جدول المحتويات:
- دمج البيانات الخارجية في نظام معلومات الموارد البشرية
- نظم المعلومات المتكاملة
- فوائد تكامل البيانات
- تحديات للنظر
- أفضل الممارسات لدمج البيانات
- المصادر:
دمج البيانات الخارجية في نظام معلومات الموارد البشرية
تقدم هذه المقالة نظرة عامة شاملة على دمج البيانات الخارجية في نظام معلومات الموارد البشرية الأساسي ، والفرص والتحديات المتعلقة بهذا التكامل ، وتوفر أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار عند التخطيط للتكامل. في حين أن هذا الموضوع ينطبق على جميع مجالات الموارد البشرية وبيانات الموارد البشرية ، فإن التركيز الأساسي لهذه المقالة يدرس تكامل استطلاعات الرواتب وبيانات السوق.
يتم تعريف نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) على أنه نظام تسجيل لجميع بيانات الموارد البشرية. يوفر نظام معلومات الموارد البشرية الفعال للمؤسسات القدرة على إدارة سير العمل لأنشطة الموارد البشرية الشائعة مثل التوظيف والإعداد وتتبع الفوائد وإعداد التقارير (Celergo.com ، 2017). ليس من غير المألوف أن تستخدم الوظائف المختلفة للموارد البشرية نظامًا متخصصًا لإدارة العمل اليومي للوظيفة. تقليديًا ، تشتري المؤسسة نظام HRIS أساسيًا يعمل كنظام تشغيل أساسي ويضم بيانات الموارد البشرية مثل الموظف:
- اسم
- عنوان
- رقم الضمان الاجتماعي
- المسمى الوظيفي
- حالة FLSA ، إلخ.
بمجرد إنشاء النظام الأساسي ، تجد المؤسسات عادةً الحاجة إلى تثبيت أنظمة إضافية لاستيعاب الاحتياجات المتزايدة للأعمال. في عالم مثالي ، يمكن تلبية الاحتياجات الإضافية لوظيفة الموارد البشرية من خلال شراء وتنفيذ وحدات النظام الأساسي. في بعض الحالات ، لا تدعم الوظائف الإضافية للنظام الأساسي عمليات الأعمال بشكل كافٍ. في هذه الحالات ، يجب اتخاذ قرار إما بتغيير العمليات التنظيمية ، أو شراء برنامج مختلف يدعم عملية الأعمال الحالية ، أو لتطوير أنظمة محلية مخصصة بالكامل. على نحو متزايد ، يُطلب من خبراء نظام معلومات الموارد البشرية دمج أنظمة الموارد البشرية المختلفة (Kavanagh and Johnson ، 2018). بالإضافة إلى تكامل النظام ، قد يُطلب من خبراء نظام معلومات الموارد البشرية أيضًا دمج عناصر البيانات في النظام التي تساعد القادة التنظيميين في اتخاذ القرارات.
نظم المعلومات المتكاملة
يعرّف كافانا وجونسون (2015) أنظمة المعلومات المتكاملة على أنها "أنظمة مبنية على منصات مشتركة تسمح باستخدام مثيل واحد من البيانات في العديد من التطبيقات والنقل السلس للبيانات بين الأنظمة" (ص 165). الحد الأدنى ، يتضمن تكامل البيانات ربط المعلومات في نظامين ولكن حاجة العمل قد تتطلب أكثر من رابطين. غالبًا ما تتضمن عمليات التكامل ربط عمليات المعاملات في نظام واحد يؤدي إلى بدء بعض الإجراءات في النظام التالي. مثال على ذلك هو نظام تتبع مقدم الطلب (ATS) الذي يتم ربطه بأنظمة متعددة. من أجل المثال ، بمجرد اختيار مرشح وتأكيده ،يقوم ATS بتشغيل الدخول إلى