5 خطوات سهلة لإجراء محادثات صعبة في مكان العمل

إذا كنت تعمل في أي نوع من المناصب القيادية ، بدءًا من قائد الفريق وصولاً إلى الرئيس التنفيذي ، فستكون هناك أوقات ستجد فيها نفسك مضطرًا لإجراء محادثة غير مريحة مع أعضاء آخرين من الموظفين. إنه جزء من أي دور قيادي ولا ينبغي تجنبه. لكي تكون قائدًا أقوى ، ستحتاج إلى التعامل مع الجوانب الجيدة والسيئة في دورك.

ومع ذلك ، هناك طرق للتعامل مع هذه الأنواع من المواقف التي يمكن أن تساعد فريقك أو قسمك أو شركتك على النمو وتصبح أقوى ، والطرق التي يمكن أن تلحق الضرر بفريقك أو قسمك أو شركتك. سيرغب جميع القادة الجيدين في تقليل أي ضرر واستخدامه كفرصة لتقوية فريقهم وموقعهم كقائد.

عندما تبرز مشكلة ما ، فقد يتعلق الأمر بالأداء ، أو الإجازة المرضية ، أو المشاجرة في مكان العمل ، أو أي موضوع قد يجعلك أنت أو الموظف الآخر غير مرتاح ، فستحتاج إلى فهم أفضل السبل لإدارة توقعات الموظفين لتقليل أي تعارض وحل المشكلة بشكل سريع وعادل..

ستناقش هذه المقالة الخطوات الخمس الأساسية التي يجب عليك اتباعها لإجراء محادثات ناجحة حول الموضوعات الصعبة في مكان عملك.

عندما يكون لديك محادثة صعبة

بين الحين والآخر ، إذا كنت تعمل في دور إشرافي ، سواء كان ذلك قائد فريق أو مشرف أو إدارة ، فسيتعين عليك التعامل مع موقف صعب مع أولئك الذين يعملون تحت إشرافك.

يمكن أن تنطوي المحادثات الصعبة على العديد من الموضوعات ، ولكن الأكثر شيوعًا تتعلق بسوء الأداء أو السلوك ، أو المشكلات الشخصية للعامل التي قد تؤثر على عمله ، أو التحقيق في الشكاوى والتظلمات.

تذكر؛ بغض النظر عن مدى عدم رغبتك في إجراء هذه الأنواع من المحادثات ، فمن الأفضل دائمًا إجراء هذه الأنواع من المحادثات ، وكلما أسرعت في إجراءها كان ذلك أفضل. كلما تمت معالجة المشكلة والتعامل معها في وقت مبكر ، سيكون من الأسهل حلها.

الخطوة الأولى: هل أنت الشخص المناسب للوظيفة؟

قبل أن تفعل أي شيء آخر ، تأكد من أنك الشخص المناسب لإجراء هذه المحادثة. إذا لم تكن متأكدًا ، فاستشر مديرك أو قسم الموارد البشرية لديك. إذا كنت الشخص المناسب للوظيفة ، فمن الأفضل دائمًا التأكد من أن الموارد البشرية و / أو مديرك يعرفان بالضبط ما تخطط للقيام به. سيساعدك هذا أيضًا على الشعور بمزيد من الدعم.

بمجرد أن تثبت أنك الشخص المناسب للوظيفة ؛ ثم حان وقت التصدع!

الخطوة الثانية: ماذا تفعل قبل الاجتماع / المحادثة

تأكد من أنك تعرف الحقائق وما حدث ومتى ولماذا. عليك أن تعرف 100٪ ما يجري. كيف يمكن أن تتوقع إجراء مناقشة مفيدة مع نصف الحقائق فقط تحت تصرفك؟

فكر فيما تعرفه عن الشخص الذي تريد التحدث إليه ، هل سبب حاجتك للتحدث معه شيء تتوقعه منه؟ أم أنها خارج الشخصية تمامًا؟ ضع هذا في الاعتبار قبل التحدث معهم ، فقد يكون هناك سوء فهم وتريد الدخول في هذا النقاش بعقل متفتح قدر الإمكان.

