كيفية كتابة أفضل تقارير الأعمال والعروض التقديمية

فكر في التقارير والعروض التقديمية باعتبارها رحلة لك ولجمهورك.

Pixabay (عدلته كاثرين جيوردانو)

في مجال الأعمال التجارية ، غالبًا ما يُطلب منا كتابة تقرير أو مذكرة أو تقديم عرض تقديمي. إليك بعض النصائح لمساعدتك على أن تكون متواصلاً أكثر فعالية.

لنفكر في هذه المهمة على أنها رحلة. هناك أشياء يجب القيام بها في بداية الرحلة ، وأشياء يجب القيام بها لجعل الرحلة أسهل وأكثر إمتاعًا ، وأشياء يجب القيام بها في نهاية الرحلة.

تلميحات حول العروض التقديمية من البداية إلى النهاية

1. ابدأ بمخطط تفصيلي
2. رتب أولوياتك
3. انتقل من الصورة الكبيرة إلى التفاصيل
4. اتبع الاستنتاجات مع الدعامات
5. لا بأس أن تبدأ في الوسط
6. استخدم اللغة الإنجليزية السهلة
7. كن موجزًا ​​وواضحًا
8. لا تسيء استخدام Power Point
9. تأكد من أن التنسيق الخاص بك يعمل بشكل جيد
10. اجعل الفضاء الأبيض صديقك
11. اكتب لجمهورك
12. اربطها معًا بملخص
13. حقق هدفك

ابدأ بداية جيدة في التخطيط والتنظيم.

Pixabay (عدلته كاثرين جيوردانو)

بدء الرحلة

قبل الشروع في رحلة ، قد ترغب في جمع المعلومات - على سبيل المثال ، البحث عن خيارات النقل والإقامة والحصول على الكتيبات الخاصة بالوجهة. وبالمثل ، فإن المرحلة الأولى لإعداد تقرير عمل أو عرض تقديمي هي جمع وتنظيم المعلومات حول الحقائق والبيانات التي تريد تضمينها.

وإليك بعض النصائح لمساعدتك على البدء.

1. ابدأ بمخطط تفصيلي

ضع قائمة بجميع النقاط التي تريد توضيحها في تقريرك أو مذكرتك أو عرضك التقديمي. قم بتجميعها في مجالات الموضوع. قرر أي النقاط هي استنتاجاتك وأي منها يدعمك.

هذه خارطة طريقك حدد مسارك - كيف ستنتقل من البداية إلى النهاية. قد تجد طريقًا أفضل مع تقدمك ، لذا لا تتردد في إجراء تغييرات أثناء تقدمك.

2. ضع الأشياء الأولى أولاً

إذا كنت تخطط لرحلة ، فهناك أشياء معينة يجب أن تعرفها أولاً قبل أن تتمكن من المتابعة. على سبيل المثال ، لن تقرر الملابس التي تريد حزمها قبل أن تقرر وجهتك.

وبالمثل ، في التقرير ، يجب تقديم نقاطك بترتيبها الصحيح. لا تبدأ في مناقشة نقطة قبل أن تقدم جميع المعلومات التي سيحتاجها جمهورك لفهم هذه النقطة.

إذا كنت ستستخدم مصطلحًا تقنيًا قد لا يكون جمهورك على دراية به ، فيجب عليك تحديد هذا المصطلح قبل تقديمه في التقرير أو العرض التقديمي.

3. انتقل من الصورة الكبيرة إلى التفاصيل

إذا كنت في رحلة برية ، فستبدأ بالطريق السريع ، ثم تنتقل إلى طرق الولاية ، وتصل أخيرًا إلى شوارع المدينة أو الطرق الترابية.

عند كتابة تقرير ، يجب أن تبدأ بالصورة الكبيرة - القضايا الرئيسية ، أهم النقاط. من هناك ستنتقل إلى التفاصيل والنقاط الأقل أهمية.

4. اتبع الاستنتاجات مع الدعامات

هنا حيث سيكون المخطط التفصيلي الخاص بك في متناول يدي.

يجب أن تبدأ كل فقرة بخاتمة. بعد ذلك ، ستقدم الدليل الذي يدعم هذا الاستنتاج. يجب أن يحتوي كل استنتاج على بيانين أو ثلاثة بيانات داعمة.

إذا كانت لديك قائمة طويلة من البيانات الداعمة ، فأنت بحاجة إلى إعادة التفكير في مخططك. ربما تحاول تشويش استنتاجين أو ثلاثة استنتاجات مختلفة في استنتاج واحد. حاول إعادة تجميع نقاطك في عنوانين أو حتى ثلاثة عناوين بدلاً من وضعها جميعًا تحت عنوان واحد.

