قواعد ونصائح لآداب البريد الإلكتروني الجيدة

لقطة شاشة للبريد الوارد ، مع نصائح مفيدة.

(c) C. Calhoun 2012. جميع الحقوق محفوظة.

بينما نتقدم بشكل أعمق في العصر الرقمي ، نكتشف أنه لا تزال هناك قواعد آداب يجب اتباعها. يحتوي عالم البريد الإلكتروني أيضًا على قواعد محددة للآداب. في كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا ، فإنك ترسل أيضًا رسالة عن نفسك. سيتوصل الناس إلى استنتاجات بشأنك سواء كانوا يعرفونك أم لا ، بناءً على كتاباتك.

إذا اتبعت هذه القواعد الست لآداب البريد الإلكتروني ، فستقدم أفضل ما لديك. يمكنك أن تكون واثقًا من أنك ستترك انطباعًا إيجابيًا. تنطبق هذه القواعد بشكل خاص في مكان العمل.

قاعدة آداب البريد الإلكتروني # 1: تأكد من أن تنسيق رسالتك احترافي

• عند إرسال بريد إلكتروني ، استخدم التحية المناسبة. يمكنك مخاطبة الشخص بالاسم أو حتى تضمين "مرحبًا".
• استخدم لغة محايدة بين الجنسين.
• إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما ولا تعرف من هو ، فاستخدم العنوان ، "سيدي أو سيدتي".
• قم بإنهاء البريد الإلكتروني بنهاية مناسبة مثل الشكر ، بصدق ، وباحترام ، وكلمات أخرى مماثلة.
• قم بتضمين توقيع إلكتروني مع اسمك وعنوانك وعنوان بريدك الإلكتروني و / أو وسائل الاتصال الأخرى مثل أرقام الهواتف والمواقع الإلكترونية وما إلى ذلك.

آداب البريد الإلكتروني القاعدة # 2: حافظ على رسالتك قصيرة

• قم بتضمين موضوع حتى يعرف الأشخاص موضوع الرسالة ويمكنهم تحديد مدى صلة البريد الإلكتروني. إذا لم تضع موضوعًا في سطر الموضوع ، فقد يكون المستلم حذرًا ولا يتحقق من الرسالة.
• يجب أن يكون نص الرسالة قصيرًا - توصل إلى النقطة على الفور. يجب أن تكون كل ما تحتاجه بضع جمل.
• يجب أن تتضمن كتابتك جمل قصيرة.
• اكتب فقرات قصيرة واستخدم مسافات بيضاء. هذا هو ، اكتب للإنترنت.

عفوًا… لم أقصد إرسال ذلك

آداب البريد الإلكتروني القاعدة # 3: استخدم لغة احترافية

• رسائل البريد الإلكتروني أقل رسمية من كتابة الرسائل ، لكن لا تسمح لنفسك بأن تكون مهملاً.
• تحقق من القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم والهجاء. لا شيء يقوض مصداقيتك أكثر من رسالة محفوفة بالأخطاء.
• تجنب الإفراط في استخدام الرموز. إذا قمت بإدخال الكثير ، فقد تعرض مهنيتك للخطر. قد يجادل البعض بأن استخدام الرموز بشكل عام غير مهني.
• فكر في الصياغة في رسالتك. يصعب أحيانًا نقل نبرة المعنى في الكتابة. تجنب السخرية لأن القارئ يمكن أن يسيء فهم ذلك على أنه إهانة.
• تجنب كتابة رسائل مشحونة عاطفياً. إذا كنت في حالة عاطفية ، فانتظر حتى تكون في حالة ذهنية أكثر هدوءًا قبل محاولة كتابة أي شيء.
• يعني استخدام الأحرف الكبيرة أنك تصرخ على شخص ما. من الصعب أيضًا قراءتها.

مبدأ "KISS" المعدل. الاقل هو الاكثر.

سي كالهون

قاعدة آداب البريد الإلكتروني # 4: لا توجد رسائل غير مهمة

• يؤدي إرسال بريد إلكتروني غير هام إلى إزعاج الأشخاص وقد يدفعهم إلى حظرك.
• لا تقم بإرفاق ملفات غير ضرورية. يحذر الناس من المرفقات من مرسلين غير معروفين وهم محقون في ذلك: فقد تحتوي على فيروسات.
• تجنب إرسال "إلى الأمام". هذه الرسائل غير شخصية وغالبًا ما يحذفها الأشخاص قبل قراءتها.
• قد يصعب قراءة الخطوط والخلفيات الفاخرة وتشتيت انتباه القارئ. قد يأخذك جمهورك بجدية أقل أيضًا. من تريد أن تُعرف باسم Curly Cue Sue - وهذه ليست إشارة إلى شعرها.

آداب البريد الإلكتروني القاعدة # 5: البريد الإلكتروني ليس خاصًا

• لا يزال بإمكانك جعل الرسائل شخصية ، لكن اعلم أن العيون الأخرى قد ترى رسالتك.
• أي رسالة ترسلها إلى شخص ما تخضع لإعادة التوجيه.
• استخدم فقط وظيفة "CC" (نسخ إلى) إذا كان هذا الطرف بحاجة إلى معرفة المعلومات الموجودة في متناول اليد. وإلا فسوف تفسد البريد الوارد لشخص ما.
• تعد وظيفة "BCC" (النسخة المخفية) جيدة للرسائل البريدية الجماعية لأن المستلمين لن يضطروا إلى التمرير عبر الكثير من عناوين البريد الإلكتروني. إذا كنت تقوم بإدراج شخص ما في محادثة سراً ، فتذكر أن البريد الإلكتروني ليس خاصًا.
• تأكد من أن الرسالة الشخصية التي ترسلها ستصل بالفعل إلى من تنوي. تم إرسال العديد من رسائل البريد الإلكتروني إلى الطرف الخطأ ، على حساب المرسل.
• إذا كنت تبحث عن وظيفة ، فلا تفعل ، لا تستخدم البريد الإلكتروني لصاحب العمل الحالي لإجراء هذا النوع من الأعمال. سوف يفترض صاحب العمل المستقبلي أنك ستفعل ذلك مرة أخرى فقط - ولكن لهم.
• نظرًا لأن البريد الإلكتروني ليس آمنًا ، افترض أن صاحب العمل يراقب جميع الرسائل الواردة والصادرة.

آداب البريد الإلكتروني القاعدة # 6: الرد على الرسائل الواردة على الفور

• ستحافظ على صورتك الاحترافية إذا استجابت للرسائل بسرعة.
• أجب عن الأسئلة التي طرحها عليك شخص ما في رسالة بريد إلكتروني. في بعض الأحيان ، يرسل الأشخاص معلومات غير ذات صلة ، وينسون الإجابة على السؤال الأصلي.
• من الطرق الجيدة لإزعاج القارئ استخدام إيصالات "توصيل / قراءة الطلب". في بعض الأحيان لن يقرأ المستلم مثل هذه الرسائل و / أو لن يتمكن من القراءة بسبب برامج تصفية البريد الإلكتروني. تجنب هذه الوظيفة.

© 2012 سينثيا كالهون