كيفية إنشاء جدول زمني دقيق للمشروع وتقدير التكلفة

تعرف على كيفية عمل تقديرات أفضل للمشروع - وجعلها أسرع.

كانفا

لماذا الدقة مهمة

بصفتنا مديري المشاريع ، فإننا غالبًا ما نتعرض لضغوط لإنشاء تقديرات بسرعة كبيرة وبمعلومات قليلة جدًا. والأسوأ من ذلك أننا نتعرض لضغوط لنقول ما يريد الرعاة التنفيذيون سماعه: "لدي 15000 دولار فقط لترقية قاعدة البيانات هذه. يمكنك القيام بذلك ، أليس كذلك؟ ويجب أن يتم ذلك في غضون شهرين أيضًا!"

ومع ذلك ، إذا قلنا نعم ، وهذا غير ممكن ، فهذا يجعل الأمور أسوأ. لا نبدو بحالة جيدة بعد شهرين وخمسة عشر ألف دولار عندما نعود ونطلب عشرة آلاف دولار أخرى ، وشهر آخر. ومع ذلك ، كانت 3 أشهر و 25000 دولار هي أفضل ما يمكن لأي شخص فعله ، وكان بإمكاننا معرفة ذلك مقدمًا.

العالم المهني يتوقع تقديرات سيئة

لسوء الحظ ، اعتادت العديد من المنظمات على قبول التقديرات المنخفضة والاعتقاد بأن معظم المشاريع ستتجاوز الميزانية وسيتم تسليمها في وقت متأخر. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع ، فإن 55٪ من جميع المشاريع لا تحقق نتائج مرضية. النسبة المئوية للمشاريع التي تحقق نتائج مرضية في الوقت المحدد وتحت الميزانية أقل بكثير من ذلك.

توصل مديرو المشاريع أيضًا إلى الاعتقاد بأنه لا يمكننا وضع تقديرات واقعية ، أو حتى لو استطعنا ، لا يمكننا القيام بذلك في الوقت المتاح لنا. وإذا استطعنا ، فلن يرغب الرئيس في سماع ذلك.

ببساطة ، أصبح العالم المهني يتوقع تقديرات سيئة.

لماذا نحتاج إلى تقديرات جيدة

هذا يعني أننا سنبدو جيدًا حقًا إذا كان بإمكاننا عمل تقديرات جيدة. الآن ، سأكون صادقًا ، لن يكون تقديمها بسهولة. إن إقناع رؤسائنا بأننا بحاجة إلى معلومات جيدة ووقت كافٍ لتقدير جيد سيكون تحديًا. سيعني تقديم تقديرات واقعية ، في البداية ، تقديم ميزانيات أعلى للمشروع وجداول زمنية أطول - المزيد من الحجج. لكن انظر إلى ما يحدث على الجانب الآخر: نبدأ في تسليم مشاريعنا في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية - أو أننا قريبون منها. ونحن الوحيدون الذين يفعلون ذلك.

هذا يستحق وزنه بالذهب.

إن تعصيب عيني عدالة السيدة هو علامة على عمىها للأجندات الشخصية ، والوضع ، والرشوة ، والعناصر الأخرى التي تحيزنا عن الحقيقة.

من خلال العمل الخاص (معاد لمس) ، عبر ويكيميديا ​​كومنز

القضاء على التحيز

في التقدير ، التحيز هو ضغط يقودنا إلى التوصل إلى تقدير إما أن يكون منخفضًا جدًا أو مرتفعًا جدًا. لذا فإن أول شيء يتعين علينا القيام به هو يريد عمل تقدير دقيق. فقط تذكر أنه في نهاية المشروع ، تريد أن تنظر إلى الوراء وتقول: تقديري كان صحيحًا ؛ كانت إدارتي جيدة ، وقد حققت الهدف المطلوب.

في الواقع ، إحدى طرق فهم التحيز هي التفكير في أنه شيء يجعلك دائمًا بعيدًا عن الهدف. في الرماية ، ستفجر الرياح المتقاطعة الأسهم بعيدًا عن الهدف في اتجاه الريح. هذا تحيز. نحن نعوض التحيز من خلال إدراكنا للضغط ورفض السماح لنا بالتخلص مننا.

