دبلوم Nvq من المستوى 3: إدارة الأداء الخاص بك في الأعمال التجارية

راجع المعلومات حول كيفية إدارة أدائك في بيئة الأعمال.

صورة كريستينا @ wocintechchat.com على Unsplash

مقدمة عن هذه الوحدة

هذه وحدة إلزامية من المجموعة "أ" في المستوى 3 بإجمالي 3 نقاط. سيكون لدى المرشحين فهم شامل لكيفية تخطيط العمل وتحديد أولوياته ، وكيف يكونون مسؤولين أمام الآخرين وكيف يؤثر ذلك على الأعمال التجارية ، وأهمية أن يكونوا داعمين ، وكيفية تخطيط وترتيب أولويات عبء العمل وأهمية القيام بذلك وكيف تكون مسؤولين عن عملهم.

كما تم تضمين بيان شخصي لهذه الوحدة.

1. اشرح الغرض من تخطيط العمل وفوائده وأن تكون مسؤولاً أمام الآخرين عن عملك.

من خلال الخطة ، يمكننا الحصول على تقدير تقريبي لمقدار الوقت الذي سيستغرقه مسار العمل على الأقل.

مزايا التخطيط

• يعطي التخطيط تقديرًا تقريبيًا للوقت المطلوب لاستكمال الإجراءات ويحدد الإجراءات التي سيتم تنفيذها.
• يساعد في تخطيط الميزانية.
• يساعد على الاستعداد لمواجهة حالات الطوارئ.
• يساعدك على التنظيم على أساس يومي وأسبوعي وشهري.
• يساعد التخطيط على تجنب ازدواجية العمل.

أثناء التخطيط ، يجب عليك الحصول على أكبر عدد ممكن من التفاصيل حول جزء العمل الذي تقوم به لتمكينك من إنتاج عملك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

يمكنك كتابة خططك في قائمة المهام. تدوين كل شيء له غرضان:

1. أولاً ، أنت تخطط لعملك والأدوات التي تحتاجها.
2. ثانيًا ، تقوم بعمل حساب مكتوب لوظيفتك ليراه الآخرون.

بهذه الطريقة ، إذا تم سؤالك عما قمت به في أي وقت ، يمكنك إظهار ذلك لهم وتكون مسؤولاً عن عملك.

2. اشرح الغرض والفوائد من التفاوض على أهداف واقعية للعمل والطرق التي تقوم بها بذلك.

من المهم التفاوض على أهداف واقعية لإنجاز الوظائف في الوقت المحدد ، وإلا سيكون لها ملاحظة سيئة على أخلاقيات عملك. من الجيد دائمًا التخطيط لأوقات إضافية ، بدلاً من الأطر الزمنية الضيقة ، لأن الجودة في العمل مهمة جدًا. طرق التفاوض هي ،

1. التخطيط والإعداد: حدد أهدافًا واضحة وابق عليها. اجمع كل المعلومات اللازمة لإكمال المهمة حتى قبل بدء المهمة.
2. المناقشة: يجدر إجراء مناقشة مع الموظفين ذوي الخبرة أو كبار السن للحصول على المشورة بشأن ما إذا كانت خطتك أو افتراضك حول خطة جيد بما يكفي لإكمال المهمة على أكمل وجه.
3. مراجعة واقتراح: اشرح بشكل واقعي اقتراحاتك وانتظر الرد. تحدث إلى الفريق ، واطلب المشورة والاقتراحات.
4. المساومة والتسوية: ابحث عن الصفقات التي تناسب ميزانية الشركة بشكل أفضل ولا تفشل أيضًا في التحقق من الجودة. تفاوض مع التجار واستقر في أفضل صفقة ميسورة التكلفة.

3. كيف تحدد أولويات الأهداف وتضع جداول زمنية لعملك؟

كل وظيفة أو مهمة سواء كانت مهمة أم لا ، سواء كانت عاجلة أم لا ، لها موعد نهائي ، ويجب إكمالها في غضون الجدول الزمني المتفق عليه. يجب تحديد أولويات العمل والمهام اعتمادًا على طبيعة العمل وطول العمل والإلحاح والموعد النهائي لذلك.

