جدول المحتويات:
خمس نصائح وحيل لخفض التكاليف (لأصحاب الأعمال)
Marten Bjork عبر Unsplash.com
في هذا الاقتصاد ، يتطلع الرؤساء التنفيذيون إلى تحقيق شيئين: زيادة الإيرادات وخفض التكاليف. تؤدي الإدارة الناجحة لهذين المجالين ، الإيرادات والتكاليف ، إلى زيادة الأرباح. غالبًا ما تعني إدارة واحد فقط وتجاهل الآخر الصداع والضغط ، وفي بعض الحالات إغلاق الأبواب.
من السهل على الرؤساء التنفيذيين وأصحاب الأعمال التركيز على زيادة الإيرادات. زيادة الإيرادات تعني العمل على المهام ذات الأهمية الحيوية ، أو بعبارة أخرى ، العمل على المهام "التي تمثل العمل": أي ، بناء أداة أفضل ، وبيع الحسابات الكبيرة ، وإيجاد أو زيادة هذه الميزة التنافسية.
بالنسبة للكثيرين ، يعد التحكم في التكاليف وخفضها فكرة متأخرة ، وأحيانًا تشتيت الانتباه. عادة ما يتم مراقبة التكاليف المرتبطة مباشرة بالإيرادات عن كثب. وتشمل هذه تكلفة المواد والمبيعات والعمالة. ومع ذلك ، يمكن تجاهل بعض التكاليف المرتبطة بـ "إدارة الأعمال" مثل وظائف المحاسبة (على سبيل المثال ، كشوف المرتبات ، A / P ، A / R) ، وإدارة الموارد البشرية ، وإدارة السجلات.
عادةً ما يؤدي عدم التحكم في هذه التكاليف غير المباشرة أو مراقبتها إلى تراكم المشاكل ، مثل زيادة الهدر ، وخطر الاحتيال ، وتضخم تكاليف العمالة ، وارتفاع تكاليف الفرصة البديلة. فيما يلي خمس طرق يمكن للمدير التنفيذي أو صاحب العمل من خلالها إدارة وتقليل تكاليفهم غير المباشرة بشكل أفضل.
1. تطبيق "طريقة" على الجنون
من أول الأشياء التي يجب القيام بها للسيطرة على نشاط تقوم به أنت أو عملك هو تطبيق منهجية أو نظام على هذا النشاط. على سبيل المثال ، بدلاً من مجرد البحث في كومة عشوائية وغير منظمة من الأوراق في كل مرة تبحث فيها عن شيء محدد ، يمكنك فرز الأوراق أبجديًا حسب الموضوع. يتيح لك القيام بذلك تحديد موقع ما تبحث عنه بسرعة أكبر وفي كل مرة تصل فيها إلى هذه المجموعة من الأوراق.
يعني تطبيق نظام أبجديًا للأوراق أنه يمكنك العثور على الأشياء في غضون ثوانٍ بدلاً من دقائق. ضاعف هذه المدخرات في كل مرة تبحث فيها عن شيء ما ، ثم احسب تكلفة وقتك ، وستبدأ في رؤية أن شيئًا بسيطًا مثل ترتيب الأوراق الأبجدية يمكن أن يوفر لك المال.
إن ترتيب الأوراق أبجديًا هو مجرد مثال يمكن لأي شخص أن يرتبط به ويوضح أوجه القصور في مهاجمة وظيفة دون وجود عملية تساعد على تسهيل وظيفة الوظيفة.
يُطلق على تطبيق طريقة قياسية على نشاط تجاري اسم "إدارة عمليات الأعمال" أو BPM. باستخدام المثال أعلاه ، لا يتم ترتيب الأوراق أبجديًا بطريقة سحرية ، لذلك يجب وضع عملية للتأكد من تخزين الأوراق في حالتها الأبجدية.
2. الأتمتة
يمكن أن تكون أتمتة العملية إحدى أسرع الطرق لخفض التكاليف. هذا صحيح ، التكاليف. إذا تم القيام به بشكل صحيح ، يمكن أن تقلل الأتمتة أكثر من مجرد تكاليف العمالة. يمكن أن تقلل الأتمتة أيضًا من تكاليف معالجة العيوب عن طريق إزالة الخطأ البشري (والمتغيرات الأخرى) من العملية. ستساعد الأتمتة أيضًا في كشف النفايات واستخدام الموارد بشكل أكثر كفاءة.
لتوضيح النقطة المتعلقة بخفض تكاليف العمالة - لا تعني الأتمتة بالضرورة أنك ستكون قادرًا على المشاركة في تخفيض كبير في القوة. هذا يعني أن موظفيك سيكونون قادرين على تركيز جهودهم بشكل أكثر دقة وإنجاز المزيد من العمل في وقت أقل.
لا تعني الأتمتة تنفيذ الروبوتات أو إنفاق مبالغ ضخمة من رأس المال على أنظمة الكمبيوتر المعقدة الكبيرة. يمكن أن يكون تنفيذ عملية مؤتمتة بسيطًا مثل بناء ماكرو في جدول بيانات Excel ، أو يمكن أن يكون معقدًا مثل تنفيذ نظام أساسي جديد تمامًا لتصوير المستندات. في كلتا الحالتين ، على غرار تطبيق "طريقة على الجنون" ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد مكان توفير الوقت و / أو المواد وترجمتها إلى دولارات.
