب لتنظيفها. انتقل من خلال كل مجلد وقم بنقل أي شيء انتهت صلاحيته أو لم يعد ينطبق على أسرتك.

سترغب في الاحتفاظ بالكشوف المصرفية والفواتير المدفوعة وما شابه ذلك لمدة ثلاث سنوات. قم بتخزينها في الخزانة مع الملفات التي تحتفظ بها لفترة طويلة. لدى IRS ثلاث سنوات فقط لتدقيق المرتجعات ، لذا أي شيء أقدم من ذلك ، يمكنك إرساله إلى الملف الثالث عشر ، بما في ذلك جميع النسخ الاحتياطية.

قم بتمزيق جميع المستندات القابلة للتخلص منها وإضافتها إلى كومة السماد أو استخدمها لإشعال الموقد.

الآن بعد أن قمت بتنظيم ملفاتك الفعلية ، حان الوقت لإعداد نظام حفظ السجلات الذي ستحتفظ به بشكل منتظم. هذا هو المكان الذي يلعب فيه الحفاظ على سلامة عقلك.

جداول البيانات هم أصدقاؤك

الآن ، لا تذهب للحصول على كل الجنون علي. حتى لو لم يكن لدي خلفية محاسبية ، ما زلت أستخدمها. إنها أسهل طريقة للاحتفاظ بالسجلات وإتاحة المعلومات لك في لمح البصر. تعلم إدراج الصيغ في Excel ليس بالأمر الصعب. وعدم الاضطرار إلى تشغيل شريط (على الآلة الحاسبة) يأتي وقت الضرائب هو توفير كبير للوقت.

بالنسبة لأولئك الذين ليسوا على دراية ببرنامج Excel ، إليك برنامج تعليمي أساسي يرشدك عبر كيفية إعداد جدول بيانات وصيغ التنسيق:

كيفية النسخ واللصق في Excel

تذكر دائمًا مسح جميع البيانات ، باستثناء الصيغ. بهذه الطريقة سيتم إجراء الحسابات تلقائيًا أثناء إضافة بيانات جديدة.

كما ترى في الصورة أدناه ، قمت بمسح جميع البيانات ولكن الصيغ لا تزال موجودة في انتظار الذهاب للعمل من أجلي!

يوصى بجداول البيانات لتتبع نشاط الأعمال

لدي العديد من جداول البيانات التي احتفظ بها لعملي وما زلت أحتفظ بها لإقراري الضريبي الشخصي. فيما يلي ما أوصي به لتسهيل عملك ، حان الوقت الضريبي. هذا النوع من حفظ السجلات يخدمك جيدًا في أي وقت تحتاج فيه إلى تقديم معلومات مالية إلى كيان يطلبها. بضغطة زر ، يمكنك إرفاق جداول البيانات هذه أو تحويلها إلى ملفات PDF وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى الكيانات التي تطلبها

تتبع أرباحك حسب العميل

تصوير شونا إل بولينج

أرباح لحسابهم الخاص

افتح مصنفًا جديدًا وقم بتسميته أرباح العمل المستقل أو أي شيء يطفو على قاربك. فقط تأكد من أنه شيء ستتذكره عندما تحتاج إلى البحث عنه.

أضف اسمك واسم عملك واسم المصنف والسنة التي ينتمي إليها. (انظر الصورة).

في مصنف Freelance Earnings الخاص بي ، أضفت أوراق عمل تتعلق بعملي. وهم على النحو التالي:

1. أرباح 2015
2. مصروفات 2015
3. الأميال 2015
4. المصروفات العامة 2015

ملاحظة: لقد أغلقت عملي المستقل في عام 2015 ، لكن المعلومات التي أقدمها في هذه المقالة دائمة الخضرة.

ضمن علامة التبويب "الأرباح" ، قمت بتسمية الأعمدة بهذا الشكل:

• العمود أ - اسم المشروع
• العمود ب — تاريخ إصدار الفاتورة
• العمود ج — رقم الفاتورة
• الأعمدة من D إلى M - يتم تخصيص كل منها لمصدر دخل (عميل)
• العمود N - الإجمالي الفرعي (إجمالي كل الأرقام في الصف)
• العمود O - الإجمالي (هذا في الواقع زائد عن الحاجة)
• العمود P— تاريخ الدفع
• العمود س - رسوم أقل (أحيانًا يقوم PayPal بتقييم الرسوم للجهات الدافعة التي لم يتم التحقق منها)
• العمود R - المبلغ المدفوع (صافي المبلغ المدفوع لي)
• العمود S - الرصيد (الرصيد غير المدفوع)
• العمود T - الإجمالي الشهري (يتطلب هذا صيغة منفصلة تختلف بناءً على عدد صفوف الإدخالات التي أمتلكها في الشهر)

في الجزء السفلي من جدول البيانات لدي معادلات لكل عمود. يتيح لي هذا في لمحة سريعة معرفة مقدار ما ربحته من كل عميل. يكون هذا مفيدًا عند إعادة تقييم قاعدة عملائك. إنه مفيد أيضًا في نهاية العام ؛ أنت تعرف من العملاء الذين يتوقعون 1099 (أي شيء يزيد عن 600 دولار).