نظام الرواتب مما يؤدي إلى الدخول إلى نظام الوقت والحضور وتنبيه قسم الشارات بأن موظفًا جديدًا قد بدأ وأنه يجب إنشاء شارة حتى يتمكن الموظف من التمرير للخارج على مدار الساعة. في هذا المثال ، يتم نقل البيانات بسلاسة دون الحاجة إلى تدخل بشري إضافي يتجاوز المشغل الأولي في ATS. هذا النوع من دعم سير العمل يخفف محترفي الموارد البشرية من الكثير من واجبات المعاملات والإدارية التي كانت تقليديا جزءًا من وظيفة الموارد البشرية ويوفر للموارد البشرية القدرة على أن يصبحوا شركاء أعمال استراتيجيين ويدعمون اتخاذ القرارات التنظيمية.يتم نقل البيانات بسلاسة دون الحاجة إلى تدخل بشري إضافي يتجاوز المشغل الأولي في ATS. هذا النوع من دعم سير العمل يخفف محترفي الموارد البشرية من الكثير من واجبات المعاملات والإدارية التي كانت تقليديا جزءًا من وظيفة الموارد البشرية ويوفر للموارد البشرية القدرة على أن يصبحوا شركاء أعمال استراتيجيين ويدعمون اتخاذ القرارات التنظيمية.يتم نقل البيانات بسلاسة دون الحاجة إلى تدخل بشري إضافي يتجاوز المشغل الأولي في ATS. هذا النوع من دعم سير العمل يخفف محترفي الموارد البشرية من الكثير من واجبات المعاملات والإدارية التي كانت تقليديا جزءًا من وظيفة الموارد البشرية ويوفر للموارد البشرية القدرة على أن يصبحوا شركاء أعمال استراتيجيين ويدعمون اتخاذ القرارات التنظيمية.
من خلال دمج الأنظمة والبيانات الأخرى ، يتمتع خبراء نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) بالقدرة على إنشاء وإنتاج مقاييس ذات مغزى وتقديم دعم قرار شامل. من خلال دمج التعويضات وسوق العمل والوقت لملء البيانات لنشاط التوظيف ، قد تتمكن الموارد البشرية من تحديد العناصر القابلة للتنفيذ لتحسين إدارة التوظيف و / أو التعويض. للمساعدة في توضيح هذه النقطة ، يتم توفير المثال التالي لتوظيف الممرضات:
مثال على توظيف الممرضات
متوسط الوقت الإجمالي لملء الوظائف الشاغرة في مركز ABC الطبي هو 40 يومًا. ومع ذلك ، فإن متوسط الوقت اللازم لشغل وظائف التمريض هو 70 يومًا. قد يجادل البعض بأن هناك نقصًا في التمريض يؤدي إلى إطالة الوقت لملء الرقم. من خلال دمج البيانات ، يكتشف أخصائي HRIS الماهر ، مع ذلك ، أنه عندما يعلن القائمون بالتوظيف عن وظائف شاغرة باستخدام النسبة المئوية الخامسة والسبعين من الراتب المرجعي للسوق ، انخفض الوقت اللازم لملء الوظائف إلى 50 يومًا…
… مقارنة بالأوقات التي تم فيها استخدام فلسفة معيار التعويض للشركة وبلغ متوسط الوقت اللازم لملء 80 يومًا. باستخدام هذه المعلومات ، قد تتخذ الإدارة قرارًا بتغيير فلسفة تعويضات ABC Medical Center لأنها تتعلق بالممرضات. في هذا المثال المبسط ، تم استخراج البيانات من نظام معلومات الموارد البشرية الأساسي ، و ATS ، وسوق العمل واستخدامها لاتخاذ قرار يؤثر على ميزانية المنظمة. يمنح تكامل البيانات المنظمة القدرة على فهم الظروف المتغيرة وإدراك تأثيرها بمرور الوقت - أو فورًا - للتأثير على التغيير.
