جدول المحتويات:
- إنشاء وتعديل التخطيط والهياكل لوثائق معالجة الكلمات
- 2.1 تحديد متطلبات الوثيقة للهيكل والأسلوب
- 2.2 تحديد القوالب والأنماط المتاحة ومتى يتم استخدامها
- برنامج Word 2003 التعليمي باستخدام القوالب
لإلقاء نظرة على التنسيق والأنماط المتوفرة ، انقر فوق تنسيق - أنماط وتنسيقات
لتحويل نص إلى جدول ، اكتب أولاً البيانات مفصولة بعلامات جدولة أو فاصلة ، وهنا قمت بفصل البيانات بعلامات تبويب
- كيف تصنع استمارة؟
عرض - أشرطة الأدوات - نماذج ، ستظهر شريط أدوات النماذج
- الرجاء تقديم تعليقات:
الخطوة التالية بعد تحديد المعلومات المطلوبة ومعرفة التقنيات المختلفة واستخدام الأدوات لإنشاء مستند هي دراسة الهيكل والتخطيط المطلوبين للمستند ، ثم البحث في الأنماط والقوالب المتوفرة المتاحة ، والحصول على فكرة عن استخدام الجداول وغيرها من المعلومات المطلوبة للمستند وتطبيقها أخيرًا على المستند.
تمت كتابة المعلومات هنا بناءً على وحدة برمجيات معالجة الكلمات للمرشحين الذين يعملون للحصول على دبلوم المستوى 2 أو المستوى 3 في الأعمال والإدارة أو تكنولوجيا المعلومات. من المتوقع أن يتمتع المرشحون بمهارات معالجة الكلمات على المستوى المتوسط ، إذا كانوا من مستخدمي تكنولوجيا المعلومات.
كما ذكرت سابقًا في القسم 1 ، يتم تقييم معظم أجزاء هذه الوحدة بناءً على المهام التي سيُطلب منك إكمالها. سيتعين عليك إثبات المعرفة والمهارات التي تمتلكها لاستخدام البرنامج من خلال إكمال هذه المهام ، وسيتم تقييمك من خلال الملاحظة وتقديم المستندات التي قمت بإنشائها من قبل.
سننظر في كيفية تحديد متطلبات المستند للهيكل والأسلوب ، وما هي القوالب والأنماط المتاحة وكيف ومتى يتم استخدامها ، وإنشاء وتعديل الجداول والنماذج لتنظيم المعلومات وكذلك كيفية تحديد الأنماط وتطبيقها على النص
إذا لم تكن قد نظرت بالفعل في القسم الأول من هذه الوحدة وترغب في إلقاء نظرة سريعة قبل المتابعة ، يرجى اتباع الرابط أدناه.
القسم 1 - أدخل ودمج النص والمعلومات الأخرى بدقة في مستندات معالجة الكلمات (برنامج معالجة الكلمات ، الأسئلة 1.1 إلى 1.7)
القسم التالي من هذه الوحدة موجود على الرابط أدناه
القسم 3 - استخدام أدوات برامج معالجة الكلمات لتنسيق المستندات وتقديمها بشكل فعال لتلبية المتطلبات (برنامج معالجة الكلمات ، الأسئلة من 3.1 إلى 3.6)
إنشاء وتعديل التخطيط والهياكل لوثائق معالجة الكلمات
وثيقة ، لا يمكن كتابتها فقط ببعض النصوص والصور المنتشرة هنا وهناك. تحتاج جميع المستندات إلى عرض تقديمي أنيق بهيكل وتخطيط قياسي. من أجل تحقيق ذلك ، يحتاج المرء إلى معرفة كيفية هيكلة المستند ، وما هي التقنيات والأدوات اللازمة لذلك وأين يمكن العثور عليها.
2.1 تحديد متطلبات الوثيقة للهيكل والأسلوب
يجب أن يلتزم أي مستند تم إنشاؤه بمعايير معينة لسهولة القراءة وللحفاظ على المهنية. إذا نظرنا بشكل عام إلى الهيكل القياسي لأي مستند ، فسيكون له صفحة عنوان وجدول محتويات ومقدمة ونصًا للمستند وما إلى ذلك.
نموذج صفحة عنوان وثيقة
nsf.gov
كل جزء من المستند له أسلوبه وبنيته الخاصة.