ثم هناك معادلة تعطيني مجموعًا كليًا. يجب أن تتفق مع الإجماليات في الأعمدة Q و R و S و T. وهذا ما يسمى "الإثبات". إذا لم يتم التحقق من المجاميع ، فستجد خطأ في مكان ما.

في هذه المرحلة أود التدخل. إذا شعر أي من قرائي بالإرهاق من إعداد جداول البيانات ، فسأكون أكثر من سعيد للقيام بذلك نيابة عنك. ثم كل ما عليك فعله هو إسقاط المعلومات فور حدوثها. أرسل لي بريدًا إلكترونيًا عبر صفحة ملف تعريف Bravewarrior (انظر أسفل "بريد المعجبين").

تتبع نفقات عملك

تصوير شونا إل بولينج

نفقات

بعد ذلك ، سننتقل إلى ورقة عمل المصاريف. هذا هو المكان الذي ستتبع فيه جميع نفقات عملك المتعلقة. لقد قمت بإعداد هذا بشكل مختلف قليلاً. الأعمدة الثلاثة الأولى هي التاريخ ، والمدفوع لأمره ، والإجمالي ، على التوالي. يُترك العمود الرابع فارغًا لمعرفة الإجمالي دون الحاجة إلى الانتقال إلى العمود الأخير. سترى سبب إعداده بهذه الطريقة عندما ترى الأعمدة التي سميتها. تذكر تضمين جميع نفقات التشغيل القابلة للخصم من الضرائب ، والمعروفة باسم تكلفة ممارسة الأعمال التجارية (خارج النفقات العامة - سنتناول ذلك لاحقًا).

إليك ما يجب عليك تضمينه في جدول البيانات الخاص بك

• اللوازم المكتبية - الورق ، والحبر ، والحبر ، والأقلام ، وأقلام الرصاص ، إلخ.
• البرمجيات
• الأجهزة - أجهزة CRT ، والشاشات ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ، ومكبرات الصوت ، والطابعات ، وما إلى ذلك.
• التدريب - أي ندوات تحضرها أو تدريب عبر الإنترنت تدفع رسومًا مقابله
• معدات الإصلاح والصيانة (R & M) - إصلاحات الكمبيوتر ، إلخ.
• الإعلان / التسويق - لا يشمل هذا الأميال ولكن التكاليف الفعلية للحصول على اسمك هناك. قد تكون هذه ملصقات لسيارتك وبطاقات العمل ورسوم الطباعة وما إلى ذلك.
• التراخيص / الضرائب - الترخيص المهني الخاص بك ورسوم تسجيل اسم عملك مؤهل هنا. أقوم أيضًا بإدراج اسم المجال السنوي ورسوم موقع الويب في هذا العمود.
• التأمين - إذا كان لديك تأمين منفصل لعملك فقط ، مثل المسؤولية المهنية
• رسوم المسابقة
• الرسوم (أخرى) - ستكون هذه الرسوم المصرفية ورسوم PayPal وأي رسوم أخرى تستوعبها حتى يتم دفعها.
• رسوم البريد
• الترفيه - إذا كنت تأخذ عميلاً لتناول الغداء أو العشاء ، فتأكد من كتابة اسم العميل وما تمت مناقشته في الإيصال ، وإلا فلن تتمكن من شطبها.
• السفر — مرة أخرى ، هذا لا يشمل الأميال ؛ هذا حساب منفصل. وسيشمل ذلك تذاكر الطيران والإقامة في الفنادق وتأجير السيارات وما إلى ذلك شريطة أن تكون مرتبطة بالعمل.

سترغب في الحصول على إجمالي الجري لأسفل لكل عمود (عمودي) من شأنه "إثبات" إجماليات الصف (الأفقي).