فوائد تكامل البيانات
هناك العديد من الأسباب التي تجعل المنظمة تختار دمج البيانات الخارجية مع نظام معلومات الموارد البشرية الأساسي. كما هو موضح في المثال أعلاه ، تتيح البيانات المتكاملة للقادة الحصول على تحليلات في الوقت المناسب بالإضافة إلى التقارير المخصصة. من خلال دمج مجموعات البيانات ، يُنشئ نظام معلومات الموارد البشرية قيمة في إتاحة إمكانات إعداد التقارير في مكان واحد. في حالة تخطيط التعويض ، يمكن للأنظمة المتكاملة أن تتضمن إرشادات الجدارة بناءً على الموقع وضمن نطاق الراتب المناسب بناءً على تقييمات الأداء. وبهذه الطريقة ، يلغي تكامل البيانات حاجة المديرين إلى تفسير مصفوفة معقدة ويقلل من احتمال حدوث أخطاء بناءً على الحسابات اليدوية وتفسير السياسات. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تخطيط التعويض الذي لا يتم تنفيذه باستخدام نظام متكامل في الوقت الفعلي يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا.في مسح الخدمة الذاتية للموارد البشرية لعام 2002 ، قدرت مجموعة Cedar Group أنه في أمريكا الشمالية ، حققت الشركات وفورات قدرها 5.29 دولارًا أمريكيًا لكل معاملة في المتوسط باستخدام نظام تخطيط التعويض الآلي (Wright، 2004) إذا كان هذا الرقم صحيحًا ، فحتى الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ستستفيد من دمج البيانات وأتمتة تخطيط التعويض لإنشاء هذا النوع من تطبيق الخدمة الذاتية للمدير.
يوفر نظام معلومات الموارد البشرية المتكامل أيضًا امتثالًا للتقارير الفيدرالية بدون قلق بالنسبة للمؤسسات التي يُطلب منها الإبلاغ عن البيانات سنويًا ، يمكن أن تكون جهود جمع البيانات مملة وتستغرق وقتًا طويلاً. يمكن بسهولة التلاعب بالنظام المتكامل الذي يتتبع التدريب المطلوب ، على سبيل المثال ، لإنشاء تقارير قياسية للجنة المشتركة. وينطبق الشيء نفسه على تقارير EEO-1 و Vets-100. بالإضافة إلى التوافق المخطط ، تسمح الأنظمة المتكاملة للمؤسسات بتقديم استجابات في الوقت المناسب للمراجعين وإنتاج البيانات لإجراء عمليات التدقيق الذاتي. يؤدي دمج البيانات من الأنظمة الأساسية القائمة على الخدمة الذاتية للموظفين إلى زيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء من خلال جعل الموظفين يقدمون بياناتهم الخاصة في نظام معلومات الموارد البشرية.
تحديات للنظر
لا يعد دمج البيانات الخارجية أمرًا إيجابيًا ، ومن المؤكد أنه يجلب معه مجموعة من التحديات التي يجب على المؤسسة النظر فيها. يعد تكامل البيانات والأنظمة مكلفًا وغالبًا ما يتطلب الأمر حلولاً بديلة أو تصحيحات لتوفير البيانات المفيدة لدعم القرار. إذا كانت إحدى المؤسسات ترغب في دمج نظام محلي مع نظام البائعين أو دمج نظامين أو أكثر من أنظمة البائعين ، فستكون هناك حاجة إلى خبير HRIS مع المعرفة التقنية للبروتوكولات ولغات البرمجة لمشاركة البيانات بين الأنظمة (Kavanagh and Johnson ، 2018). إذا لم يكن هذا المبرمج حاليًا جزءًا من موظفي المنظمة ، فسيتعين على قائد نظام معلومات الموارد البشرية وضع ميزانية للوظيفة الإضافية. في حين أن نظام معلومات الموارد البشرية المتكامل للغاية قد يوفر كفاءات أكبر من خلال استخدام الخدمة الذاتية لمقدم الطلب والموظف والمدير ،يجادل البعض بأن هذه الأنظمة قد تنقل العمل من الموارد البشرية إلى المديرين والموظفين ، مما يؤدي إلى زيادة العبء على المديرين المباشرين والموظفين التنفيذيين ، ويقال أن هذا له تأثير طويل الأجل على خفض الإنتاجية الإجمالية في المؤسسات. قد لا يتم قبول أنظمة المزايا بشكل جيد من قبل الموظفين الذين يشعرون أنهم بحاجة إلى دعم إضافي في اتخاذ القرارات (Stone ، وآخرون ، 2015). بالإضافة إلى ذلك ، قد لا يكون بعض الموظفين مرتاحين لاستخدام التكنولوجيا وقد يفضلون النماذج الورقية على إدخال الكمبيوتر.قد لا يكون بعض الموظفين مرتاحين لاستخدام التكنولوجيا وقد يفضلون النماذج الورقية على إدخال الكمبيوتر.قد لا يكون بعض الموظفين مرتاحين لاستخدام التكنولوجيا وقد يفضلون النماذج الورقية على إدخال الكمبيوتر.
