إدارة الميزانيات: فهم كيفية الإبلاغ عن الأداء مقابل الميزانيات

تعد إدارة الأموال جزءًا مهمًا جدًا من كل عمل وحياة شخصية وتساعد على التحكم في الأموال بطريقة أكثر فعالية وكفاءة. الميزانيات هي أدوات مالية للأعمال التجارية وتقارير الأداء هي تقييمات للمهام أو المشاريع في بيئات العمل. تساعد تقارير الأداء في تحديد أو تتبع الفروق في الميزانيات ؛ على سبيل المثال حيث تم إنفاق الأموال ومن حيث تم تحقيق الدخل. قد تتضمن تقارير الأداء أيضًا معلومات أخرى غير الشؤون المالية ؛ على سبيل المثال متطلبات المعدات الجديدة ، والمخزونات ، والموظفين ، إلخ.

3: فهم كيفية الإبلاغ عن الأداء مقابل الميزانيات

تستجيب هذه المقالة لوحدة NVQ المستوى 4 ، "إدارة الميزانيات" ولها قيمة ائتمانية "5".

من أجل الحصول على فهم واضح للغرض من الميزانية ، وهو الجزء الأول لهذه الوحدة ، يرجى اتباع الرابط أدناه

إدارة الميزانيات - فهم الغرض من الميزانيات

للحصول على فهم تفصيلي لكيفية إدارة الميزانيات ، وهو الجزء الثاني لهذه الوحدة ، يرجى اتباع الرابط أدناه

إدارة الميزانيات - فهم كيفية إدارة الميزانيات

3.1 شرح الغرض والفوائد من الإبلاغ عن المعلومات حول الأداء مقابل الميزانية

من أجل الإبلاغ عن معلومات حول الأداء مقابل الميزانية ، يحتاج المرء إلى مراقبة ما إذا كانت الميزانيات المقدرة تتوافق مع النتائج الفعلية التي تم تحقيقها. يتحمل صاحب الميزانية أو مدير الميزانية مسؤولية مراقبة جميع هذه الحقائق والبيانات عن كثب. كما أنه من واجب الموظفين الآخرين المعنيين تزويد المدير بمعلومات دقيقة اعتمادًا على مستوى مسؤوليتهم. في المقابل ، يحتاج المديرون إلى تقديم ملاحظات حول الأداء وكذلك تقديم الاقتراحات والمشورة بشأن أي إجراءات أو اختلافات مخطط لها.

يعد الإبلاغ عن معلومات الأداء عملية يتم فيها جمع جميع البيانات مباشرة من الأساسيات ويتم تطوير معلومات الأداء التي توضح تفاصيل كيفية استخدام الموارد وتحقيق الأهداف.

الغرض والفوائد من الإبلاغ عن معلومات الأداء مقابل الميزانية هي:

• فإنه يحسن فعالية التقارير المالية
• فإنه يساعد على دراسة أية مخاطر أو مخاطر واحتمالات المستقبل تقدير
• يساعد على تحديد ومقارنة الأداء بين السنة المالية الحالية والماضية واستخلاص تقدير لإجراءات الميزنة المستقبلية.
• يساعد في تحديد الفروق في الميزانية والنتائج المحققة. كما أنه يساعد في التخطيط وتحديد الأهداف للعروض المستقبلية. تشير الفروق إذا كانت مواتية إلى أداء جيد ، بينما تشير الفروق غير المواتية إلى ضعف الأداء.

• كما أنه يساعد مع خفض تكاليف و زيادة الأرباح - في الأساس الرقابة على النفقات.
• يمكن استخدام الأموال الزائدة على الميزانية لتوسيع أو تطوير الأعمال. تلعب تقارير الأداء دورًا جيدًا هنا.
• يساعد في تخطيط الخطوات التالية التي يجب اتخاذها لإكمال المهمة.
• يساعد في استكمال التنبؤات لأي مشاريع مستقبلية محتملة ، أو الحاجة إلى إجراءات إدارية أو تغييرات في السياسات والإجراءات

• يساعد في تحديد الأخطاء في أي وقت من وقت المهمة أو المشروع الفعلي أو أي شيء متعلق بالعمل
• يساعد في تحديد ما إذا كانت الميزانية والنفقات معقولة.
• يساعد على تحديد من هو المسؤول أمام من ولماذا ويعكس أيضًا الخطط المالية
• يساعد في تصحيح المشكلات التي تحتاج إلى اتخاذ إجراءات ويمكن القيام بذلك قبل خروج المشكلة عن السيطرة.

3.2 شرح كيفية التحقق من دقة حسابات الميزانية.

تعد الدقة في إعداد الميزانية مهارة مهمة للغاية عندما يتعلق الأمر بإدارة شركة أو مؤسسة. يمكن أن تؤدي الاختلافات في الميزانية عن تلك المتوقعة إلى حدوث عجز وتعرض الشركة للخطر. إذا كان المرء شاملاً طوال عملية وضع الميزانية ، فمن المحتمل أن يطور ميزانية أكثر دقة.

كيف يمكن التحقق من دقة حسابات الميزانية؟ دعونا نلقي نظرة على بعض الطرق للقيام بذلك!

• تأكد دائمًا من تضمين كل بند من بنود الإنفاق والدخل المرتبط بالعمل في الميزانية ؛ على سبيل المثال حتى العناصر الصغيرة مثل الفواتير الصغيرة والنفقات الصغيرة اليومية وما إلى ذلك.
• تحقق من أنك قد أضفت جميع المعلومات المتعلقة بالتسيير اليومي للأعمال في عملية إعداد الميزانية ؛ حتى المهام الصغيرة ونفقاتها
• عند تقدير التكاليف ، ضع دائمًا افتراضات واقعية ؛ يمكن تحقيق ذلك من خلال البحث الشامل حول هذا البند المحدد في الميزانية. يجب أن تكون قادرًا على شرح افتراضك مع التفكير المنطقي.

