كتابة خطاب عمل لإيصال أخبار سيئة (مع أمثلة)

كايتلين بيكر عبر Unsplash.com

في بعض الأحيان ، في العمل ، لا يمكنك ببساطة تجنب كتابة خطاب به أخبار سيئة. ومع ذلك ، يمكنك محاولة كتابة الرسالة بطريقة تحافظ على علاقة جيدة مع المستلم ، بالإضافة إلى نشر الأخبار السيئة بأسهل طريقة. أنت لا تريد حرق أي جسور في الأعمال التجارية ، لذلك فمن مصلحتك حقًا كتابة رسالة أخبار سيئة فعالة.

الأهداف التي يجب عليك التركيز عليها عند كتابة الرسالة

1. التقليل من الضرر الذي يلحق بالعلاقة: يجب ألا تحدد الأخبار السيئة العلاقة.
2. إظهار أن القرار عادل ومعقول: تخيل نفسك مكان القارئ ، وحاول تقديم أفضل تفسير ممكن.
3. بيان الأخبار السيئة بوضوح وحزم:

• يجب أن تحتوي الفتحة على مخزن مؤقت لتقليل أي ضرر يلحق بالعلاقة. استخدم فتحة إيجابية أو محايدة للحفاظ على حسن النية.
• يجب أن يتضمن الجسم أسبابًا لمساعدة القارئ على رؤيته من وجهة نظرك. تريد أن تظهر أنك منصف ومعقول. كن واضحًا وحازمًا بشأن الأخبار السيئة ، ولكن كن موجزًا ​​وإيجابيًا ومنخفض الأهمية.
• يجب أن يحتوي الختام على بادرة حسن نية مناسبة ، وربما حلاً محتملاً لمشكلة القارئ.

مثال رسالة الأعمال ذات الأخبار السيئة # 1

كانت الرسالة واضحة ومهذبة. قدم الكاتب سببًا ممتازًا لرفض المنصب ولكنه أيضًا ترك الباب مفتوحًا لعلاقة مستقبلية. قدم الكاتب أيضًا حلاً ممكنًا في النهاية.

مثال رسالة الأعمال التجارية السيئة # 2

تغطي هذه النشرة الإخبارية السيئة حقيقة أن المقلاة التي طلبتها السيدة هودجز غير متوفرة عن طريق ترقيتها إلى مقلاة أفضل وأكبر. بالإضافة إلى ذلك ، فإن لهجة إيجابية للغاية لدرجة أن القارئ قد لا يدرك أن المجموعة الكاملة التي طلبتها لم تصل في الوقت المحدد ، حيث ستصل قطعتان منها لاحقًا. هذه النشرة السيئة لم تركز إطلاقا على السلبيات ، بل حملت رسالتها بشكل إيجابي. قدم هاري فيجبي أيضًا فرصة لعلاقة مستقبلية من خلال إبلاغ السيدة هودجز بالمبيعات والأحداث القادمة.