على سبيل المثال ، ستحتوي صفحة عنوان المستند على عنوان التقرير والتاريخ وحالة المستند وما إلى ذلك ، وسيحتوي جدول المحتويات على جميع الأقسام والأقسام الفرعية من المستند ، مع أرقام الصفحات ذات الصلة وما إلى ذلك..
اعتمادًا على نوع المستند ، تحتاج إلى إعداد تخطيط قياسي للصفحة للصفحات الموجودة على معالج النصوص. تتضمن بعض الإعدادات الأساسية حجم الورق ونوع الورق واتجاه الورق والخط الأساسي واللغة وإعدادات التاريخ وتبرير المحتويات في المستند والهوامش وتباعد الأسطر والأعمدة والعناوين والتذييلات وأرقام الصفحات وعناوين الفقرات والجداول ، والعديد من الآخرين حسب الغرض.
بصرف النظر عن هؤلاء ، نحتاج إلى النظر في جزء الرسومات من المستند. يجب أيضًا أن تكون الرسومات التي تستخدمها في المستند متوافقة مع معايير معينة. يجب أن تكون بسيطة وأن تتماشى مع محتويات المستند (أن تكون ذات مغزى) ، وأن يتم تسميتها بشكل مناسب ، وأن يتم تصنيفها إذا لزم الأمر مع الأساطير إن وجدت.
الجانب المهم التالي الذي يجب مراعاته في المستند هو القواعد النحوية وسهولة القراءة وأسلوب المستند. التدقيق الإملائي والتحقق من وجود أي أخطاء في القواعد. بعض المعايير الأساسية هي تجنب وضع خط تحت النص ، باستخدام علامات الاقتباس المفردة بدلاً من علامات الاقتباس المزدوجة ، وترك مسافة بين الجمل والفقرات ، والتحقق من علامات الترقيم ، وما إلى ذلك أيضًا ، من الأفضل استخدام الصوت النشط أثناء كتابة مستند ، بدلاً من الصوت المبني للمجهول.
بعد الاهتمام بجميع أنماط وبنية المستند ، يجب تعديل إعداد الصفحة بحيث يبدو المستند أنيقًا ورائعًا للطباعة والقراءة.
2.2 تحديد القوالب والأنماط المتاحة ومتى يتم استخدامها
A مجموعة من المواصفات مثل حجم الصفحة، اتجاه الصفحة، الهوامش، والخطوط، تباعد الأسطر، وما إلى ذلك، ويسمى القالب. يعتمد كل مستند يتم إنشاؤه في Word على قالب.
على سبيل المثال ، عند فتح مستند جديد على Word ، يستخدم Word قالبًا افتراضيًا مع بعض الإعدادات العادية أو الافتراضية وهذا يسمى القالب العادي.
يأتي القالب أيضًا مع أنماط للمستند.
على سبيل المثال ، بالنسبة للقالب العادي ، يكون النمط الافتراضي هو النمط العادي. سيكون له الخط الافتراضي وحجم الخط وتباعد الأسطر والهامش وما إلى ذلك. هناك العديد من الأنماط الأخرى المتاحة داخل الكلمة نفسها ( تنسيق -> أنماط وتنسيقات ) يمكنك من خلالها اختيار نمط ، أو يمكنك تعديل نمط موجود ، أو إنشاء نمط خاص بك.
اعتمادًا على كل مؤسسة وقسم حيث تعمل ، قد يكون لديك بالفعل قوالب مختلفة تم تصميمها مسبقًا لأغراض محددة مع مراعاة احتياجات ومتطلبات المنظمة ومعاييرها. قد تحتوي القوالب على تنسيقات مختلفة للصفحة وأنماط مختلفة وبعض النصوص القياسية ، كل ذلك يعتمد على احتياجات ومعايير المنظمة.
على سبيل المثال ، ورقة ذات رأسية لدى كل مؤسسة هي مثال على قالب. قد تحتوي على معلومات أساسية ومعلومات اتصال حول الشركة عليها. يمكن تعديل هذه القوالب ، أو يمكنك إنشاء القوالب الخاصة بك وحفظها في مكان يسهل الوصول إليه في محرك الأقراص الثابتة. يتم تحديد مظهر المستند من خلال أنماط ومواصفات المستند.
