كيف تبقى منظمًا بقائمة مرجعية

ستوضح هذه المقالة كيفية استخدام قوائم المراجعة للبقاء منظمًا.

mohamed_hassan، CC0، عبر PIxabay

هل تشعر وكأنك فقدت السيطرة؟

هل سبق لك أن مررت بأحد تلك الأيام ، حيث تترك العمل وأنت تشعر أنك لم تحقق شيئًا؟

• يبدو مكتبك أكثر تشوشًا مما كان عليه عندما وصلت.
• بلغ الحد الأقصى لصندوق الوارد الخاص بك الأسبوع الماضي.
• الملاحظات اللاصقة تغطي شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• لم يتبق مكان لقدميك تحت المكتب.
• وانتهى ذلك الاجتماع الصباحي أخيرًا قبل ساعة.

البقاء منظمًا يمثل تحديًا. المعلومات تقصفنا من كل الجهات. تتنافس الرسائل النصية ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، والبريد الإلكتروني ، والردود على نماذج الويب ، وطلبات الاجتماعات ، والمحادثات العابرة ، والمكالمات الهاتفية ، والبريد العادي على اهتمامنا

لا عجب أن مستويات التوتر مرتفعة. أفادت جمعية علم النفس الأمريكية (APA) أن 39 ٪ من الأمريكيين في عام 2017 عانوا من "ضغوط كبيرة إلى حد ما" إلى "ضغوط كبيرة" بسبب "عبء العمل الثقيل" في مكان العمل.

تشويه مكان العمل

كانت الأدوار غير الواقعية أو غير المؤكدة أيضًا من بين أهم خمسة ضغوط في مكان العمل في استطلاع APA في عام 2017. هذه الجوانب السلبية ، إلى جانب الكثير من العمل ، تجعل البقاء على رأس عملك أمرًا صعبًا.

ولا يقتصر الأمر على موظفي المكاتب فقط الذين يواجهون أعباء زائدة من المهام وقيود إدارة الوقت. يكافح التجار وعمال التجزئة والفنانين أيضًا لإنجاز الأمور.

توفر لك معظم أماكن العمل وصفًا وظيفيًا يبرز الواجبات والمهام. في بعض الأحيان ، تكون قديمة أو لا تغطي كل ما تفعله. وبينما قد ينقلون قائمة المسؤوليات ، إلا أنهم يفتقرون إلى التفاصيل.

حتى عندما يكون في مكان العمل إجراءات موثقة خطوة بخطوة ، فلا يزال بإمكانك فعل الكثير. معرفة كيفية تحديد الأولويات وإدارة عبء العمل الثقيل من خلال قائمة التحقق لها فوائد. وتعمل قوائم المراجعة كأداة تنظيمية أساسية.

إذا كنت تشعر بالإرهاق في العمل ، فقم بالتنظيم بمساعدة قائمة المهام. في بداية كل صباح ، اكتب كل ما تريد القيام به. كن دقيقا.

احتفظ بقائمة يومية يتم ترحيلها

قائمة المهام والأنشطة اليومية:

• بمثابة تذكير
• يساعدك على تحديد أولويات يومك
• يظهر إذا كنت تفرط في الالتزام
• يوفر لك الوقت

إدارة وقتك وأولوياتك لأعلى

تساعد قائمة المراجعة أيضًا في سير العمل. إذا كنت سكرتيرًا أو مساعدًا شخصيًا يقوم بالإجابة على أكثر من مدير مباشر ، فستساعدك قائمة التحقق على الإدارة صعودًا. قم بتضمين عمود في قائمتك لتسجيل تقدير للوقت لإكمال كل مهمة.

شجع مديرك على تسجيل المهام التي يعطونك إياها في قائمة المهام الخاصة بك. تعمل القائمة المرجعية على توسيع وعيهم بعبء العمل لديك. إنهم يرون ما عليك القيام به ومتى يكون ذلك مطلوبًا. القائمة تدير توقعاتهم.

حتى لو كان لديك مدير مباشر واحد فقط ، فإن القائمة المرجعية هي دليل حيوي على عبء عملك. استخدم قائمة المهام الخاصة بك من أجل:

• اكتشف عمليات عمل أكثر كفاءة
• خفف عبء عملك
• أطلب المساعدة
• جادل للحصول على مساعد أو عضو جديد في الفريق

ومع ذلك ، فإن ما سأشاركه معك ليس مجرد قائمة مهام عادية. إنه منظم قائمة التحقق.

