10 قواعد ذهبية لإدارة المشاريع

اتبع هذه القواعد لجعل أي مشروع يعمل بكامل طاقته.

Canva.com

لقد شاركت في إدارة المشاريع وحافظات المشاريع لأكثر من 30 عامًا وهناك بعض القواعد الذهبية التي تعلمتها من كل هذه المشاريع والتي تعتبر قياسية في أي نوع من المشاريع. في هذه المقالة ، أود مشاركة بعض هذه الأشياء معك.

إذا قمت بتطبيق هذه القواعد على أي مشروع تقوم به ، فمن المحتمل أن يكون لديك مشروع ناجح وخالٍ من الإجهاد بين يديك!

قواعد إدارة المشروع

افهم النطاق
فهم أهداف أصحاب المصلحة
خطة
طارئ
تواصل مع الفريق
اختبار مبكر / النموذج الأولي
مراقب
تقرير إلى العميل وإدارة التوقعات
ايصال
عقد لقاء ختامي / الدروس المستفادة

1. فهم النطاق

قد يبدو هذا كأنني أصرح بما هو واضح ولكن من الضروري أن تعرف ما هو المشروع. ما الذي تحاول بناءه أو تحقيقه؟ هل هناك مواصفات مكتوبة للمشروع يجب الالتزام بها؟ ما هي أهداف العمل التي تقود المشروع؟

تحدث إلى الأشخاص المشاركين في القرار للمضي قدمًا في المشروع. قد يكون هذا مندوب مبيعات في مؤسستك (إذا كنت تقوم بالمشروع كمورد لشركة أخرى) ، أو شخص إدارة عليا في مؤسستك إذا كان مشروعًا داخليًا.

اكتشف ما هي توقعات عميلك (سواء كان عميلًا داخليًا أو خارجيًا). هل فعلوا أي شيء مشابه من قبل وكيف شعروا أن هذا المشروع سار - ما هو الجيد وما الذي كان يمكن عمله بشكل أفضل؟

تأكد من أنك تفهم أي متطلبات فنية للمشروع - إذا لزم الأمر ، تحدث مع شخص تقني في فريقك أو مدير / قسم تكنولوجيا المعلومات لديك.

2. فهم أهداف أصحاب المصلحة

قبل أن تبدأ مشروعًا ، حاول معرفة من هم جميع أصحاب المصلحة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بمشروع لصالح عميل خارجي ، فقد يكون لديك أصحاب المصلحة التاليون:

الراعي التجاري - هذا هو الشخص الذي يضع يده في جيبه وينفق الأموال معك أو مع مؤسستك. سيرغبون في تسليم الجودة في الوقت المحدد دون رسوم إضافية لتلك المتفق عليها.
مدير مشروع العميل - هذا هو الشخص في منظمة العميل الذي ستتواصل معه كثيرًا أثناء المشروع. سوف يريدون مشروعًا خاليًا من الإجهاد والتوتر. سيرغبون في الظهور بمظهر جيد في نظر رئيسهم وقد تجد أن أجرهم أو مكافآتهم ستكون مرتبطة بنجاح المشروع.
خبير العميل - ربما يتعين عليك التعامل مع خبير العميل في مرحلة ما من المشروع. سيرغبون في الحصول على مدخلات والقول في التصميم وسيرغبون في الشعور بأن خبرتهم مسموعة ومراعاة. سيكون لديهم أيضًا وقت قصير بشكل عام (نظرًا لكونهم خبراء في مجالهم)
بائعون آخرون - ستجد أحيانًا أنك إما ستعتمد على مدخلات من بائع آخر لعميلك ، أو أنهم سينتظرون مدخلات منك. سيكون عليك العمل (بشكل عام من خلال مدير مشروع العميل الخاص بك) مع هذا البائع وإبقائه سعيدًا.
boss- الخاصة بك سوف رئيسك يريد التقارير حول كيفية المشروع الخاص بك هو الذهاب (للتأكد من أن كنت حفظ هذه السعادة العميل وتحقيق ربح للمؤسسة الخاصة بك).

تأكد من فهم كل من رعاة المشروع ما الذي سيجعل هذا المشروع ناجحًا من وجهة نظرهم.

3. الخطة

الآن لا يمكنني التأكيد على هذا بما فيه الكفاية - التخطيط والتخطيط والتخطيط. ضع قائمة بالمهام التي ينطوي عليها المشروع والموارد (الأشخاص والأشياء) المطلوبة. انظر إلى ترابط المهام - ما لا يمكن أن يبدأ قبل أن يبدأ أو يكتمل شيء آخر ، إلخ.

استخدم أدوات مثل MS Project ، أو حتى جدول بيانات Excel بسيط لمساعدتك في التخطيط. نظّم الأشخاص والأشياء التي ستحتاجها مسبقًا وخطط للقيام ببعض النماذج الأولية وضمان الجودة لحل المشكلات المبكرة.

4. الطوارئ

مهما كانت خطتك جيدة ، لن تسير الأمور كما هو متوقع. ستتدخل الحياة. تأكد من إضافة بعض الطوارئ إلى خطتك. قد تكون هذه موارد إضافية أو وقتًا إضافيًا في جدولك ، ولكن هذا سيحدث الفرق بين التسليم الهادئ والساعة الثانية صباحًا في وقت متأخر من الليل للوصول إلى التسليم النهائي

إذا كان مشروعك لعميل خارجي ، شجعه في البداية على إدراج بعض الطوارئ في الميزانية (ربما 10٪). سيسمح لهم ذلك ببعض المساحة للتحرك داخل النطاق وسيعني أنه سيكون من الأسهل إكمال المشروع دون الحاجة إلى العودة من خلال المشتريات لكل تغيير بسيط.