يمكن أن تكون القوالب عبارة عن قوالب أو قوالب افتراضية عادية مع وحدات ماكرو. إذا كنت بحاجة إلى إنشاء قالب للمستندات التي ستقوم بإنشائها كثيرًا ، فما عليك فعله هو: إنشاء قالب بالأسلوب والمواصفات المطلوبة وإضافة النص الذي سيظهر في كل مرة يتم فيها إنشاء مستند جديد ، ثم احفظ القالب باسم ذي معنى. إذا كنت ترغب في تعديل قالب موجود بالفعل وفقًا لاحتياجاتك ، فافتح نموذجًا موجودًا بالفعل ، وقم بإجراء التعديلات المطلوبة واحفظه باسم مختلف.
برنامج Word 2003 التعليمي باستخدام القوالب
هناك نوعان من القوالب: القوالب المضمنة والقوالب المخصصة.
تأتي القوالب المضمنة مع بنية محددة مسبقًا تم تصميمها لأنواع مختلفة من المستندات.
على سبيل المثال ، الفاكس والمذكرات والخطابات والسير الذاتية والتقارير وما إلى ذلك.
القوالب المخصصة هي قوالب تم إنشاؤها بواسطة المستخدم ، عندما لا يتوفر نموذج مضمن لغرضها ومتطلباتها أو عندما يكون النموذج المتاح غير مرضٍ. ينشئ المستخدم قالبًا باستخدام التنسيقات والأنماط الخاصة به ويحفظه مع القوالب الأخرى بحيث تكون متاحة للاستخدام في المستقبل.
ملف - قوالب - تحقق من "تحديث أنماط المستندات تلقائيًا"
michaelgoerz.net
في الحالات التي تريد فيها إعادة تنسيق أنماط مستند موجود إلى الأنماط التي قمت بإنشائها في قالب جديد ، يمكنك تحقيق ذلك من خلال إرفاق القالب الذي تم إنشاؤه حديثًا بالمستند الذي يتطلب إعادة التنسيق.
لإرفاق قالب بمستند ،
ملف -> قوالب -> حدد خيار "تحديث أنماط المستندات تلقائيًا" -> انقر فوق موافق
سيقوم Word بالكتابة فوق الأنماط التي لها أسماء متطابقة في المستند القديم ويتم إضافة قالب جديد وأنماط جديدة إلى قائمة الأنماط. في هذه العملية ، لا تتغير إلا الأنماط والمواصفات الأخرى مثل الهامش والرؤوس والتذييلات وما إلى ذلك لأنها إعدادات مستوى المستند. تحل إعدادات مستوى المستند دائمًا محل إعدادات مستوى القالب.
لإلقاء نظرة على التنسيق والأنماط المتوفرة ، انقر فوق تنسيق - أنماط وتنسيقات
إدراج الجدول
1/4تستخدم الجداول في أنواع مختلفة من المستندات لأغراض مختلفة وهناك أنواع مختلفة من الجداول. سننظر في الإعدادات والميزات المختلفة المتاحة لتعديل الجدول وتنظيم المعلومات فيه.
قم بإنشاء أو إدراج جدول - جدول -> إدراج -> جدول -> تعيين عدد الصفوف والأعمدة -> يمكنك استخدام ميزة الاحتواء التلقائي للمحتويات التي ستعمل على ضبط الجدول وفقًا للمحتويات أو تحديد الملاءمة التلقائية للنافذة ، مما سيؤدي إلى تمديد الجدول حتى هوامش الصفحة.
إضافة هيكل الجدول وتعديله - يمكنك دائمًا النقر بزر الماوس الأيمن على جدول والذهاب إلى خصائص الجدول وإجراء العديد من التغييرات على خصائص الجدول. يمكنك أيضًا إضافة وحذف الصفوف والأعمدة وتغيير العرض والحدود والتظليل والعديد من الخصائص الأخرى للجدول.
لتحويل نص إلى جدول ، اكتب أولاً البيانات مفصولة بعلامات جدولة أو فاصلة ، وهنا قمت بفصل البيانات بعلامات تبويب
لدمج الخلايا في جدول ، حدد الخلايا التي ترغب في دمجها - انقر بزر الماوس الأيمن على الخلايا المحددة - اختر "دمج الخلايا"
1/9دمج الخلايا وتقسيمها في جدول - لدمج الخلايا ، حدد الخلايا التي تريد دمجها -> انقر بزر الماوس الأيمن عليها -> انقر فوق دمج الخلايا.