ما تحتاجه لإنشاء قائمة التحقق الخاصة بك

• دفتر ملاحظات (أوصيت باستخدام كتاب بحجم A5.)
• ما لا يقل عن أربعة أقلام ملونة ، مثل الأخضر والأصفر والأرجواني والأحمر
• المسطرة (اختياري)
• ملصقات النجوم (أي لون)

عند الانتهاء من جميع المهام على الصفحة ، امنح نفسك نجمة.

© Phumphaosrk - Dreamstime.com (صورة معدلة)

7-Step Checklist Organizer

1. افتح دفتر ملاحظاتك على أول صفحة متوفرة.
2. اكتب تاريخ اليوم في الأعلى.
3. اكتب كل الأشياء التي تحتاج لإكمالها قبل العودة إلى المنزل.

   * قم بتضمين مهام جديدة حتى تلك التي لا تحتاج إلى إكمالها في ذلك اليوم.

   * استخدم سطرًا واحدًا لكل مهمة.

   * رتب أولويات كل مهمة باستخدام الأقلام الملونة (راجع دليل الألوان أدناه).

   
   نصيحة: قد ترغب في تقسيم بعض المهام إلى مهام متعددة لإدارتها بسهولة أكبر.

4. حكم خطًا مستقيمًا خلال كل مهمة وأنت تكملها. أو ضع علامة في نهاية السطر.
5. ابدأ قائمة جديدة على صفحة جديدة غدًا.
6. ارجع إلى كتابك كل يوم وابحث عن الصفحات الخالية من النجوم. قيم أي مهام غير مكتملة. إذا كنت بحاجة إلى إعادة توجيه مهمة إلى صفحة جديدة ، فأكمل المهمة في الصفحة القديمة حتى لا تستمر في زيارتها مرة أخرى.
7. كافئ نفسك بنجمة عند اكتمال قائمة اليوم. ضع ملصق النجمة على الصفحة حيث يمكنك رؤيته بسهولة. عندما تكافئ جهودك بصريًا ، فإنها تشير أيضًا إلى اكتمال كل عنصر في الصفحة. صفحة بدون نجمة لها عمل غير مكتمل.

تشير ملصقات النجوم إلى اكتمال العناصر الموجودة في القائمة أو ترحيلها إلى يوم آخر.

© بازروح - Dreamstime.com

ترتيب أولويات قائمتك مع الألوان

• المهام الحمراء لها شعور بالإلحاح. يجب أن تكتمل في ذلك اليوم.
• المهام الزرقاء متكررة.
• المهام الخضراء للمشاريع الطويلة. تتوقع أنها ستستغرق وقتًا أطول من أسبوع حتى تكتمل.
• المهام السوداء هي مهام عامة قد تجدها في وصف وظيفتك.

يمكنك استخدام ألوان أخرى لمزيد من التصنيف. على سبيل المثال ، قد ترغب في استخدام ألوان مختلفة للتمييز بين المهام المتكررة اليومية والأسبوعية.

ابق منظمًا في المنزل مع قائمة المراجعة الخاصة بك

يعمل منظم قائمة التحقق في أي مكان. قد ترغب في الاحتفاظ بدفترَين: أحدهما للعمل والآخر لحياتك الشخصية.

حافظ على منزلك نظيفًا وقم بجز العشب عن طريق إضافة الأعمال المنزلية إلى قائمة التحقق من منظم المنزل يمكنك أيضًا استخدامه من أجل:

• نظم حفل الزفاف الخاص بك
• البحث عن عمل
• خطة حفلة تقاعد العم بن
• تحديد الأولويات ودفع الفواتير
• رتب عطلتك القادمة في الخارج

يمكنك استخدامه لإدارة معظم أنواع الأحداث أو ظروف الحياة.

منظمو قائمة التحقق الرقمية

هل لديك عملية في مكان العمل تتطلب فحصًا متكررًا؟ ضع في اعتبارك أتمتة منظم قائمة التحقق الخاصة بك لاستخدامها على هاتف ذكي أو جهاز لوحي. قم بإنشاء نموذج PDF أو جرب أحد التطبيقات المدرجة أدناه.

نموذج منظم قائمة التحقق من PDF

غالبًا ما تبدأ أماكن العمل التي يصل فيها العملاء إلى المرافق اليوم بمراجعة الموقع لفحص المعدات والمرافق. قم بإنشاء قائمة مرتبة حسب الأولوية ، مثل القائمة أدناه ، لموظف معين للتسجيل أو التعليق. بمجرد الانتهاء ، يحفظ الموظف قائمة مراجعة التدقيق ويرسلها بالبريد الإلكتروني إلى مدير أو مسؤول الصحة والسلامة المهنية.

