ماذا تفعل عندما يصبح مشروعك قبيحًا

لا يوجد شعور أسوأ كمدير للمشروع من اللحظة التي تدرك فيها أن مشروعك مليء بالمشاكل وأن الفشل أمر لا مفر منه. يزداد هذا الشعور سوءًا فقط عندما يتعين عليك شرح هذه المشكلات لأصحاب المصلحة ، وربما كبار المسؤولين التنفيذيين.

سواء كانت المشاكل التي تواجهها يمكن تجنبها أم لا ، فمن المهم الحفاظ على رباطة جأشك وتذكر أن جميع المشاريع تواجه تحديات أهم إجراء يمكنك اتخاذه في تلك المرحلة هو أن يكون لديك فهم شامل للمشكلة ، وصياغة حل ، وإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين ، ودفع الجميع نحو الحل. تستكشف هذه المقالة كل خطوة من هذه الخطوات بالتفصيل لمساعدتك في التعامل مع مشروع فاشل.

هناك عدد لا حصر له من الأسباب التي تجعل المشروع يبدأ في النزول إلى أسفل الأنابيب.

Freelancermap

افهم المشكلة

في اللحظة التي تدرك فيها أن المشروع يتجه نحو دورة تدريبية مكثفة ، فإن الخطوة الأولى هي التأكد من أنك تفهم ليس فقط جميع المشكلات التي يعاني منها مشروعك ، ولكن مصادر تلك المشكلات. بصفتك مدير مشروع ، يجب أن يكون لديك فهم عالي المستوى للمشاكل التي تؤدي إلى انهيار مشروعك. ومع ذلك ، ألق نظرة فاحصة على مؤشرات الأداء الرئيسية التي تستخدمها لمراقبة تقدم مشروعك لمعرفة ما إذا كانت البيانات تخبرك بقصة مختلفة.

قم بإشراك فريق التطوير للتحدث عن نقاط الألم التي مروا بها لمعرفة ما إذا كانوا يلفتون انتباهك إلى واحد أو اثنين من الأعمال المحددة التي استغرقت وقتًا أطول بكثير مما كان مقدراً في الأصل. بالإضافة إلى ذلك ، اجمع فريق المشروع بأكمله معًا واعمل من خلال مخطط هيكل السمكة للمساعدة في توضيح جميع المشكلات.

بناء الحلول

بعد أن تشعر بأن لديك فهمًا شاملاً للمشكلة ، قم بعمل بعض التوصيات حول الحل. كن مبدعًا بالقدر الذي تحتاج إليه ، ولكن لا يجب أن تذهب إلى أصحاب المصلحة خالي الوفاض. حتى إذا كانت الأفكار التي جمعتها معًا تبدو غريبة ، فسيكونون ممتنين لأنك جربتها ، ومن المرجح أن يكونوا أكثر انخراطًا في مساعدتك في حل المشكلة. وأنت لا تعرف أبدًا ، قد يقررون الجري بفكرتك ، مما يجعلك تبدو كبطل.

بدلاً من ذلك ، إذا جلبت لأصحاب المصلحة الرئيسيين مشكلة مع عدم وجود أفكار حول الحل ، فقد يصابون بالإحباط تجاهك أو يشعرون أنك كسول ، مما قد يجعل العمل على حل المشكلة أكثر صعوبة.

أسئلة يجب على مدير المشروع طرحها عند بدء المشروع

إشراك أصحاب المصلحة

بمجرد أن يكون لديك حل للمشكلات التي تهدد مشروعك ، من المهم إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين بأسرع ما يمكن في ملخص المشكلات والحلول التي جمعتها معًا. لا تبالغ في إلقاء اللوم على قدمي أفراد أو فرق معينة. سيؤدي هذا فقط إلى تفاقم الوضع ، وإذا كان شخص ما مخطئًا حقًا ، فمن المحتمل أن يحصل فريق أصحاب المصلحة على هذا الانطباع من البيانات والمعلومات التي تقوم بتسليمها.

لا تتفاجأ أو تنزعج إذا كان منزعجًا إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يسمع فيها عن المشكلة. سيحترم القادة الجيدون أنك تجعلهم على دراية بالمشكلات بسرعة ولديك حلول مطروحة على الطاولة. ومع ذلك ، سيصاب بعض القادة بالإحباط ، وقد يزيلون هذه الإحباطات منك ، سواء كان ذلك خطأك حقًا أم لا. في كلتا الحالتين ، استمر في التركيز على استخدام توصياتك كحجر أساسي لحل نهائي. اسألهم أيضًا عما إذا كان هناك أي شخص آخر يريدونك أن تحضره معك إلى الطاولة. على الأرجح أن شخصًا آخر في شركتك قد واجه نفس المشكلات التي تواجهها في مشروعك ، ويمكنه مساعدتك في حلها.

في بعض الأحيان ، قد يكون أصعب جزء في العمل من خلال مشاكل المشروع هو إقناع أصحاب المصلحة الرئيسيين بالاتفاق على حل.

صناعة التعليم الإلكتروني

اتفق على الحل

قد يستغرق الأمر أكثر من بضع اجتماعات جماعية واجتماعات فردية ومكالمات هاتفية ، وقد تضطر إلى العمل مع فريق إعداد التقارير لإنشاء المزيد من البيانات ، ولكن عليك إبقاء الجميع مركزًا على العمل للتوصل إلى حل للمشكلات حتى يتمكن المشروع من العودة إلى المسار الصحيح.

سيكون هناك إغراء قوي لقطع الزوايا ؛ لا تفعل ذلك ، ولا تسمح لأي شخص آخر بتوجيه المجموعة نحو القيام بذلك ، لأن هذا ينتهي دائمًا بكارثة. اعمل دائمًا على توعية المجموعة بالمخاطر والتكاليف والآثار المترتبة على الجدول الزمني المرتبط بأي من الحلول التي يتم استكشافها. إذا كان لدى كل فرد في فريق المشروع هذه المعلومات ، فمن المحتمل أن يكون الحل الذي يتفق عليه الفريق في مصلحة الشركة.

صحح و تحرك للأمام

بعد أن يتفق الجميع على الحلول التي يجب تنفيذها ، فإن الخطوة التالية هي دمج العمل المرتبط بهذه الحلول في خطة المشروع وإعادة تحديد الأساس للمشروع. تتيح لك إعادة تحديد الأساس للمشروع إجراء التعديلات اللازمة على الجدول الزمني للمشروع والميزانية والنطاق وإعادة تعيين التوقعات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. بعد القيام بذلك ، من المهم عدم الخوض في المشكلة ، بل إبقاء الفريق يسير نحو خط النهاية.

© 2017 ماكس دالتون