القواعد الذهبية لتنظيم المكاتب

المكتب المنظم يعني العقل المنظم. تابع القراءة لتتعلم نصائح تنظيمية رائعة.

Canva.com

ربما نكون قد قللنا كمية الورق التي نتعامل معها ، لكن هذا لم يجعل من السهل التوفيق بين جميع المطالب المتنافسة في عصرنا. في الواقع ، الأمر أكثر صعوبة ، لأن "الأعمال الورقية" تصل إلى العديد من التنسيقات المختلفة. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في تنظيم عملك ، فلا تزال القواعد الذهبية سارية.

القواعد الذهبية لتنظيم عملك

1. تعامل مع كل قطعة من الورق أو البريد الإلكتروني أو رسالة الهاتف مرة واحدة فقط
2. عندما تفعل ذلك ، قم بحفظه في مكان مناسب.
3. عندما تنتهي تمامًا ، قم بتخزينها أو أرشفتها.

بالطبع ، في الحياة الواقعية ، غالبًا ما يكون من الصعب تحقيق هذه الأهداف. ولكن بمجرد محاولة الالتزام بالقواعد ، ستجعل حياتك أسهل بكثير.

القاعدة الذهبية: تعامل مع كل عنصر مرة واحدة فقط

عندما تكون مشغولاً ، من المغري أن تضع فاتورة أو أي شيء جانبًا وتقول "ستصل إلى ذلك لاحقًا". الحقيقة هي أنك تنظر إليه بالفعل ، لذا تمت مقاطعتك بالفعل. سيكون عمل شيء به أكثر كفاءة من حيث الوقت ، بدلاً من إغلاقه أو تركه.

أعلم أنك ستقول ، "لكن علي الذهاب إلى البنك / الاتصال بالإنترنت / الذهاب إلى مكتب البريد لدفع هذه الفاتورة ، ولا يمكنني فعل ذلك الآن." أفهم ذلك - ولكن الفكرة هي أن تذهب إلى أبعد ما تستطيع نحو هذا الهدف ، حتى لو كانت مجرد خطوة صغيرة.

الخيار 1 - خذ خطوة صغيرة إلى الأمام

لنفترض أنه عليك الذهاب إلى مكتب البريد لدفع هذه الفاتورة. في هذه الحالة ، ضع الفاتورة في محفظتك ، لذلك عندما تذهب للتسوق في المرة القادمة ، لا يمكنك نسيانها. أو إذا كان عليك الاتصال بالإنترنت ، فضع الفاتورة على الكمبيوتر. قد يكون لديك درج لحفظ "الأشياء التي يتعين عليك القيام بها" ، أو ربما ستضع الفاتورة فوق لوحة المفاتيح ، حتى لا تفوتك في المرة القادمة التي تقوم فيها بتسجيل الدخول. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني أو رسالة ، فانقلها إلى مجلد "المهام المطلوب تنفيذها" أو أضف تذكيرًا.

الخيار 2 - مندوب

إذا كان على شخص آخر فعل شيء ما بالمستند ، فمن الجدير بالتأكيد قضاء بضع دقائق للاتصال أو إرسال بريد إلكتروني إلى هذا الشخص على الفور ، بغض النظر عن مدى انشغالك. هذا يعني أنه أثناء انشغالك ، يعمل الشخص الآخر بالفعل على حل المشكلة - يتم إحراز تقدم.

تلميح!

بمجرد الانتهاء من المستند ، لا تتركه حيث حصلت عليه: اعتاد على وضعه بعيدًا في الحال وفي مكانه المناسب.

ماذا لو لم يكن لديك "مكان مناسب"

إذا لم يكن لديك "مكان مناسب" ، فقم بتنظيم شيء ما الآن! أنت بحاجة إلى "مكان مناسب" للعناصر التي انتهيت منها ، ومكان مناسب للعناصر التي لا يزال يتعين عليك اتخاذ إجراء بشأنها.

قد يكون الأمر بسيطًا مثل ملف كونسرتينا (ملف كرتون كبير به عدة فتحات ، إما واحدة لكل حرف من الحروف الأبجدية ، أو مع ملصقات يمكنك أن تقررها بنفسك). حتى لو كان كل ما يمكنك إدارته هو صندوق من الورق المقوى يسمى "الفواتير" ، وهو صندوق آخر يسمى "ضريبة" ، فتأكد من أن لديك شيئًا.