تطبيقات قائمة التحقق لأجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية

إذا كنت لا ترغب في حمل جهاز كمبيوتر محمول معك ، فيمكن أن تساعدك هذه التطبيقات أيضًا في التنظيم.

يأتي نظام iOS من Apple مع تطبيق تذكير قياسي. استخدم هذا كعملية بديلة لإبقائك منظمًا.

ابحث عن تطبيق Apple Reminder الذي يقيد أو لا يستخدم جهاز IOS؟ جرب Todoist: قائمة المهام ومدير المهام. إنه متاح مجانًا على أجهزة متعددة ، ولكنه يأتي أيضًا مع خيار ممتاز. قم بتسجيل الدخول إلى التطبيق بحسابك على Google أو Facebook ، أو قم بإنشاء حساب جديد. أستخدمه على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows 10.

تتضمن قائمة التحقق والتطبيقات التنظيمية الأخرى (بعضها مقابل رسوم رمزية أو تحتوي على مشتريات داخل التطبيق) ما يلي:

• Wunderlist
• جوجل لحفظ المعلومات
• Habitica (قائمة مهام محببة)
• OmniFocus 2
• 2 هل (قائمة المهام والمهام والملاحظات)

التطبيقات مقابل قوائم المراجعة الورقية

تعمل التطبيقات على أتمتة قوائم المراجعة. إنها تجعل من السهل مشاركة ودمج سير عملك مع الأشخاص الآخرين والبرامج وعمليات العمل. ومع ذلك ، عند توقف نظام الكمبيوتر أو انقطاع التيار الكهربائي ، يبقيك منظم قائمة التحقق اليدوي في السيطرة.

تعد القائمة المرجعية الورقية أداة أساسية لحالات الطوارئ. ضع في اعتبارك الاحتفاظ بنسخة مطبوعة من قائمة المراجعة الرقمية الخاصة بك في متناول اليد.

إذا كنت تتحكم في سلامة مكان عملك ، فاحتفظ بحافظة ونسخة ورقية من قوائم التحقق الخاصة بالصحة والسلامة في مكان العمل في مكان يسهل الوصول إليه. قد يكون من الجيد أيضًا أن يكون لديك قائمة مرجعية لإجراءات التعتيم.

احتفظ بقوائم مرجعية ورقية عند انقطاع التيار الكهربائي.

© إيكاترينا 79 - Dreamstime.com

لماذا يجب أن تظل منظمًا بقائمة مراجعة

باستخدام منظم قائمة التحقق مثل قائمة مهام العمل ، يمكنك استعادة السيطرة على عملك. بدلاً من تذكر كل ما تحتاج إلى القيام به باستمرار ، فإن تدوين مهامك يحرر أفكارك للتركيز على الوظيفة التي تقوم بها.

يمتد منظم قائمة التحقق أيضًا إلى ما وراء قائمة المهام اليومية. استخدمه لإكمال عملية محددة ، مثل فحص الصحة والسلامة المهنية أو تدقيق الموقع. أو لتنظيم كل ما تحتاج إلى القيام به للاسترخاء والاستمتاع بعطلة نهاية الأسبوع بعيدًا.

من خلال جعل قوائم المراجعة جزءًا من يومك ، فإنك تخفف من إجهاد مكان العمل. يمكنك أيضًا استخدام قائمة المهام من أجل:

• طرح دراسة جدوى لمزيد من الموارد
• تحديث الوصف الوظيفي وتعيين المسؤوليات

الأهم من ذلك كله ، تساعد قوائم المراجعة في إدارة وتنظيم عملية أو أشياء تحتاج إلى القيام بها بشكل مرئي. ونتيجة لذلك ، فإن هذا القراد الأخير يضغط عليك.

© 2012 تينا دوبينسكي

كيف يمكنك البقاء منظما؟ هل تستخدم القوائم؟

Will English في 01 مايو 2013:

غير منظم؟ هذا لي كل يوم لول. لا عجب أنني ما زلت عاقل. لدي بالفعل جهاز iPhone وأستخدم تطبيق "Reminder" طوال الوقت ، ولا أعرف مدى تنظيمي بفضله ، لكنه يساعد كثيرًا. محور جيد.