• لا تقرر التقديرات بنفسك ؛ بدلاً من ذلك ، خذ المعلومات والأفكار من جميع الأعضاء المعنيين في المنظمة. بهذه الطريقة من غير المرجح أن تنحرف الدقة.
• لديك دائمًا بعض الأموال الإضافية لتغطية الفروق ، وهذا سيساعد وظيفة العمل ضمن الميزانية المخصصة وبالتالي تجنب الانحرافات عن الدقة
• انظر إلى كل سطر في بند الميزانية مثل تكاليف التدريب والتبرعات وأحداث جمع التبرعات والقرطاسية وما إلى ذلك ، والتقدير بعناية فائقة. باختصار ، اذكر كل الدخل والنفقات.
• صنف العناصر ، بحيث يسهل التحقق من كل مهمة أو هدف لتفاصيل الميزانية الخاصة بهم. على سبيل المثال ، نفقات التدريب ، ونفقات رواتب الموظفين ، ونفقات التجديد ، والنقل ، والشؤون القانونية ، والتأمين ، إلخ. افعل ذلك لكل من الدخل والنفقات.

• أضف أكبر قدر ممكن من التفاصيل حتى تحصل على رقم دقيق.
• هل ل تقدير مجموع ، وهو تقدير العناصر الفردية وإضافتها معا للحصول على المجموع؛ كلاهما يجب أن يحسب. على سبيل المثال ، ابحث عن المجاميع الفرعية للفئات وجمع المجاميع الفرعية ؛ ابحث عن الإجمالي الإجمالي لجميع العناصر. يجب أن يساوي الإجمالي الإجمالي مجموع المجاميع الفرعية.
• احصل على تنسيق قياسي حيث ستدرج بنود ميزانيتك وتقوم بالحسابات. احسب الإجماليات باستخدام الصيغ وأيضًا يدويًا. دائما حسابات تحقق مزدوجة / ثلاثية.

• قم بعمل قوائم مراجعة واطلب مساعدة الآخرين للتحقق من دقة العناصر والتقديرات والحسابات.
• اكتب المبالغ / التكاليف عبر كل عنصر على حدة
• كن مستعدًا للإجابة على أي أسئلة أو شكوك قد تنشأ عن أوراق الميزانية. أضف ملاحظات وتعليقات عند الضرورة ، حيث سيوفر ذلك الوقت في الإجابة على الأسئلة ، ويجعل الميزانية أكثر وضوحًا وشفافية. الرجوع إلى الميزانية السابقة والبيانات المالية وإجراء المقارنات.
• خذ التعليقات قبل الانتهاء ، ليس من شخص واحد فقط ولكن احصل على عدد كافٍ من الأشخاص المهرة وذوي الخبرة المعنيين. على سبيل المثال ، الأشخاص من الإدارة المالية والمحاسبين وفريق المشروع والمدير والمجلس وما إلى ذلك.

3.3 شرح الغرض من تسجيل المعلومات وفوائدها التي ستساعد في الإعداد المستقبلي للميزانيات

عندما تقوم بإعداد ميزانية لسنة معينة ، احتفظ بسجل لجميع المعلومات التي استخدمتها لتطوير الميزانية ، بما في ذلك الملاحظات والتعليقات والبيانات والوثائق التي ستساعد في إعداد الميزانية المستقبلية للمؤسسة أو العمل.

الغرض والفوائد من القيام بذلك هي:

• يساعد على تنسيق عملية الميزنة عبر مختلف المجالات الوظيفية ودمجها لغرض المنظمة. أنت تعلم أن لديك الخطط والمواد الجاهزة للسنة المالية التالية في متناول اليد ، بدلاً من بدء الأمور من الصفر.
• يساعدك على التعلم وتجنب الأخطاء مما تعلمته وخبرته في العام الماضي.
• أنت متحمس وتصبح العملية أسهل بكثير. أنت لا تنظر إلى إعداد الموازنة على أنها مهمة شاقة ، ولكن عليك القيام بها بحافز. يحسن الرضا الوظيفي.

• يساعد في التحسين المستمر ، ويساعدك على تجنب أخطاء الماضي واتخاذ تدابير بديلة لتحقيق نتائج أفضل.
• يساعد في تحسين أداء الأقسام والمنظمة ككل. لديك الأساسيات في متناول اليد وتعرف أين تبحث عن الموارد وكيفية إنفاقها بحكمة.
• لديك فهم أفضل لرصد الميزانيات ومراقبتها ومراجعتها. يمكنك أيضًا تحسين تقارير الأداء ويمكنك بالتأكيد رؤية اختلاف كبير في تقارير الأداء والميزانية.
• يقلل من عدم اليقين في معظم المجالات ، ويقلل من أي تضارب قد ينشأ ويحسن عملية صنع القرار.

• يساعدك على الاستمرار في التركيز وتتبع الاتجاه الذي يسير فيه العمل. يمكنك الجلوس ومراجعة الأداء والعوامل التي تساهم أو تؤثر على نمو الأعمال
• يساعدك في التركيز على مستقبل العمل بدلاً من المواقف والعروض الحالية فقط.

أتمنى أن تكون قد وجدت المعلومات هنا مفيدة ومثيرة للاهتمام. من فضلك لا تتردد في التعليقات ومشاركة أفكارك وخبراتك.

شكرا لزيارتكم. أتمنى لك كل خير.

ليفينجستا.