أفضل طريقة لتنظيم الإيصالات

يمكن أن تساعدك هذه الخطوات السهلة في تنظيم إيصالاتك.

VirginiaLynne CC-BY عبر Hubpages

أنظمة استلام سريعة وسهلة

هل تقضي الكثير من الوقت في محاولة العثور على إيصال لإرجاع سلعة؟ هل أنت مستعد للوقت الضريبي ، أم أنها تدافع للوصول في الوقت المناسب ليوم 15 أبريل؟ إذا كنت مثلي ، فقد تميل إلى ترك الإيصالات تتراكم حتى تصبح في فوضى غير قابلة للفرز. هذا هو السبب في أن أفضل طريقة لتنظيم الإيصالات هي الحفاظ على نظامك:

• سهل التذكر.
• سريع لتقديم الأوراق.
• من السهل العثور على ما تحتاجه.

سيساعدك وضع هذه الأهداف الثلاثة في الاعتبار على استخدام الخطوات الأربع السهلة التالية لإنشاء نظام يناسبك.

1. اختار نظام

لا يوجد نظام حفظ مثالي. عليك دائمًا أن تزن تكلفة وجود نظام مفصل يسهل العثور على الإيصالات مع الوقت المستغرق لتقديم هذه الإيصالات. فيما يلي أربعة أنظمة مختلفة مع إيجابيات وسلبيات كل منها.

يعد نظام Binder للإيصالات عملاً أكثر قليلاً ولكنه يساعدك في العثور على الأشياء بسرعة. استخدم فواصل مؤشر الجيب لإيداع الإيصالات الأصغر.

VirginiaLynne CC-BY عبر HubPages

المجلدات

باستخدام الموثق الذي يحتوي على بطاقات فهرسة لفصل أنواع الإيصالات ، يمكنك بسهولة العثور على ما تحتاجه. يعمل هذا النظام بشكل أفضل مع الأشخاص الذين غالبًا ما يعودون وينظرون إلى الإيصالات لأنه يمكنك بسهولة التقليب ذهابًا وإيابًا إلى أقسام مختلفة ولأن الغلاف يحافظ على الأوراق بالترتيب. إذا كنت تقدم أوراقًا جديدة دائمًا إما في مقدمة القسم أو في الخلف ، فيمكنك البحث بسرعة في الإيصالات بالترتيب الزمني.

لقد استخدمت هذا النظام لتنظيم إيصالات والدي زوجي عندما كان لديه وصاية عليهم لأننا كنا مطالبين بعمل تقارير منتظمة عن دخلهم ونفقاتهم ، وكنت بحاجة إلى أن أكون قادرًا على العثور على الإيصالات بسهولة.

إيجابيات وسلبيات استخدام المجلدات

• يستغرق معظم الوقت لتقديم الملفات
• أسهل في حفظ الملفات بترتيب الشهر.
• الأفضل للإيصالات التي تحتاج إلى الرجوع إليها كثيرًا
• أنيق وسهل الاحتفاظ به على رف الكتب.
• مقيد بحجم دفتر الملاحظات ، أو يمكنك استخدام أكثر من جهاز.

مجلدات الملفات سريعة وسهلة وقابلة للتوسيع.

VirginiaLynne ، CC-BY ، عبر HubPages

ملف المجلدات

يعد نظام مجلدات الملفات أسهل وأسرع نظام في الاستخدام ، لذلك لديك فرصة أفضل للحفاظ على تنظيم الأشياء. بعد تأخر 6 أشهر في تقديم نظام دفتر الملاحظات الخاص بي لإيصالات عائلتنا ، قررت أخيرًا العودة إلى مجلدات الملفات. أضع أوراقًا غير مغلفة في المقدمة وأضعها عمومًا في مكانها عندما يتم ملء تلك المنطقة الأمامية أو مرة واحدة في الشهر.

تلميح: احتفظ بالأوراق التي تعلم أنك ستحتاجها لاحقًا في ملف معًا. أضع جميع معلوماتي الضريبية ، بما في ذلك المساهمات الخيرية ، في ملف واحد.

إيجابيات وسلبيات استخدام مجلدات الملفات

• غير مكلف وبسيط.
• فقط بحاجة إلى مجلدات الملفات وخزانة الملفات أو الصندوق.
• سريع في الملف.
• قابلة للتوسيع إلى أي حجم وعدد الملفات.
• من الصعب العثور على ورقة من نظام الكمبيوتر المحمول.

VirginiaLynne ، CC-BY عبر HubPages

توسيع الملفات

بالنسبة لمشروع تنظيم أصغر ، احصل على ملف موسع يحتوي على أقسام وعلامات تبويب. إذا كنت طالبًا ولديك أنواع قليلة من الإيصالات ، أو إذا كنت ترغب في تنظيم الإيصالات من مشروع مثل مشروع تجديد المنزل ، فهذه طريقة رائعة للقيام بذلك. لقد استخدمت أيضًا هذا النظام لجميع الأعمال الورقية لاعتمادنا وغالبًا ما أستخدم ملفًا موسعًا صغيرًا لخطط الإجازة.

إيجابيات وسلبيات استخدام توسيع الملفات

• يحتفظ بكل شيء في ملف أنيق ومحمول.
• عظيم لتنظيم الإيصالات التي تريد الاحتفاظ بها بشكل دائم.
• جيد لدفعات صغيرة من الأوراق.
• محمول.
• لا يعمل مع الكثير من الأوراق.

الملفات الرقمية

لقد بدأت في عدم استخدام الورق ، وقد تكون كذلك. تريدك الكثير من الشركات أن "تصبح بلا أوراق" وقد تمنحك مكافأة للقيام بذلك. الآن ، تتيح لك بعض المتاجر مثل Home Depot الحصول على إيصال عبر البريد الإلكتروني بدلاً من الإيصال الورقي. علاوة على ذلك ، يمكنك إجراء المسح الضوئي لالتقاط صور للإيصالات غير الرقمية. ومع ذلك ، ستظل بحاجة إلى تذكر:

• تنظيم الملفات الرقمية: لا تقم فقط بتفريغ جميع الإيصالات الخاصة بك في ملف واحد ، بل اقض بعض الوقت في إنشاء مجموعات الملفات الخاصة بك وتأكد من تسمية كل من الإيصالات الخاصة بك أثناء إنشائها أو سيكون لديك صداع يتمثل في الاضطرار إلى فتح كل منها عندما تحاول أن تجد شيئًا.
• النسخ الاحتياطي: يمكن أن تتداخل فيروسات الكمبيوتر أو انهيارات الكمبيوتر مع نظامك ، لذا تأكد من وجود إيصالاتك على جهاز كمبيوتر به نسخة احتياطية سحابية مثل Carbonite.

يمكن أن تخفف الإيصالات الرقمية الكثير من المتاعب في حفظ الأوراق ، ولكن فقط إذا كنت حريصًا. يجب أن تتأكد من تنزيل إيصالات أي بيانات مهمة قد تحتاجها لاحقًا لأن العديد من الشركات تحتفظ فقط بسجل لإيصالات كشوف الحساب لمدة 12 شهرًا. على سبيل المثال ، عندما ذهبت لتقديم مطالبة بضمان ممتد لبطاقة الائتمان على غسالة أطباق مكسورة ، طلبوا بياننا الأصلي قبل 15 شهرًا. لم يكن متوفرًا