فهم كيفية إدارة الميزانيات

من أجل إدارة الميزانيات بفعالية وكفاءة ، فمن الضروري…

• مراقبة ومراقبة وتسجيل جميع الأموال (الإيرادات والنفقات) ،
• تعرف على كيفية تقليل التكاليف في المناطق التي تكون مسؤولاً عنها ،
• تكون قادرة على التحقيق أو تحديد المجالات الإشكالية وتصحيحها ، و
• إدارة النفقات والتصريح بها بكفاءة.

تستند هذه المقالة إلى وحدة NVQ المستوى 4 ، "إدارة الميزانيات". من أجل الحصول على فكرة واضحة وفهم الغرض من الميزانيات ، يرجى قراءة هذا المقال. سوف تفهم الغرض من الميزانيات ، بما في ذلك فوائد إدارة الموارد المالية بفعالية وكفاءة ؛ المتطلبات القانونية والتنظيمية والتنظيمية لإدارة الميزانية ؛ وأنواع مختلفة من أنظمة الميزانية وخصائصها.

الآن ستحتاج إلى فهم شامل لكيفية إدارة الميزانيات. عادة ما تكون عملية الميزانية مسؤولية كبار موظفي الإدارة والموظفين الماليين. يجب أن يكون لدى هؤلاء الموظفين معلومات دقيقة ومحدثة ومعرفة بإجراءات الموازنة الفعالة.

يتم تطوير الميزانيات لكل سنة مالية. سيتعين على المديرين والموظفين المعنيين وضع ميزانيات لمجالات مسؤوليتهم الخاصة ثم تسليمها إلى الإدارة المالية. يتم بعد ذلك مراجعة مسودات الميزانيات من قبل الإدارة العليا والموافقة عليها لاحقًا من قبل لجنة أو شيء مشابه اعتمادًا على المنظمة.

طرق المراقبة والرقابة وتسجيل الدخل والنفقات

أنت تعرف الغرض من الميزانيات. الآن هي مسؤوليتك لإدارتها. تتطلب إدارة الميزانيات منك مراقبة ومراقبة وتسجيل الإيرادات والنفقات باستمرار لتتبع كل حركة مالية ونتائجها. كيف ستحقق هذا؟ دعونا نلقي نظرة على بعض الطرق أو الأساليب.

مراقبة الدخل والنفقات

تتم مراقبة الميزانية للتأكد من استخدام الموارد وفقًا للخطط الموضحة في الميزانية. يعد تتبع أو مراقبة طريقة استخدام الموارد المالية أمرًا مهمًا للغاية لكل إدارة ومنظمة. إنها عملية مستمرة لضمان تحقيق الأهداف كما هو محدد في الميزانية. من خلال هذه المراقبة ستتمكن من اتخاذ قرارات الميزانية واتخاذ الإجراءات المناسبة كلما وحيثما لزم الأمر.

يجب مراقبة الدخل والنفقات لإيجاد أي تغيير في الأنماط بحيث يمكن اتخاذ الإجراءات المناسبة. يمكن إجراء عملية المراقبة هذه على فترات منتظمة ، مثل كل شهر على سبيل المثال. عند مراقبة البيانات ، ضع في الاعتبار أن الميزانية كانت مخططة للعام المقبل ، والمصروفات والإيرادات حتى تاريخه.

انظر إلى الرصيد المتبقي لبقية الفترة في السنة المالية الحالية وقم بإجراء توقع لما سيكون عليه الوضع بهذا المعدل بحلول نهاية السنة المالية. انظر إلى أي اختلافات ، إيجابية وسلبية ، واتخذ الإجراءات اللازمة لتصحيحها. في كل خطوة ، من المهم توثيق (تسجيل) جميع الحقائق والإجراءات.

من الأفضل مراقبة الدخل والمصروفات عند صاحب الميزانية ومستويات الإدارة العليا من خلال اجتماعات منتظمة. يجب أن تكون هناك إدارة فعالة للتدفقات النقدية ، حيث إنها مهمة جدًا للخدمات والمنتجات التي تقدمها الشركة.

يمكن تقسيم الميزانيات وفقًا لمراكز التكلفة أو الرموز أو المستويات الأخرى بحيث يسهل مراقبتها. سيساعد هذا في تحديد المجالات التي تزيد من الإنجاز وتقل في الإنجاز.

يجب أن تكون قادرًا على تحليل وتقديم تفسير لأي اختلاف عن النفقات المقترحة ، سواء كانت إيجابية أو سلبية. يجب أن يكون هذا مصحوبًا بخطة عمل. سيضمن ذلك استخدام الموارد بشكل اقتصادي وفعال وفعال.

ضبط الدخل والنفقات

المسألة المهمة التالية هي التحكم في الدخل والنفقات. بدون هذه الخطوة ، سينفق المرء الأموال خارج المسار الصحيح. من أجل التحكم في الدخل والنفقات ، من الأفضل إشراك الشخص المسؤول بشكل مباشر عن التحكم في الشؤون المالية للإدارة وأدائها أثناء تطوير الميزانية. يجب إبلاغ الميزانية المتاحة مع جميع الموظفين المعنيين.

