ما يشبه أن تكون مدير مشروع: يوم في الحياة

النظر في مهنة كمدير المشروع؟ واصل القراءة…

Canva.com

في أي مهنة ، ما قد يبدو مثيرًا للاهتمام وبراقًا بالنسبة لشخص خارجي يمكن أن يكون غالبًا الجوانب المعقدة والمرهقة للوظيفة. يعد اختيار المهنة المناسبة أمرًا مهمًا ، لذا عليك إجراء بحثك. يمكن أن يساعدك النظر إلى ما وراء صفحات التوظيف اللامعة والتعرف قليلاً على الحقائق اليومية للوظيفة على اتخاذ قرار مستنير بشأن ما إذا كانت هذه المهنة مناسبة لك.

في هذه المقالة ، جمعت تجربتي الخاصة وتجربة مديري المشاريع الآخرين لإعطائك لمحة عما يبدو عليه اليوم العادي. اقرأ ، واكتشف ما إذا كانت مهنة يمكنك أن تستمتع بها.

بالطبع ، في الواقع ، يختلف كل يوم كمدير مشروع كثيرًا ، ولكن لغرض هذه المقالة ، قمت بتنظيم بعض الأنشطة النموذجية في المتوسط ​​9-5 أيام.

8 صباحًا: ابدأ العمل. تحقق من رسائل البريد الإلكتروني.

سيكون القارئ النسر قد اكتشف بالفعل التناقض في مقالي. في الفقرة التمهيدية ، ذكرت أنني سأمنحك يومًا نموذجيًا من 9 إلى 5 أيام ، والآن بدأت اليوم في الساعة 8 صباحًا بدلاً من ذلك.

هذه هي الحقيقة الأولى لمدير المشروع: نادرًا ما يكون اليوم 9-5.

إدارة المشروع هي مهنة متطلبة. هذا صحيح بشكل خاص عندما تكون في مرحلة حرجة في المشروع. ترتبط المشاريع ارتباطًا جوهريًا بالمقاييس الزمنية ، بحيث عندما تصبح الأمور صعبة ، لا يوجد وقت للتوقف والتوقف. ما يعنيه هذا في الواقع هو أنه خلال الفترات المزدحمة ، قد تعمل لساعات طويلة لدعم فريقك ، وتجاوز مهامك ، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.

للتعامل مع مثل هذا العمل الشاق ، سيبدأ العديد من مديري المشاريع العمل قبل اندفاع المكالمات الهاتفية والاجتماعات في الصباح ، بحيث يكون لديهم الوقت لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني. ليس من غير المألوف أن يبدأ مدير المشروع العمل في الساعة 7 أو 8 صباحًا. وبالطبع ، صندوق بريد إلكتروني كبير مشترك. يجب أن تكون منظمًا بدرجة كافية لتكون قادرًا على إدارة صندوق الوارد الخاص بك جيدًا ، ومتابعة الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهمة.

9 صباحًا: مكالمة جماعية

لقد حلت المكالمات الجماعية محل الاجتماعات باعتبارها أكثر وسائل الاتصال شيوعًا في المشروعات. لماذا ا؟ لأن العديد من المشاريع لديها الآن فرق بعيدة. عندما تعمل مع أشخاص مقيمين في مواقع عديدة ، يصبح قضاء الوقت في السفر لحضور الاجتماعات أمرًا غير واقعي. ومع التكنولوجيا المتقدمة كما هي ، يمكن أن يكون مؤتمر الهاتف أو الفيديو بنفس الفعالية. (حسنًا ، هذا ليس صحيحًا دائمًا. للمتعة فقط ، لقد ربطت مقطع فيديو أدناه والذي يعطي نظرة فريدة على شكل المكالمة الجماعية في الحياة الواقعية. إذا كنت قد مررت بمكالمة جماعية من قبل ، فهذا سوف تجعلك تضحك بالتأكيد.)

