قسم الموارد البشرية: إجراء تحليل وظيفي - إيجابيات وسلبيات

الهدف النموذجي لتحليل الوظيفة هو الحفاظ على الموظفين الحاليين دون التسبب في عبء العمل الزائد. ومع ذلك ، فإن الغرض النهائي من تحليل الوظيفة هو تحديد الوصف الوظيفي. مطلوب وصف وظيفي لتوظيف أكثر الموظفين تأهيلا لوظيفة معينة. بمجرد الانتهاء من تحليل الوظيفة ، ستفهم بشكل أفضل المهام والمسؤوليات التي يحتاجها المنصب.

يمكن أن يساعد ذلك الإدارة في تحديد ما إذا كان ينبغي تعيين موظف بدوام كامل أو بدوام جزئي أو عقد أو موظف مؤقت. إن معرفة عيوب تحليل الوظيفة سيساعد أيضًا في تنفيذه. ستكون مسلحًا للمعركة إذا حدثت اشتباكات بين الموظفين.

ستدرس هذه المقالة تاريخ تحليل الوظيفة ، ووجهات نظر مختلفة لتحليل الوظيفة ، والتعريف الرسمي لتحليل الوظيفة ، عندما يتم ذلك ، ولماذا يتم ذلك ، وعيوب القيام به ، وكيفية إنجاز المهمة (فريدة و الطرق التقليدية) ، وروابط لمزيد من المعلومات.

ميشيل جونز

ميشيل جونز

نشأت نظرية تحليل الوظيفة من قبل اثنين من علماء النفس ، فريدريك تايلور وليليان مولر جيلبرث ، في أوائل القرن العشرين (Muchinsky ، 2012).

تخيل نفسك كموظف…

انت مشغول. لديك جدول كامل لهذا اليوم. لقد عرفت دائمًا أنك والموظف تسجلان بعضًا من نفس المعلومات ، لذلك تتداخل وظائفك. ومع ذلك ، فأنت تعلم أيضًا أن البقاء مشغولاً يجعل يومك يمر بشكل أسرع ، لذلك لم تشر إلى هذا مطلقًا.

فجأة ، تمت مقاطعتك. يتم استدعاؤك إلى اجتماع وإعطاؤك إرشادات حول كيفية إكمال الجزء الخاص بك من تحليل الوظيفة ، والذي من خلال ما يمكنك فهمه هو مجرد كلمة رائعة لتقول ما تفعله خلال اليوم.

يعتقد الجزء غير الآمن منك ، "لماذا يحتاجون إلى معرفة ما أفعله طوال اليوم؟ أنجزت المهمة ، أليس كذلك؟ هل يحاولون معرفة ما أفعله طوال اليوم حتى يتمكنوا من نقل المهام إلى الآخرين؟ هل هم في خضم السماح لي بالذهاب؟ ربما لا ينبغي أن أكون صادقًا تمامًا. ربما ينبغي علي إضافة المزيد من الواجبات إلى متطلبات منصبي… "

تخيل نفسك كممثل للموارد البشرية…

قرر مجلس الإدارة أنه يريد منك إجراء تحليلات وظيفية لجميع الموظفين في الشركة. أنت تعرف العديد من الطرق التي يمكنك اتباعها لإنجاز هذه المهمة ، ولكنك تعلم أيضًا أن هناك عيوبًا.

حاليًا ، تشمل القضايا التي تتعامل معها في مجال الموارد البشرية ، الخلافات بين الموظفين فيما يتعلق بمن هو المسؤول ، والنزاعات بين الموظفين بشأن من هو المسؤول عن المهام ، والنزاعات بين الموظفين بشأن من أنجز أي إنجاز.

بعبارة أخرى ، أنت حتى العنق في المشاحنات بين الموظفين. بالطبع ، هذا جزء من العمل. المشكلة هي أن هذه الخلافات تؤثر بشكل مباشر على هذه المهمة. محاولة معرفة من هو المشرف "الحقيقي" ، ومن يقوم بأي مهمة ، ومن أنجز أي إنجاز هي العناصر التي يجب أن تكون جزءًا من تحليل الوظيفة.

تتمثل إحدى مزايا تحليل الوظائف في أنه يمكن أن يحد من الخلافات السياسية من خلال توضيح علاقات الإبلاغ ومجالات المسؤولية ، لذلك يمكن لهذه المشكلة أن تحل نفسها بطريقة ما (فيشر ، شوينفيلدت ، شو ، 2006).

لذلك ، في حين أن هناك مزايا وأغراض مهمة لتحليلات الوظائف ، قد يواجه كل من الموظفين ومحللي الوظائف مشاكل في هذه المهمة. سواء كنت موظفًا أو محللًا وظيفيًا ، حاول أن تتخيل الجانب الآخر من العملة لترى الصعوبات التي قد تنشأ.