5. التواصل مع الفريق

من المحتمل أنك لن تكمل هذا المشروع بمفردك. لا تنس أن فريقك لا يستطيع قراءة الأفكار وسوف تحتاج إلى التواصل معهم للحصول على الأفكار ، والتماس الأفكار ، وطرح الأفكار ، وإعلامهم بالمواعيد النهائية. كن صريحًا واستمع إلى أفكارهم حول كيفية إنجاز الأمور بشكل أسرع أو أفضل.

إذا كان مشروعك يمتد لعدة أسابيع أو أشهر (أو حتى سنوات) ، فقم بإعداد وقت اجتماع منتظم مع الفريق. إذا كان فريقك مشتتًا عالميًا ، فيمكنك عقد هذا الاجتماع في وقت مناسب للجميع عبر مكالمة جماعية أو جلسة مثل جلسة Zoom أو Webex.

تأكد من أن كل عضو في الفريق يفهم الصورة الأكبر وأنهم جميعًا يفهمون تأثير قيامهم بعمل جيد (أو سيئ) على الأعضاء الآخرين في الفريق.

اكتب موجزًا عن المشروع لمساعدة الأعضاء الجدد على الانضمام بسرعة والاطلاع على آخر المستجدات.

6. اختبار مبكر / النموذج الأولي

بغض النظر عما تقوم ببنائه ، لا تذهب بعيدًا في الإنتاج دون اختبار طريقة أدائك. إذا كان ذلك ممكنًا ، فقم ببناء نموذج أولي مبكر وإيصاله إلى صانعي القرار من أجل مساهمتهم. كلما حصلت على هذه المدخلات مبكرًا ، كلما قلت إعادة العمل التي ستحتاج إلى القيام بها لاحقًا.

يجب أن يحاول الاختبار المبكر أو النماذج الأولية اختبار جميع جوانب المنتج. احصل على تكنولوجيا المعلومات والمستخدمين النهائيين وأصحاب المصلحة وغيرهم من المشاركين في هذا الاختبار المبكر.

7. مراقبة

بمجرد حصولك على تسجيل الخروج من النموذج الأولي والاختبار ، يمكنك الانتقال إلى التطوير الشامل. هنا حيث سيتم إنفاق الجزء الأكبر من الجهد.

من الضروري مراقبة مشروعك طوال هذه المرحلة. ضع أهدافًا ومواعيد نهائية مؤقتة ولا تفوتها - تعامل مع كل منها كموعد نهائي للعميل.

استمر في التحقق مرة أخرى مع الفريق والعميل / أصحاب المصلحة للتأكد من أن التوقعات لا تزال كما هي وأنك على وشك تحقيق هذه التوقعات.

8. تقديم تقرير إلى العميل وإدارة التوقعات

يحب العملاء معرفة ما يجري. إنهم لا يحبون أن يتركوا في الظلام دون تقارير عن سير الأمور. وهم لا يحبون المفاجآت.

تأكد من إبلاغ العميل بانتظام وإخباره عن سير الأمور في مشروعه - إنها أمواله بعد كل شيء!

إذا لم يوقفوا جانبهم من الصفقة (تقديم الملاحظات ، وتقديم أي شيء!) ، فتأكد من إخبارهم وإخبارهم كيف سيؤثر تأخيرهم على الجدول الزمني أو الميزانية.

9. تسليم

لقد وصل يوم D. أخبر العميل قبل التسليم بالوقت المتوقع للتسليم - هل يجب أن يتوقع ذلك أول شيء في الصباح ، وقته ، وآخر شيء في تلك الليلة ، أو الظهر ، إلخ؟ يمكن للعميل أن يغضب إذا اعتقد أن التسليم سيكون معه أول شيء في ذلك الصباح ، وكنت تقصد في الواقع تسليمه في وقت ما قبل منتصف الليل!

عند التسليم ، تأكد من إخبار العميل بأن التسليم قد تم وإخباره بالخطوات التالية. هل يجب عليهم التوقيع ، وتقديم الملاحظات ، وإبلاغ المراجعين الآخرين ، وما إلى ذلك؟

إذا كان التسليم الخاص بك عبارة عن برنامج وتقوم بتسليمه إلكترونيًا ، فتأكد من اختبار ما قمت بتحميله (على سبيل المثال ، إلى موقع FTP) ، في الواقع ، يمكن تنزيله وفك ضغطه وتشغيله بنجاح.

كن حذرًا من عضو الفريق الفني الذي يفترض أنه لمجرد أنه قام بتحميله ، يجب أن يكون موجودًا بالكامل وسليمًا!

10. عقد لقاء ختامي / الدروس المستفادة

بمجرد التوقيع على كل شيء وإغلاق المشروع ، خطط لعقد اجتماع مراجعة. سيمنحك هذا الاجتماع الفرصة للحصول على تعليقات جيدة (بافتراض أنك قمت بعمل جيد!) ، ولإشارة إلى أين يمكن إجراء تحسينات في المشاريع المستقبلية ، ولإعطاء ملاحظات العملاء حول الجزء الذي لعبوه.

اعقد اجتماعًا داخليًا مع فريقك قبل أي اجتماع مراجعة بعد المشروع مع عميلك.

كن صادقًا ولكن دبلوماسيًا. امدح المكان الذي يستحق الثناء ، وقدم ملاحظات بناءة حيث تشعر أنها ستحسن العملية في المرة القادمة.

وثق النتائج.