10 مهارات واستراتيجيات إدارة الوقت الأساسية

تعلم مهارات واستراتيجيات كيفية إدارة وقتك بشكل جيد أمر بالغ الأهمية لتعيش نوع الحياة الذي تريده بالفعل.

بغض النظر عن الطريقة التي تنظر إليها ، كل واحد منا لديه نفس الـ 24 ساعة في كل يوم. هذا بغض النظر عن جنسنا أو رتبتنا أو ذكائنا أو رصيد حسابنا المصرفي. إنها نفس الـ 24 ساعة للجميع.

قد يقال الكثير عن الأشخاص الناجحين ، ولكن هناك شيء مشترك بينهم هو أنهم يتعمدون الحذر في كيفية قضاء وقتهم. لدينا جميعًا نفس الـ 24 ساعة ، لذا فمن المنطقي أن الاختلاف الحاسم يكمن في مدى حكمة استخدامنا لتوقيتنا .

في هذه المقالة ، سوف نغطي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها أن تصبح أكثر إنتاجية من خلال إدارة وقتك بشكل فعال.

10 مهارات واستراتيجيات حيوية لإدارة الوقت

1. قيم الوضع الحالي
2. حافظ على الجدول الزمني
3. رتب أولويات مهامك
4. ضع حدودًا لما تتوقع القيام به
5. تخلص من كل المشتتات
6. تحكم في أفكارك
7. التزم بالخطة
8. ابحث عن المكان والوقت الأكثر ملاءمة لك
9. اجمع بين المهام المتشابهة معًا
10. كن منظمًا

1. تقييم الوضع الحالي

بادئ ذي بدء ، عليك أن تتوقف وتجرد كيف كنت تستخدم وقتك مؤخرًا. هذا تقييم ذاتي شخصي يمنحك صورة بالضبط لكيفية استخدامك لهذا المورد الذي لا يمكن الاستغناء عنه.

ربما لاحظت أن يومك يبدو أنه يمر بسرعة إلى حد ما. قبل أن تعرف ذلك ، انتهت الـ 24 ساعة ، وبالكاد تمكنت من تحقيق ما كنت تخطط للقيام به. إذا كان الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى بدء تسجيل أنشطتك اليومية.

بمجرد تحديد الأنشطة التي تشغل وقتك ، ستتمكن من عزل والتركيز على تلك التي تدر أكبر عوائد. اجلس واحسب مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة منذ لحظة استيقاظك.

إذن كيف يمكنك متابعة وقتك؟ هناك تطبيقات مفيدة متاحة يمكنك تنزيلها لمساعدتك على تتبع وقتك كل يوم. لمزيد من المعلومات ، تحقق من قائمة أفضل 10 تطبيقات لتتبع الوقت لعام 2020.

يساعدك إعداد جدول زمني والحفاظ عليه على تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر قابلة للتنفيذ - وبهذه الطريقة ، لن تكون مخيفة جدًا ويسهل إكمالها.

2. الاحتفاظ بجدول زمني

قم بإعداد قالب بسيط يمكنك ملؤه بالمهام التي يجب القيام بها لكل يوم معين. يجب تقسيم قائمة المهام هذه إلى فئات: الأنشطة الشخصية ، والأنشطة العائلية ، والأنشطة التجارية ، وما إلى ذلك.

من الضروري تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر قابلة للتنفيذ بحيث لا تكون مخيفة جدًا ويسهل إكمالها.

3. ترتيب أولويات المهام الخاصة بك

إذا كنت تشعر أن لديك دائمًا ما تفعله أكثر من الساعات الموجودة في اليوم ، فأنت بحاجة إلى تحديد الأولويات. سيمكنك ترتيب المهام وفقًا لأولوياتها من تخصيص الوقت للقضايا الأكثر أهمية في حياتك.

هنا يمكنك إجراء بعض التجارب حتى تجد الترتيب الذي يناسبك. باستخدام برنامج معالجة المستندات ، يمكنك استخدام الترميز اللوني لتمييز الفئات بترتيب أولويتها.

بدلاً من ذلك ، يمكنك ببساطة تصنيفها على أنها أنشطة "أ" و "ب" و "ج" ، مع اعتبار "أ" المهام ذات الأولوية القصوى ، و "ب" المهام ذات الأولوية المتوسطة ، و "ج" المهام الأقل أولوية.