ميشيل جونز

ما هو تحليل الوظيفة؟

تحليل الوظيفة هو الإجراء الذي يقوم فيه قسم الموارد البشرية بجمع وتوثيق وتحليل المعلومات حول محتوى ومتطلبات الوظيفة. يوضح العلاقة الواضحة بين مهام الوظيفة والمعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة لأداء المهام (مكتب إدارة شؤون الموظفين بالولايات المتحدة ، 2007).

من أجل الحصول على تحليل دقيق ، يجب أن تعتمد إدارة الموارد البشرية على المشرفين والموظفين من أجل تقديم تحليل وظيفي مكتمل ، والمخطط التنظيمي للإدارة ، وأي معلومات أخرى عن أي تغييرات في القسم أثرت على هذا المنصب المحدد.

ميشيل جونز

متى يتوقع قسم الموارد البشرية عادة إجراء تحليل وظيفي؟

• عندما تحدث عمليات الاندماج أو الاستحواذ
• عندما تتولى الشركات الجديدة الشركات القديمة
• عندما تقوم الشركة بتقييمات الأداء
• عندما يتم إجراء تغييرات في الشركة

ميشيل جونز

أنشأت وزارة العمل بالولايات المتحدة قاعدة بيانات تضم 20 ألف توصيف وظيفي بناءً على تحليلات الوظائف التي أجرتها إدارات الموارد البشرية. تسمى قاعدة البيانات O'NET. البحث مجاني ويحتوي على أداة استكشاف المهنة التي تساعد المستخدمين على التعرف على وظائف جديدة استكشف القاموس الإلكتروني للألقاب المهنية (O'NET) الذي أنشأته وزارة العمل بالولايات المتحدة اليوم من أجل معرفة المزيد.

ميشيل جونز

لماذا يتم تحليل الوظائف؟

1. لتحديد ما يلزم لأداء المهمة بنجاح من خلال فهم:

• كيف يتم العمل
• عندما تكون المهام الوظيفية مطلوبة
• من يتأثر بالوظيفة
• ما هي الصفات اللازمة لأداء الوظيفة
• ما هي المهام والواجبات التي يتم إنجازها على أساس منتظم
• ما هي المتطلبات العقلية والجسدية التي تعتبر ضرورية

2. لإعادة توزيع المسؤوليات والواجبات الإضافية أو إزالتها أو اكتشافها أو توزيعها

3. لإنشاء وصف وظيفي وتوثيق سمات الوظيفة

4. لإجراء تحسينات على العمليات أو الإجراءات

5. لتطوير أداء أفضل للموظفين

6. لإدارة فعالة لأنظمة التدريب والترويج

7. لمساعدة الموظفين على تعظيم مواهبهم وتطوير حياتهم المهنية

8. لإيجاد أفضل نوعية من الموظفين لكل منصب معين

9. لتحديد ما إذا كان الفرد المعوق قادرًا على أداء مهام منصب مع أو بدون وسائل راحة خاصة

10. المساعدة في الدفاع القانوني فيما يتعلق باختيار الشركة أو إلغاء شغل الوظائف ؛ لمزيد من المعلومات حول كيفية ارتباط تحليل الوظيفة بالقانون ، تحقق من موقع لجنة تكافؤ فرص العمل.

11. لتصنيف الوظائف بشكل صحيح من حيث المسميات المناسبة ونطاق المرتب

لماذا توجد عيوب لتحليلات الوظائف؟

• يمكن معاملة كل شخص بشكل مختلف لأنه يؤدي واجبات مختلفة.
• لا يحب العديد من العمال التكيف مع بيئة جديدة.
• يمكن أن تحدث المواقف التخريبية إذا شعر الناس بالتهديد في وظائفهم.
• قد يكون من الصعب اكتشاف المؤهلات العقلية حيث لا يمكن ملاحظتها بشكل مباشر.
• بعد اكتمال التحليل ، قد يتم تحديد إلغاء بعض الوظائف.
• التحيزات الشخصية من جانب محلل الوظيفة يمكن أن تشوه البيانات التي تم جمعها.
• إذا شعر الناس بعدم الأمان في وضعهم الحالي ، فقد يشوهون الحقيقة حول ما يفعلونه حقًا في يوم واحد.
• يستغرق تحليل الوظيفة وقتًا طويلاً نظرًا لأن المعلومات الدقيقة مطلوبة.
• إذا لم يفهم العمال ماهية تحليل الوظيفة ، فقد لا يشاركون بطريقة مفيدة.
• قد يكون إكمال تحليل الوظيفة أمرًا صعبًا للغاية إذا تغيرت الوظائف كثيرًا.
• يتطلب تنسيق تحليل وظيفي شامل الكثير من القوى العاملة والتعاون.