التحدي الرئيسي الآخر الذي يجب مراعاته هو مرونة النظام - وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح تكامل البيانات. في مثال أتمتة التعويض ، تتغير خطط التعويض بمرور الوقت ويجب أن يكون نظام معلومات الموارد البشرية قادرًا على مواكبة هذه التغييرات. يمكن أن تشمل التغييرات الأهلية وقواعد العمل (على سبيل المثال: الحد الأدنى والحد الأقصى لمبالغ الزيادة) والميزانيات والإرشادات وتواريخ الوصول والحسابات وحتى العروض التقديمية للشاشة. هناك حاجة إلى إضافة أو إزالة مكونات الدفع الأساسي أو خطط المكافآت أو خطط المخزون لتوفير المرونة لتغييرات البرنامج النموذجية (Wright، 2004). يجب أن توفر الأنظمة أيضًا المرونة اللازمة لاستيعاب الاحتياجات المتغيرة المتعلقة بالامتثال أيضًا. قد يتبع تخطيط التعويض للموظفين المعفيين والموظفين غير المعفيين ، على سبيل المثال ، إرشادات مختلفة.قد يوفر تكامل بيانات التعويضات أيضًا للمديرين إشارات للإشارة إلى مشكلات الامتثال المحتملة - على سبيل المثال ، مؤشرات للنساء وموظفي الأقليات عندما تقل رواتبهم عن أقل من الموظفين المؤهلين من الذكور والأغلبية. يمكن أن يكون هذا النوع من العلم معقدًا للتنفيذ لأنه يتطلب من النظام سحب البيانات من عدة أنظمة مختلفة (HRIS الأساسية و ATS وبيانات سوق الرواتب) ، وتطبيق الحسابات (نسبة كومبا على أساس معدل الساعة أو الراتب السنوي اعتمادًا على حالة FLSA) ، وإخراج مؤشر أو علامة إلى المدير بناءً على تعريف الشركة لما يشكل عنصرًا يتطلب المراجعة (Wright 2004).يمكن أن يكون هذا النوع من العلم معقدًا للتنفيذ لأنه يتطلب من النظام سحب البيانات من عدة أنظمة مختلفة (HRIS الأساسية و ATS وبيانات سوق الرواتب) ، وتطبيق الحسابات (نسبة كومبا على أساس معدل الساعة أو الراتب السنوي اعتمادًا على حالة FLSA) ، وإخراج مؤشر أو علامة إلى المدير بناءً على تعريف الشركة لما يشكل عنصرًا يتطلب المراجعة (Wright 2004).يمكن أن يكون هذا النوع من العلم معقدًا للتنفيذ لأنه يتطلب من النظام سحب البيانات من عدة أنظمة مختلفة (HRIS الأساسية و ATS وبيانات سوق الرواتب) ، وتطبيق الحسابات (نسبة كومبا على أساس معدل الساعة أو الراتب السنوي اعتمادًا على حالة FLSA) ، وإخراج مؤشر أو علامة إلى المدير بناءً على تعريف الشركة لما يشكل عنصرًا يتطلب المراجعة (Wright 2004).
أفضل الممارسات لدمج البيانات
يقدم Wright (2004) ثمانية اقتراحات يجب مراعاتها عند دمج البيانات واستخدامها لأتمتة تخطيط التعويض. يمكن تطبيق الاقتراحات عبر وظائف الموارد البشرية ويجب على خبراء نظام معلومات الموارد البشرية أن يضعوا في اعتبارهم التوصيات.
- خطط بدقة. يجب ألا يكون تكامل البيانات قرارًا في اللحظة الأخيرة أو فكرة لاحقة. يجب تعيين البيانات من جميع الأنظمة المشاركة في الربط للتأكد من أن مجموعات البيانات متوافقة للنقل.