5. لا بأس أن تبدأ في الوسط

عندما تكون مسافرًا ، لا يمكنك البدء في منتصف الرحلة. لحسن الحظ ، عندما تكتب ، من الجيد أن تبدأ في المنتصف.

في بعض الأحيان لدينا كتلة من الكتاب. لا يمكننا إيجاد الطريقة الصحيحة للبدء. عندما يحدث ذلك ، انظر إلى مخططك. ابحث عن الجزء الأكثر راحة لك. اكتب هذا الجزء. بمجرد الانتهاء من ذلك ، سيتدفق الباقي بسهولة.

يمكنك إعادة ترتيب أجزاء التقرير أو العرض التقديمي لاحقًا للحصول على التدفق الصحيح.

اذهب من الدرجة الأولى. اكتب دائمًا بأسلوب.

Pixabay (عدلته كاثرين جيوردانو)

السفر بأناقة

في رحلة ، من الجيد دائمًا السفر بأناقة - إذا كنت تستطيع ذلك.

لحسن الحظ ، لا تكلفك الكتابة بأسلوب إضافي. يجب أن تكتب دائمًا بأسلوب لأن الطريقة التي تكتب بها أو تتحدث بها يمكن أن تكون بنفس أهمية ما تقوله.

إليك بعض النصائح للكتابة والتقديم بأسلوب أنيق.

6. استخدم لغة إنجليزية مبسطة

ننسى الكلمات الطنانة والمصطلحات. قد تحاول أن تبدو وكأنك من الداخل أو تحاول إقناع جمهورك ، ولكن قد ينتهي بك الأمر إلى الظهور بمظهر أبهى.

استخدم لغة عادية يمكن للجميع فهمها. خذ نبرة محادثة قدر الإمكان. هذه النصيحة ليست فقط للعروض التقديمية ، ولكن أيضًا للتقارير والمذكرات المكتوبة.

7. كن موجزا وواضحا

أبقيها بسيطة. أعط الخاتمة والبيانات الداعمة ثم امض قدمًا. لا تكن متكررًا. لا تبطن العرض التقديمي. لا تفرط في تحميله بالحيل.

إذا كنت تستخدم المخططات أو الجداول ، فحصر كمية المعلومات في كل منها على الأساسيات.

• حاول أن يكون لديك عمود إلى ثلاثة أعمدة فقط في المخطط - يجب أن يكون الحد الأقصى خمسة أعمدة. يمكنك دائمًا توفير البيانات المتبقية في مخطط أو جدول آخر.
• يجب أن يكون القارئ أو العارض قادرًا على رؤية الرسم البياني أو الجدول في لمحة. يمكنك تقديم جداول مفصلة في ملحق تقريرك أو في نشرة منفصلة.

8. لا تسيء استخدام Power Point

لمجرد أن برنامج Power Point يأتي مع الكثير من الأجراس والصفارات ، لا يعني ذلك أنه يتعين عليك استخدامها جميعًا في عرض تقديمي واحد. أنت لا تريد إبهار جمهورك ؛ تريد إبلاغهم.

حافظ على الحد الأدنى من الشرائح. أحيانًا تكفي كلمة واحدة أو جملة مختصرة. الغرض من الشريحة هو أن تكون بمثابة إشارة للنقطة التي تريد إيضاحها وتركيز انتباه الجمهور على الموضوع.

• أنت لا تريد أن يقرأ الأشخاص الشرائح الخاصة بك أثناء التحدث.
• بالإضافة إلى ذلك ، عندما يكون هناك الكثير من النص في الشريحة ، يصبح النص صغيرًا جدًا بحيث يتعذر على الأشخاص الموجودين في الجزء الخلفي من الغرفة رؤيته.

إذا استغرق الأمر شريحتين أو ثلاث شرائح لإكمال النقطة التي ترغب في توضيحها ، كرر العنوان في كل شريحة. يتيح تكرار العنوان للجمهور معرفة أنك لا تزال تشير إلى نفس النقطة. على سبيل المثال ، لنفترض أنني أريد الإبلاغ عن قائمة بأرقام المبيعات لاثني عشر سوقًا رئيسية. رأسي هو "أرقام المبيعات" ، وأود أن أكرر هذا العنوان لكل شريحة مع وجود ثلاثة أو أربعة أسواق فقط مدرجة في كل شريحة.

9. تأكد من أن التنسيق الخاص بك يعمل بشكل جيد

لا تدع الشرائح تبدو "مشغولة للغاية". إذا كنت تريد استخدام الصور أو المؤثرات الخاصة ، فاحرص على تقليلها إلى الحد الأدنى.

حدد نظام التنسيق ، وكن متسقًا في التقرير أو العرض التقديمي. يجب أن تتضمن المراجعة النهائية الخاصة بك التحقق من التنسيق.