عند تحديد كيفية تحديد أولويات المهام ، عليك أن تسأل نفسك الأسئلة التالية:

• ما المهام التي يجب القيام بها اليوم؟
• ما المهام التي يمكن إعادة جدولتها؟
• ما هي المهام التي يمكن تفويضها؟
• ما هي المهام الأساسية لأهدافي الشخصية؟
• ما المهام التي يمكن إلغاؤها؟

4. ضع حدودًا على ما تتوقع القيام به

أدرك أنه ليس عليك الموافقة على كل شيء أو طلبات الجميع. تعلم أن تقول لا. إذا كانت قائمة المهام الخاصة بك طويلة جدًا ، فمن المحتمل أن هناك أشياء تكرس وقتك لها والتي يمكن الاستغناء عنها.

كن حازمًا في تصميمك وارسم حدودًا واضحة في حياتك. قبل الموافقة أو الموافقة على شيء ما ، اسأل نفسك الأسئلة التالية:

• هل لدي حقًا القدرة والوقت للتعامل مع هذا؟
• هل ستكون مربحة؟
• هل يتماشى مع أولوياتي ورسالتي وأهدافي؟
• ما هي تكلفة عدم القيام بهذه المهمة؟

5. القضاء على جميع الانحرافات

في كل مكان تتجه إليه اليوم ، هناك مغرمون بالوقت. الكثير من الإلهاءات. توقف وفكر للحظة في الأشياء غير المتوقعة التي تحدث في حياتك اليومية وغير المخطط لها وتستهلك وقتك.

يمكن أن يكون أي شيء يتراوح من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية على هاتفك إلى اللقاءات الاجتماعية غير المخطط لها. يمكنك مقاومة هذا الاتجاه من خلال التأكد من إيقاف تشغيل بريدك الإلكتروني عند العمل. إذا اتصل بك أحد أفراد العائلة أو أحد الأصدقاء بمكالمة اجتماعية ، فاسأله بأدب ما إذا كان يمكنك إعادة المكالمة في وقت لاحق.

يمكن أن تكون الانقطاعات مدمرة عندما تعمل على إدارة الوقت ، خاصة عندما تكون هذه الانقطاعات غير ملحة أو مهمة. هنا هو المكان الذي تحتاج إلى ممارسة الانضباط المتمثل في الالتزام بمهمة من البداية إلى النهاية. إذا ظهر شيء آخر يحتاج إلى العناية به ، فقم بتدوينه في قائمتك ، واستمر في العمل على المشروع أو المهمة قيد البحث.

6. السيطرة على أفكارك

ومع ذلك ، ليست كل المشتتات خارجية. الكثير منها داخلي ولها علاقة بـ "حياتنا الفكرية". قد تشعر أحيانًا أن عقلك يتآمر ضدك ويخرب جهودك.

قد تحاول جاهدًا تكريس انتباهك لمهمة ما ، ولكن بعد ذلك تتسلل الأفكار المتعلقة بشيء حدث في الماضي ، أو بعض الأخبار الفظيعة التي تلقيتها مؤخرًا ، أو تبادل عاطفي بينك وبين شخص ما ، وتخرجك عن هدفك..

الشخص العادي لديه ما يقرب من 70000 فكرة في اليوم. إذا كنت تنوي إنجاز الأشياء في حياتك ، فستحتاج إلى إدارة عقلك. عندما تجد نفسك تسكن في قطار فكري مشتت للانتباه بدلاً من التركيز على مشروعك ، توقف فورًا واسأل نفسك:

تدرب على القيام بذلك وستلاحظ أنه سيكون من السهل التخلص من الأفكار المشتتة وإعادة تركيز انتباهك على ما يهم حقًا في الوقت الحاضر.

7. التزم بالخطة

هذا مهم جدًا لدرجة أنه يحتاج إلى قسم خاص به. بمجرد إنشاء إستراتيجية إدارة الوقت الخاصة بك ، عليك أن تظل وفياً لها بغض النظر عما يحدث.

اعلم أن الكثير من الأشخاص غير المهتمين بإدارة وقتهم سيواجهون حالات طارئة يتوقعون منك التعامل معها. وبعبارة أخرى، ما ساءت الأمور في حياتهم بسبب من سوء إدارة الوقت، ثم يستدير وأريد منك أن علاج هذه المشكلة.