• قصة مروعة عن الفشل في إكمال تحليل الوظيفة

  هذه القصة هي مثال على عيب مرتبط بتحليل الوظيفة. كان تعيين مرشح غير مؤهل لمنصب نتيجة فشل هذه الشركة في إجراء تحليل وظيفي ناجح.

ميشيل جونز

كيف يتم تحليل الوظائف؟

غالبًا ما تبتكر إدارة الموارد البشرية طريقتها الخاصة في إجراء تحليل وظيفي من أجل إنشاء توصيف وظيفي موحد بناءً على أساليبها. ومع ذلك ، هناك طرق أخرى يمكن من خلالها إجراء تحليلات الوظائف.

هناك العديد من الأساليب الفريدة والتقليدية التي يمكن تنفيذها في إجراء تحليل وظيفي من أجل تسهيل الموظفين أثناء هذا الإجراء. سيتم توضيح ستة أمثلة على طرق تنفيذ هذه المهمة أدناه.

ميشيل جونز

1. مشاركة الموظف

اطلب من كل موظف ملء تحليل وظيفي. يجب أن يُطلب من جميع الموظفين إكمال تحليل الوظيفة. في حالة وجود أي أسئلة أو مشاكل في ملء تحليل وظيفي ، يجب على إدارة الموارد البشرية مساعدة كل موظف.

سيتيح ذلك لقسم الموارد البشرية الفرصة لمعرفة أين يوجد عبء زائد أو أين يمكن تغيير المهام. يمكن للقسم تحليل المعلومات التي تم الحصول عليها من الموظفين والمشرفين ، وتحديد ما إذا كانت هناك حاجة لإجراء أي تغييرات.

إذا تم استبعاد منصب الموظف ، فهدف الشركة عادةً هو إيجاد دور مختلف له ، وإعادة تدريبه إذا لزم الأمر. يجب أن تؤمن الشركة الجيدة بأن الأفراد الموهوبين سيرحبون بتحدي الدور الجديد ، ويتمتعون بالنمو الوظيفي مع المسؤوليات الإضافية التي تتماشى معه

ميشيل جونز

2. نظام المكافآت

بعد الانتهاء من تحليل كل وظيفة ، قد تقرر الشركة أنه يجب إصدار مكافأة لأولئك الذين تقرر أنهم مؤهلون. يمكن تحديد هذه الأهلية بناءً على أحدث تقييم أداء للمشرف وطول الفترة التي قضاها الموظف في الشركة. يجب أن تكون النسبة المئوية للمكافأة هي نفسها لجميع الموظفين المؤهلين.

إن جدول المكافآت المحدد مثل هذا من شأنه أن يحفز المشرفين والموظفين على المشاركة عن طيب خاطر وبكل سرور في تحليل الوظيفة. ربما كانوا ينظرون إليها كفرصة وليست تهديدًا.

إلى جانب جدول المكافآت ، يمكن إنشاء نظام حوافز بحيث يتم تحفيز أولئك الذين تغفلهم المكافأة أيضًا. في الأساس ، يمكن للنظام أن يعطي العمال الذين لا يحصلون على مكافآت "الأمل". يمكنهم معرفة سبب عدم حصولهم على مكافأة وما يمكنهم فعله في المستقبل لتحسين أداء مركزهم.

ميشيل جونز

3. تفاصيل تحليل الوظيفة

للحصول على تحليل دقيق للوظيفة ، قد يحتاج الموظفون إلى الاحتفاظ بدفتر يوميات لأنشطتهم لعدة أيام لمراقبة كيفية قضاء وقتهم في العمل. يجب أيضًا الموافقة على تحليل الوظيفة من قبل كل مشرف.

يجب أن يسرد التحليل:

• اسم القسم
• ملخص موقف لمسؤولياتهم العامة أو الغرض الرئيسي
• سرد مفصل لجميع المهام التي ينطوي عليها تنفيذ وظائفهم
• تقدير متوسط ​​الوقت المستغرق في أداء كل مهمة بإجمالي مائة بالمائة ، وترتيبها حسب الأهمية
• قائمة بالموظفين الذين تنسق أنشطتهم هذه الوظيفة مع أو يشرف عليها
• قائمة تحدد أنواع المسؤوليات الإشرافية المعنية ، مثل تعيين العمل ، أو التوظيف ، أو إعطاء تقييمات الأداء

يجب أن يصف المشرف بإيجاز الحد الأدنى من الخبرة والتعليم وأي ترخيص مطلوب للوظيفة.

ميشيل جونز

4. طريقتان لتحليل الوظيفة

هناك طريقتان شائعتان لتحليلات الوظائف موجهتان نحو المهام والعمال. تركز الطريقة الموجهة نحو المهام على المهام التي ينطوي عليها أداء الوظيفة. تسعى الطريقة الموجهة نحو العمال جاهدة لفحص الصفات البشرية اللازمة لأداء الوظيفة بنجاح.

