نصائح حول عملية مناقصة جمعية المجتمع

سواء أكان الأمر يتعلق بطلاء المباني أو الأسقف أو الخرسانة أو أي من العديد من مشاريع الإصلاح والاستبدال ، فإنها تبدأ جميعها في نفس المكان - عملية تقديم العطاءات. قد يبدو هذا وكأنه مهمة خارقة ، ولكن إليك بعض المؤشرات للمساعدة في المهمة.

قبل البدء في طلب العطاءات ، يكون الهدف الأول هو تحديد نطاق العمل الذي يتعين القيام به. هل المصروفات تتطلب اصلاح او استبدال؟ هل هو كل المكون أم مجرد قسم؟ هل يمكن استكمال العمل على مراحل؟ ما هو الجدول الزمني الذي يجب إكمال العمل فيه؟ بمجرد التوصل إلى هذه القرارات ، فإن النقطة التالية هي تجميع ورقة مواصفات أو نموذج يسرد التفاصيل الدقيقة حول ما يحتاجه الارتباط للمشروع. (على الرغم من أن عددًا من المشاريع سيكون بسيطًا إلى حد ما ، فقد تحتاج الجمعية إلى تقديم مساعدة إضافية لإكمال ورقة المواصفات.) لن يغطي هذا فقط ما يجب إنجازه ، بل سيساعد أيضًا في إبقاء العطاءات متشابهة ، إن لم يكن كذلك بالضبط ، فيما يتعلق بالعمل والمواد.

في هذه المرحلة يتم إعداد الدعوة لتقديم العطاءات. هذه رسالة مفصلة يتم إرسالها إلى البائعين لطلب عرض للعمل المطلوب إنجازه. من الأفضل إرساله إلى أكبر عدد ممكن من البائعين ، للحصول على تعامل جيد مع متوسط ​​نطاق السوق بالإضافة إلى التخلص من التطرف في كل نهاية من الطيف. هناك أيضًا احتمال أن عددًا من الشركات قد لا يستجيب ، لذا فإن القيام بعدد كبير منها لن يترك الجمعية مختصرة في الخيارات. المقاولون الذين يجب استهدافهم هم أولئك الذين يقومون بالمزيد من المشاريع التجارية ، حيث سيكونون أكثر قدرة على أداء الالتزامات المطروحة.

ما الذي يجب أن يتضمنه طلب العطاء:

• يجب إرفاق ورقة المواصفات كنموذج منفصل بالحرف.
• يجب كتابة نطاق العمل في الرسالة.
• مستويات تأمين شركات Workman's Comp التي تبحث الجمعية عن تحملها.
• طلب إثبات أي تراخيص يجب على المقاول الحصول عليها. تحقق مع المقاطعة والولاية لمعرفة ما هو إلزامي.
• ضمان حسن الأداء ، إذا لزم الأمر. على الرغم من أنه ليس مطلبًا شائعًا ، تحقق من المستندات الخاصة بك من قبل لمعرفة ما إذا كان ذلك ضروريًا.

بمجرد وصول العطاءات ، راقب التفاصيل المحددة. تحقق من الضمانات لكل من العمالة والمواد. إذا كان للإنفاق عمر متوقع قدره 20 عامًا ، فلن يكون الضمان لمدة عام واحدًا كافيًا. قم بالمراجعة لمعرفة ما إذا كان سيكون هناك أي مقاولين من الباطن سيعمل معهم البائع. تحقق معهم للتأكد من أن ضماناتهم وعمالة كافية. تحقق للتأكد من أن جميع المواصفات المقدمة مغطاة في العطاء. إذا تمت إضافة أي شيء إضافي ، فتساءل عن السبب ولا تخف من الحصول على رأي ثان. الأكثر إلحاحًا ، راجع شروط الدفع. هذه مصطلحات يجب أن تصر الجمعية عليها:

• يجب ألا تزيد الإيداعات المقدمة عن 5-10٪. أعمال البائع وإدارة الأموال ليست عبء على الجمعية. تقع على عاتق مجلس الإدارة المسؤولية المالية لإدارة أموال مالكي المنازل بشكل معقول.
• احتفظ دائمًا بنسبة 10-15٪ من مدفوعات جميع المراحل حتى يمر العمل بالفحص بما يرضي مجلس الإدارة ، وإذا كان متورطًا ، الإدارة. سيوفر هذا الأموال التي ستساعد الجمعية إذا سار المقاول ، ويجب إحضار آخر لإنهاء المشروع ، وكذلك إصلاح العمل السابق.
• قم فقط بالدفع بمجرد اكتمال قائمة الضربات. الدفع بناءً على كلمة المقاول بأن مرحلة ما أو المشروع بأكمله قد اكتملت لا يمنحهم أي دافع بعد وقوع الحقيقة لتصحيح أي شيء وجد دون المستوى المطلوب.

أخيرًا ، قبل توقيع العقد ، خذ وقتًا لفحصه من قبل محامي النقابة. كاتب أي عقد سوف يصوغه لصالحهم. سيتمكن المحامي المتمرس في مراجعة العقد من لفت انتباه مجلس الإدارة إلى نقاط الخلاف التي قد تكون مشكلة للمجتمع. نعم ، سيكلفك المال. لكن بضع مئات من الدولارات لشركة المحاماة يمكن أن توفر على الجمعية عشرة ، إن لم يكن مئات الآلاف من الدولارات لاحقًا.

© 2018 كريستين ويلمز