كيف تكتب السياسات والإجراءات لعملك

هذا دليل حول كيفية كتابة السياسة والإجراءات في مكان عملك.

ديفيد ليفرمور

ما هي السياسة والإجراءات؟

إذن ما هي السياسة والإجراءات؟ ببساطة ، إنها إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية القيام بشيء ما في مؤسستك. يمكن أن يكون شيئًا عامًا مثل ما هو متوقع من جميع الموظفين أو قد يكون كيفية إكمال مهمة عمل محددة. في كلتا الحالتين ، يمكن للسياسة والإجراءات وضع هذه الأفكار على الورق ليراها الجميع ويتبعونها.

ستغطي هذه المقالة ما يلي:

• ما يجب تضمينه في السياسة والإجراءات
• كيفية تنسيق السياسة والإجراءات.
• مثال على واحد
• نصائح
• إيجابيات وسلبيات استخدام السياسة والإجراءات.

ما يجب تضمينه في السياسة والإجراءات

فيما يلي ما هو مطلوب في كل سياسة وإجراء.

• العنوان - يجب أن يتضمن اسم مؤسستك ، أو القسم ، وما إلى ذلك. سيحدد هذا الشخص المقصود من الإجراء.
• العنوان - عنوان الإجراء. حاول ألا تجعل هذا طويلاً. اجعلها سهلة التذكر والرجوع إليها.
• رقم الإجراء - هذا لتسهيل الرجوع إليه أيضًا. هذا يسمح للإجراءات أن تكون بترتيب معين في كتاب ، ملف ، قاعدة بيانات على الإنترنت ، إلخ. ليس فقط يجب أن تكون بالترتيب العددي ، يجب أن يكون هناك مسافات متساوية بين رقم الإجراء (مثل 100 ، 105 ، 110 ، إلخ).
• تاريخ السريان - التاريخ الذي تم فيه تفعيل الإجراء لأول مرة. يمكن أن يكون مهمًا في محاولة إنشاء جدول زمني لمهمة عمل معينة.
• التاريخ المنقح - إذا تم إجراء تغييرات على الإجراء في وقت ما ، فيجب تغيير هذا التاريخ إلى تاريخ مراجعة الإجراء. يؤدي ذلك إلى إبقاء الجميع على اطلاع دائم بالتغييرات الحالية.
• تاريخ المراجعة - إذا تمت مراجعة الإجراء لمعرفة ما إذا كانت هناك حاجة لإجراء أية تغييرات ، فيجب تغيير هذا التاريخ. لا يهم إذا لم يتم إجراء أي تغييرات ، يجب تغيير هذا التاريخ للإشارة إليه عند آخر مراجعة.
• مفوض من قبل - اسم الشخص الذي أذن بالإفراج عن السياسة والإجراءات. سيكون هذا رئيس قسم أو مشرف.
• السياسة - يجب أن تتناول من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف. ومع ذلك ، يجب أن يكون هذا الجزء موجزا. يجب أن يكون على الأكثر نظرة عامة عن سبب تطبيق السياسة.
• التوجيه - إذا كان يجب القيام بشيء ما أو إذا كان هناك تعليمات عامة يجب على الشخص اتباعها ، فيجب أن يكون هذا في التوجيه. لا تقم بتضمين هذا إلا إذا كان هناك شيء حرج يجب ملاحظته على الفور.
• الإجراء - ستكون هذه هي غالبية سياستك وإجراءاتك. يوفر خطوات مفصلة حول كيفية إنجاز ما تمليه السياسة.
• رقم الصفحة - يجب أن يكون هناك رقم صفحة في كل صفحة.
• رؤوس الصفحات - يجب أن تتضمن رؤوس الصفحات العنوان ورقم الإجراء الخاص بالنهج والإجراءات.
• الأحرف الأولى - يجب أن تكون هذه الأحرف الأولى من اسم آخر شخص راجع السياسة والإجراءات. يجب أن تتضمن أيضًا تاريخ آخر مراجعة لها.
• أمثلة - ستكون هذه على صفحات منفصلة لن تحتوي على رأس أو أرقام صفحات ، إلخ. هذه أمثلة لما يتم وصفه في خطوات مهمة في الإجراء.