عادة ما يتم تصنيف هذه الخصائص إلى أربعة أقسام تسمى KSAO's:

• المعرفه
• مهارات
• قدرات
• أخرى (الشخصية والاهتمامات والخبرات)

ميشيل جونز

5. طرق تحليل الوظيفة

تتضمن بعض طرق إجراء تحليل الوظيفة الأساليب التقليدية والأساليب الفريدة. تبتكر العديد من أقسام الموارد البشرية طرقها الخاصة لإجراء التحليلات الوظيفية. قد يرغبون في القيام بذلك بسبب الطريقة التي يخططون بها لاستخدام تحليل وظائفهم.

السبب الرئيسي لإجراء تحليل وظيفي هو التوصل إلى وصف وظيفي مناسب. يرغب العديد من المتخصصين في الموارد البشرية في جعل جميع توصيفاتهم الوظيفية متشابهة. يريدون أن يكون لديهم نفس التنسيق وأن يتم إنشاؤها باستخدام نفس الطريقة.

طرق فريدة لعمل تحليل وظيفي
اعمال سهلة
تحليل الخلفية
استبيانات
ملاحظات - مباشرة وغير مباشرة
مقابلات مع الموظفين أو المشرفين
التحقيقات في الحوادث الخطيرة
يوميات العمل
تقنية شبكة المرجع
قوائم المراجعة
تحليل المهام الهرمي

ما هو PAQ؟ PAQ عبارة عن أداة لتحليل الوظائف يكملها محلل وظائف محترف ويقيس صلاحية مكون الوظيفة للصفات الموجودة في اختبار الكفاءة. ما هو JASR؟ هذه الطريقة موجهة نحو المهام وسريعة.

الطرق التقليدية لعمل تحليل الوظيفة
المقابلات الشخصية
الدراسات الاستقصائية
تقييمات العمل
المقابلات الهاتفية
المراجعات الإجرائية والعملية
استبيان تحليل الموقف (PAQ)
مقابلات الحدث السلوكي
تحليل الوظيفة بسرعة الواقع (JASR)
أوراق عمل التحليل الوظيفي

ميشيل جونز

6. 6 خطوات عملية تحليل الوظيفة

تستخدم العديد من الشركات عملية من ست خطوات من حيث إجراء تحليل الوظيفة. عادة يتم ترتيبها على النحو التالي:

1. اجمع البيانات وقرر أفضل طريقة لاستخدامها. قد يستلزم ذلك كتابة أوصاف وظيفية أو تحديد معايير الأداء أو إجراء المزيد من الدراسات المهنية.
2. اذكر المهام والمؤهلات المطلوبة لأداء الوظيفة بنجاح. مراجعة المخططات التنظيمية ومخططات العملية.
3. تحديد المهام الحرجة أو الوظائف التمثيلية للتحليل الرئيسي.
4. قم بتحليل الوظيفة من خلال جمع البيانات حول أنشطة الوظيفة وظروف العمل والقدرات المطلوبة لأداء الوظيفة. قيم القدرات ، وحدد الكفاءات الأكثر أهمية.
5. راجع الاستنتاجات مع العامل ومشرفه. بمجرد التأكيد ، قم بإلغاء المهام التي لا ترتبط بالكفاءات.
6. توثيق جميع النتائج ، وتطوير وصف وظيفي دقيق مع مواصفات الوظيفة.

ميشيل جونز

ربما يكون الأمر الأكثر صعوبة ولكنه أيضًا أهم شيء في إجراء تحليل وظيفي هو إشراك الجميع. تم توفير العديد من الخيارات في هذه المقالة لإرشادك في كيفية تحقيق ذلك. قد يكون من الأفضل كتابة مذكرة أو اجتماع رسمي أو مقابلة فردية. قد يؤدي شرح تحليل الوظيفة للمشاركين لأسباب استكماله إلى قطع شوط طويل في مساعدتهم على فهم قرار الشركة.

عرض O'NET - تحليل الوظيفة

المراجع

فيشر ، سي دي ، شوينفيلدت ، إل إف ، وشو ، جي بي (2006). إدارة الموارد البشرية (الطبعة السادسة). بوسطن: هوتون ميفلين.

Muchinsky ، PM (2012). تطبيق علم النفس على العمل. سمرفيلد: Hypergraphic Press Inc.

مكتب الولايات المتحدة لإدارة شؤون الموظفين. (2007). كتيب عمليات فحص التفويضات: دليل لمكاتب فحص الوكالات الفيدرالية. تم استرجاعه في 30 نوفمبر 2013 من