يجب أن تكون المهام الأكثر إلحاحًا في قائمة الأولويات العالية ، وكذلك المهمة التي تتطلب معظم الوقت ولكنها أقل إلحاحًا ، لأنه سيتعين عليك العمل عليها لبضعة أيام أو ربما حتى أسابيع. لذا ابحث في المراحل المختلفة للمهمة أو المشروع وقم بتقدير الوقت الذي سيستغرقه إكمال كل خطوة. بهذه الطريقة ستكون قادرًا على تعيين جدول زمني للمهمة بأكملها ، وتحديد موعد ، ثم البدء في العمل حتى الانتهاء في ذلك اليوم. سيساعد ذلك في تحفيز نفسك وقضاء الوقت المطلوب في العمل عليه ، لإكماله في الوقت المناسب.

لتحقيق هدفك ، تأكد من أنك

• حدد مقدار الوقت الذي ستحتاج لقضائه كل أسبوع لإنجاز مهمتك في الوقت المحدد.
• احتفظ بالتاريخ في يومياتك ، حتى يساعدك على التركيز.
• احصل على سجل لجميع الخطوات التي تم إكمالها نحو الإنجاز ، فهذا سيساعد في تحفيز نفسك.
• تحقق كل أسبوع لمعرفة ما إذا كنت تقضي الوقت المناسب كما هو مخطط له ، والأهم من ذلك تحقق لمعرفة ما إذا كنت قد حققت ما حددته كل أسبوع.
• عندما تعتاد على هذه الخطة ، سترى أنها تصبح روتينك الخاص ، وستساعدك على تحقيقها بسهولة.

4. ما هي أنواع المشاكل التي قد تحدث أثناء العمل وكيف تتعامل معها؟

يمكن أن تحدث المشاكل في أي وقت في العمل ويجب على المرء أن يكون مستعدًا لمواجهتها وحلها دون أن يؤثر ذلك على الأداء الطبيعي للفريق والمنظمة. إذا كانت هناك حالات لا يمكن فيها إكمال المهمة في التاريخ المطلوب ، فتأكد من الاتصال بالأشخاص المعنيين والترتيب لموعد مختلف. بهذه الطريقة تُبقي الناس على اطلاع ولا تتركهم يتساءلون عن الخطأ الذي حدث.

إذا كانت هناك مهام تركها شخص ما في الفريق غير مكتملة ، ولكن اقتربت من الموعد النهائي ، فتأكد من الاتصال بهم واسألهم عن سبب عدم اكتمالها بعد ، واطلب وقتًا سيتم الانتهاء منه. أخبرهم بأهمية الإنجاز.

في بعض الأحيان ، تواجه مشكلات تتعلق بتكنولوجيا المعلومات والتي ستعيقك عن أداء عملك ، أو حتى تمنعك من إنهاء عملك في الوقت المحدد ، خاصة تلك التي لها موعد نهائي ضيق للغاية. خلال هذه الظروف ، قم بإبلاغ مكتب تكنولوجيا المعلومات بذلك على الفور واشرح لهم أنه أمر عاجل للغاية وأن لديك موعدًا نهائيًا.

5. اشرح الغرض والفوائد من إبقاء الآخرين على اطلاع بالتقدم المحرز.

من المهم إبقاء الناس على اطلاع بشأن التقدم لأنه يساعدهم على معرفة الأهداف التي يحتاجون إلى تحقيقها وما إذا كانوا قد حققوها. كما أنه يساعد في تحديد وتحديد أهداف وغايات الإنجازات. كما أنه يساعد في التحفيز

6. اشرح الغرض والفوائد من السماح للآخرين بمعرفة ما إذا كانت خطط العمل بحاجة إلى التغيير في الوقت المناسب.

يحتاج الناس إلى إعلامهم إذا كانت خطط العمل بحاجة إلى التغيير حتى يدركوا أنهم بحاجة إلى تغيير ما يقومون به. كما أنه يجعلهم يشعرون بالمشاركة في ما يجري والحصول على تعليقات حول ما إذا كانت الخطط مجدية.

7. اشرح الغرض من التعرف على الأخطاء والتعلم منها وفوائدها.

الغرض من التعلم من الأخطاء وفوائده هو أنك لا ترتكب الأخطاء مرة أخرى.

التعلم من الأخطاء هو تحمل المسؤولية الكاملة عن أفعالنا ، والتواضع بما يكفي للتعرف على أخطائنا وعدم إلقاء اللوم على الآخرين. من المهم أن ندرك دورنا في المشكلة. التعلم من الأخطاء هو التعرف على الخطأ الذي فعلته ، والتفكير في الموقف حتى تدرك ما كان يجب عليك فعله ، والاعتذار والانضباط الذاتي للتأكد من عدم تكرار الخطأ مرة أخرى.