بصفتك مدير مشروع ، غالبًا ما تتحمل مسؤولية استضافة المكالمات الجماعية ، وقد تحتاج إلى العمل كممثل للأعمال في المكالمات الأخرى المتعلقة بمشروعك. غالبًا ما تتم جدولة مكالمات المشروع لمنح الفريق فرصة منتظمة للدردشة حول كيفية مشاركتهم في المشروع ، ومناقشة أي مشاكل قد يواجهونها.

مكالمة جماعية في الحياة الحقيقية

10:00 صباحا: مؤتمر مراجعة / مشاكل المشروع

لذلك ، لنفترض أن المكالمة الجماعية في التاسعة صباحًا تستغرق ساعة. هذا نموذجي جدًا في مشروع أكبر. بصفتك مدير المشروع ، ستنهي المكالمة الجماعية بمجموعة من الملاحظات التي قمت بتدوينها طوال الوقت. من المحتمل أن يكون فريقك قد أخطرك بالعمل الذي تم الانتهاء منه والعمل الجاري ومشكلات المشروع الرئيسية. الاحتمال هو أنه سيكون هناك عمل عاجل أو شبه عاجل يتعين عليك القيام به بعد مغادرة المكالمة الجماعية للتعامل مع المشكلات التي أثيرت للتو.

لذلك في هذه المرحلة من اليوم ، من المحتمل أن تقوم بعدة أشياء:

1. تحديث وثائق مشروعك ، على سبيل المثال خطة مشروعك ، لتعكس كل ما قيل لك في المكالمة الجماعية
2. قم ببعض الأعمال الأولية لمعالجة أي مشكلات عاجلة تم إخطارك بها ، على سبيل المثال إذا تأخر المورد في التسليم ، فيمكنك التحقق من تأثير ذلك على مشروعك ، أو الاتصال بالمورد ، أو تصعيد المشكلة.
3. من المحتمل أن تحدث رسائل بريد إلكتروني / مكالمات هاتفية / مناقشات أخرى وقد تستهلك قدرًا كبيرًا من صباحك. من الشائع أن يتلقى مدير المشروع دفقًا مستمرًا من رسائل البريد الإلكتروني والمشكلات والمكالمات الهاتفية على مدار اليوم ، لذلك سيكون لديك أشياء جديدة للتعامل معها ، حتى أثناء انشغالك بالتعامل مع المشكلات التي لديك بالفعل.

11:00 صباحًا: تخطيط المشروع / مزيد من المكالمات

لذا بعد اجتماعك السابق ، ربما اكتشفت أن خطة مشروعك تحتاج الآن إلى التحديث. ومع ذلك ، لا تتوقع قدرًا كبيرًا من الوقت لإنجاز ذلك. من المحتمل أن تتم مقاطعتك بمزيد من المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، فإنك تبدأ في الخطة على أي حال.

11:30 صباحا: اجتماع متخصص

لقد استخدمت مصطلح "المتخصص" العام لهذا العنوان ، ولكن في الواقع يمكن أن يكون هذا أي نوع من الاجتماعات المتعلقة بموضوع معين في مشروعك. على سبيل المثال ، إذا كنت مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات ، فقد تكون هذه مراجعة للبرنامج.

ومع ذلك ، فإن النقطة التي يجب توضيحها هنا هي أن الاجتماعات تستغرق جزءًا كبيرًا من يومك. ولا تنس أن مدير المشروع الجيد سيستغرق بعض الوقت على جانبي الاجتماع للتأكد من تحقيق أقصى استفادة من الوقت. قد يقومون بجمع المواد المرجعية مسبقًا ، أو قراءة المعلومات الأساسية ، وبعد ذلك يمكنهم كتابة وتوزيع الملاحظات التي قدموها أثناء الاجتماع.