تحقق من سياسات شركتك ؛ قد تحتاج إلى تقديم المشورة بشأن مسار العمل ، لذا يجب أن تعرف ما هي سياسة الشركة ، حتى تكون في وضع قوي لتقديم المشورة.

الخطوة الثالثة: التخطيط للاجتماع

عند التخطيط للاجتماع ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• المحادثة وجهًا لوجه أكثر فعالية من المكالمة الهاتفية.
• الجلوس أمام شخص هو طريقة رسمية جدًا للتحدث ، والجلوس بجانبه أقل تهديدًا.
• السماح للوقت لا ترغب في التعجيل بالاجتماع ، فقد يرغب الموظف في التحدث مطولاً عن الموقف ، لذا تأكد من منح الاجتماع وقتًا كافيًا.
• يجب عليك أيضًا إيلاء بعض الاهتمام لحل محتمل ، فقد يكون هذا صعبًا نظرًا لأنك لم تناقش المشكلة مع الموظف حتى الآن ، ولكن يجب أن تكون على دراية بالفعل بالمشكلة ولديك العديد من الأفكار المتعلقة بالنتائج المحتملة.

الخطوة الرابعة: إدارة الاجتماع

عند عقد الاجتماع ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• حدد من البداية كيفية سير الاجتماع والقضايا التي يجب مناقشتها ، كن واضحًا ومختصرًا.
• حافظ على الموضوعية وعدم إصدار الأحكام في جميع الأوقات.
• اعتمد بطريقة هادئة ومهنية.
• كن محددًا قدر الإمكان ، واستخدم الأمثلة إن أمكن.
• استخدم لغة وإيماءات داعمة / مشجعة.
• دون ملاحظات.

اطرح أسئلة ولكن لا تقاطعها كل بضع دقائق. إذا أمكن ، حاول حفظ أسئلتك حتى ينتهي الموظف من التحدث.

تذكر دائمًا أنك مسؤول عن الاجتماع. الأمر متروك لك للحفاظ على الاجتماع في المسار الصحيح ، ستحتاج إلى إيقاف المحادثة في مسارات غير ذات صلة.

لذا ، باختصار ، يجب أن يبدو اجتماعك كما يلي:

• افتح الاجتماع شرح سبب عقد الاجتماع وما سيتم مناقشته.
• تجاوز القضايا ، كن واضحًا ومختصرًا.
• اطلب تفسيرا.
• استمع إلى ما يجب أن يقوله الموظف ، واستمع ، وكن متفتحًا.
• استكشفوا المشكلات معًا.
• اتفق على طريقة للمضي قدمًا

نجاح الاجتماع

الخطوة الخامسة: طريق إلى الأمام

بمجرد عقد اجتماعك ، يجب أن تكون في وضع يسمح لك بتحديد طريقة للمضي قدمًا. في الواقع ، إذا كان ذلك ممكنًا ، كان ينبغي القيام بذلك أثناء الاجتماع.

تحتاج إلى التفكير بوضوح حول أفضل طريقة لحل الموقف لوقف حدوثه مرة أخرى. تذكر أن هذا ليس الحل الأفضل لك وللشركة فحسب ، بل هو القرار الأفضل للموظف أيضًا.

إذا لزم الأمر ، يمكنك مناقشة الأمور مع المديرين الآخرين الأكثر خبرة أو مع الموارد البشرية.

خاتمة

في الختام ، عليك أن تقرر ما إذا كنت الشخص المناسب لإجراء هذه المناقشة ، إذا كان الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى التحقيق في الأمر بدقة. بمجرد إجراء تحقيق شامل ، يجب أن تأخذ الوقت الكافي للتخطيط بعناية لاجتماعك ، لا تكتفي بالاهتمام به. بمجرد التخطيط لاجتماعك يجب أن يحدث بالفعل. بنهاية الاجتماع ، في وضع مثالي ، ستكون قادرًا على الاتفاق على طريقة للمضي قدمًا مع موظفك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى اتخاذ قرار في أسرع وقت ممكن.

© 2019 كاتي