• استخدم خطًا واحدًا فقط. إذا قمت بتغيير حجم الخط ، فكن متسقًا. على سبيل المثال ، قد يكون العنوان بخط أكبر. إذا كان الأمر كذلك ، فتحقق لمعرفة أنك استخدمت نفس حجم الخط لكل رأس.
• هل تستخدم المسافات البادئة أو النقاط؟ إذا كان الأمر كذلك ، فتحقق لترى أن هذا التنسيق يُستخدم بطريقة موحدة وأن عدد المسافات التي تم وضع مسافة بادئة لها هو نفسه.
• هل تستخدم المؤثرات الخاصة في PowerPoint؟ إذا كان الأمر كذلك ، فاختر تأثيرًا خاصًا واحدًا فقط واستخدمه بطريقة متسقة. على سبيل المثال ، قد تطير عبارات الدعم ، لكن ليس العناوين أو الاستنتاجات.

إذا كنت تستخدم تنسيق مخطط تفصيلي ، فلا تتجاوز المستويين. إذا قمت بذلك ، فسيكون النص الخاص بك بعيدًا إلى اليمين وسيبدو وكأنه على وشك السقوط من الصفحة.

10. اجعل الفضاء الأبيض صديقك

الصفحات الكثيفة من النص ليست سهلة القراءة. تشبه المساحات البيضاء مناطق الاستراحة الصغيرة على جانب الطريق السريع.

اجعل فقراتك قصيرة. حافظ على الرسوم البيانية الخاصة بك قصيرة. استخدم المسافات البادئة لإخراج البيانات الداعمة من الاستنتاجات.

يجب أن توجه جمهورك إلى الوجهة.

Pixabay (عدلته كاثرين جيوردانو)

للوصول إلى الوجهة

لقد أوشكت على الانتهاء - فقط بضع محطات أخرى واكتملت رحلتك.

إليك بعض النصائح لـ "هبوط سعيد".

11. اكتب لجمهورك

هل كتبت لجمهورك؟ هل فكرت في ما يعرفونه بالفعل وماذا يريدون أن يعرفوا؟ هل عالجت أي تصورات خاطئة قد تكون لديهم؟ هل تخبرهم بمعلومات سيسعدون بسماعها أم يريدون دحضك؟

راجع النص الخاص بك مع وضع هذه الأسئلة في الاعتبار وقم بإجراء التغييرات حسب الحاجة. تريد توقع الأسئلة والاعتراضات والإجابة عليها في سياق التقرير أو أثناء العرض.

12. اربط كل ذلك معًا بملخص

الملخص التنفيذي ليس مكانًا لتكرار البيانات الموضحة في الجزء الرئيسي من التقرير أو العرض التقديمي. إنه مكان لإعادة سرد القصة. إنه مكان لربط كل ذلك معًا.

في العرض التقديمي المكتوب ، عادة ما يسبق الملخص النص. في عرض تقديمي ، سيأتي في النهاية. إنه تلخيص.

تجنب استخدام الأرقام في الملخص. بدلاً من ذلك ، أبلغ عن المعنى وراء الأرقام. ضرب النقاط البارزة وناقش الآثار المترتبة على المعلومات التي قدمتها.

لست بحاجة إلى تقديم الحقائق بنفس الترتيب الذي استخدمته للتقرير. هذا إعادة صياغة ، وليس مجموع. اذكر الحقائق بالترتيب الذي يروي القصة على أفضل وجه. تخلص من المعلومات العرضية أو غير المهمة.

استخدم الملخص لشرح أي تناقضات في البيانات. إذا لم تتمكن من شرح التناقضات في البيانات ، فأنت لست مستعدًا لتقديم تقريرك أو تقديم العرض التقديمي. اعمل مع البيانات حتى تجد الإجابات.

13. تحقيق هدفك

إلى أين تريد أن يذهب القراء والمستمعون؟ هل هدفك هو الدعوة إلى مسار عمل؟ هل تريد أن يصل جمهورك إلى نتيجة معينة؟

ربما تكون قد حددت هدفك قبل أن تبدأ في الكتابة ، لكن في بعض الأحيان لا يكون الهدف واضحًا حتى تعمل مع البيانات. عند الانتهاء من المسودة الأولى ، راجع عملك وحرره للتأكد من أنك تحقق هدفك.

فكر في نفسك على أنك تأخذ جمهورك بيدك وتقودهم خطوة بخطوة إلى حيث تريد ثم تذهب. عندما تصل إلى استنتاجاتك أو توصياتك النهائية ، فأنت تريد من جمهورك الإيماء برأسه نعم ، نعم ، نعم. لقد أحضرتهم بالضبط حيث تريدهم أن يكونوا.

أنت تحكي قصة ، لا تقذف مجموعة من البيانات. يجب أن يكون الجمهور قادرًا على رؤية كيف تتوافق كل أجزاء القصة معًا. مثل حبكة القصة ، كل معلومة تقود إلى النهاية.