تلميح!

تذكر ، أحيانًا يكون "المكان المناسب" هو سلة المهملات. لست بحاجة إلى الاحتفاظ بكل شيء!

لست بحاجة إلى الاحتفاظ بفواتير الأسرة

ما لم تكن تدير نشاطًا تجاريًا من المنزل وتحتاج إلى المطالبة بالضرائب ، فلن تحتاج إلى الاحتفاظ بفواتير المنزل إلى الأبد. يمكن التخلص من فواتير الكهرباء والغاز والهاتف بمجرد استلام فاتورة الشهر التالي ، ويمكنك أن ترى أنهم قد استلموا مدفوعاتك. السبب الوحيد للاحتفاظ بفواتير الخدمات هو إذا كنت ترغب في مراقبة الاستخدام ، ويمكن للعديد من الموردين الآن تزويدك بهذه المعلومات عبر الإنترنت أو عند الطلب على أي حال.

إذا كنت تعتقد أنك قد ترغب في التقدم بطلب للحصول على قرض في المستقبل القريب ، فاحتفظ بكشوف الحسابات المصرفية لستة أشهر ، لأن البنك قد يفرض عليك رسومًا لإعادة طباعتها نيابة عنك. وإلا ، فبمجرد أن تتحقق من البيان وتعرف أنه صحيح ، لا توجد قيمة في الاحتفاظ به ، إلا إذا كنت بحاجة إليه لضابط الضرائب. قد ينطبق الأمر نفسه على قسائم الدفع - تحقق من اللوائح الضريبية المحلية.

أرشفة

عندما تنتهي من المستندات ولكنك تحتاج إلى الاحتفاظ بها ، فإن الطريقة الأكثر اقتصادا هي المغلفات.

تشغل الأظرف الكبيرة مساحة أقل بكثير من مجلدات الورق المقوى أو غلاف الحلقات ، لذا فهي الطريقة الأكثر توفيرًا للمساحة لتخزين المستندات التي يجب عليك الاحتفاظ بها ، ولكن نادرًا ما تحتاج إلى إلقاء نظرة عليها. إنها رخيصة أيضًا! يمكنك تخزين مظاريفك في حقيبة قديمة أو في صندوق تخزين مزخرف من القرطاسية الخاصة بك.

عندما تنتهي من مشروع من أي نوع ، ضع كل شيء في مظروف. قم بتسمية الظرف بالموضوع والتاريخ بكتابة كبيرة لطيفة ، بقلم سميك. قد يكون أحد الأمثلة هو التقدم بطلب للحصول على قرض عقاري - بمجرد الانتهاء من جميع الأعمال الورقية ، من المحتمل ألا تنظر إلى المستندات مرة أخرى ، ستدفع الأقساط فقط. لذا ضع جميع خطابات المحامين والمستندات المصرفية في مظروف وضعها بعيدًا في مكان آمن.

تشغل المجلدات كبيرة الحجم مساحة كبيرة جدًا

ماذا عن الضرائب؟

الشيء نفسه ينطبق على الضرائب. يجب عليك الاحتفاظ بمعلومات حول ضرائبك السنوية لعدة سنوات (تحقق من متطلباتك المحلية) ، ولكن من المحتمل ألا تنظر إليها مرة أخرى ما لم يتم تدقيقها. ضع ضريبة كل عام في مظروف منفصل ، وقم بتسميته ووضعها بعيدًا.

إذا اتبعت هذا الروتين ، فلن تحتاج إلى قدر كبير من المساحة لتخزين مستنداتك النشطة ، مما يسهل عليك الحفاظ على الترتيب وتسجيل أشياء جديدة.

تلميح!

اجعل من المعتاد مراجعة ملفاتك في نهاية كل سنة مالية.

في نهاية كل عام ، قم بتنظيف جميع المستندات التي لن تحتاجها في العام الجديد - إما قم بتغليفها ووضعها بعيدًا في المخزن أو في سلة المهملات. افعل نفس الشيء لجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

سيكون حفظ المستندات والعثور عليها أسهل ، ولن يشغل ملفك "النشط" مساحة كبيرة.

مرتبة!