علامة التبويب "الأميال" واضحة جدًا للأمام. في الأساس ، يبدو كما يلي:

سجل الأميال الخاصة بك

تصوير شونا إل بولينج

عندما تقود سيارتك لحضور حدث للشبكات ، أو مكتب البريد ، أو متجر المستلزمات المكتبية ، أو للقاء عميل ، أو للترفيه عن عميل محليًا ، فإن الأميال الخاصة بك قابلة للخصم. ينشر IRS معدلًا مختلفًا كل عام. سيقوم برنامج الضرائب أو المحاسب الخاص بك بإجراء الحساب الصحيح بمجرد تقديم الأميال الإجمالية. رسوم وقوف السيارات ورسوم المرور قابلة للخصم أيضًا ، لذا تأكد من الاحتفاظ بالإيصالات وتسجيلها. عادةً ما احتفظ بعمود منفصل في جدول بيانات الأميال لتتبع مواقف السيارات ورسوم العبور (انظر ورقة النفقات الطبية لاحقًا في هذا المنشور للحصول على مثال).

ملاحظة: إذا كنت تستخدم سيارة لأغراض العمل فقط ، يمكنك اختيار تضمين الغاز والنفط والإصلاحات والصيانة على السيارة في منطقة نفقات التشغيل. ومع ذلك ، لا يمكنك شطب الأميال إذا كان هذا هو الطريق الذي تريده. أيضًا ، يجب عليك استهلاك السيارة (اعتمادًا على عمرها) إذا كانت بالفعل سيارة تابعة للشركة.

المصاريف العامة

الانتقال إلى النفقات العامة:

إذا كنت تعمل من المنزل ولديك مكتب مخصص (قمت بتحويل غرفة نومي الثالثة إلى مكتب) ، يمكنك خصم جزء من النفقات العامة. تستند العمليات الحسابية إلى المساحة بالقدم المربع لمكتبك مقسومة على المساحة الإجمالية لمنزلك. سيقوم برنامج الضرائب الخاص بك بإجراء العمليات الحسابية بناءً على المساحة المربعة التي تقدمها.

هذه هي العناصر التي يجب عليك تسجيلها على أساس شهري

• دفع الرهن العقاري - إذا تم تضمين ضرائبك وتأمينك في الدفع ، فسيتعين عليك كسر المبدأ عند تقديم ضرائبك. ببساطة قم بخصم أرقام التأمين وضرائب الممتلكات الخاصة بك من إجمالي المدفوعات للعام حتى تحصل على التفاصيل الصحيحة.
• كهربائي
• الغاز - لتبريد وتسخين منزلك / الماء
• ماء
• إصلاحات المنزل - ينطبق هذا فقط على الإصلاحات التي تؤثر على المنزل بأكمله ، مثل إعادة سباكة الهيكل ، وإعادة الأسلاك ، وما إلى ذلك.
• الهاتف الخلوي - إذا كنت تستخدمه للعمل.
• الهاتف - إذا كان لديك خط هاتف مخصص ، فقم بتضمينه في ورقة عمل النفقات ، وليس هنا.
• الإنترنت - ينطبق هذا بشكل خاص على الكتاب. يجب أن يشمل أي محترف يعمل لحسابه الخاص ويعتمد على الإنترنت لإجراء الأعمال التجارية هذه التكلفة.

تتبع نفقاتك العامة

تصوير شونا إل بولينج

جداول بيانات بسيطة لجميع دافعي الضرائب

بالنسبة لجميع دافعي الضرائب الذين يفصلون الخصومات ، من الجيد الاحتفاظ بجداول بيانات لنفقاتك الطبية / طب الأسنان والمساهمات الخيرية. تتبع الأميال الخاصة بك لكلتا الفئتين أيضًا ، حيث يتم احتسابها في نفقاتك الشخصية وقابل للخصم.

جدول بيانات الطب / طب الأسنان الخاص بك هو تخطيط بسيط للغاية ، كما سترى أدناه:

تتبع نفقاتك الطبية ، بما في ذلك الأميال

تصوير شونا إل بولينج

أقساطك قابلة للخصم ، مثل الوصفات الطبية ، وزيارات الطبيب ، والإقامة في المستشفى ، والأعمال المخبرية ، وعلاجات العيادات الخارجية ، وما إلى ذلك. إذا كان طبيبك قد وصف خطة إنقاص الوزن أو عضوية الصالة الرياضية لعلاج مرض معين ، بما في ذلك السمنة ، يتم خصمها على أنها حسنا. لاحظ أن الكلمة الرئيسية هنا موصوفة. إن ذكر طبيبك أنه يجب عليك إنقاص الوزن لا يؤهلك لأخذ هذا الخصم.

إلى عن على