أثناء تقديمك لكل حقيقة جديدة ، أظهر كيف تتناسب مع الحقائق الأخرى التي سبق تقديمها.

حان الوقت للاحتفال بعمل رائع.

Pixabay (عدلته كاثرين جيوردانو)

استمتع بالرحلة

إذا اتبعت النصائح المذكورة أعلاه ، فستشعر بالثقة عند إرسال التقرير أو المذكرة أو عند تقديم العرض التقديمي. بنفس القدر من الأهمية ، سيكون جمهورك سعيدًا.

حتى الآن يمكنك الحصول على ماي تاي على الشاطئ. كنت قد حصلت عليه.

© 2016 كاثرين جيوردانو

أرحب الأسئلة والتعليقات.

كاثرين جيوردانو (مؤلفة) من أورلاندو فلوريدا في 12 سبتمبر 2016:

شكرا لاري رانكين. أنا سعيد لأنه أعجبك.

لاري رانكين من أوكلاهوما في 12 سبتمبر 2016:

تحليل عملية رائع.

كاثرين جيوردانو (مؤلفة) من أورلاندو فلوريدا في 25 أغسطس 2016:

teahes12345 إنه لأمر رائع أن يخبرني المعلم أن مقالتي حول كتابة تقارير وعروض تقديمية أفضل (خاصة باور بوينت) مفيدة. الجزء الذي يعجبني أكثر هو الجزء المتعلق بالنظر إلى تقرير أو عرض تقديمي كرحلة والكاتب / المقدم كدليل يقود الجمهور إلى الخاتمة.

ديانا مينديز في 25 أغسطس 2016:

لقد وجدت أن نصائحك على Powerpoint ممتازة. هذه هي المعلومات التي قدمتها للطلاب للعروض التقديمية وتساعد في توضيح النقاط البارزة. تقدم مقالتك للقراء معلومات قيمة من شأنها أن تؤدي إلى النجاح.

كاثرين جيوردانو (مؤلفة) من أورلاندو فلوريدا في 21 أغسطس 2016:

أودري هوويت: Thamks لإخباري بأنك تحب المهارات التي علمتها في هذا المقال.

كاثرين جيوردانو (مؤلفة) من أورلاندو فلوريدا في 21 أغسطس 2016:

هيديثورن: شكرًا جزيلاً على إظهار تقديرك. أنا سعيد لأنك وجدت إحدى نصائحي مفيدة.

أودري هاويت من كاليفورنيا في 21 أغسطس 2016:

يا لها من مقال إعلامي - هناك مهارة كبيرة في عروض الأعمال الفعالة -

هايدي ثورن من منطقة شيكاغو في 21 أغسطس 2016:

بعض النصائح الرائعة حول شرائح PowerPoint والمساحات البيضاء. تقاسم هنا على HP!

كاثرين جيوردانو (مؤلفة) من أورلاندو فلوريدا في 21 أغسطس 2016:

ChitrangadaSharan: شكرا لتعليقك. يبدو أنك تعرف بالفعل معظم هذا ، لكنني آمل أن تكون قد حصلت على معلومات سرية أو اثنتين. كما تقول ، تعد كتابة التقارير والعروض التقديمية الجيدة مهارة تجارية مهمة.

تشيترانجادا شاران من نيودلهي ، الهند ، 21 أغسطس 2016:

عرض الأعمال هو مهارة يمتلكها العديد من المحترفين بينما يتعلمها الآخرون من خلال التجربة.

لقد شرحت بشكل جيد للغاية نقطة تلو الأخرى كيفية كتابة تقارير وعروض تقديمية أفضل. مبهر حقا.

أنا متأكد من أنه سيساعد العديد من المهنيين المعنيين.

شكرا للمشاركة!

كاثرين جيوردانو (مؤلفة) من أورلاندو فلوريدا في 21 أغسطس 2016:

على أي حال: أوافق. العروض التقديمية المزدحمة للغاية في PowerPoint مزعجة أكثر من كونها مفيدة. إن مهمة المتحدث هي ملء التفاصيل. النص في PowerPoint هو فقط لتركيز انتباه المشاهد على الموضوع. يجب استخدام الصور فقط إذا أضافت شيئًا إلى العرض التقديمي ، وليس فقط من أجل الحصول على الصور. شكرا على تعليقك.

على أي حال من الولايات المتحدة الأمريكية في 21 أغسطس 2016:

نصائح عظيمة هنا لتقارير الأعمال والعروض التقديمية. أحد الأمور التي تزعجني هي شريحة PowerPoint مليئة بالمربى وهي مشغولة للغاية بحيث يتحول انتباه الجمهور إلى القراءة بدلاً من الاستماع. لا يوجد سبب للمتحدث حقا.