كيفية تنسيق سياسة وإجراءات

هناك بعض القواعد الأساسية عندما يتعلق الأمر بكتابة السياسة والإجراءات:

• الخط - يجب أن يكون الخط شائع الاستخدام ومعروفًا ، ولكن لا يعتبر غير احترافي. Comic Sans ، على سبيل المثال ، هو خط غير احترافي.
• حجم الخط - على الأكثر يجب ألا تستخدم حجم خط كبير خلال الإجراء. يجب أن يكون دائمًا متسقًا من إجراء إلى آخر.
• الألوان - الألوان ليست ضرورية حقًا. يجب أن يكون الإجراء على خلفية بيضاء بخط أسود. ومع ذلك ، يمكن استخدام الألوان في الأمثلة.
• التباعد - يجب تباعد جزء الإجراء بشكل مناسب لسهولة القراءة. إذا لم تكن هناك مسافات بين الخطوات ، فسيتم تشغيل النص معًا عندما يقرأ شخص ما السياسة.
• الهوامش - يجب أن تتم هذه الهوامش مهما كان المعيار في مؤسستك للوثائق الأخرى. هذا يجعل المستخدمين أكثر ميلا لقراءة واستخدام الإجراء.

فيما يلي متطلبات التصميم الموصى بها لكل فئة من الفئات المذكورة أعلاه.

• رأس الصفحة - يجب أن يكون العنوان دائمًا في المنتصف ، وغامقًا ، وفي كل الأحرف الكبيرة ، وفي أعلى السياسة. يجب أن يحتوي أيضًا على خط بحجم أكبر مقارنة ببقية السياسة والإجراء.
• رقم العنوان والإجراء - يجب أن يكون كلاهما على نفس السطر حيث يتم استخدامهما كمرجع في السياسة والإجراء. يمكن أن تكون هذه بالحجم نفسه أو أصغر قليلاً من العنوان ولكن يجب أن تكون غامقة وفي جميع الأحرف الكبيرة أيضًا. يجب أن يكون العنوان في أقصى اليسار مع رقم الإجراء في أقصى اليمين.
• التاريخ الفعال والمنقح والمراجع - لقد رأيت ذلك يتم بطرق متنوعة. في بعض الأحيان يكونون في طابورهم الخاص ، بينما في أوقات أخرى رأيتهم في صفهم الخاص. إنه تفضيل شخصي ، لكن يجب أن يكونوا دائمًا أسفل العنوان وأن يكون لديهم خط صغير الحجم. تمامًا مثل الفئات السابقة ، يجب أن تكون بالخط العريض والأحرف الكبيرة.
• معتمد بواسطة - يمكن أن يكون هذا هو السطر الأخير في الجزء العلوي من السياسة والإجراءات. يجب أن يكون هذا بخط عريض ومكتوب وفي أقصى الجانب الأيسر من المستند.
• السياسة - يجب أن يكون هناك شيء يشير إلى أن السياسة تبدأ في هذه المرحلة. عادة ، يمكنك جعل كلمة "سياسة" بأحرف كبيرة وغامقة ، بينما يتم شرح السياسة نفسها ليس بأحرف غامقة أو كبيرة. سوف تحتاج إلى تبرير النص الموجود في المستند أيضًا.
• التوجيه - هذا شيء تريد عادةً تمييزه ، لذلك سيكون بخط عريض وبكل الأحرف الكبيرة. تبرير الفقرة بحيث تبدو جيدة في السياسة والإجراءات.
• الإجراء - هذا هو الجزء الأصعب في الشرح لأنه موجه بالتفصيل. في الأساس ، سترغب في فصل خطواتك قدر الإمكان. أنت لا تريد فقرات المعلومات ، فأنت تريد أن تتبع النص البسيط. لذا قسّم قدر الإمكان باستخدام أنواع مختلفة من القوائم بمسافات بادئة مختلفة. على سبيل المثال ، A.1.ia ، كل منها بمسافة بادئة مختلفة عن التي قبلها. ومع ذلك ، عند الانتقال إلى "B" ، يجب أن تكون نفس المسافة البادئة مثل "A" قبلها. سيظهر المثال أدناه مثالًا حقيقيًا على ذلك.
• رقم الصفحة - يجب توسيطه في تذييل المستند. قم بعمل رقم لكل صفحة ، أو اعرض الصفحة الحالية والعدد الإجمالي للصفحات (أي الصفحة 1 من 2). لا يجب أن تحتوي الصفحة الأولى على رقم صفحة عليها.
• رؤوس الصفحات - يجب أن يبدو رأس الصفحة في كل صفحة لاحقة بعد الصفحة الأولى كما هو للعنوان ورقم الإجراء الموجود في الصفحة الأولى.
• الأحرف الأولى - في نهاية كل إجراء ، يجب على الشخص الذي يقوم بمراجعة / مراجعة الإجراء تضمين الأحرف الأولى من اسمه وتاريخ آخر مراجعة / مراجعة له.
• أمثلة - هذه منفصلة عن الإجراء الذي يتم كتابته. يمكن أن تتضمن لقطات شاشة من برنامج ، وجداول للمراجعة ، وما إلى ذلك. عند النقطة ذات الصلة في الإجراء ، يجب الإشارة إلى المثال (مثال أ). ثم في الزاوية العلوية اليمنى من كل مثال يجب أن يكون هناك إشارة إلى هذا المثال.