أفضل طريقة للتعلم من الأخطاء هي التعلم من أخطاء الآخرين. كن منتبهاً لما يفعله الآخرون ، واطرح الأسئلة ، واتبع أولئك الناجحين ، وحلل الإجراءات التي اتخذوها لتحقيق النجاح وفهم أخطائهم ونكساتهم لمحاولة تجنبها.

8. اشرح الغرض من المبادئ التوجيهية والإجراءات وقواعد الممارسة ذات الصلة بعملك.

الغرض من الإرشادات والإجراءات هو أنك تعرف ما يجب القيام به وكيف يجب القيام به. لا توجد فرصة لك أن تخطئ وترتكب أخطاء.

الغرض من قواعد الممارسة هذه هو إنشاء توقعات واضحة ومتبادلة. هذا يساعد على تقليل مخاطر ومشاكل الصعوبات الشخصية ، مشاكل الإشراف ، أو الأداء السيئ.

2.1 ما هو الغرض من وضع معايير عالية لعملك الخاص؟

من المهم وضع معايير عالية لعملي لأنها ستساعدني على القيام بأفضل ما يمكنني. عندما أبذل قصارى جهدي ، يتم التعرف علي في العمل بطريقة إيجابية. تخلق المعايير العالية تحديًا في داخلي وتجعلني أرغب في تحقيقه. إنها تساعدني على التحسن والتحسن بمرور الوقت. أود وضع هذه المعايير من خلال التحدث إلى مديري المباشر والسؤال عما يمكنني فعله لتحسين العمل الذي أقوم به. لأن مديري سيخبرني بعد ذلك بما أفعله جيدًا بالفعل وما يجب إكماله إلى مستوى أعلى.

2.2 كيف تضع معايير عالية لعملك؟

إن وضع معايير عالية يجعلني أتطلع إلى كل يوم وشهر وأنا أتقدم. إنه يساعدني على بذل قصارى جهدي ويساعدني في الحصول على التقدير.

أضع أهدافًا ذكية ؛ وهذا يعني محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وواقعي وموقوت.

لكن أيًا كان نوع العمل ، فأنا أتعامل معه بإحساس بقيمة الذات.

2.3 كيف تتعامل مع الضغط الناتج عن مهام العمل؟ أعط أمثلة.

الضغط في مكان العمل جيد بالنسبة لبعض الناس وهم يتعاملون معه. بالنسبة للآخرين ، يمكن أن يكون مزعجًا ويسبب لهم قلة النوم ومشاكل في المنزل والعمل ويؤدي في النهاية إلى مشاكل صحية.

إذا لم تتمكن من التعامل مع المستويات العالية من الضغط ، فأنت بحاجة إلى اتخاذ خطوات للتأكد من أن الضغط لا يتغلب عليك.

أبذل قصارى جهدي لأكون منضبطًا للغاية فيما أفعله وأن أخطط جيدًا. أحاول أيضًا أن أكون غير مسؤول عن الآخرين. كما أنني أعلق باستمرار على مديري حول سير الأمور. وبهذه الطريقة ، أبقيهم على اطلاع دائم بما يحدث وسيعرفون ما يجري ولن يكون هناك أي مفاجآت تقلقهم إذا تأخر أي شيء.

2.4 لماذا تقبل النكسات وكيف تتعامل معها؟

عندما تحدث انتكاسة ، أقبل أن هذا جزء من الحياة ، وأفعل ما أحتاج إلى فعله لحل المشكلة حتى أتمكن من المضي قدمًا.

أتعامل مع النكسات من خلال التراجع والتفكير ، والبقاء إيجابيًا ، والتركيز على المستقبل أكثر من الماضي ، والتعلم من التجربة ، وإيجاد طريقة للاستفادة ، وتذكر أن الفشل ليس نهائيًا

2.5 / 6 لماذا يجب أن تكون حازمًا وماذا يعني ذلك في مهام عملك؟ أعط أمثلة.

الحزم يعني الدفاع عن حقوقي مع احترام حقوق الآخرين. يساعدني الحزم في توصيل احتياجاتي بطريقة واضحة ويساعدني أيضًا على ضمان عدم استخدامي أو استغلالي.

أقدر نفسي وحقوقي وأطلب إشباع احتياجاتي. أعتقد أن الناس يجب أن يكونوا مسؤولين عن سلوكهم. يجب التعبير عن جميع الأفكار أو المشاعر السلبية بطريقة إيجابية ويجب أن يؤخذ النقد بشكل إيجابي أيضًا. أحاول أيضًا أن أقول "لا" حيثما دعت الحاجة.