إليك بعض الأشياء التي يمكن أن تتخلص منها ، وماذا تفعل حيال كل منها:

• الميزانيات المطلوبة أو المفروضة ، وكشوف الأموال المتاحة. الميزانية المطلوبة أو المفروضة هي بيان بما يرغب رعاة المشروع أو العميل في إنفاقه. بيان الأموال المتاحة يوضح مقدار الأموال الموجودة في الميزانية. كن واضحًا أن أيا من هؤلاء ليس له علاقة بالتقدير. إما لا تعرف هذا المبلغ قبل أن تقدر (مثل عدالة السيدة العمياء في الشكل رقم 2) أو ، إذا كنت تعرف ذلك ، ضعه جانبًا. بعد إجراء تقديرك الواقعي ، يمكنك تقديم مقارنة بين الميزانية المقدرة والميزانية المطلوبة.
• التفكير بالتمني أو الاستياء. إذا أحببنا رئيسنا ، فسنرغب في تكييف الوظيفة مع ما يقول إنه يستطيع تحمله. إذا اعتقدنا أن رئيسنا غير واقعي ، فسنرغب في المطالبة بضعف ذلك. هذه ردود فعل بشرية طبيعية ناتجة عن الود أو الاستياء. الرجاء وضعها جانبا. ركز على الفخر المهني الذي يأتي مع إنشاء تقدير واقعي ودقيق للعمل الذي يتعين القيام به وتكلفته ووقته.
• الرغبة في استخدام نسخة من تقدير مشروع قديم فقط. لا تقم ببساطة بنسخ تقدير من مشروع آخر. سيكون هناك خطأان إذا قمت بذلك. أولاً ، ربما لم يكن هذا التقدير دقيقًا. استخدم دائمًا بيانات وجداول تكلفة فعلية دقيقة ، وليس تقديرات سابقة. ثانيًا ، لا يوجد مشروعان متشابهان. حتى إذا كان مشروعك مشابهًا جدًا لمشروع سابق ، ركز على الاختلافات ، وليس أوجه التشابه.
• تقدير المشروع بأكمله على أنه شيء واحد فقط. هذا لا يعمل. تقديرات دقيقة مبنية على التفاصيل. فكر في تكلفة كل جزء من المشروع والوقت الذي سيستغرقه. سوف تحصل على صورة أكثر دقة. أيضًا ، إذا كان أحد العناصر مرتفعًا والآخر منخفضًا ، فسيتم توازنه جميعًا.

أنت الآن تعرف كيفية تجنب الضغوط التي تؤدي إلى التحيز. دعنا نلقي نظرة على بعض النصائح لعمل تقدير رائع.

في كثير من الأحيان ، يتجادل الأشخاص في العمل دون الاستماع. قد يمثل تقديم تقديرات واقعية لرؤسائنا تحديًا في ثقافة شركتك.

Tambako the Jaguar (CC BY-ND) ، عبر فليكر

نصائح لعمل تقدير رائع

فيما يلي بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للحصول على تقدير رائع:

• تأكد من أنك تعرف ما يفترض أن يقدمه المشروع. بدون نطاق محدد بوضوح ، من المستحيل تقدير دقيق.
• امنح نفسك أكبر قدر ممكن من الوقت. ستمضي تقديراتك القليلة الأولى بطريقة جديدة ببطء. بعد ذلك ، ستعرف المدة التي تحتاجها.
• احصل على معلومات جيدة. لا تكتفي بمجرد إرسال عدد قليل من رسائل البريد الإلكتروني. خصص وقتًا للتحدث إلى الناس ، وشرح ما تفعله ، والتأكد من فهمهم ، والتأكد من أنهم يفكرون فيما تطلبه ويعطونك معلومات جيدة.
• ركز على القطع الفريدة أولاً. كل مشروع لديه بعض العناصر الفريدة. قدر هؤلاء بعناية أولاً. ثم يمكنك نسخ الميزانية الفعلية للمشروع السابق والجداول الزمنية للأجزاء الأكثر روتينية.
• لا تترك أي شيء. بمجرد القضاء على التحيز ، تنشأ أكبر أخطاء التقدير ببساطة من نسيان جزء من خطة المشروع.