12:30 ظهرًا: الغداء

لذلك لا أريد أن أرسم صورة قاتمة للغاية عندما يتعلق الأمر بمدى انشغال الحياة كمدير مشروع. حتى الساعة 12:30 ، هذه نقطة توقف لتناول طعام الغداء. إنها لفكرة جيدة ، بغض النظر عن صعوبة عملك ، أن تأخذ وقتًا مستقطعًا في منتصف اليوم. ستجد أن لديك المزيد من الطاقة في فترة ما بعد الظهر ويمكنك التركيز بشكل أفضل.

1:00 ظهرًا: عرض تقديمي للمديرين التنفيذيين

يُتوقع من مدير المشروع أن يقوم بالكثير من العروض التقديمية. قد تجد أن مديرك أو كبار المسؤولين التنفيذيين أو راعي المشروع يراقبون مشروعًا رفيع المستوى بعناية ، وقد يطلبون منك تقديم تحديث منتظم لهم.

بالطبع ، لا يكون العرض التقديمي العادي مجرد اجتماع مدته ساعة من أسبوع العمل. يستغرق الأمر وقتًا لتجميع التفاصيل التي يتوقع كبار المسؤولين التنفيذيين رؤيتها في عرض تقديمي ، وقد تجد نفسك مضطرًا إلى إرسال معلومات المتابعة بعد انتهاء الاجتماع ، للمساعدة في الإجابة على أي أسئلة أو مخاوف لديهم. تعد المهارة في أخذ الكثير من البيانات الهامة وتحويلها إلى عرض تقديمي واضح ومباشر أمرًا مهمًا للغاية إذا كنت تريد الأداء الجيد في عملك.

2:00 ظهرًا: اكتب التقارير

يقضي مديرو المشاريع قدرًا كبيرًا من الوقت في التوثيق ، حيث يوجد الكثير من المعلومات التي يجب تخزينها وتحديثها بانتظام في المشروع. بالإضافة إلى العروض التقديمية للمديرين التنفيذيين ، قد تحتاج إلى تقديم تقارير مكتوبة إلى جمهور أوسع بشكل منتظم ، أو إلى العميل. إن امتلاك مهارات كتابة قوية أمر مهم ، لأنك تريد أن تبدو تقاريرك احترافية وأن يسهل على الأشخاص قراءتها وفهمها.

3:00 مساءً: اللحاق بالفريق

وظيفتك الأساسية كمدير مشروع هي الحفاظ على السيطرة على المشروع ، ولا ينبغي الاستهانة بمدى السرعة التي يمكن أن يبدأ بها المشروع في الانزلاق. الطريقة الوحيدة لمنع ذلك هي من خلال وجود علاقة قوية مع فريقك ، والتواصل معهم بشكل منتظم. من المهم أن يشعر فريقك بالراحة الكافية معك حتى يتمكنوا من التحدث معك حول أي مشكلات يواجهونها والتي قد تسبب مشاكل لمشروعك ، لذا فإن المهارات الشخصية الجيدة أمر لا بد منه.

خلال هذا الوقت ، قد تتواصل بشكل استباقي مع أعضاء الفريق الفردي عن طريق الهاتف أو شخصيًا ، أو يمكنك إعطاء الأولوية لأعضاء معينين في الفريق إذا كنت تتعامل حاليًا مع مشكلة معينة في مشروعك.

4:00 مساءً: تحديث الميزانية

الحفاظ على السيطرة على تمويل المشروع أمر ضروري. في بداية أي مشروع ، ستحتاج إلى وضع ميزانية لتقدير ما ستنفقه ، ومتى. للحفاظ على التحكم الدقيق في مشروعك ، ستحتاج إلى مراجعة الميزانية بشكل منتظم والتحقق منها مقابل أرقام الإنفاق الفعلية. إن الفهم الممتاز للأرقام مهم جدًا لمدير المشروع.