تعلم كيف تفرق بين ماهية حالة الطوارئ الحقيقية وما الذي سيعيقك ببساطة. حدد لنفسك المواعيد النهائية للمشاريع التي لديك في قائمتك ونظم نفسك للوفاء بهذه المواعيد النهائية. عند حدوث مشتتات ، يجب أن يكون لديك نظام ترشيح لتجنب إضاعة الوقت.

8. ابحث عن المكان والزمان الأكثر ملاءمة لك

عند القيام بالأنشطة التي خططت لها لهذا اليوم ، قم بتنفيذ المهام التي تتطلب أعلى مستوى من التفكير في الوقت الذي تكون فيه جديدًا.

هل أنت أكثر إنتاجية في الصباح ، أم أنك بومة ليلية؟ حدد خطتك بحيث تكون قادرًا على التعامل مع المهام الأكثر تطلبًا عندما تكون أكثر إنتاجية.

تأكد من أن المساحة التي تخصصها لعملك خالية من كل الفوضى والمشتتات. بقدر الإمكان ، يجب أن يكون للمكان شعور ملهم يحفزك على تحقيق النتائج مع وقتك.

9. اجمع بين المهام المتشابهة معًا

راجع القائمة التي قمت بإنشائها. إذا كانت هناك أنشطة متشابهة في طبيعتها ، أو تنتمي إلى نفس الفئة الفرعية ، فجمعها معًا وقم بها في تسلسل واحد.

سيوفر لك هذا بالفعل المزيد من الوقت في الانتقال بين المهام المختلفة في الفئات الفرعية ، وستكون قادرًا على معالجة أنشطتك بشكل أسرع.

عندما تدمج المهام بهذه الطريقة ، سيجد عقلك أنه من الأسهل التنقل خلالها. بمرور الوقت ، ستبدأ في تكييف نفسك للعمل بشكل منهجي ، على عكس النهج المبعثر المشترك في الحياة السائد في عصرنا الحديث.

10. كن منظمًا

عندما يكون كل شيء في مكانه الصحيح ، يمكنك توفير الوقت وإفساح المجال للتركيز على المهمة التي تقوم بها. يختلف التنظيم الشخصي من شخص إلى آخر ، لأننا لسنا جميعًا متماثلين عندما يتعلق الأمر بكيفية تعاملنا مع المواقف.

هذا هو السبب في أن الموظفين في شركة ما قد يشعرون بأنهم محاصرون ومخنقون إلى مستويات تؤدي إلى نتائج عكسية عندما تنفذ الإدارة عملية تنظيمية شاملة محددة للغاية ولا تسمح لهم بتأسيس إيقاعهم الخاص.

إذن كيف يمكننا أن نصبح منظمين في حياتنا الشخصية؟

نقضي الكثير من الوقت في يومنا هذا في أشكال مختلفة من التواصل. تتمثل إحدى طرق التنظيم في ترتيب قوائم الهاتف أو جهات الاتصال الخاصة بك في مجموعات وتسميتها وفقًا لكيفية استخدامك لها ، على سبيل المثال: العائلة ، والأقارب ، والأصدقاء ، وزملاء العمل ، وما إلى ذلك.

قم بتجميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في فئات وإنشاء مجلدات لكل منها. إذا كنت تتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني بانتظام من مصادر معينة ، فمن الأفضل إعداد قاعدة صندوق الوارد التي تنقل تلقائيًا جميع هذه الرسائل إلى المجلدات ذات الصلة. بدلاً من استخدام تقويمات أو مخططات متعددة لتتبع مواعيد العمل والأحداث والاجتماعات الأخرى ، قم بجدولة كل منهم في وقت واحد.

كما ذكرنا من قبل ، قم بإلغاء تشويش مساحات العمل الخاصة بك لضمان عدم إعاقة تركيزك. اعتد على إعداد كل ما تحتاجه لليوم السابق في المساء قبل التقاعد.

عندما تدير وقتك بشكل صحيح ، ستنجز المزيد بجهد أقل. لا تدع الوقت يمر ببساطة. بدلا من ذلك ، تولي المسؤولية والسيطرة.

كن انتقائيًا في كيفية قضاء وقتك. كرس تركيزك على الأنشطة التي تتوافق مع رؤيتك وأهدافك.

لن يكون الأمر سهلاً في البداية ، ولكن كلما اعتدت على مراقبة وقياس وإدارة وقتك ، كلما بدأت في رؤية نتائج ناجحة في حياتك. ستكون المكافآت تستحق الجهد المبذول.