أفضل خط لاستخدامه في السياسة والإجراءات

هناك أربعة خطوط أرشحها:

1. Arial - يعتبر هذا الخط هو المعيار الصناعي لمعظم المستندات. العديد من أجهزة الكمبيوتر تعتمد بشكل افتراضي على هذا الخط ومن السهل قراءته. لا يمكنك أن تخطئ في هذا الخط.
2. Times New Roman - معيار صناعي آخر. يتم استخدامه أيضًا كخط افتراضي لبعض برامج الكمبيوتر. يعتبر بعض الناس هذا أسلوبًا قديمًا يتعرف عليه الجيل الأول من مستخدمي الكمبيوتر.
3. Calibri - للحصول على نهج أكثر ليونة ، يمكنك استخدام هذا الخط. إنه سهل على العيون ويضفي مظهرًا ناعمًا على المستند. نظرًا لأن السياسة والإجراءات قد تكون مملة للقراءة والكتابة ، فقد يكون هذا أحد أفضل الخطوط للاستخدام.
4. جورجيا - هذا خط غير مألوف الاستخدام ، ولكن يمكن أن يقفز إليك. أنا أعتبره تقاطعًا بين Arial و Times New Roman.

لن أستخدم أي جبهة يصعب قراءتها أو تبدو غير مهنية. لن يأخذ أي شخص السياسة والإجراءات على محمل الجد إذا تم استخدام خط غير احترافي.

توضح الصورة أدناه جميع الخطوط الأربعة في العمل.

أمثلة من الخطوط المذكورة أعلاه.

ديفيد ليفرمور

مثال على سياسة وإجراءات.

ديفيد ليفرمور

التنسيق المستخدم في مثال السياسة والإجراءات أعلاه

يغطي هذا الجدول التنسيق الذي استخدمته في المثال أعلاه. الخط المستخدم هو Arial والنص افتراضي على الجانب الأيسر ما لم يتم تحديد خلاف ذلك.

الفئة	شكل
رأس	14 نقطة ، بولد ، مركز
عنوان	14 نقطة ، بولد
رقم الإجراء	14 نقطة ، بولد
تواريخ	12 نقطة ، بولد ، مركز
مفوض من	12 نقطة ، بولد ، مركز
سياسات	12 نقطة ، "السياسة" جريئة ومبررة
التوجيه	12 نقطة ، جريئة ، مبررة
إجراء	12 نقطة ، مبررة
رقم الصفحة	10 نقاط ، المركز
رأس الصفحة	12 نقطة ، بولد
الأحرف الأولى	12 نقطة

نصائح بخصوص السياسة والإجراءات

فيما يلي بعض النصائح العامة التي يجب اتباعها فيما يتعلق بالسياسة والإجراءات.