4:30 مساءا: اجتماع المالية

إذا كنت تتخطى الميزانية في مشروع ما ، فقد تجد نفسك في اجتماع مع الفريق المالي لمراجعة إنفاقك. أو قد ترغب مؤسستك ببساطة في إجراء مراجعة مالية منتظمة لمشروعك للتحقق من أنه على المسار الصحيح. ومع ذلك ، فإن ما ستجده بالتأكيد في أي مشروع هو أنه سيُطلب منك كثيرًا حضور اجتماعات مع الإدارات الداخلية التي لها مصلحة أو حصة في مشروعك.

5:00 مساءً: مكالمة جماعية عاجلة

إنه يوم نادر أن يسير كل شيء بسلاسة في المشروع. قد تجد نفسك غالبًا مضطرًا إلى تغيير جدولك المخطط بعناية للتعامل مع أزمة متنامية في مشروع ما. على سبيل المثال ، قد تضطر إلى تحديد موعد لمكالمة جماعية متأخرة للحاق بطرف ثالث حول مشكلة أثيرت معك في ذلك الصباح. تذكر أيضًا أنه إذا كنت تتعامل مع فرق في مناطق زمنية مختلفة ، فمن المحتمل أن تجد نفسك مضطرًا لجدولة المكالمات إما في الصباح الباكر أو في وقت متأخر من المساء. أحد الأسباب العديدة التي تجعل وظيفة إدارة المشروع نادراً ما تكون 9-5.

5:30 مساءً: الرد على رسائل البريد الإلكتروني

لا يزال البريد الإلكتروني أداة اتصال مهمة لأي عمل ، وعلى الرغم من أنه قد يكون لديك 10 أو 20 دقيقة في نقاط فردية خلال اليوم لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، فمن المحتمل أن تجد أن صندوق الوارد الخاص بك ينمو بسرعة مع مرور اليوم. لذلك قد تجد نفسك في كثير من الأحيان مضغوطًا لمدة 30 دقيقة إضافية في نهاية يوم العمل لمجرد متابعة رسائل البريد الإلكتروني والحصول على أعلى قائمة المهام المتبقية ، قبل أن تكون مستعدًا لمغادرة العمل.

6:00 مساءً: راجع قائمة المهام للغد

لذا في الساعة 6 مساءً ، قد تشعر الآن أنك قد أحرزت بعض التقدم في عملك ، وأنك مستعد لمغادرة المكتب. ومع ذلك ، لمحاولة منح نفسك السبق في اليوم المزدحم للغاية الذي خططت له غدًا ، قد تقضي 10 دقائق فقط في مراجعة قائمة مهامك. بالطبع ، تعد قائمة المهام أداة أساسية لكل مدير مشروع ، حيث إنها ستساعدك في إدارة وقتك والتعامل مع جدول متطلب للغاية.

الخلاصة: لا يوجد مشروعان / منظمتان متماثلتان

إذا وجدت نفسك متفاجئًا بأي من هذه النقاط ، فتذكر أن هذا مجرد دليل ، وفي الواقع جميع المشاريع مختلفة وكيف ستدير وقتك فيها ستكون مختلفة. بالإضافة إلى ذلك ، كل المنظمات مختلفة. قد يكون لدى البعض ثقافات تتوقع منك العمل لساعات طويلة وتناول الحد الأدنى من الغداء ؛ قد يكون لدى الآخرين نهج مختلف تمامًا وقد يشجعون الموظفين بنشاط على أخذ فترات راحة مناسبة ، وتقليل عبء العمل ، والعمل لساعات معقولة. مهما كان المشروع الذي تجد نفسك تديره ، هناك درس واحد يمكنك أن تستخلصه من هذا المثال هو أن القدرة على البقاء منظمًا ، وتنبيهًا وفعالًا أمر مهم للغاية لمدير المشروع. تُحدث الإدارة الجيدة للوقت فرقًا كبيرًا في القدرة على مواكبة المتطلبات المعقدة وعدم القدرة على التنبؤ التي تأتي مع الإشراف على المشروع.