- يجب أن يتم تنفيذ الوظائف على مراحل بمرور الوقت. يُنصح بأن لا تحاول المنظمات القيام بالكثير بسرعة كبيرة. من خلال التنفيذ على مراحل ، تمنح المنظمات نفسها الفرصة للاستجابة للتحديات وإعادة توجيه الموارد إذا لزم الأمر.
- من المهم البحث والالتزام بأفضل الممارسات الخاصة بالصناعة. من المحتمل أن تكون احتياجات المنشأة الطبية مختلفة تمامًا عن احتياجات الشركة المصنعة. لا يوجد حل واحد يناسب الجميع لاحتياجات تكامل البيانات ويجب أن يكون خبراء نظام معلومات الموارد البشرية على دراية بهذا عند بدء المشروع.
- يجب أن يتحقق قسم الموارد البشرية من تكرار الاستثناءات لقواعد العمل لتحديد ما إذا كان يجب تكوين النظام المتكامل حديثًا لاستيعاب الاستثناءات.
- يجب على المنظمات النظر في الآثار المترتبة على الحسابات التي تستند إلى التقريب. هذه النصيحة خاصة ببيانات التعويض ولكن من المهم أخذها في الاعتبار. إذا تم تقريب الأرقام ، فقد يؤثر ذلك على الميزانية بطريقة غير متوقعة ويعطل توقعات الميزانية. تبدو هذه مسألة صغيرة ، ومع ذلك ، بمرور الوقت ، قد تكون مكلفة.
- تحقق من صحة البيانات المطلوبة في نظام معلومات الموارد البشرية الأساسي وخطة الوقت لتنفيذ تنقية البيانات المجدولة إذا لزم الأمر.
- يؤكد رايت على الحاجة إلى اختبار أي تعديلات على النظام قبل نشرها. من المهم أن يتم اختبار جميع السيناريوهات الممكنة في النظام للتأكد من أن الأمن سليم وأن النظام المتكامل يعمل كما هو متوقع.
- وأخيرًا ، فإن التوصية الثامنة هي التخطيط لإدارة تغيير الاتصالات. يُقال إن تطبيقات نظام معلومات الموارد البشرية فشلت ليس بسبب مشكلات في الأجهزة أو البرامج ، ولكن بسبب قائد التغيير ، والأشخاص والقضايا التنظيمية المتعلقة بالتغيير (Kavanagh and Johnson ، 2015).
في الختام ، تكامل البيانات الخارجية له فوائد عديدة. يسمح تكامل البيانات بتحسين دعم القرار و metrix. بينما تتحقق الكفاءات في النهاية ، هناك تكاليف أولية مرتبطة بتكامل البيانات التي يجب على خبراء نظام معلومات الموارد البشرية حسابها. بالإضافة إلى ذلك ، قد يقاوم بعض الموظفين والمديرين استخدام وظائف الخدمة الذاتية التي تعتمد عليها البيانات المتكاملة. إذا طبق القادة أساليب إدارة التغيير الفعالة وخططوا الموارد وفقًا لذلك ، فمن المحتمل أن يكون لتكامل البيانات تأثير إيجابي على وظيفة الموارد البشرية والعمل بشكل عام.
المصادر:
تكامل نظام معلومات الموارد البشرية مع كشوف المرتبات العالمية - أربعة مفاتيح للنجاح. (2017 ، 06 أكتوبر). تم الاسترجاع في 24 فبراير 2018 من
كافانا ، إم جي ، آند جونسون ، آر دي (2018). نظم معلومات الموارد البشرية (الطبعة الرابعة). لوس أنجلوس ، كاليفورنيا: سيج.
Stone ، DL ، Deadrick ، DL ، Lukaszewski ، KM ، & Johnson ، R. (2015). تأثير التكنولوجيا على مستقبل إدارة الموارد البشرية. مراجعة إدارة الموارد البشرية ، 25 (إدارة الموارد البشرية: الماضي والحاضر والمستقبل - المجلد 2) ، 216-231. دوى: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002
رايت ، أ. (2004). لا ترضى بالقليل: برامج التعويضات العالمية تحتاج إلى أدوات تعويض عالمية. مراجعة خطة مزايا الموظفين ، 58 (9) ، 14.
© 2018 جيس نيوتن