3. التكنولوجيا
التكنولوجيا هي وسيلة الأتمتة ولكن لا ينبغي الخلط بينها وبين الأتمتة. كما هو مذكور أعلاه ، قد تكون الأتمتة بسيطة مثل استخدام Excel لحساب استخدام المواد أو قاعدة بيانات Access لتنفيذ نظام بسيط لتتبع سير العمل. تتيح لك التكنولوجيا التقاط المعلومات على نطاق لا يمكن تحقيقه في عملية يدوية.
يجب أن يؤدي استخدام التكنولوجيا المناسبة للوظيفة المناسبة إلى تحسين الجودة وزيادة السرعة وتقليل الفاقد. لا ينبغي أن تكون التكنولوجيا محدودة لأن المحرك الذي يقود العمل فقط من خلال خطوات تحسين العملية ، يمكن استخدامه أيضًا لإدخال العمل في النظام (على سبيل المثال ، مسح مستند ورقي أو تلقي بريد إلكتروني) والخروج من العمل من النظام (على سبيل المثال أو تنفيذ الطباعة أو توصيل بيانات الإخراج).
يجب أن تجعل التكنولوجيا الصحيحة الحياة أسهل لموظفيك وتبدأ في تجميع معلومات قيمة حول مدى جودة أداء شركتك لعملياتها الأساسية والإدارية.
4. المراقبة
المعلومات هي مفتاح عملية التحسين. لا يهم إذا تم جمع هذه المعلومات من خلال عملية آلية أو إذا تم تجميع هذه المعلومات باستخدام التكنولوجيا. المهم هو أن يكون لديك معلومات في متناول يدك ، بحيث يمكنك تحديد الأنماط والاتجاهات الرئيسية لتحديد مسار التكلفة لعملياتك. بصفتك مديرًا تنفيذيًا ، فأنت على دراية بالفعل بإجراء هذا النوع من المراقبة بالبيانات المالية وبيانات السوق وعند قراءة مؤشرات الأداء الرئيسية لعملك الأساسي.
يجب أن تكون المعلومات حول جميع العمليات في عملك متاحة لجميع أصحاب المصلحة في مؤسستك. يسمح هذا لأصحاب المصلحة (مثل مديري المكاتب ومديري المشتريات ومديري المستودعات ، وما إلى ذلك) بإجراء نفس التحليل الذي ستفعله لعملك ككل ، ولكن على مستوى يتوافق مع مجال مسؤوليتهم. الآن يتم تمكين أصحاب المصلحة لديك لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تغيير العملية بشكل هادف. يمكنهم رؤية الفوائد (أو عدم وجودها) من هذه التغييرات ، وبدء عملية التخلص من عيوب العملية والتكلفة.
5. الملكية
الآن بعد أن أصبح لدى أصحاب المصلحة المعلومات اللازمة لمراقبة عملياتهم ، سيبدأون في الشعور بمزيد من المسؤولية والملكية ، بدلاً من مجرد إدارة الوضع الراهن. أصحاب المصلحة الذين يشعرون بأنهم يساهمون في رفاهية الشركة يقضون المزيد من الوقت في التفكير بشكل استراتيجي في كيفية توفير وقت المنظمة والمال والموارد الأخرى ؛ بدلاً من إدارة الأزمات وتجاوز التكاليف بشكل تفاعلي.
في بعض الأحيان قد يكون من الصعب على الرئيس التنفيذي التخلي عن بعض السيطرة على بعض العمليات. كم مرة قلت ، "يجب أن تحصل على موافقتي جميع النفقات التي تتجاوز 1000 دولار" أو "يجب أن أوافق على جميع طلبات التوظيف الجديدة"؟ يؤدي القيام بذلك إلى إبطاء خفة حركة شركتك ؛ السماح لمديريك بأداء وظائفهم ، يتيح لك القيام بوظائفك. إن التخلي عن الملكية لمديرك أسهل بكثير عندما تكون الطريقة والتكنولوجيا والمراقبة في مكانها الصحيح.
خاتمة
هناك دائمًا تكلفة لتغيير كيفية إدارة عملك (على سبيل المثال ، تنفيذ تغيير العملية). يجب أن يستحق أي تغيير في العملية على الأقل تحليل سريع للتكلفة / الفائدة. كلما كان التغيير أكبر ، كان التحليل أعمق. يمكن أن يكون تحليل تغيير العملية مسعى معقدًا. قد يكون تحديد وفورات التكلفة في مجالات مثل النفايات والجودة أكثر صعوبة من تلك الموجودة في الوقت والموارد.
يجعلك تطبيق الطريقة والأتمتة والتكنولوجيا والمراقبة والملكية أقرب إلى القدرة على تحديد التكلفة الحقيقية للتحسين من خلال تزويدك بالمعلومات اللازمة لاتخاذ تلك القرارات. عادةً ما يستغرق تحسين العملية وقتًا ، وفي بعض الحالات ، يتم تحميل تكلفة تحسين العملية مسبقًا في المشروع. لا تغفل عن الأهداف طويلة المدى وتتخلى عن مشروع تحسين العملية في وقت قريب جدًا.
تم اختبار طرق إدارة التكاليف هذه بمرور الوقت. هناك العديد من المنهجيات في السوق التي يمكنك تنفيذها بالإضافة إلى حلول البرامج / الأجهزة التي ستزودك بالمعلومات اللازمة لتشغيل عملك بشكل أكثر فعالية. بصفتك الرئيس التنفيذي ، الأمر متروك لك لبدء عملية التغيير.