2.7 لماذا يجب أن تكون مستعدًا لمواجهة تحديات جديدة في العمل والتكيف مع التغيير؟

من المهم مواجهة تحديات جديدة والتكيف مع التغييرات لأنه لا يوجد شيء يبقى على حاله ، فالأشياء تتغير دائمًا مما يعني أنه ما لم أتمكن من التكيف والتغيير أيضًا ، سأكون عالقًا في القيام بنفس الأشياء التي قد تجعل حياتي أكثر صعوبة من يحتاج ان يكون. قد تكون التغييرات نتيجة للتقدم في التكنولوجيا أو البيئة الجديدة أو أي شيء سيكون له تأثير علي وعلى حياتي اليومية.

إذا كنت مستعدًا لمواجهة تحديات جديدة والتكيف مع التغيير ، فهذا يعني أنني مستعد لتعلم أشياء جديدة في بيئة جديدة. لا تظل إجراءات العمل كما هي طوال الوقت وقد تتغير السياسات والإجراءات بمرور الوقت ، وهذا يعني أنه من المتوقع أن يتكيف الموظفون مع التغييرات والظروف الجديدة.

2.8 لماذا يجب أن تعامل الآخرين في العمل بأمانة واحترام ومراعاة؟

الأسباب التي تجعل المرء يتعامل مع الآخرين بأمانة واحترام ومراعاة في مكان العمل:

• يعمل الموظفون كفريق عن كثب معًا ومع مديرهم. لذا فإن الصدق واحترام بعضنا البعض أمر مهم للغاية من أجل حسن سير الفريق
• حتى إذا كنت لا تحب طبيعة أو خصائص شخص ما أو قلة من الأشخاص في الفريق ، فلا يزال عليك احترامهم وأن تكون صادقًا معهم من أجل الأداء السليم للفريق والمنظمة.
• يجب حرق الاقتباس "افعل للآخرين كما تتوقع منهم أن يفعلوا لك" في ذاكرتي.
• كل شخص لديه مشاكل مختلفة قد نعرفها أو لا نعرفها. لذلك تعامل دائمًا مع الأشخاص الذين يضايقوننا أو يحبطوننا باحترام وصدق معهم.

الصدق دائما مجزي سيتم التعرف عليه ذات يوم. يتكون كل فريق من أشخاص من خلفيات وشخصيات مختلفة. هناك أشخاص يطعنون بك ، ولا يحترمونك ويؤذونك. لكن في كل هذه المواقف ، من المهم جدًا أن تظل صادقًا وتحترم الناس.

من الأمثلة النموذجية لما حدث مؤخرًا أن مديري اتهمني بشيء لم أفعله ، وكان يومًا أعاني فيه من الكثير من المشاكل العاطفية في حياتي الشخصية ، والتي حطمتني إلى أشلاء. ما زلت أتحكم في الموقف ، وظللت هادئًا دون جدال ، وفكرت في نفسي ، ربما يكون لدى مديري الكثير من العمل وقد يكون مرهقًا. لم أظهِر لها أي علامات على عدم الاحترام لها في اليوم التالي عندما رأيتها في المكتب. سأستغرق بعض الوقت حتى أهدأ وأشرح لها ما حدث بالفعل عندما تكون هادئة.

2.9 ما هي أنواع السلوك في العمل التي توضح الصفات المذكورة أعلاه وما هي الأنواع التي لا توضح ذلك؟

أن تكون صادقًا وصادقًا مع الآخرين ومع نفسك ، ومساعدة الناس بابتسامة على وجهي ، واحترام الآخرين بالطريقة التي أشعر بها أنه يجب أن تحترمني هي الصفات التي تظهر الصفات المذكورة أعلاه.

إن محاولة إخفاء أخطائي ، وعدم امتلاك أخطائي وأخطائي ، وعدم تقديم المساعدة ، وعدم تقدير مشاعر الأفراد الآخرين هي صفات لا توضح السلوك أعلاه.

2.10 لماذا يجب أن تساعد وتدعم الآخرين في العمل؟

مساعدة الآخرين تجعل المرء يشعر بتحسن جسديًا وعقليًا ، كما أنه يمنح كلا الطرفين فهمًا أفضل لمجتمع الآخر ويمنح المرء فرصة لاستخدام مواهبه ومهاراته وموارده لمساعدة شخص محتاج. أنا دائما أبذل قصارى جهدي لمساعدة الآخرين. لأنه في مكان العمل ، يعكس التعاون روح الفريق وهذا من شأنه تحسين كفاءة العمل

هذا مهم لأنني إذا احتجت إلى المساعدة ، فسيعاملني الناس بالطريقة التي علمتهم بها