قد تكون هناك أقسام مختلفة من الميزانية سيتم التحكم فيها من قبل موظفين مختلفين ، لذلك فمن الأفضل تخصيص ومنح السلطة للأشخاص المعنيين بشكل مباشر - على سبيل المثال ، المعتمد على الميزانية ومدير الميزانية. يجب أن تكون الأقسام أو الفرق على دراية بالشخص المسؤول عن التحكم في الدخل والنفقات.

يجب أن يعكس المبلغ الإجمالي للأموال المتاحة لسنة معينة إجمالي النفقات المخطط لها لتلك السنة بالذات.

تسجيل الدخل والمصروفات

يمكن تسجيل الإيرادات والنفقات يدويًا أو إلكترونيًا. التسجيل يجب أن يتم على الفور وعلى أساس يومي. يجب تسجيل جميع الحسابات المتعلقة بالإيرادات والنفقات ، وأي دخل مستحق فيه ، وأي مدفوعات تم استلامها ، والإيصالات والفواتير الصادرة ، والديون وما إلى ذلك ، بوضوح مع التاريخ والغرض.

تسجيل الدخل هو وسيلة لتحديد ما إذا كانت الشركة تحقق ربحًا أم لا ، لأنها تتضمن تفاصيل الأموال المستلمة والمنفقة.

5 أدوات رائعة لتتبع نفقات الأعمال

سجل تفاصيل مجالات العمل بالترتيب ، بدءًا من الأكثر ربحية إلى الأقل ربحًا. سيساعدك هذا تلقائيًا على تحليل المناطق التي تتسبب في خسارة فادحة واتخاذ إجراءات بشأنها.

بالنسبة للمصروفات الصغيرة ، من الجيد استخدام حساب المصروفات النثرية لاستخدامه وتتبع النفقات الصغيرة. سيساعد تسجيلها في السداد الفعال للأموال وسيتم تعويض الأموال المسجلة فقط. هذه طريقة فعالة لتسجيل النفقات الصغيرة التي قد تمر دون أن يلاحظها أحد.

الطرق التي يمكن بها التقليل من التكاليف في منطقة مسؤولية الفرد

يعد تقليل التكاليف في الأعمال إحدى الطرق الفعالة لإدارة الميزانيات أو الأموال المتاحة. إذا قام كل شخص بتقليل التكاليف في مجال مسؤوليته الخاصة ، فسيؤدي ذلك تمامًا إلى تحقيق وفورات ضخمة للشركة. يحتاج المرء إلى معرفة لاتخاذ الخيارات الصحيحة عندما يتعلق الأمر بإنفاق الأموال على مجالات محددة من العمل.

الطرق التي يمكن من خلالها تقليل التكاليف في منطقة المسؤولية الخاصة هي:

الاستخدام الفعال للتكنولوجيا

هناك العديد من التقنيات المتقدمة المتاحة هذه الأيام ، من التسوق عبر الإنترنت إلى دفع الفواتير وما إلى ذلك. استفد من التقنيات التالية بكفاءة لتوفير الوقت والمال.

• يمكن عقد الاجتماعات باستخدام المؤتمرات عن بعد ، مما يعني أنك توفر المال على السفر وترتيب الغرف / الأماكن وتوفير الوقت في التنظيم والتخطيط لقاعات الاجتماعات وما إلى ذلك.
• يمكنك الاستفادة من التكنولوجيا بكفاءة من خلال عدم الطباعة على الورق واستخدام التخزين الإلكتروني للملفات وبيانات الأعمال الأخرى. هذا يوفر الوقت والمال والبيئة.
• يمكن إدارة بعض الأنشطة التجارية عبر الإنترنت اعتمادًا على الطبيعة أو على الأقل يمكن إجراء التسويق عبر الإنترنت. سيساعد هذا في توفير الكثير من الأموال التي يتم إنفاقها على موظفي التسويق ، والمساحات المكتبية ، والمعدات ، وما إلى ذلك.

الديون

تتمتع بطاقات الائتمان بمعدلات فائدة عالية وبالتالي يجب دفعها في أقرب وقت ممكن. سيساعد هذا العمل على المدى الطويل.

ميزانية

ضع دائمًا ميزانية لمنطقة مسؤوليتك والتزم بها. قد يكون أي انحراف عن ذلك ضارًا للغاية ، لكنه سيعطيك خطة واضحة لما يجب فعله وما لا يجب فعله وما يجب تجنبه.

تخفيض المصاريف

اشترِ فقط الأدوات الثابتة ، والمعدات ، والأثاث ، والبرامج اللازمة لإدارة الأعمال اليومية. قلل من أي نفقات أخرى غير مرغوب فيها. اشترِ آلات موفرة للطاقة واستخدم لمبات الطاقة حتى تتمكن من توفير فواتير الطاقة. استخدم الأبواب والنوافذ المعزولة المناسبة. في بعض الأحيان ، يبيع المصنعون العناصر التي تم تجديدها بأسعار أقل بكثير ، وإذا بدت ذات نوعية جيدة ، فابحث عنها.