لتقسيم الخلايا -> انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية التي تريد تقسيمها -> انقر فوق تقسيم الخلايا -> قم بتعيين عدد الصفوف أو الأعمدة التي تريد تقسيم الخلية إليها
محاذاة النص أفقيًا أو رأسيًا في جدول - حدد الخلايا التي تريد محاذاة النص فيها. انقر بزر الماوس الأيمن عليها -> انقر فوق "اتجاه النص" -> ثم اختر المحاذاة التي تريدها
هامش الخلية والحدود والتظليل في الجدول - انقر بزر الماوس الأيمن على الجدول -> انقر فوق الحدود والتظليل -> قم بتغيير إعدادات الهوامش والحدود والتظليل
كيف تصنع استمارة؟
سننظر أيضًا في كيفية إنشاء نموذج وتعديله. النماذج هي مستندات نصية تحتوي على حقول نموذج تملأها عند الضرورة. يمكن استخدام هذه النماذج على الكمبيوتر أو طباعتها وتعبئتها. على غرار المستندات الأخرى ، يمكن أيضًا حفظ النماذج كقالب. لإنشاء نموذج ،
MS Word -> جديد -> مستند فارغ -> يمكنك كتابة العنوان الضروري والتفاصيل الأخرى حسب الضرورة. يمكنك أيضًا استخدام جدول لمنح النموذج تخطيطًا احترافيًا.
عرض - أشرطة الأدوات - نماذج ، ستظهر شريط أدوات النماذج
لإضافة رموز نقطية وأنماط قائمة - تنسيق - تعداد نقطي وترقيم
15تجعل الأنماط المضمنة العمل أسهل عند تصميم العناوين والفقرات وجدول المحتويات. على سبيل المثال ، عندما تحدد عنوانًا يدويًا ، وتغير الخط ، وحجم الخط ، ولون الخط ، فإنك تقوم بالإجراءات في ثلاث خطوات لتحقيق النتيجة وسيتعين عليك تكرار ذلك لكل عنوان. ولكن عندما تقوم بتغيير الأنماط باستخدام الأنماط المضمنة أو التي تم إنشاؤها بالفعل ، فإنك تنهي المهمة بنقرة واحدة.
تغير الأنماط المرتبطة أنماط كل من الحرف والفقرة معًا ويتم تمييزها بعلامة " " في النهاية. تعمل هذه الأنماط إما كفقرة أو نمط حرف ويمكن تطبيقها بالنقر في أي مكان داخل الفقرة لتطبيقها على الفقرة بأكملها ، أو يمكنك تحديد قسم معين من الفقرة وتطبيق النمط إذا كنت بحاجة إلى تطبيق النمط على جزء فقط من الفقرة.
تُستخدم أنماط القائمة لتغيير مظهر القوائم. لديها مستويات من التسلسل الهرمي مع المسافة البادئة وأنماط الترقيم.
تُستخدم أنماط الجدول لتغيير مظهر الجداول. إنها تأتي بمظهر مختلف للحدود والتظليل والمحاذاة والخطوط في الجداول.
الرجاء تقديم تعليقات:
أتمنى أن يكون لديك كل المعرفة
- دراسة الهيكل والتخطيط المطلوبين للمستند
- الأنماط والقوالب المتوفرة
- استخدام الجداول والمعلومات الأخرى المطلوبة للمستند
- تطبيق التقنيات المذكورة أعلاه على الوثيقة
لقد بذلت قصارى جهدي لإرفاق لقطات شاشة بمعظم الإجراءات الموضحة هنا. بعض لقطات الشاشة مأخوذة من Microsoft Word 2010 وسأستبدلها بـ Word 2003 في أقرب وقت ممكن.
وآمل أن وجدت هذه المعلومات مفيدة. لا تتردد في إرسال التعليقات وطرح أي أسئلة إذا كان لديك. يمكن العثور على القسم الأول من هذه الوحدة على الرابط أدناه
القسم 1 - أدخل ودمج النص والمعلومات الأخرى بدقة في مستندات معالجة الكلمات (برنامج معالجة الكلمات ، الأسئلة 1.1 إلى 1.7)
القسم التالي من هذه الوحدة موجود على الرابط أدناه
القسم 3 - استخدام أدوات برامج معالجة الكلمات لتنسيق المستندات وتقديمها بشكل فعال لتلبية المتطلبات (برنامج معالجة الكلمات ، الأسئلة من 3.1 إلى 3.6)
أتمنى لك كل خير!
ليفينجستا