• مراجعة الإجراءات في كثير من الأحيان. فقط لأنك تكتب إجراءً لا يعني أنه تم. تحتاج بشكل دوري إلى العودة ومراجعة الإجراء الخاص بك لأية تغييرات. يوصي البعض بمراجعتها كل بضع سنوات ، لكني أحب مراجعتها كل عام ، إن أمكن. علاوة على ذلك ، عندما يتغير شيء ما في المنظمة ويؤثر على الإجراء ، يجب تغيير السياسة والإجراءات على الفور.
• قم بمراجعة الإجراء قبل إتاحته. اطلب من عدد قليل من الأشخاص مراجعة الإجراء للتحقق من أنه منطقي. قم بتضمين الموظفين الجدد وكذلك الموظفين ذوي الخبرة في هذه العملية. يمكنهم تقديم معلومات ربما لم تفكر بها. إذا كانت لديك لجنة منتظمة تقوم بمراجعة الإجراءات ، فهذا أفضل.
• اطلب من الجميع تأكيد مراجعة الإجراء بمجرد إصداره. بمجرد أن أنتهي من كتابة أو مراجعة الإجراء ، أرسله جميعًا إلى جميع موظفيي. يوقعون ويؤرخون عندما يراجعونه. كما أنني أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الموظفين لإبلاغهم بالتغييرات التي تم إجراؤها على السياسة والإجراءات. بهذه الطريقة لدي وثائق أبلغت بها الجميع. في المؤسسات الكبيرة ، يجب التعامل مع هذا من قبل المشرفين على مستوى الفريق أو القسم.
• تطوير جدول المحتويات. إذا انتهى بك الأمر إلى تطوير الكثير من السياسات والإجراءات ، فقم بتطوير جدول محتويات لتسهيل تحديد سياسة معينة.
• اترك بعض المساحة للمناورة في الإجراء. لا ينبغي أن يُتوقع من الموظفين اتباع السياسة والإجراءات حرفياً. يجب أن يكون بمثابة دليل لإنجاز المهمة. طالما لم يتم ارتكاب أخطاء ولم يتم انتهاك أي قوانين ، فيمكن السماح ببعض الفسحة عند اتباع الإجراء.
• اجعل الإجراء قصيرًا قدر الإمكان. لا تقم بتضمين كل سيناريو أو موقف يمكن أن يحدث. إذا حدث شيء ما مرة في السنة ، فلماذا نطور إجراءً عليه؟ من الأفضل تقديم ذلك في مذكرة أو بريد إلكتروني.
• تحقق من أنك لا تنتهك أي قواعد أو قوانين في الإجراء. في المؤسسات الكبيرة ، قد يتعين عليك التحقق من أنك لا تعرض صاحب العمل أو الموظف للأذى عند تطوير إجراء. إذا لزم الأمر ، قم بتضمين الأساس القانوني وراء تطوير السياسة والإجراءات في جزء السياسة من الإجراء.
• ابحث في جوجل. قبل البدء في كتابة السياسة ، ابحث على الإنترنت لمعرفة ما إذا كانت أي منظمة أخرى قد كتبت سياسة مماثلة. لا تسرق الإجراء. بدلاً من ذلك ، ما عليك سوى قراءته وإنشاء ما يخصك بناءً على أفكار الشخص الذي تجده.

إيجابيات استخدام السياسة والإجراءات

فيما يلي مزايا تطوير السياسة والإجراءات:

• يسمح بطريقة رسمية للقيام بالأشياء. بدون وجود سياسة وإجراءات معمول بها ، يمكن أن يسمح للأشخاص بفعل الأشياء بالطريقة التي يريدونها. قد يرتكبون أخطاء أو يتسببون في أخطاء في العملية. السياسة والإجراءات تحل هذه المشكلة.
• إنه يلغي طرح الأسئلة المستمر من الموظفين. بصفتي مشرفًا ، أتلقى باستمرار أسئلة من طاقم العمل. الآن وقد تم تحديث سياستنا وإجراءاتنا بالكامل ، يمكنني فقط توجيههم إلى الإجراء للإجابة على أسئلتهم. ومع ذلك ، في بعض الأحيان من الضروري توضيح الإجراء.
• السياسة والإجراءات تجعل الموظفين مسؤولين. إذا تم القيام به بشكل صحيح ، يمكن أن يؤدي استخدام السياسة والإجراءات إلى تقييد موظفيك بمعايير محددة. لا يستطيع أحد أن يقول إنه لم يكن على علم بشيء ما أو لا يوجد شيء يشير إليه. مع السياسة والإجراءات ، فإنه يبقي الموظفين على دراية بما هو متوقع منهم.
• عظيم لتدريب الموظفين الجدد. عندما أستقبل موظفًا جديدًا ، أقضي اليوم الأول أو الثاني في العمل معهم عن كثب. أريهم الجزء الأكبر من العمل ، لكن بعد ذلك أبتعد. الشيء الوحيد الذي أتركهم معه هو السياسة والإجراءات. نظرًا لأن لديهم أسئلة ، فأنا أوجههم إلى هذا الإجراء. يتعلمون عن الوظيفة وإلى أين يذهبون إذا كانت لديهم أسئلة. بالإضافة إلى أن هذا يحررني للقيام بعملي.
• يمكنه تحديد الأهداف. إن الشيء العظيم في الحصول على واجبات وظيفية كتابية هو أنه يمكن أن يضع أهدافًا لموظفيك. يمكن أن يحدد الإجراء ما يجب القيام به ومتى يجب أن ينام واحدًا تلو الآخر. يمكن للموظفين التعامل مع ذلك على أنه هدف لأنفسهم في محاولة للترقية وكسب الزيادات وما إلى ذلك.

سلبيات استخدام السياسة والإجراءات

فيما يلي سلبيات تطوير السياسة والإجراءات:

• إنه يخنق الإبداع. يشعر الموظفون وكأنهم لا يتمتعون بالحرية في اتخاذ قراراتهم. لن يفكروا خارج الصندوق أو يجدون حلولًا جديدة ومبتكرة لمشكلة ما إذا شعروا أنه يتعين عليهم دائمًا اتباع إجراء محدد. أقول دائمًا لموظفيي أن الإجراءات تهدف إلى أن تكون إرشادات وليست قواعد صارمة وسريعة. ما دمت تصل إلى الهدف بنجاح ، فلا يهم كيف.
• يتطلب تحديثًا مستمرًا يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً. عندما يتغير شيء ما ، يجب على شخص ما العودة إلى السياسة لمراجعتها. عندما تنشأ واجبات وظيفية جديدة ، يتعين على شخص ما كتابة الإجراء الخاص بكيفية القيام بذلك. إنها عملية تستغرق وقتًا طويلاً. أتعامل كل أسبوع مع تحديث أو مراجعة أو التخطيط لكيفية تحديث السياسة والإجراءات.
• يمكن أن يعيق نمو المنظمة. يعود الكثير من الموظفين إلى عبارة "تم دائمًا القيام بشيء بهذه الطريقة فلماذا تغييره؟". هذا لا يعني منع شخص ما من الإبداع. بدلاً من ذلك ، يمكن للسياسة والإجراءات كبح التغيير في المنظمة إذا كان لدى شخص ما مستند ينص على أن شيئًا ما تم دائمًا بطريقة معينة.
• يمكن للموظفين تفسير خطوة في الإجراء بطرق متعددة. قد يقرأ شخص ما خطوة بطريقة ما ، بينما يمكن للآخر قراءة خطوة بطريقة مختلفة ، عندما يكون كاتب الإجراء يعني شيئًا مختلفًا تمامًا. الكلمات على قطعة من الورق قابلة للتفسير. لذلك عندما يتم تطوير إجراء ، خاصة إذا كان طويلاً ، يجب أن يكون هناك بعض التواصل الشفهي حوله
• إنهم مملون في الكتابة. قضيت أحيانًا عدة أيام متتالية في كتابة ومراجعة الإجراءات. يمكن أن تكون عملية طويلة جدًا وممتدة ، لذا فهي ليست الشيء الأكثر إثارة في وظيفتي. تكمن المشكلة في كونها مملة في أنك أكثر استعدادًا لارتكاب الأخطاء ، وهذا هو سبب أهمية وجود عدة أشخاص للتحقق من السياسة بعد أي مراجعات.

© 2014 ديفيد ليفرمور