عملية وتقنيات التقدير

في مشروع متوسط ​​الحجم أو كبير ، قد نقوم بإنشاء تقديرين. يتم إجراء التقدير الأول ، أو التقدير المبكر ، بعد أن يكون لدينا بيان نطاق واضح ، ولكن قبل أن يتم تحديده بالضبط في هيكل تنظيم العمل. يمكن إنشاء التقدير المبكر من خلال المقارنة بالمشاريع المبكرة ، عن طريق طريقة الجرافة ، أو بواسطة تقنية معقدة (ومكلفة) تسمى Modified Wide-Band Delphi.

بعد اكتمال قائمة WBS وقائمة الأنشطة ، يتم إنشاء تقديرات دقيقة للغاية باستخدام PERT ، وتقنية تقييم المشروع والمراجعة. يتم وصف العلاقة بين عملية تخطيط المشروع والتقدير المبكر والمتأخر بشكل كامل في تقنيات تقدير الوقت والتكلفة لإدارة المشروع: نظرة عامة.

أينما كنت في عملية تخطيط المشروع ، وأيًا كانت تقنية التقدير التي تستخدمها ، فإن جميع الطرق الواردة في هذه المقالة لمنع التحيز وتسهيل عملية التقدير.

عمل تقدير جيد - سريع

أثناء إجراء تقديراتك القليلة الأولى ، سترغب في إعداد الأشياء للقيام بذلك بشكل أسرع في المرة القادمة. إليك الطريقة:

• تنظيم وتخزين البيانات الخاصة بك. ستستخدم البيانات الفعلية من المشاريع السابقة (الجداول والميزانيات) كثيرًا. تأكد من أنه متاح بسهولة ومنظم جيدًا ، وإذا أمكن ، في تنسيقات قياسية وقابلة للبحث. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون بتنسيق يسهل النسخ منه ، مثل قاعدة بيانات أو جدول بيانات أو مستند قابل للتحرير ، بدلاً من مستند جاهز للطباعة مثل ملف PDF.
• قم بعمل قائمة جهات اتصال. ستجد بعض الأشخاص متعاونين حقًا. يفهمون نوع البيانات التي تريدها. سيكون البعض مديري مشاريع آخرين. سيكون البعض محاسبين. سيكون البعض من البائعين الذين يسعدهم إجراء تقدير سريع ، على أمل أن تشتري منهم. قم بعمل قائمة جهات اتصال بالأشخاص المتميزين بشكل خاص في إعطائك معلومات عن التقديرات ، ولاحظ مجالات خبرتهم.
• بناء القوالب. قم ببناء قوالب التقدير الخاصة بك والنماذج وجداول البيانات هذا سيجعل الأمور سريعة حقًا في المرة القادمة. تأكد من مسح جميع البيانات من التقدير الحالي من النموذج الخاص بك - فأنت لا تريد أن تتسلل الأخطاء. كما أن امتلاك هذه القوالب يجعل من السهل تدريب الآخرين لمساعدتك في إنجاز تقديراتك بشكل أسرع.
• كوِّن فريقًا. أسرع طريقة للتحقق من الأرقام هي جعل شخص ما يقرأ المصدر ، بينما يقوم الآخر بفحص المستند النهائي. يمكنك أيضًا تقسيم أجزاء من المشروع ، وجعل العمال يقدرون وقتهم وتكاليفهم. هذا أكثر دقة بكثير ، ويشجع أيضًا على امتلاك التقدير ، حتى يحاولوا الالتزام بما قالوا إنهم يستطيعون فعله.

أخيرًا ، عند الانتهاء من المشروع ، قارن ما حدث بالفعل في المشروع بتقديرك. إذا كان تقديرك صحيحًا ، فلديك عملية رائعة. إذا كان تقديرك معطلاً - وهذا جيد ، في بعض الأحيان سيكون كذلك - فابحث واكتشف السبب ، وقم بتحديث القوالب الخاصة بك لتحسين عمليتك.

ستكون مقدرًا سريعًا ودقيقًا في لمح البصر. حسنًا ، لا ، هذا ليس دقيقًا. هذا ضجيج متحيز. ستكون مقدرًا سريعًا ودقيقًا قريبًا جدًا ، وأسرع إذا بذلت قصارى جهدك!