العمل من المنزل

هذه طريقة فعالة لتوفير المال من المساحات المكتبية وتكاليف الوقود. أثناء خفض التكاليف ، من الحكمة تقليصها في المناطق الصحيحة لأن خفض التكاليف في المناطق الخطأ يمكن أن يكون له تأثير كارثي أو سلبي. ابحث دائمًا عن قيمة جيدة مقابل المال ويمكن تحقيق ذلك من خلال الحفاظ على علاقة جيدة مع الموردين ومنظمات الشراكة.

كيفية تحديد المواقف التي قد يلزم فيها اتخاذ إجراءات تصحيحية

الإجراءات التصحيحية مطلوبة في المجالات التي لا تتوافق مع سياسات أو إجراءات أو عمليات المنظمة. يجب تحديد أسباب عدم المطابقة هذه ويجب اتخاذ تدابير وقائية من حدوثها في المستقبل وهذا ما يسمى الإجراء التصحيحي. يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية نتيجة شكوى أو مراجعة أو آثار سلبية على مالية الشركة وما إلى ذلك. من أجل اتخاذ الإجراء الصحيح ، يجب إجراء تحقيق في هذه القضية المعينة.

بعض المواقف التي قد تتطلب إجراءات تصحيحية هي:

• ميزانيات المشروع تخرج عن السيطرة. يمكن تجنبه إذا كنت تشرف عن كثب على الميزانية وأيضًا إذا كان الموظفون يعرفون أنك تشرف على الميزانية. مراجعة وإعادة توقع الميزانية أسبوعيا.
• العمل الذي يستغرق وقتًا أطول مما هو مخطط له وبالتالي يتطلب ميزانية وجهدًا ووقتًا إضافيًا.
• عندما يقوم واحد أو أكثر من أعضاء الفريق بتفريغ المشروع.

• عندما تكون المهمة أو المشروع خارج الجدول الزمني أو تتجاوز الميزانية بسبب قيود فنية أو مالية.
• مهمة أو مشروع أو هدف مهم تم تفويته.
• عندما لا يلبي العمل أو المهام الأهداف.
• عدم رضا العملاء عن الخدمات أو المنتجات لأنها لا تلبي المواصفات أو التوقعات.
• عندما يفشل مورد أو راعي.
• أثناء تقييمات المخاطر أو عمليات التدقيق أو فحص ضمان الجودة.

يمكن أن تكون الإجراءات التصحيحية أي شيء مثل إعادة تخطيط المشاريع ، وإعادة تخصيص الموارد ، وإعادة تنظيم الفرق ، وإدارة المشاريع بشكل مختلف ، وإعادة تصميم العمليات أو المنتجات وما إلى ذلك. تحديد السبب الجذري واتخاذ الإجراءات اللازمة.

نطاق السلطة الخاصة لإدارة الموازنة والتصريح بالنفقات

لا تقتصر إدارة الميزانية على الحفاظ على صحة الأرقام المالية فحسب ، بل تتعلق أيضًا بإدارة الأشخاص المعنيين. على سبيل المثال ، الموظفين أو أعضاء الفريق. يحتاج المرء إلى امتلاك مهارات إدارية جيدة لإدارة الميزانيات وتفويض النفقات. يتحمل صاحب الميزانية المسؤولية عن الأموال المخصصة لميزانية معينة ، وبالتالي يحتاج إلى التحقق مما إذا كانت النفقات مشروعة ومن ثم الموافقة على الميزانية. لا تعني سلطة الإنفاق أنه يمكن للمرء ببساطة إنفاق الأموال المخصصة ، تمامًا مثل ذلك ؛ هذا يعني أن الأموال تحتاج إلى إنفاقها بمسؤولية وحكمة. يمكن للمرء أن يواجه مشكلة إذا كان هناك فشل في إدارة الميزانية وأيضًا يحصل على مكافأة إذا نجح في إدارة الميزانية.

أثناء إدارة الميزانيات وإنفاق أموال الميزانية ، يجب على صاحب الميزانية أن يضع في اعتباره أهداف المنظمة وأهدافها. ستكون هناك أهداف ومسؤوليات محددة يجب أخذها في الاعتبار لتحقيق الأهداف أو الأهداف. يجب على المرء أيضًا أن يضع في اعتباره اللوائح القانونية والمتطلبات التنظيمية عند التعامل مع الميزانيات / إدارتها. اتخذ دائمًا الإجراءات اللازمة لتقليل التكاليف وأيضًا الإجراءات المناسبة في حالة وجود زيادة في الإنفاق على الميزانيات.

مراقبة ومراقبة وتسجيل الإيرادات والنفقات. قم بإنشاء المستندات التي تحدد أداء المنظمة مقابل الميزانية. حافظ على جميع السجلات محدثة ودقيقة.

آمل أن تكون قد وجدت المعلومات هنا مفيدة. من فضلك لا تتردد في ترك أفكارك وخبراتك. كل خير وشكرا لزيارتكم.